Las acciones correctivas tomadas no aseguran la no recurrencia de las no conformidades.

Transcripción

1 Página 1 de No se evidencia que la auditoría interna de calidad se planificara para determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de la norma NTCGP1000. En los registros de la auditoría interna de calidad realizada en mayo de 2011, no se evidencia que en los procesos misionales se hubiera revisado los requisitos de la norma NTCGP1000: Control del producto no conforme (numeral 8.3), Acciones Correctivas (numeral 8.5.2) y Acciones preventivas (numeral 8.5.3) Las acciones correctivas tomadas no aseguran la no recurrencia de las no conformidades. En el tratamiento de las no conformidades resultantes de la auditoría interna realizada en mayo de 2011, alguna de las acciones correctivas implementadas no están orientadas a eliminar las causas identificadas. Ejemplo: No actualización del cronograma de actividades de los mapas de riesgos en Gestión financiera, y Contratos que no disponen de informe final de interventoría, en Incorporación de Tecnología.

2 Página 2 de No se asegura la identificación adecuada de los documentos ni su estado de versión vigente. El formato utilizado para el registro de los productos no conformes en el proceso de Gestión Registral, no corresponde con el nombre identificado en el procedimiento de Control del producto no conforme ni con el nombre del formato incluido en las Tablas de retención documental, y no incluye el número de versión No se evidencia la aplicación de la metodología definida para determinar la información relativa a la percepción de los usuarios respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad. Aunque se ha establecido realizar encuestas de satisfacción trimestrales, en Cultura del servicio y atención al ciudadano no se realizaron las encuestas en los trimestres cuarto de 2010 y primero de 2011.

3 Página 3 de No se cuenta con disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes en cuanto a la recepción de las quejas. Se evidenció que para dos registros de comunicaciones telefónicas de usuarios a la oficina de Atención al ciudadano en que manifiestan el deseo de reportar una queja, se les dieron las orientaciones para la utilización de la página electrónica de la entidad (web) y formalizar las quejas y no se identificó la descripción de las quejas No se evidencia la toma de acciones para dar solución a las quejas de los clientes. En el proceso de Vigilancia de la gestión notarial, para las quejas de los expedientes 9, 170 y 188 del año 2011, no se evidencia que se hayan tomado acciones para solucionar las insatisfacciones reportadas y las comunicaciones enviadas a los quejosos para informar que se ha iniciado indagación preliminar se enviaron a los 78, 69 y 87 días, respectivamente, con requisito de actuación dentro del mes siguiente.

4 Página 4 de La entidad no se asegura de identificar los productos o servicios no conformes para su respectivo control y tratamiento. En el proceso de Control de la gestión notarial no se asegura que los productos o servicios no conformes se identifiquen y controlen. 6.3 No se asegura del mantenimiento de los equipos de cómputo y servidores necesarios para asegurar la conformidad con los requisitos del servicio. En el proceso de Gestión de recursos de tecnología no se realizó el mantenimiento preventivo semestral a los equipos de cómputo y servidores correspondientes al primer semestre del 2011.

5 Página 5 de Los requerimientos de los usuarios de Gestión de Apoyo Jurídico no se tramitan de manera controlada para asegurar la oportunidad. No se encontró la evidencia de la respuesta al requerimiento IE 200 de enero 12 de 2011 y para la tutela 132 de 2011, no se pudo evidenciar que la respuesta se realizó en el término de máximo 24 horas establecido por el Juez. 4.1.c No se han determinado los criterios y métodos necesarios para asegurarse que la operación y el control del proceso de Administración del Concurso Notarial sean eficaces y eficientes. La caracterización del proceso de Administración del Concurso Notarial no describe cómo se realizan las actividades necesarias para lograr el cumplimiento del objetivo del proceso.