TENDENCIAS CERO PAPEL Cumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa. Correo electrónico certificado - CertiMail. Certicámara.

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María Victoria Santos Cáceres
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1 TENDENCIAS CERO PAPEL Cumplimiento de la política de Eficiencia Administrativa Certicámara. Validez y seguridad jurídica electrónica

2 El Correo electrónico Certificado es el equivalente funcional al correo certificado físico según lo establecido por la normatividad Colombiana contando con la misma validez jurídica y probatoria, este brinda las mismas cualidades y características pero en medios electrónicos entregando la siguiente evidencia: Prueba de envío y entrega Prueba del contenido Sello de hora oficial Evidencia Admisible Equivalencia Funcional

brinda las mismas cualidades y características pero en medios electrónicos entregando la siguiente

3 El tiempo de implementación del servicio es de 8 horas hábiles, en donde se capacita al usuario final, se entrega manuales de uso, instalación y configuración del servicio. Para el uso del servicio se tienen 3 formas de integración: Plug-in: Botón que se instala en el Outlook Plataforma web: Acceso al portal web del servicio Uso de sufijo: extensión de texto que se agrega al finalizar la dirección del remitente ej. juan.perez@hotmail.com.rpost.org

Para el uso del servicio se tienen 3 formas de integración: Plug-in: Botón que se instala en el Outlook

4 El servicio de notificación electrónica en la actualidad es usado en diferentes áreas funcionales del sector público y privado: Ej. Gestión documental, jurídica, financiera, servicio al cliente. Los documentos enviados a través del servicio de correo electrónico certificado son: Notificaciones a procesos Envíos de actos administrativos Envío de contratos Respuesta a tutelas Respuesta a PQR Memorandos internos

Los documentos enviados a través del servicio de correo electrónico certificado son: Notificaciones a

5 Al realizar la implementación del servicio de correo electrónico certificado se obtienen diferentes beneficios como lo son: Item Tiempos de entrega al usuario Tiempos de entrega de evidencia Correo Físico Urbano Nacional $ $ Urbano Nacional 2 Días 7 Días Urbano Nacional 3 Días 10 Días Ahorro de Papel Siempre se imprime No hay impresos 100% Otros (Impresora, Fax, toner, escáner, etc.) Siempre se usa No se usan 100% Valor del envío Electrónico $ Minutos máximo 2 Horas Máximo % Ahorro 73% 99.9% 96% En los últimos años el uso de correo electrónico certificado en Colombia ha tenido una participación muy importante en las entidades públicas permitiendo la optimización de recursos y eficiencia en diferentes procesos. Casos de Éxito: Supersolidaria, Supervigilancia, Supersalud, Cámara de Comercio de Bogotá.

) Siempre se usa No se usan 100% Valor del envío Electrónico $ 1.600 1 Minutos máximo 2 Horas Máximo % Ahorro 73% 99.

6 Correo electrónico Certificado 1 CertiMail. Acuse de envió 2 3 Centro de procesamientos de CertiMail Acuse de recibo 4 Correo electrónico Certificado

7 Fecha: A mas tardar transcurrido Doce (12) meses siguientes a la publicación de la Directiva (3 de abril de 2013) Actividad: Implementar mecanismos que permitan el intercambio de correspondencia entre las entidades por medios electrónicos Responsables: Entidades Detalle de la actividad: Atendiendo a los lineamientos definidos por la Estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nación.

electrónicos Responsables: Entidades Detalle de la actividad: Atendiendo a los lineamientos definidos por la

8 Fecha: 20 días contados a partir de la expedición de la directiva (4 de mayo de 2012) Actividad: Formular un plan de eficiencia administrativa, Tramites externos, Enviar el plan mediante correo electrónicos a la Alta consejería para el buen gobierno y la eficiencia administrativa. Responsables: Entidades Detalle de la actividad: Incluir la selección de tramites internos, procesos o procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, con cronogramas, metas e indicadores, que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos, entre otros. Este Plan, sin perjuicio de lo dispuesto por la ley, podrás contemplar actividades como la optimización del proceso o procedimiento seleccionado eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las actividades y disminuir el volumen de la producción documental.

Responsables: Entidades Detalle de la actividad: Incluir la selección de tramites internos, procesos o procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, con

9 Dicho plan deberá indicar las actividades que permitan garantizar a sus usuarios el derecho de actuar antes las autoridades utilizando medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. El plan orientara las acciones para: Garantizar la recepción, el acuse de recibo y el envío de mensajes de datos en las actuaciones administrativas a su cargo a través de la habilitación de casillas de correo electrónico con el debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso. * Avanzar en la producción de documentos públicos y actos administrativos por medios electrónicos, asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los mismos, así como en la integración de expedientes electrónicos. * Implementar los mecanismos de notificación electrónica al servicio de los usuarios que así lo consientan. * Optimizar y asegurar la existencia de sus respectivas sedes electrónicas en las que se mantengan a disposición de toda persona información completa y actualizada sobre, entre otras, normas relacionadas con su competencias, funcionadas de las dependencias, regulaciones, procedimientos, tramites y procedimientos a su cargo, horarios. El plan deberá establecer indicadores de impacto y resultado que evidencien los avances.

El plan orientara las acciones para: Garantizar la recepción, el acuse de recibo y el envío de mensajes de datos en las actuaciones administrativas a su cargo a través de la habilitación de casillas

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