Caracterización del Proceso de Control Interno INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR

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1 Página 1 de 8 01OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE Desarrollar los elementos de control que permitan realizar un examen sistemático objetivo e independiente de los, actividades, operaciones y resultados generando como consecuencia aseguramiento y asesoramiento. LIDER DEL PROCESO ALCANCE Inicia Termina Planeación de la Evaluación y Verificación del Sistema de Medición, Análisis y Mejora INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan de Desarrollo Estado Política de Calidad Objetivos de Calidad Directrices (Proyecto Institucional, Reglamentos, Estatutos, Acuerdos, Resoluciones), Requisitos, Normas Manual de Calidad FAC- 23 Planificación, Control y Seguimiento al P Elaboración del Plan Operativo Elaboración de propuesta del presupuesto Identificación de necesidades Diseño del Programa de Planificación del Proceso Plan Operativo Proyección del presupuesto Solicitud de Recursos Programa de de del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios de la Infraestructura y Apoyo Logístico Y todos los

2 Página 2 de 8 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR de Programa de Diseño y elaboración del Plan de Ejecución de la Preparación informe de Plan de Informe de de Todos los Plan de mejoramiento Control y seguimiento Informe avance de los planes de mejoramiento Todos los Riesgos actualizados y controlados Solicitudes, Acompañamientos y Asesorías H Evaluación del Mapa de Riesgos Trámite de Solicitudes, de Acompañamientos y Asesorías Informe Mapa de Riesgos Mapa de Riesgos institucional Comunicaciones físicas y correos electrónicos. Actas de Reunión Todos los Todos los de Realización actividades para el Fomento de la Cultura de Control Comunicaciones, Publicaciones, Página web, registros Entes Externos Requerimientos normativos Elaboración y envío de informes Informes con destino a entes de control Entes Externos

3 Página 3 de 8 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Plan Operativo Aprobado Asignación de recursos aprobados (presupuesto) Desarrollo del Plan de Acción Informe de Informes de avance del Plan Operativo Plan Operativo ejecutado del Talento Humano Adquisición de Bienes y Servicios Infraestructura y Logística Personal administrativo asignado Personal capacitado Materiales e insumos Recursos físicos y tecnológicos adecuados y asignados Lineamientos para la elaboración, seguimiento y control de la documentación y registros del. H Ejecución del plan operativo Estudio de creación, modificación o eliminación de documentos y su respectiva revisión y aprobación Líder Proceso de Documentos aprobados para validación Documental Directrices de la documentación Actualización de la tabla de retención, archivo de documentos según parámetros establecidos Solicitud para inclusión o eliminación de documentos en las Tablas de Retención Documental

4 Página 4 de 8 EMISOR ENTRADA ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDA RECEPTOR Proceso Auditado Plan de s Realización de Informe de Auditoría Internas Instrumento para identificación de riesgos (Mapa de riesgos del proceso) Instrumentos de seguimiento y medición del proceso V Seguimiento y Evaluación de los riesgos Identificados y valorados Definición de acciones para eliminar no conformidades detectadas Medición de Indicadores y evaluación de las metas. Elaboración de los planes de mejoramiento Grupo de Informe de Riesgos Plan de mejoramiento elaborado Asignación de recursos para la ejecución del plan de mejoramiento Informe de seguimiento y medición de los A Toma de acciones correctivas Toma de acciones preventivas Grupo de Resultado de la evaluación de la eficacia del plan de mejora

5 Página 5 de 8 CRITERIOS DE SEGUIMIENTOS Y CONTROL QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Programa de Informes de Cada vez que se realicen las auditorías FCI-21 Informes de Plan de resultado de Internas y Externas FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de de Cada vez que finalice la periódicamente Comunicados (físicos o digitales) FAC-08 Acta Reunión del proceso verificado Controles en las entradas Planes de mejoramiento del Proceso Seguimiento continuo Según las fechas estipuladas en los Planes de FAC-08 Actas de Reunión de Grupo de Mapa de Riesgos Solicitud, Acompañamiento y asesorías Fomento de la Cultura de Control FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de de PCI-05 Acompañamiento y Asesorías FCI-28 Plan de Acción de Control Interno Periódicamente Permanente y Semestralmente a través de los indicadores medición de satisfacción del cliente. Anual FAC-08 Acta de Reunión Comunicados (fisicos o digital), Actas de Reunión. Informe de Indicadores. Evidencias del fomento de la Cultura de Control.

6 Página 6 de 8 QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA QUIEN LO CONTROLA FRECUENCIA DEL CONTROL REGISTRO DEL CONTROL Controles en las actividades Ejecución de la Elaboración del Informe de Control y Seguimiento. Trámite a solicitudes, acompañamientos y asesorías Actividades para el fomento de la cultura de Reuniones de seguimiento Reunión de Cierre. FCI-19 Plan de Medición por indicador de satisfacción del Cliente Medición por indicador de satisfacción del Cliente Permanente durante la ejecución de la El término establecido en el Acta de cierre. Acorde a las fechas establecidas en el FCI-19 Plan de. Permanente Semestral FAC-08 Acta de Reunión FCI-21 Informe de Interna FAC-08 Acta de Reunión de los Comunicados (fisicos o digital) Informe de Indicadores. Informe de Indicadores. Controles en las salidas Planes de Rendición de informes(entes externos) Con informes de Avance del Plan de Cumplimiento de cronogramas dispuestos en la norma De acuerdo a las fechas establecidas en el FCI-34 Control y Seguimiento Mapas de Riesgo y Planes de de Permanente Comunicados (fisicos o digital) Comunicados (fisicos o digital)

7 Página 7 de 8 RECURSOS TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO TECNOLOGICOS Director Oficina de Profesional Universitario Oficina de Control Interno Auditor Líder Auditor Interno Oficinas (Dotación básica, computadores software de oficina-impresoras, conexiones eléctricas de comunicación y archivador) Estanterías para archivo Servicios de apoyo y teléfono. Hardware y Software Red de comunicaciones ( teléfono, internet, Spark, etc ) REQUISITOS ASOCIADOS NORMAS TECNICAS DE CALIDAD LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN NTCGP 1000:2004 de la Calidad en el Sector Público NTCGP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público NTC ISO 9001:2000 Sistema de de la Calidad Requisitos NTC ISO 9001:2008 Sistema de de la Calidad Requisitos Ley 87 de 1993 Normas Generales de. Cartillas emitidas por el Dpto. Administrativo de la Función Pública. Acuerdos emitidos por el Consejo Superior de la Universidad de Pamplona. Resoluciones Rectorales.

8 Página 8 de 8 DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos REGISTROS Ver FAC-03 Listado Maestro de Formatos INDICADORES Ver FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos RIESGOS OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS Ver FCI-10 Mapa de Riesgos Mejora de la Cultura Institucional Construcción de una Cultura de Planeación