CARACTERIZACION DE PROCESO GESTIÓN TECNOLOGICA Y DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 PAGINA 1 DE 7 PROCESO: OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE: POLITICAS DE OPERACIÓN: Gestión Tecnologíca y Sistemas de Información Promover el desarrollo cientifico, tecnológico y la innovación en el departamento de Córdoba y contribuir al incremento de la competitividad y productividad implementando la transferencia de tecnología en los procesos productivos, asi como brindar un apoyo técnico y logístico de manera oportuna y eficaz a la infraestructura tecnológica e informática de la Gobernación de Córdoba para garantizar su disponibilidad. Inicia con la identificación de las necesidaes en ciencia y tecnología y la recepción de las solicitudes de servicios de acuerdo a los requerimientos de los demas procesos y finaliza con el establecimiento de acciones de mejora. Director del Departamento Administrativo de Planeación y Secretario (a) de Gestión Administrativa Profesional Universitario y Secretario (a) de Educación LIDER: Supervisor de Educación y Técnico Operativo Las instituciones, programas, proyectos y personas objeto de apoyo, se seleccionan mediante convocatorias basadas en criterios de mérito y calidad. Los grupos de investigación a apoyar deben estar el inscritos en el Grupo Lac de colciencias y los investigadores en el Cvlac de colciencias, además de las contenidas en el Manual de políticas de los recursos informáticos de la Gobernación de Córdoba PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES PLANEAR SALIDAS Sector Productivo Necesidades en materia de ciencia y tecnología e innovación Identificar las necesidades en materia de ciencia y tecnología Planificación Departamental Plan de desarrollo Departamento Administrativo Nacional de Ciencia y Tecnología - Colciencias y otras entidades públicas Normatividad Diseñar Planes, Programas y Proyectos Planes, Programas y Proyectos formulados Planificación Departamental Identificar los recursos necesarios Gestionar los recursos necesarios Necesidades de recursos Gestión del talento humano Gestión de recursos físicos Gestión tecnológica y de sistemas de información Necesidad de Contratación Solicitud de asesoría Gestión Jurídica Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Cargo: Coordinador de Calidad Cargo: :Directora de Sistemas - Supervisor de Educación Cargo: Secretario(a) de Gestión Administrativa - Secretario(a) de Educacion Firma: Firma: Firma:

2 PAGINA 2 DE 7 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS PLANEAR Solicitud de servicios Recibir y registrar todas las solicitudes de los usuarios Realizar el plan estrategico de sistemas Inventario de equipos de computo Realizar programa de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo Plan estratégico de sistemas Programa de mantenimiento preventivo Disponibilidad de los usuarios para desconectarse del software Programar el backup Programa de backup Identificar los recursos necesarios Gestionar los recursos necesarios Necesidad de recursos Necesidad de Contratación Gestión del talento humano Gestión de recursos físicos Solicitud de Asesoría Gestión Jurídica

3 PAGINA 3 DE 7 PROVEEDOR Profesionalesarios universitarios (Investigadores) ENTRADAS Propuestas ACTIVIDADES HACER CIENCIA Y TECNOLOGIA Realización de convocatorias Hojas de vida previamente inscrita Recepción de los proyectos de investigación, ciencia y en el Cvlac del Departamento tecnología y de solicitudes de apoyo para la formación de Administrativo nacional de ciencia y alto nivel tecnología y requsitos exigidos en los términos de referencia SALIDAS Términos de referencia para presentación de proyectos de Evaluación y selección de los proyectos de investigación, ciencia y tecnología y de las solicitudes de los profesionales universitarios (investigadores) para el apoyo a la formación de alto nivel Apoyo a los proyectos de investigación, ciencia y tecnología y formación de alto nivel (Maestrías) Proyectos y solicitudes aprobadas Apoyo brindado Investigadores Centros de investigación Sector productivo Profesionales universitarios (investigadores) Investigadores Centros de investigación Informes de avance de los proyectos técnicos y financieros Seguimiento de los proyectos de investigación, ciencia y tecnología y maestrías apoyadas Informes de los resultados del seguimiento Investigadores Centros de investigación PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES HACER SALIDAS GESTIÓN TECNOLOGICA Solicitud de los usuarios Administracion,Gestion y Mantenimiento de la red de datos Administracion y soporte de correos institucionales Red en buen funcionamiento Cuenta de correo institucional Softwares y Licencias Administracion Datacenter de Antivirus Disminucion de virus y ataques informaticos Solicitud de los usuarios Mantenimiento preventivo de hardware y software Administracion y soporte servidor linux Hardware y Software en óptimo funcionamiento Solicitud de mantenimiento Mantenimiento correctivo de hardware y software Correccion Hadware y Software Solicitud de los usuarios Administracion del Sistema Financiero y Soporte a los Usuarios Buen funcionamiento del sistema financiero Servidor linux en buen funcionamiento Solicitud de los usuarios Vinculacion de equipos a la plataforma de sistemas Equipo instalado en la plataforma Equipos y dispositivos de sistemas informaticos Administracion de equipos y dispositivos de sistemas informaticos Inventario actualizado de equipos y dispositivos de sistemas informaticos Solicitudes de actualización y publicaciones en la página web Administración de Página web Actualizaciones y publicaciones en la página web

4 PAGINA 4 DE 7 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS HACER Solicitudes de requerimientos de mantenimiento y soporte de la infrestructura tecnológica Requerimientos de hardware y software y administración de comunicaciones informáticas GESTION DE TECNOLOGIA INFORMATICA EN LOS ESTABLECIMIETOS EDUCATIVOS Formulación, ejecución y seguimiento del plan estratégico de tecnología e informática Mantenimiento y soporte técnico de la infraestructura tecnológica Administración de la plataforma tecnológica informática Plan estratégico de tecnología informáticaactividades del plan estratégico de tecnología informática ejecutadas Cronograma de mantenimiento preventivomantenimientos correctivos y preventivos de la tecnología informática ejecutados Inventario actualizado de hardware y comunicaciones de los Establecimientos educativossuministro de Hardware y Software Requerimientos de copias de seguridad y de restauración de las Mantenimiento y administración de la seguridad de la mismassolicitudes de creación o plataforma tecnológica registro, cambios o eliminaciones de usuarios, roles o perfiles de acceso Copias de seguridadcopias de seguridad restauradassistemas actualizadospermisos y autorizaciones para el acceso a sistemas operativos

5 PAGINA 5 DE 7 VERIFICAR Identificación de servicios no conforme Servicios no conforme identificados Realizar seguimiento y medición al proceso Análisis de datos Analizar los riesgos ACTUAR Resultado de indicadores Informes analizados y evaluados Riesgos Analizados Mejoramiento Continuo Planificación del Sistema Integrado de Control de servicios no conforme Servicios no conforme controlados Correcciones Evaluación y Control Organismos de Control Hallazgos de auditoría Establecimiento de Acciones de Mejora Acciones Correctivas Acciones preventivas Mejoramiento Continuo Acciones de Mejora RECURSOS DOCUMENTOS APLICABLES HUMANOS Secretario (a) de educación Director del Departamento Administrativo de Planeación Universitario Profesional Especializado Supervisor de Educación Profesional Universitario Integrantes de la comisión departamental de ciencia y tecnología Secretario (a) de Gestión Administrativa Contratistas Secretaria FISICOS Instalaciones físicas Equipos de oficina Equipos de cómputo Sotware: SIMAT, SAC AMBIENTE DE TRABAJO Condiciones favorables de iluminación, ventilación, temperatura INTERNOS Ver Listado Maestro de Documentos Internos

6 PAGINA 6 DE 7 REQUISITOS NTCGP Control de documentos, Control de registros, 7.1. Planificación de la realización del producto o prestación del servicio, 7.2. Procesos relacionados con el cliente, Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, Revisión de los requisitos relacionados con el producto y /o servicio, Comunicación con el cliente, 7.5. Producción y prestación del servicio, Control de la producción y de la prestación del servicio, Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio, Identificación y trazabilidad, Propiedad del cliente, Preservación del producto y/o servicio, Seguimiento y medición de los procesos, Seguimiento y medición del producto y/o servicio, 8.3. Control del producto y/o servicio no conforme, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, Mejora continua, Acción correctiva, Acción preventiva. REQUISITOS A CUMPLIR REQUISITOS MECI Indicadores de gestión, Politicas de Operación, 1.3. Componente administración del riesgo, Políticas de administración del riesgo, Identificación del riesgo, Análisis y valoración del Riesgo, 2.1 Componente Autoevaluación Institucional, Autoevaluación del Control y Gestión, 2.3 Componente Planes de Mejoramiento, Plan de Mejoramiento, 3. Eje Transversal Información y Comunicación REQUISITOS LEGALES Ver Listado Maestro de Documentos Externos. ESTILOS DE DIRECCION RIESGOS COMUNICACIÓN Ver Informe de Estilos de Dirección Ver Mapa de Riesgos del Proceso. Ver Matriz de Comunicaciones del Proceso. CONTROLES EN EL PROCESO QUÉ SE CONTROLA Cumplimiento de requisitos exigidos en los términos de referencia QUIEN FRECUENCIA COMO Comisión departamental de ciencia y tecnología y/o líder del proceso Cada vez que se reciban propuestas o solicitudes para apoyo a formación de alto nivel Revisando la documentación presentada por los proponentes Fechas de presentación de las propuestas para recibir apoyo Comisión departamental de ciencia y tecnología Cada vez que se realicen convocatorias Revisando las fechas establecidas en los términos de referencia Avance de los proyectos y formación de alto nivel apoyados Comisión departamental Dependiendo del tipo de proyecto se Verificando informes técnicos y financieros Las solicitudes de asistencia técnica recibidas Funcionario que recibe la Cada vez que se recibe una solicitud Registrándolas en el Formato Reporte de Servicios Diarios Asistencia Técnica Prestada Funcionario que presta el Cada vez que se presta un servicio Registrando el servicio en el Formato de Asistencia Técnica Backup de la información del Sistema Financiero Funcionario Asignado Diariamente Copia de seguridad Actividades apoyadas en tecnología Gerente de Modernización Semestral A través de auditorías NOMBRE DEL INDICADOR Apoyo a proyectos de la agenda prospectiva Recursos ejecutados en planes, programas y proyectos MEDICION E INDICADORES DEL PROCESO FORMULA FRECUENCIA (Nº de proyectos apoyados/ Nº de proyectos programados en la agenda prospectiva) *100 (Recursos ejecutados en planes, programas y proyectos$/ Total de inversión presupuestada para el proceso $)*100 Anual Anual RESPONSABLE Director del Departamento Administrativo de planeación Director del Departamento Administrativo de planeación

7 PAGINA 7 DE 7 Solicitudes Atendidas Satisfactoriamente (# de Solicitudes atendidas satisfactoriamente / Total de solicitudes recibidas) * 100 Mensual Ejecucion del Programa de Mantenimiento Preventivo (# de Mantenimientos preventivos ejecutados / Mantenimientos programados )* 100 Semestral Horas perdidas por fallas en los sistemas y redes (# de Horas perdidas por problemas en sistemas y redes / Total de horas a laborar en el periodo) * 100 Semestral Indice de equipos de cómputo conectados a la red Índice de actividades del proceso apoyadas en tecnología (# de equipos de cómputo conectados a la red/ # de equipos de cómputo habilitados para conectarse a la Mensual red)* 100 (Actividades apoyadas en tecnología/ Actividades desarrolladas en el proceso)*100 Anual Gerente de Modernización CONTROL DE CAMBIOS Versión Descripción de Cambio Fecha 1 Se modificó el Logo de la Gobernación, Se codificó el formato, se eliminó las actividades: Apoyo a los proyectos de investigación, ciencia y tecnología y formación de alto nivel (Maestrías), Coordinación de la comisión departamental de ciencia y tecnología, Se unifican los procesos ciencia y tecnologia Gestion tecnologica y sistema de Informacion y Gestion Tecnologica de educacion, se ajustaron los requisitos aplicables al proceso del Modelo Estándar de Control Interno MECI versión 2014, 04/12/2014