PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO

Transcripción

1 PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO

2 ESTRUCTURACIÓN Artículo 5 del Reglamento Todas las instituciones supervisadas deberán contar con un programa de cumplimiento adecuado a la organización, estructura, recursos y complejidad de las operaciones de la institución. Asimismo, revisará periódicamente la eficacia de su programa de cumplimiento, a fin de identificar sus deficiencias o necesidades de modificación derivadas de cambios en la legislación hondureña, reglamentos o políticas respectivas.

3 Comité de Cumplimiento Gerente de Cumplimiento Políticas y Procedimientos de Conocimiento de los Clientes (Art. 17) Programa de Cumplimiento Política Institucional de Conozca a su Cliente ó Debida Digencia Ampliada Manual de Procedimientos (Artículo 38) Código de Ética 13) (Artículo Sistema de Auditoría (Artículo 15) Programa de Auditoría permanente - Cumplimiento de Políticas y Procedimientos Cláusulas en contratos de Auditores Externos Régimen de Sanciones (Artículo 14) Requerimiento de Información para Apertura de Cuentas (Art. 22) Políticas de Conocimiento y Contratación de los Empleados (Art. 41 Ley y Art. 31 del Reglamento) Políticas y Procedimientos de Prevención del Financiamiento del Terrorismo (Capítulo VII del Reglamento) Programa y Plan de Capacitación del Personal (Art. 32) Reportes y Registros de Transacciones en Efectivo, Múltiples y No Efectivo (Art. 33, 34 y 35) Reportes y Registros de Transacciones Atípicas (Art. 36) Explicación Políticas de Control y canales de comunicación entre las oficinas. Procedimientos para vigilar el cumplimiento de las normas (Ley, Reglamento y Manual). Procedimientos para el cumplimiento de la política de conocimiento del cliente y la forma como se debe dejar constancia de haber verificado la información en los expedientes de los clientes. Procedimientos para identificación de los segmentos de mercado de mayor riesgo. Políticas de Cumplimiento en los Productos de la Institución. Estructuración del Plan de Trabajo Política de la Debida Diligencia Constante ó Ampliada por parte de todos los directores, funcionarios y empleados en general. Todos los demás actividades o políticas que la institución estime conveniente.

4 POLÍTICA CONOZCA A SU CLIENTE Una gestión eficaz de los riesgos financieros exige en la actualidad procedimientos de Conozca a su Cliente más sólidos, amplios y seguros. Las nuevas normas de Conoza a su Cliente estan más alla de la apertura de una cuenta y el mantenimiento de registros, la Debida Diligencia ampliada exige cada día mayores esfuerzos a las Instituciones Financieras para la formulación de una Política de Aceptación del Cliente y un programa de identificación y conocimiento actualizado, de diferentes niveles, que incluya un proceso más extenso en el caso de cuentas de mayor riesgo; y, un seguimiento proactivo y permanente de cuentas para detectar actividades sospechosas, entre otras. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

5 CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE LA DEBIDA DILIGENCIA Riesgo de Reputación La posibilidad de una publicidad negativa relacionada con las prácticas y relaciones de negocios, puede causar una pérdida de confianza en la integridad de la institución, con respecto al público y clientes en general. Riesgo Operativo Es el riesgo de una pérdida directa o indirecta resultante de una falla de los procesos, personal y sistemas internos o de acontecimientos externos. Dentro de la Política CSC, tiene que ver con las flaquezas en la aplicación de los programas de la institución, procedimientos de control deficientes y el hecho de no practicar la debida diligencia. Riesgos Legales Las Instituciones pueden ser objeto de acciones procesales por no respetar las normas de CSC obligatorias o por no practicar la debida diligencia. Las instituciones no podrán protegerse contra tales riesgos legales sin la debida diligencia en el momento de identificar a sus clientes. Riesgo de Concentración Las instituciones deben conocer quiénes son sus clientes información no podrán medir su riesgo de concentración. y qué relación tiene con los otros clientes, sin esta CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

6 ELEMENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA Política de Aceptación del Cliente Identificación de los Clientes Seguimiento continuo de Cuentas Gestión constante de Riesgos CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

7 POLÍTICAS DE ACEPTACIÓN DEL CLIENTE Las instituciones deben elaborar políticas y procedimientos claros de aceptación del cliente. Desarrollar una descripción de los tipos de clientes que probablemente presentarán un riesgo mayor al riesgo promedio. Las políticas deben tomar en cuentas que al momento de iniciar ó establecer una relación financiera deben tomar en cuenta factores como antecedentes creíbles y confiables del cliente, país de origen, si ocupa un puesto relevante en el sector público o privado, cuentas vinculadas, actividad de negocios, entre otros. Las instituciones financieras deben considerar que mientras más alto es el riesgo con el cliente, mayor deberá ser la Debida Diligencia sobre los mismos. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

8 IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Las instituciones deben documentar y aplicar políticas de identificación de clientes, entre las cuales se encuentra la obtención de una copia del de la identidad, dirección exacta, teléfonos, actividad económica, ingresos aproximados, entre otros. Los registros de identificación deben ser actualizados, efectuando revisiones de los expedientes de clientes periódicamente. Un buen momento para actualizar información es cuando se realizan transacciones importantes, cuando hay un cambio en las normas de documentación de clientes o cuando se produce un cambio relativamente importante en la forma de operar en la cuenta. Las instituciones financieras deben considerar que al presentarse transacciones importantes y se carece de información actualizada, se debe realizar una mejor Debida Diligencia, para recabar dicha información. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

9 SEGUIMIENTO CONTINUO DE CUENTAS Las instituciones para controlar y reducir sus riesgos, deben conocer la actividad económica de sus clientes a manera de tener una forma de identificar las transacciones que se salen del patrón regular de la actividad de una cuenta. El seguimiento por medio de los promedios que el cliente manifestó manejar en sus cuentas en el momento de la apertura versus los promedios que maneja, es un patrón de comparación al momento de realizar seguimiento de cuentas. La extensión del seguimiento dependerá del riesgo, debiendo la institución tener sistemas para detectar patrones inusuales o atípicos producto de actividades para todas las cuentas. Las instituciones financieras deben considerar que un movimiento muy grande en una cuenta con saldos y promedios bajos, el cual no guarde relación con la actividad conocida con el cliente, genera que se debe realizar una Debida Diligencia sobre dicha cuenta. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

10 GESTIÓN CONSTANTE DE RIESGOS Los procedimientos de Debida Diligencia eficaces comprenden rutinas de vigilancia de la gestión, sistemas de controles, distribución de responsabilidades, capacitación, entre otros. Los canales de notificación de transacciones atípicas deben estar claramente especificados por escrito y ser conocidos por todo el personal. Las funciones de Auditoría y Cumplimiento en las instituciones juegan un papel importantes en la evaluación y aplicación de las políticas y procedimientos de la Debida Diligencia. La función de cumplimiento debe realizar una evaluación independiente de las políticas y procedimientos de la institución, incluyendo los requisitos legales y de supervisión. El área de Auditoría desempeña una función importante al evaluar, la gestión y los controles de riesgo; asimismo, mediante evaluaciones periódicas de la efectividad de cumplimiento, se asegura que la gestión del riesgo sea aplicada en forma constante. Las instituciones deben contar con un programa permanente de capacitación de los empleados, para que el personal este entrenado en los procedimiento de la Debida Diligencia. Es de suma importancia que todo el personal comprenda la necesidad de aplicar permanentemente las políticas de la Debida Diligencia. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

11 IMPORTANCIA Artículo 16 del Reglamento Las instituciones financieras cuando aperturen o mantengan cuentas de instituciones supervisadas u otros obligados no supervisados, deberán requerir y mantener en los expedientes respectivos como mínimo lo siguiente: Comunicación del Funcionario de Cumplimiento, nombrado. Copia de la carta de aprobación del Programa de Cumplimiento por parte de la Comisión Nacional de Bancos y Seguros. Nombre del órgano o entidad reguladora o supervisora. Nombre de la Firma de Auditoría Externa.

12 COMITÉ DE CUMPLIMIENTO

13 ESTRUCTURACIÓN Artículo 6 del Reglamento DESIGNACIÓN DE RESPONSABLES DE EJECUCIÓN. Las instituciones supervisadas por la Comisión, deberán nombrar al Gerente de Cumplimiento y organizar un Comité de Cumplimiento para recomendar las medidas tendientes a la prevención y detección de lavado de activos. La designación del Comité y del Gerente de Cumplimiento no exime a la entidad ni a los demás funcionarios y empleados de la obligación de prevenir, detectar y reportar internamente las transacciones atípicas.

14 Artículo 7 del Reglamento RESPONSABILIDADES Evaluar el desarrollo del Programa de Cumplimiento. Analizar las transacciones inusuales detectadas para determinar su atipicidad y enviar el reporte respectivo a la UIF. Mantener informada a la Junta Directiva, Presidencia y Gerencia General sobre cambios en la legislación nacional y en las normas internacionales relacionadas con el delito de lavado de activos. Conocer sobre Reportes de Transacciones en Efectivo y Múltiples no Diligenciadas y Reportes de Transacciones Atípicas. Analizar y determinar la comunicación de transacciones atípicas a la UIF. Evaluar y realizar los correctivos necesarios para la aplicación eficiente de los Reportes de Transacciones en Efectivo, Transacciones Atípicas Transacciones Múltiples y Otros Reportes requeridos por la UIF.

15 FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO

16 DESIGNACIÓN Artículo 6 del Reglamento DESIGNACIÓN DE RESPONSABLES DE EJECUCIÓN. Artículo 42 de La Ley Las instituciones supervisadas por la Comisión quedan obligadas a designar uno o más funcionarios de nivel Gerencial encargados de vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos, incluidos el mantenimiento de registros adecuados y la comunicación de transacciones atípicas. Dichos funcionarios servirán de enlace con las autoridades competentes.

17 FUNCIONES Artículo 10 del Reglamento Proponer al Gerente General o Presidente Ejecutivo las políticas o procedimientos para la prevención y detección del lavado de activos en la institución supervisada. Divulgar entre el personal de la institución supervisada todas las disposiciones legales y reglamentarias establecidas por las autoridades de la República de Honduras, así como los procedimientos internos de la institución supervisada relativos al programa de cumplimiento de dicha institución. Velar porque se cumplan las políticas y procedimientos establecidos para la prevención del delito de lavado de activos. Presentar informes trimestrales al Gerente General o Presidente Ejecutivo con copia a la Junta Directiva y al Comité de Cumplimiento que contengan como mínimo: Un resumen de actividades atípicas reportadas, análisis de cuentas y casos, capacitaciones recibidas e impartidas, cuentas canceladas y los resultados de la aplicación de los procedimientos y políticas implementados. Mantenerse constantemente actualizado en aspectos técnicos y legales relacionados con el delito de lavado de activos.

18 FUNCIONES Establecer canales de comunicación y cooperación con otras instituciones supervisadas del sistema. Preparar, documentar y presentar a la Gerencia General y al Comité de Cumplimiento el reporte de transacciones atípicas que detecte en la institución supervisada. Enviar los informes relacionados con la prevención del delito de lavado de activos que sean solicitados por la UIF, dependencia de la Superintendencia. Cerciorarse que se cumplan las normas para la identificación general del cliente. Establecer canales de comunicación entre la oficina principal, agencias y sucursales en lo referente al reporte de transacciones financieras, múltiples y atípicas. Preparar los registros y reportes que deberán presentarse para dar cumplimiento a las presentes normas. Informar a la UIF sobre nuevas tipologías de lavado de activos que conozca o detecte. En el desarrollo de productos y servicios que la institución ponga a disposición de sus clientes, asegurarse que contengan las normas de control interno, para la prevención de lavado de activos.

19 FUNCIONES En coordinación con el área de Recursos Humanos definir parámetros que aseguren un alto nivel de integridad personal, estableciendo un sistema para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de los empleados y funcionarios u otros representantes autorizados de la institución supervisada. En coordinación con el área de Recursos Humanos planificar la capacitación del personal para la identificación y el conocimiento pleno de sus clientes e instruirlos en cuanto a las responsabilidades que les señala la Ley, el presente Reglamento y las futuras disposiciones que se emitan. Servir de enlace entre la institución y la UIF. Asesorar a la institución supervisada sobre la elaboración y ejecución de las políticas internas para prevenir el riesgo de reputación derivado del uso indebido de los servicios y productos que presta la institución. Otras que señale la institución en relación a la materia de lavado de activos.

20 COMUNICACIÓN DE NOMBRAMIENTOS Las Instituciones deberán comunicar formalmente: Estructuración del Comité de Cumplimiento, detallando nombres y cargos de las personas que lo integran. Nombre del Funcionario de Cumplimiento nombrado, adjuntando la Hoja de Vida del mismo. Adjunto a la comunicación, se debe incluir el Punto de Acta de Junta Directiva en donde se haga mención de los nombramientos realizados mencionando la fecha y el número de la sesión, la misma deberá ser firmada por el Secretario. De existir cambios en el futuro, se deberá realizar la comunicación bajo el mismo proceso arriba descrito.

21 CONOCIMIENTO Y CAPACITACIÓN DE LOS EMPLEADOS Artículo 41 de La Ley Las instituciones supervisadas por la Comisión deberán adoptar, desarrollar y ejecutar programas para prevenir y detectar los delitos tipificados en esta Ley. Estos Programas incluirán, como mínimo lo siguiente: El establecimiento de procedimientos que aseguren un alto nivel de integridad personal y un sistema para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de sus empleados, funcionarios, directores, propietarios u otros representantes autorizados por la Ley; Programas permanentes de capacitación del personal para una identificación plena de sus clientes e instruirlos en cuanto a las responsabilidades que les señala la Ley; y, Un mecanismo de Auditoría para verificar el cumplimiento de estos programas.

22 TRIANGULO DE LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Realizar una mejor debida diligencia de los clientes Informar de delitos, actividades sospechosas y transacciones insólitas Monitorear muy de cerca los clientes y empleados, cuentas y productos de alto riesgo