Manual de usuario Entidad Solicitante GESFOR

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1 Manual de usuario Entidad Solicitante GESFOR

2 Índice 1. INTRODUCCIÓN TUTORIAL GESTIÓN DE ACCESOS PANTALLA DE BIENVENIDA PRESENTAR SOLICITUD ALTA/MODIFICACIÓN DE SOLICITUD DE PLAN DE FORMACIÓN ALTA/EDICIÓN DE ACCIONES FORMATIVAS DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD BUSCADOR DE SOLICITUDES DE PLANES DE FORMACIÓN SUBSANACIÓN DE SOLICITUDES Página 2 de 23

3 1. INTRODUCCIÓN GESFOR es una aplicación cuyo cometido principal es la de facilitar la gestión de los Planes de Formación dirigidos prioritariamente a personas trabajadoras ocupadas, gestionados por el Servicio Cántabro de Empleo a través de las respectivas Órdenes de convocatorias. Cada solicitud, hace referencia a uno de los diferentes Tipos de Planes de formación convocados, y que incluye además de sus datos característicos como entidad solicitante, una o varias Acciones formativas. La Administración valorará la solicitud aplicando los criterios de valoración establecidos en cada convocatoria. La aplicación GESFOR, en esta fase, permite: - Facilitar el mecanizado de los datos que aportan las Entidades de formación en las solicitudes de cada Plan de Formación, así como su firma y registro electrónico. - Facilitar la subsanación de la solicitud presentada, en su caso así como su firma y registro electrónico. El Plan de formación debe solicitarse obligatoriamente por el representante legal de la Entidad de formación. Página 3 de 23

4 2. TUTORIAL 2.1. GESTIÓN DE ACCESOS El acceso a esta pantalla se consigue desde la página Web del Servicio Cántabro de Empleo pulsando en el siguiente banner: Y aparece la siguiente pantalla PU-01 Esta pantalla le permite iniciar sesión en la aplicación. Página 4 de 23

5 Para un correcto funcionamiento de la aplicación, se necesita permitir que Java se ejecute en el equipo del usuario cuando la aplicación lo requiera. Esto es especialmente crítico a la hora de iniciar sesión mediante certificado electrónico, y de firmar y registrar solicitudes u Oficios de subsanación de Planes de Formación. Para iniciar sesión mediante certificado electrónico, se debe pulsar el enlace Presentación y subsanación de solicitudes de Planes de Formación. La aplicación solicitará al usuario que seleccione un certificado electrónico válido. Tras el inicio de sesión, el usuario será dirigido a la pantalla de bienvenida. Si se produce algún error durante el inicio de sesión a través de certificado electrónico, el usuario debe asegurarse de que ha permitido que Java se ejecute en su equipo cuando el navegador lo ha solicitado. También debe asegurarse de que el certificado electrónico seleccionado en la lista es válido PANTALLA DE BIENVENIDA La pantalla de bienvenida (PU 02) es la primera que ve el usuario tras iniciar sesión. En la parte izquierda se sitúa el menú, a través del cual se accede a las distintas funcionalidades en que se divide la aplicación. PU-02 Página 5 de 23

6 La pantalla de Inicio (PU 02), se utiliza para alguna de las opciones previstas en la columna de la izquierda, además aparecerá la lista de mensajes intercambiados entre los gestores del Servicio Cántabro de Empleo y el usuario de la Entidad de formación. La pantalla muestra por defecto aquellos mensajes generados por la aplicación que el usuario aún no ha marcado como leídos. La información que se muestra es la siguiente: fecha y hora en que fue recibido el mensaje, breve texto explicativo del mensaje para informar al usuario, código del Plan de Formación al que hace referencia el mensaje Solicitud, y origen del mensaje. En la parte derecha de cada mensaje aparece una casilla que el usuario puede seleccionar, cuando lo estime, para marcar el mensaje como leído. En la parte superior de la lista aparece un buscador que el usuario puede utilizar para filtrar los mensajes. Al pulsar sobre el campo Fecha desde o Fecha hasta, se despliega un calendario que el usuario puede utilizar para acotar las fechas en que fueron enviados los mensajes que el usuario quiere revisar. Si se selecciona una Fecha desde, aparecerán aquellos mensajes recibidos con posterioridad a la fecha seleccionada. Si se selecciona una Fecha hasta, aparecerá los mensajes recibidos con anterioridad a esa fecha. Si ambas fechas están indicadas, aparecerán los mensajes recibidos en el periodo comprendido entre ambas fechas. En caso de indicar un Origen, aparecerán aquellos mensajes enviados por el gestor del Servicio Cántabro de Empleo. Si la casilla Incluir leídos está seleccionada, se incluirán además en la lista aquellos mensajes que el usuario haya marcado como leídos. Pulsar el enlace Inicio del menú devuelve al usuario a esta pantalla de bienvenida. Página 6 de 23

7 2.3. PRESENTAR SOLICITUD Pulsamos en la PU-02 la opción Presentar solicitud y nos aparecerá la siguiente pantalla: (PU-03) Esta pantalla permite seleccionar una convocatoria para la que se va a presentar una solicitud de Plan de Formación, y además muestra algunos datos relativos a las convocatorias, como su descripción o la fecha límite hasta la cual se pueden presentar solicitudes. Para presentar una solicitud, pulsar el enlace del tipo Plan de formación deseado y la aplicación mostrará al usuario la vista en la que deben rellenarse los datos del Plan de Formación. Si se pulsa el enlace Ver publicación online, se accederá a la publicación del BOC en la Web. Página 7 de 23

8 2.4. ALTA/MODIFICACIÓN DE SOLICITUD DE PLAN DE FORMACIÓN Una vez seleccionada la Convocatoria se elige el Tipo de Plan de formación que se pretende solicitar. Al pulsar sobre cualquier Tipo de Plan de formación saldrá la pantalla siguiente: (PU-04) En esta pantalla la Entidad de formación podrá rellenar los datos requeridos para presentar una solicitud de Plan de Formación, o modificar los datos de una solicitud en tanto NO este firmada y registrada. El formulario está dividido en varias secciones que el usuario deberá rellenar: - Datos de la entidad de formación: debe indicarse si la Entidad de formación está o no acreditada en Cantabria. En caso afirmativo, debe escribirse el número de censo en la casilla correspondiente, o elegirlo de la lista desplegable que aparecerá a medida que el usuario introduzca los dígitos. El nombre del centro de impartición, su dirección, provincia, municipio y código postal serán rellenados automáticamente por el sistema, a partir del número de censo. El NIF, el tipo de entidad, el correo electrónico y el teléfono deberán ser introducidos por la Entidad de formación solicitante. Página 8 de 23

9 En caso de no estar el centro inscrito o acreditado en Cantabria, no se podrá introducir el número de censo, y todos los datos deberán ser introducidos por el usuario. Previamente deberá desmarcar la casilla Centro de formación acreditado en Cantabria Datos a efectos de notificación: Pulsando el botón COPIAR DATOS DEL CENTRO DE FORMACIÓN, los campos correspondientes a la dirección, provincia, municipio, localidad, código postal, correo electrónico y teléfono se rellenarán con el contenido de los datos de la entidad de formación, del apartado anterior. Si estos son diferentes, la Entidad de formación deberá cumplimentar los campos a efectos de la notificación. (PU-04) Datos de la persona representante legal de la entidad solicitante: al presentar una solicitud como usuario mediante certificado electrónico, el NIF y el nombre completo del usuario se obtienen del certificado y se utilizan para rellenar los campos del representante legal de la Entidad solicitante. Estos campos no pueden ser modificados por el usuario. Solicita: en este apartado debe indicarse el porcentaje de colectivos prioritarios que serán incluidos en el Plan de Formación (no incluir el signo % en el campo). También muestra como información el tipo de Plan Página 9 de 23

10 de Formación que se va a presentar, y el importe total de la subvención solicitada que aparecerá una vez cumplimentadas las cuantías de las Acciones Formativas que acompañan la solicitud. Cuenta bancaria: en este apartado debe indicarse el número completo de la cuenta en que, en su caso, se ingresará la subvención. (Código IBAN completo, 6 grupos de cuatro posiciones cada uno) Ejemplo ES Tras introducir todos los datos mencionados y, una vez comprobados, la veracidad de los mismos, se debe pulsar el botón GUARDAR SOLICITUD 2.5. ALTA/EDICIÓN DE ACCIONES FORMATIVAS Tras guardar los datos por primera vez, el usuario será dirigido a la pantalla de alta de Acciones Formativas que es la siguiente (PU-05) Esta pantalla permite al usuario introducir la información relativa a las Acciones Formativas que pretende incluir en el Plan de formación. Página 10 de 23

11 En el primer apartado aparece, por defecto, el código del Plan de Formación al que pertenece la Acción Formativa que se está dando de alta. A continuación, se muestra el número de la Acción Formativa. La aplicación asigna un número por defecto, pero el usuario puede cambiarlo si lo desea. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no pueden existir dos Acciones Formativas con el mismo número, para una misma solicitud. El usuario debe indicar si la Acción Formativa es prioritaria o no, y si está o no vinculada a un certificado de profesionalidad. Dependiendo de las opciones elegidas, deberán rellenarse una serie de campos: - Prioritaria y vinculada a certificado profesional: debe seleccionarse el código del Certificado de Profesionalidad. Si se desea programar el certificado completo, puede hacerse pulsando el botón PROGRAMAR CERTIFICADO COMPLETO que aparecerá tras pulsar el tabulador para avanzar en la introducción de datos. Si se desea programar un módulo formativo o una unidad formativa, podrá elegirse de la lista desplegable que aparecerá a su derecha. - Prioritaria y no vinculada a certificado profesional: debe indicarse el código de la especialidad formativa. - No prioritaria y vinculada a certificado profesional: debe indicarse el código del Certificado de Profesionalidad. Se siguen los mismos pasos que al grabar una Acción formativa prioritaria y vinculada - No prioritaria y no vinculada a certificado profesional: el código de la especialidad se rellena automáticamente ( ), y el usuario debe introducir la denominación, los objetivos y los contenidos de la Acción Formativa. Una vez selecciona la Acción formativa que se quiere solicitar (Prioritaria o no; vinculada o no; Código y Denominación) se rellenarán automáticamente, según el caso, el número de horas y el módulo económico. En este caso deberá completarse, por la Entidad de formación el número de participantes. La aplicación calculará, con todos estos datos, el importe de la subvención solicitada. En el caso en el que la Entidad de formación solicite una Acción formativa NO prioritaria y NO vinculada deberá introducir los siguientes datos: Denominación de la Acción formativas; Objetivos; Contenidos; y las horas eligiendo la modalidad de impartición) En el caso de modalidad presencial deberá marcar las horas en campo Nº horas presencial y grabará 0 (cero) en el campo Nº horas teleformación; En el caso de modalidad teleformación deberá marcar las horas en campo Nº horas teleformación y grabará 0 (cero) en el campo Nº horas presencial. En el caso de modalidad mixta grabará las horas correspondientes en cada uno de los campos presencial y teleformación. Además en todos los casos anteriores deberá grabar el Nº alumnos. Los campos Horas totales y subvención solicitada se calcularán automáticamente. En la siguiente pantalla se observa los campos a rellenar en función de la modalidad de formación elegida Página 11 de 23

12 (PU-05) En el caso de impartición de modalidad de teleformación los datos del centro y del lugar de impartición podrán estar referidos a las de la propia Entidad de formación solicitante, si es el caso, o los de la Entidad en los que resida la plataforma de teleformación. Para finalizar se graban los datos referentes a la Acreditación de Acciones formativas, de Utilización del medio tecnológico innovador y de la Acreditación de sistema de gestión de calidad por parte de la Entidad que imparte la formación, de acuerdo a lo que se puede apreciar en la siguiente pantalla: (PU-05) Para guardar los datos, pulsar el botón GUARDAR ACCIÓN FORMATIVA. Si se está creando una Acción Formativa, el formulario se vaciará para permitir el alta de una nueva y aparecerá la siguiente pantalla para dar de Alta, en su caso, la nueva Acción formativa: Observar que aparece Acción formativa Nº 0002 Página 12 de 23

13 (PU-06) La Entidad de formación podrá dar de Alta tantas Acciones formativas como desee incluir en la solicitud del Plan de Formación, teniendo en cuenta que no podrá superar el límite económico previsto para cada tipo de plan de formación. Una vez grabadas todas las Acciones formativas deberá volver al Plan de formación pulsando en volver al Plan de formación en el margen superior derecho de la pantalla. Página 13 de 23

14 (PU-04) Una vez situado en la pantalla del Plan de formación deberá pulsar el botón IR A DOCUMENTOS Página 14 de 23

15 2.6. DOCUMENTOS DE LA SOLICITUD. Al pulsar el botón IR A DOCUMENTOS, aparece la siguiente pantalla: (PU-07) En esta pantalla en la que se relacionan TODOS los documentos que acompañan a la solicitud, la Entidad de formación deberá indicar la opción que elige, de entre las posibles en el combo correspondiente, para cada documento. Según el tipo de documento las opciones podrán ser: Presenta / adjunta; No presenta; Ya presentado; y en algunos se añade la opción de Autoriza consulta. Al seleccionar la opción Presenta / adjunta deberá pulsar el botón examinar que le aparecerá para incorporar el documento que se trate en formato PDF. Si selecciona la opción Ya presentado deberá cumplimentar los campos siguientes: En el Organismo y en fecha. Si se deja algún documento sin seleccionar una opción, NO se podrá firmar y registrar la solicitud. Página 15 de 23

16 Una vez finalizada la gestión de los documentos que acompañan a la solicitud se pulsará el botón GUARDAR TODOS LOS DOCUMENTOS y la aplicación nos lleva a la pantalla del Plan de formación. Desde la misma pulsaremos en Volver (margen superior derecho) y nos aparece la siguiente pantalla: (PU-08) A esta pantalla podemos volver en cualquier momento para cambiar cualquiera de los datos grabados previamente, siempre que NO se haya firmado y registrado la solicitud. No es obligatorio cumplimentar de una vez la solicitud. Se puede guardar siempre y volver desde esta pantalla para continuar con su cumplimentación. Se accede pulsando Volver desde el Plan de formación como ya se ha indicado o pulsando la opción que figura en la columna de la izquierda de esta pantalla Gestión de solicitudes Situando el cursor encima de cada icono aparece la descripción de su utilidad. Una vez cumplimentados TODOS los datos y TODOS los documentos que acompañan a la solicitud se puede firmar y registrar del siguiente modo: Página 16 de 23

17 (PU-08) Nos posicionamos con el cursor en el icono Firma y registro electrónico, y aparece la siguiente pantalla: Página 17 de 23

18 (PU-09) En ella vemos el documento que vamos a firmar. Una vez comprobado que no existe ningún error marcamos la casilla Estoy de acuerdo con toda la información que aparece en el documento que se va a firmar y se pulsa el botón Firmar y Registrar y aparece la siguiente pantalla: NOTA: Es conveniente esperar que se cargue el documento para poder comprobar que los datos, que se van a firmar, son los correctos. Página 18 de 23

19 (PU-10) solicitud. Una vez que se llega a esta pantalla se puede dar por terminada la presentación de la A través de este icono, que se encuentra en la parte superior del PDF, el usuario podrá descargar el documento firmado. Se pulsa en Volver y se accede a la pantalla en la que podremos ver el Estado en el que se encuentra la solicitud tras firmarla y registrarla: (PU-11) Página 19 de 23

20 2.7. BUSCADOR DE SOLICITUDES DE PLANES DE FORMACIÓN El buscador de solicitudes permite listar las solicitudes de cada Entidad de formación, y filtrarlas según los criterios de búsqueda especificados. Según el estado en que se encuentre cada solicitud, se permiten realizar una serie de acciones: - Ver datos de la solicitud - Modificar solicitud y continuar cumplimentándola con los Anexos y documentos: accede a la pantalla de edición de datos de las solicitudes que se encuentre en estado Borrador. - Ver la solicitud en PDF: genera un documento en formato PDF con los datos de la solicitud y sus Acciones Formativas y documentos. Para aquellas solicitudes que hayan sido firmadas y registradas, el PDF incluirá los datos de la firma y el registro. - Firma y registro electrónico: permite al usuario firmar y registrar electrónicamente una solicitud de Plan de Formación. El usuario será dirigido a una pantalla con un visor que muestra el PDF con los datos de la solicitud que se va a firmar. El usuario debe declarar que está de acuerdo con toda la información mostrada, y pulsar el botón Firmar y registrar. Al terminar el proceso, se mostrará al usuario una pantalla con el documento firmado y registrado. - Borrar solicitud: permite borrar la solicitud y todos sus documentos adjuntos. A la pantalla (PU-11) se accede desde la siguiente (PU-02): (PU-02) Página 20 de 23

21 2.8. SUBSANACIÓN DE SOLICITUDES Una vez abierto el plazo para subsanar solicitudes, en caso de que la solicitud deba ser subsanada, la Entidad de formación podrá comprobar el estado de su solicitud en la siguiente pantalla pulsando Subsanación de solicitudes en la columna de la izquierda: (PU-02) Tras pulsar Subsanación de solicitudes aparecerá en la pantalla aquellas que deban ser objeto de subsanación y en la columna de Estado figurará En subsanación y se permitir realizar las siguientes acciones: - Ver datos de la solicitud: presenta los datos de la solicitud en un formulario de sólo lectura que no puede ser modificado. En la misma aparecen los botones que nos permiten iniciar la subsanación. - Ver la solicitud en PDF: genera un documento en formato PDF con los datos de la solicitud y sus Acciones Formativas y documentos. Nota: No obstante lo anterior, las notificaciones a los interesados se realizarán del modo previsto en cada convocatoria. Al pulsar en el icono de la lupa, aparece la pantalla de solicitud en cuya parte inferior figuran los botones que se indican: Página 21 de 23

22 (PU-04) Pulsamos en IR A DOCUMENTOS y nos aparece la siguiente pantalla que nos va a permitir realizar la subsanación: Página 22 de 23

23 (PU-12) Como se puede apreciar se remarca en rojo los documentos que deben ser subsanados, así como en su caso, las deficiencias a subsanar del Plan de Formación. En este ejemplo se puede ver lo sucedido con cada documento. El primero figura como NO presentado y el gestor ha escrito lo que se debe corregir que en este caso dice: presentar documentación que acredite el poder de representación legal. La Entidad de formación, eligiendo cualquiera de las opciones de presentación podrá subsanar la deficiencia. De este modo se continúa con todos los requerimientos marcados por el gestor. El proceso de cumplimentación es el mismo que el seguido originalmente para la carga de documentos. Al terminar el usuario debe pulsar el botón GUARDAR TODOS LOS DOCUMENTOS. Al hacer esto, el usuario será dirigido a una pantalla en la que aparecerá un documento correspondiente al oficio de subsanación, que deberá ser firmado y registrado electrónicamente por el usuario. Tras la firma, la solicitud queda Firmada, registrada y subsanada. Página 23 de 23