Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO

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1 Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO V1 Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 1

2 Control de Documentación Vers. Fecha Autoría Resumen de Cambios 1 01/09/06 Jorge Martínez Artaza 2 Estado: Versión inicial Aprobado por: Fecha: Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 2

3 INDICE 1. INTRODUCCIÓN SECUENCIA PARA LA TRAMITACION DE UN EXPEDIENTE INICIAR UN NUEVO EXPEDIENTE, ES DECIR PREPARAR LA SOLICITUD DESDE DONDE SE INICIA UN EXPEDIENTE LISTADO DE TRÁMITES A NIVEL DE EMPRESA PÁGINA DE LA REPRESENTACION LEGAL PÁGINA DE LA SOLICITUD DE PUESTA EN SERVICIO CERTIFICADO DE EJECUCIÓN ANEXADO DE LOS DOCUMENTOS CONTINUAR UN EXPEDIENTE YA INICIADO LISTADO DE TRÁMITES PÁGINA DEL ESTADO EXPEDIENTE LA PRESENTACION DEL EXPEDIENTE EN LA ADMINISTRACIÓN COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACION NOTIFICACIONES: REQUERIMIENTOS, PUESTA EN SERVICIO Y CIERRE MODIFICACIÓN DEL EXPEDIENTE ADJUNTAR DOCUMENTOS A EXPEDIENTES YA PRESENTADOS A LA ADMINISTRACION OTRAS TAREAS VERIFICAR FIRMA CONSULTA DE EXPEDIENTES Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 3

4 1. INTRODUCCIÓN El presente manual de usuario tiene por finalidad mostrar los pasos necesarios para presentar las tramitaciones telemáticas de los expedientes de instalaciones de combustibles líquidos con proyecto. Describe los procesos que deben seguirse para el envío de la solicitud y de los documentos, y se explica el modo en que se transfieren los datos al Departamento de Industria. Aporta como principal mejora, la eliminación de los desplazamientos en un horario concreto (el de ventanilla), esperándose que posteriormente el servicio presencial vaya disminuyendo poco a poco en la medida que los usuarios del servicio vayan utilizando esta tramitación telemática. Antes de realizar una tramitación telemática, se debe tener en cuenta la necesidad de una tarjeta de identificación personal. Y que se debe solicitar autorización a los distintos territorios en los que se van a realizar las solicitudes. Las secuencias que se van a describir son: Iniciar un nuevo expediente, es decir preparar la solicitud Continuar un expediente ya iniciado Presentar el expediente a la administración Comunicarse con la administración o Notificación de la presentación de la solicitud o Recepción de requerimientos o Envió de modificaciones o Recepción del acta de puesta en marcha Donde una solicitud comprende los siguientes pasos o Relleno y firma del certificado de ejecución o Relleno y firma de la solicitud de puesta en servicio o Anexado de documentos Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 4

5 2. SECUENCIA PARA LA TRAMITACION DE UN EXPEDIENTE Dicho esto, explicaremos a continuación qué pasos se deben seguir para tramitar un expediente a través de Internet: 2.1 INICIAR UN NUEVO EXPEDIENTE, ES DECIR PREPARAR LA SOLICITUD Desde donde se inicia un expediente Se entra en la página Web del portal de tramitaciones del departamento de industria del gobierno vasco y se selecciona el enlace de tramitaciones de combustibles líquidos, que mostrará la pantalla de autenticación. Se introduce la tarjeta de identificación y después, se pulsa el enlace Usar Certificado. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 5

6 2.1.2 Listado de trámites a nivel de empresa Aparece un listado donde se muestran las instalaciones pertenecientes a una empresa independientemente del usuario que entre a realizar el trámite, agrupados en: Instalaciones pendientes en VISNET (visados por el colegio). Instalaciones en tramitación. Instalaciones cerradas con documentos pendientes de leer Para iniciar un expediente, se pulsa en los enlaces del apartado EXPEDIENTES PENDIENTES EN VISNET Para iniciar una nueva instalación La primera acción a realizar cuando se inicia un expediente, es rellenar el formulario de representación legal. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 6

7 2.1.3 Página de la representacion legal Para declararse representante legal de un expediente, se debe rellenar el formulario que se muestra a continuación. Se debe rellenar los valores de los campos editables entre los que se encuentra Datos del titular el DNI / CIF el mail y el teléfono de contacto Una vez rellenados, se pulsa el botón Aceptar Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 7

8 Se muestra una página con los datos cumplimentados, y se pulsa el botón FIRMAR. Se muestra la pantalla del proceso de firma Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 8

9 Se introduce el PIN asociado a la tarjeta y se pulsa el botón OK. El documento de representación legal firmado se añade al expediente y se muestra la pantalla del estado del expediente. En este momento el expediente tiene la representación legal firmada y los documentos que ha visado el colegio. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 9

10 El paso siguiente es ir a rellenar la solicitud de puesta en servicio, y se pulsa la flecha roja del registro de la Solicitud de puesta en servicio. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 10

11 2.1.4 Página de la solicitud de puesta en servicio Se muestra el formulario de la solicitud de puesta en servicio, que hay que rellenar. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 11

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13 Para seleccionar la calle aparece una pantalla que ayuda a buscar la calle a través de un desplegable o de una búsqueda por otros campos. Para instalaciones de más de un tanque se pulsa el botón Insertar Otro Tanque El proceso de insertar otro tanque actualiza la página y muestra el mismo formulario pero en sombreado el tanque ya introducido Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 13

14 Los datos de la empresa instaladora se introducen automáticamente, ya que la aplicación los toma de la tarjeta de identificación en base a la persona que esté realizando el trámite. Sólo hay que seleccionar en el desplegable el instalador que va a realizar la instalación Si se pulsa el botón Finalizar, se guardan los datos en base de datos, se validan los datos introducidos y si todo es correcto se pasa a la pantalla de firma Si se pulsa el botón Guardar, se guardan los datos en base de datos sin validarse y se vuelve a mostrar la pantalla del formulario. Si se pulsa el botón Cancelar, se mostrará la página del estado del expediente sin guardar ningún dato. En la pantalla que se muestra a continuación tiene los datos introducidos y un botón Firmar desde el cual se inicia el proceso de firma de la solicitud. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 14

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16 El proceso de firma de la solicitud es igual al de la representación legal. Aparece una pantalla donde se muestra lo que se va a firmar Se introduce el PIN asociado a la tarjeta y se pulsa OK Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 16

17 La firma se añade al expediente y se muestra la pantalla del estado del expediente, donde se muestran los enlaces para rellenar el certificado de ejecución. También hay otras acciones que podemos realizar como: Verificar firma Borrar firma Ver documento Borrar el expediente Anexar documentos Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 17

18 2.1.5 Certificado de ejecución Vemos que ahora podemos rellenar el certificado de ejecución pulsando en las flechas rojas junto al texto Certificado de Ejecución. Se pulsa la flecha roja Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 18

19 Se muestra el formulario del certificado de ejecución. Una vez relleno pulsando el botón Aceptar se muestra una pantalla donde firmar el certificado de ejecución Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 19

20 Se pulsa el botón Sinatu/Firmar y se sigue la secuencia de firmado general. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 20

21 La firma se añade al expediente y se muestra la página del estado del expediente. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 21

22 2.1.6 Anexado de los documentos Para anexar documentos hay que pulsar el botón Anexar Documentos desde el estado el expediente. Se pulsa para anexar documentos Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 22

23 Nos muestra una pantalla donde se elige el tipo de documento a adjuntar. Se selecciona el fichero a través de la ventana emergente de selección de ficheros del explorador de archivos. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 23

24 Una vez anexado se muestra el documento en la parte inferior Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 24

25 Una vez añadidos los documentos obligatorios al expediente y este queda listo para presentarse a la administración. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 25

26 2.2 CONTINUAR UN EXPEDIENTE YA INICIADO Para continuar un expediente los pasos a seguir son iguales que los de crear una nueva solicitud Listado de trámites Pulsamos el enlace del expediente concreto para continuar su cumplimentación. Para continuar con la instalación Se muestra la pantalla del estado del expediente donde el expediente se puede encontrar en cualquiera de los pasos descritos. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 26

27 2.2.2 Página del estado expediente En función de las acciones que se hayan realizado en el expediente se mostraran los enlaces y botones que guían las acciones para cumplimentar el expediente. Se pulsa la flecha roja para continuar el expediente Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 27

28 2.3 LA PRESENTACION DEL EXPEDIENTE EN LA ADMINISTRACIÓN Cuando se han rellenado todos los formularios y se han adjuntado los documentos obligatorios, aparece en la parte inferior un botón que nos permite presentar la solicitud en la administración. El paso de presentar a la administración equivale a llevar los papeles a la ventanilla de la oficina territorial. Como justificante de entrega la administración emite una notificación en la que se le comunica el número de expediente que ha sido asignado y el número del registro electrónico. Se pulsa para presentar a la administración Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 28

29 Como respuesta de la administración se emite el documento de acreditación de entrega del expediente a industria Se muestra la pantalla del estado del expediente, en donde se muestra un enlace en la parte inferior dentro del bloque documentos emitidos por la administración con el documento de notificación. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 29

30 2.4 COMUNICACIÓN CON LA ADMINISTRACION Notificaciones: requerimientos, puesta en servicio y cierre En el listado de expedientes se muestran los expedientes en tramitación, y tienen asociado un texto que indica el estado en el que se encuentra. Cuando todavía no se ha presentado un expediente a la administración se muestra el texto Pendiente de tramitar. Si ya está presentado no se muestra ningún texto asociado y cuando industria ha emitido una notificación se muestra el texto Notificaciones de la Administración pendientes. Cuando un expediente se cierra desaparece del listado y se puede acceder a él a través de las consultas. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 30

31 Todas las notificaciones que realiza industria quedan reflejadas en el expediente en la parte inferior de la pantalla del estado del expediente, dentro el bloque Documentos emitidos por la Administración Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 31

32 2.4.2 Modificación del expediente En cualquier momento, tras haber presentado la solicitud a la administración, se puede modificar el expediente a través de la notificación de documentos PDF. Se pulsa el botón Modificar para redactar la modificación. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 32

33 Se muestra una pantalla donde ya vienen precargados los datos que identifican al expediente y un campo libre para añadir el texto que acompaña a la modificación. Se pulsa Modificar, antes de notificar la modificación se pide confirmación. Se pulsa Aceptar y se muestra una pantalla de confirmación Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 33

34 Se pulsa firmar el documento y se muestra el estado del expediente, donde ahora dentro del bloque Otros documentos con el tipo Modificación se ha añadido un nuevo documento notificado. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 34

35 2.4.3 Adjuntar documentos a expedientes ya presentados a la administracion Los pasos a seguir para adjuntar documentos a expedientes ya presentados a la administración comienza como cuando se prepara la solicitud a través del botón de adjuntar. Los documentos que se adjuntan se muestran en este caso en el bloque de documentos pendientes de presentar. Para realizar la presentación se pulsa el botón Presentar documentos seleccionados. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 35

36 2.5 OTRAS TAREAS Verificar firma Cuando se pulsa Verificar firma Se muestra una pantalla con información sobre la firma usada, para firmar el documento adjunto. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 36

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38 2.5.2 Consulta de expedientes Un expediente cerrado puede ser accedido solamente a través de este proceso. Para ello se rellenan las condiciones de búsqueda deseadas y se pulsa el botón Aceptar que lanza la búsqueda. Los criterios por los que se puede buscar inicialmente están vacíos y busca los que cumplen todos los criterios introducidos. Muestra el listado de expedientes. Tramitaciones de nuevas instalaciones de combustibles líquidos con proyecto MANUAL DE USUARIO Pág. 38