Gestión de contratos de adhesión a Oferta Pública en la Oficina Virtual

Transcripción

1 Gestión de contratos de adhesión a Oferta Pública en la Oficina Virtual Objetivo Gas Natural Distribución pone a disposición de toda empresa instaladora o de Task Force que quiera convertirse en colaboradora de Gas Natural en la conexión de nuevos puntos de suministro a la red de distribución, la Oferta Pública lanzada por las distribuidoras del grupo, y la posibilidad de consultarla y tramitar su aceptación cómodamente mediante la Oficina Virtual. El objetivo de esta guía es mostrar los pasos a seguir para aceptar consultar y cancelar las solicitudes de adhesión a Ofertas Públicas desde el Área privada del portal Web corporativo. Para ello se describirán las siguientes acciones: A. Consulta de la oferta pública vigente y descarga de formularios. B. Aceptación electrónica del contrato. C. Consulta de contratos y cancelación de la contratación en curso D. Gestión de la documentación. E. Gestión de demandas F. Guía Interactiva Acceso Para poder emprender las diferentes gestiones on-line disponibles para las empresas colaboradoras, deberemos iniciar sesión como usuario autorizado del portal y acceder al Área privada. Para ello deberemos realizar los siguientes pasos:. Accederemos a la web del portal corporativo en Pulsaremos sobre el hipervínculo Soy Instalador :

2 3. Iniciaremos sesión en el Área privada con el usuario autorizado para la aceptación de contratos: Si es la primera vez que accedemos, deberemos: Registrarnos como usuario del portal. Para ello: o Accederemos a Área Privada () y pulsaremos sobre Date de alta en el área privada (): NOTA: Es recomendable dar de alta un único usuario por empresa colaboradora a fin de: agilizar la gestión, facilitar el mantenimiento de la documentación y asegurar que el usuario que realiza la gestión está autorizado para la aceptación electrónica de contratos, lo que, a su vez, le permitirá la gestión on-line de acreditaciones.

3 o Completaremos la información requerida en cada campo y marcaremos el recuadro junto a He leído y acepto el aviso legal (). En caso de desear mantener informado alguna asociación/gremio de instaladores marcaremos el recuadro (). Pulsaremos el botón Aceptar (3) para completar el alta: NOTA: Se enviarán al facilitado las notificaciones de todas las gestiones realizadas desde el Área privada. Podremos modificarla en todo momento mediante las opciones Área privada > Modificar mis datos con efecto sobre todas las tramitaciones en curso iniciadas por el usuario

4 Una vez activo el usuario del Área privada, deberemos gestionar su autorización para la aceptación electrónica de contratos. A tal efecto: o Accederemos a la opción Oferta pública (), clicaremos en () Oferta pública 06 y descargaremos el formulario pulsando sobre Certificado de validación de empresa (3) en el apartado Enlaces de interés para ser colaborador : 3 o Imprimiremos y completaremos el formulario, con los datos del usuario del Área privada que acabamos de registrar. o Remitiremos el original firmado. Lo podremos entregar en mano en cualquier delegación, o enviar por correo a la siguiente dirección: Departamento Desarrollo Canales; Plaça del Gas, BTC ª planta Barcelona NOTA: Podremos adelantar la gestión electrónica del contrato pero será imprescindible para completar la contratación, que el responsable de la gestión de contratos de la Distribuidora haya recibido y verificado el Certificado de validación usuario empresa. 4

5 Si ya disponemos de un usuario de acceso autorizado para la aceptación electrónica de contratos, pulsaremos sobre Área privada e informaremos el nombre de usuario y contraseña proporcionados durante el alta de usuario: NOTA: El sistema permite registrar varios usuarios para un mismo NIF, pero sólo podremos autorizar a un único usuario por empresa para la aceptación electrónica de contratos y gestión de las acreditaciones de nuestros vendedores. Para autorizar al usuario ver el punto anterior. o Sabremos que hemos iniciado sesión correctamente cuando el icono Área privada se torne verde y figuren habilitados los accesos directos a las distintas funcionalidades: o Sabremos que ha caducado la sesión porque para aquellas gestiones que requieran del acceso al Área privada el sistema lo avisará: 5

6 Pasos a seguir A. Consulta de la oferta pública vigente y descarga de formularios Para consultar cómodamente las bases de una oferta y poder gestionar su aceptación electrónica, deberemos acceder al listado actualizado de Ofertas Públicas y descargar el formulario de contratación. Para ello deberemos realizar los siguientes pasos:. Tras el inicio de sesión en la sección Soy instalador (), pulsaremos sobre las opciones Oferta pública (), Oferta pública 06 (3) y Descripción de la documentación necesaria para el proceso (3): 3 4 6

7 . En la primera página tendremos el cuadro y las instrucciones de toda la documentación que deberá aportar nuestra empresa según su actividad. En las páginas siguientes, tendremos los modelos de los documentos mencionados: 3. Pulsaremos sobre el hipervínculo de la zona de distribución () para visualizar la oferta pública vigente en cada distribuidora y pulsaremos sobre la oferta () para descargar el formulario de contratación, y consultar las bases detalladas: 7

8 4. Podremos visualizar el detalle de la oferta desplazándonos mediante la barra de desplazamiento vertical: 5. En caso de estar interesados, deberemos completar la información requerida en los formularios en blanco. Para ello: Deberemos acceder a y pulsaremos sobre Instalar ahora para descargar Acrobat Reader XI. Esta versión es imprescindible para editar el formulario y guardarlo correctamente sin alterar las propiedades que permiten su gestión electrónica (eludiremos su instalación únicamente si ya disponemos de esta misma versión XI o superior instalada): NOTA: Es muy importante que: Editemos el PDF con la versión indicada, puesto que una versión inferior impediría el correcto tratamiento del formulario. Nos cercioremos de que tras el guardado, se conservan los datos informados en los formularios. Cualquier defecto de cumplimentación en el formulario cargado, impedirá el avance de la solicitud. 8

9 6. Abriremos el documento con Adobe Reader XI y pulsaremos sobre el botón Rellenar y firmar () (podremos resaltarlos pulsando el botón Resaltar campos existentes ()). Tras cumplimentar los datos pulsaremos el icono del disco ( ) (3) para guardar el documento en un fichero local: 3 NOTA: Las notificaciones se recibirán siempre en la dirección del usuario del Área privada, que puede no coincidir con la facilitada en el formulario. 7. Seleccionaremos la ubicación donde guardaremos el archivo para poderlo cargar de nuevo durante el proceso de aceptación electrónica del contrato y pulsaremos Guardar : 9

10 B. Aceptación electrónica del contrato Para la aceptación electrónica del contrato de adhesión a la oferta, deberemos utilizar el formulario de contrato descargado del listado de ofertas (en el punto 3 del apartado anterior), cumplimentado y guardado en local, el cual subiremos de nuevo a la Web. Para ello deberemos:. Tras el inicio de sesión desde el Área privada en la sección Soy instalador (), pulsaremos sobre las opciones Oferta pública () y Oferta pública 06 (3): Alta contrato :(4) 3 4 0

11 . Completaremos primeramente los datos del contrato que vamos a subir. Para ello: Seleccionaremos en el desplegable Distribuidora (), la distribuidora en que desarrollaremos la actividad. En el desplegable Contrato (), el tipo de contrato que nos disponemos a aceptar y pulsaremos el botón Cargar Fichero (3): NIF-CIF (4) Si es la primera vez que te adhieres a la oferta pública deberás informar el NIF/CIF de tu empresa para comprobar si tenemos documentación de tu empresa. NOTA: En caso de trabajar con más de una Distribuidora deberemos repetir el proceso de contratación y gestionar un contrato de adhesión con cada una de ellas. 4 3 En la ventana emergente, pulsaremos Examinar :

12 En el diálogo del explorador de carpetas navegaremos a la carpeta donde guardamos el formulario de contratación en PDF cumplimentado (). Pulsaremos Abrir () y pulsaremos el botón Continuar (3) para completar la carga del contrato: 3 Si el formulario seleccionado no se correspondiera con los datos de la oferta indicada, o algún documento hubiera sido reclamado, el sistema nos avisará del error que deberemos corregir para repetir de nuevo la carga:

13 3. Seguidamente deberemos completar la tabla de documentación, en la que se mostrará una línea por tipo de documento: Nuevo Usuario, pedirá validar el NIF/CIF () al entrar por primera vez, para comprobar si existe la documentación de nuestra empresa. 3

14 Si no hemos cargado la documentación de nuestra empresa anteriormente, deberemos anexar electrónicamente toda la documentación escaneada: Podremos consultar de nuevo la tabla con los documentos a aportar según el tipo de empresa, y los respectivos modelos, pulsando Información de la documentación a aportar por cada EEII" (): Para cargar el archivo pulsaremos el botón Examinar () en la línea correspondiente: Desde la ventana emergente, pulsaremos Examinar () para navegar a la ubicación del archivo escaneado () y seleccionarlo (3). El archivo deberá tener formato PDF o JPG y un tamaño no mayor de MB. 3 4

15 Una vez cargado el fichero pulsaremos Confirmar. Repetiremos el proceso con cada documento hasta haber cargado todos los que se nos solicita en la descripción de la documentación a entregar: NOTA: Recuerda que el Certificado de validación de usuario empresa, autorizando al usuario del Área privada con el que realizamos la gestión, es el único documento que debemos remitir firmado, si no lo hemos hecho ya. Lo podremos entregar en mano en cualquier delegación, o enviar por correo a la siguiente dirección: Departamento Desarrollo Canales; Plaça del Gas, BTC ª planta Barcelona 5

16 Si ya hemos cargado documentación de la empresa anteriormente, convendrá verificar que los documentos almacenados siguen vigentes y en el estado correcto (en el apartado D. Gestión de la documentación se amplía la información): Para visualizar el documento cargado pulsaremos el icono Ver documento () Desplazaremos el ratón sobre el semáforo de la columna Estado () para confirmar que el documento figura como Pendiente aprobación, como Documento aprobado o como No Aportado si lo acabamos de cargar. Si en el documento figura alguna línea en estado Documento Reclamado o Documento Rechazado, deberemos eliminarlo y cargarlo de nuevo. Si el documento figura como Documento aprobado y necesitamos modificar el documento, 3 deberemos pulsar el botón de reenvío (3) para solicitar el cambio. Cuando recibamos el correo electrónico de aviso, ya será posible cargar un nuevo documento que sustituya al antiguo. 6

17 4. Una vez cargada la documentación pulsaremos Enviar : NOTA: Los documentos cargados durante la aceptación no quedarán definitivamente almacenados hasta que pulsemos el botón Enviar. Por lo que si abandonamos la navegación o expira la sesión de usuario en este punto los deberemos volver a cargar. 5. El sistema validará que el formulario de contrato presentado se corresponda con la oferta licitada: Si algún documento hubiera sido reclamado, el sistema nos avisará del error y deberemos corregirlo y volver a enviar: 7

18 Si están correctos el formulario y la documentación aportada, o Nos confirmará que se ha enviado correctamente. Pulsaremos Cerrar para retornar al listado de contratos: o El contrato quedará en estado Pendiente Zona y si consultamos el formulario de contratación veremos que quedado marcado al pie con los datos del usuario, IP, fecha y hora de la aceptación (): 8

19 C. Consulta de contratos y cancelación de la contratación en curso El resultado de la validación se nos comunicará mediante correo electrónico. Paralelamente podremos realizar el seguimiento del estado de la validación en Mis contratos, donde podremos consultar el estado de los contratos aceptados electrónicamente, así como cancelar el proceso de contratación si no se hubiera finalizado. Para ello deberemos:. Tras el inicio de sesión en el Área privada en la sección Soy instalador (), pulsaremos sobre Oferta pública (), Oferta pública 06 (3) y Mis contratos :(4): 3 4 9

20 . En la tabla inferior se devolverán los contratos coincidentes con los criterios Indicados: a. Al pulsar en el botón Más detalle se pueden consultar los distintos estados. 0

21 b. Para consultar el documento de contratación que completamos y aceptamos electrónicamente, pulsaremos sobre el hipervínculo con el nombre de la oferta: c. Para cancelar la petición de adhesión a la oferta deberemos: Pulsar el botón Eliminar ): Confirmar la anulación: pulsando Aceptar : d. Para corregir los datos de un contrato rechazado, deberemos descargar y cumplimentar un nuevo formulario de contratación (descargado de nuevo de la Web para evitar las marcas de aceptación al pie) tal y como se describe en el apartado A. Consulta de la oferta pública vigente y descarga de formularios). Tras ello, cargaremos de nuevo la oferta repitiendo de nuevo el proceso de aceptación descrito en el apartado A. Aceptación electrónica del contrato de este manual.

22 D. Gestión de la documentación Podremos presentar electrónicamente la documentación o actualizar la presentada, de forma independiente, a fin de adelantar futuras tramitaciones o de reencauzar una aceptación en curso. La documentación estará cargada y disponible para la contratación por lo que, caso de estar correcta, ya no será necesario cargar más documentos que el propio contrato durante la aceptación. A tal efecto:. Tras el inicio de sesión en el Área privada en la sección Soy instalador (), pulsaremos sobre las opciones Oferta pública (), Oferta pública 06 (3) y Mi documentación entregada :(4): 3 4

23 . En la tabla de documentación aportada se nos mostrará una línea para cada tipo de documento: Los documentos requeridos a todas las empresas vendrán marcados con asterisco rojo (*). Para saber si debemos cargar algún otro documento además de los requeridos, consultaremos la tabla y modelos de documentación pulsando sobre el hipervínculo: Información de la documentación a aportar (). Al pulsar en el botón Más detalle se pueden consultar los distintos estados. 3

24 Desplazaremos el ratón sobre el semáforo de la columna Estado () para visualizar la situación del documento según color: o ( ) Pendiente aprobación : el documento cargado está pendiente de validar por el departamento desarrollo de Canales. o ( ) Documento aprobado : el documento ha sido validado por el responsable de la gestión de contratos de distribuidora. o ( ) Documento reclamado : uno de los documentos requeridos por el tipo de empresa no ha sido cargado y se debe presentar. o ( ) Documento rechazado : el documento cargado contiene algún tipo de error y debemos cargarlo de nuevo. NOTA: Recuerda que el Certificado de validación de usuario empresa, autorizando al usuario del Área privada con el que realizamos la gestión, es el único documento que debemos remitir firmado, si no lo hemos hecho ya. Lo podremos entregar en mano en cualquier delegación, o enviar por correo a la siguiente dirección: Departamento Desarrollo Canales; Plaça del Gas, BTC ª planta Barcelona 4

25 3. Actualizaremos o aportaremos la documentación que sea necesaria: Para aportar un nuevo documento: Pulsaremos el botón Examinar. Desde la ventana emergente, pulsaremos Examinar () para navegar a la ubicación del archivo escaneado () y seleccionarlo (3). El archivo deberá tener formato PDF o JPG y un tamaño no mayor de MB. 3 Una vez cargado el fichero pulsaremos Confirmar. 5

26 Para visualizar el documento cargado pulsaremos el icono Ver documento Para eliminar el documento erróneo o caduco, pulsaremos sobre el icono Eliminar () y pulsaremos Examinar () para cargar el documento corregido. 6

27 4. Tras realizar los cambios pulsaremos el botón Guardar documentos : 5. Pulsaremos Aceptar para completar la carga de los archivos: NOTA: Los documentos cargados no quedarán definitivamente almacenados hasta que pulsemos el botón Aceptar. Por lo que si abandonamos la navegación o expira la sesión de usuario en este punto los deberemos volver a cargar. 7

28 6. Sabremos que se ha completado la carga correctamente porque los documentos quedarán en estado Pendiente aprobación de nuevo: 8

29 E. Gestión de demandas Las empresas colaboradoras que hayan suscrito el contrato de oferta pública de Demandas e Instalaciones 06, una vez tengan dicho contrato en el estado Aceptado Canales deberán informar los códigos postales en los que queremos trabajar. Para ello deberemos:. Tras el inicio de sesión en el Área privada en la sección Soy instalador (), pulsaremos sobre las opciones Oferta pública (), Oferta pública 06 (3) y Acceso gestión demanda de gas :(4): 3 4 9

30 F. Guía Interactiva Tienes a tu disposición la Guía interactiva para la adhesión a la Oferta Pública. Esta Guía te acompañará en tu proceso de adhesión a la Oferta Pública. Para acceder a la Guía Interactiva deberemos seguir los siguientes pasos:. En la sección Soy instalador (), pulsaremos sobre las opciones Oferta pública (), Te ayudamos a adherirte a la oferta pública 06 (3) y pulsaremos sobre el botón Empezar > (4):