CURSO INSTALACION E IMPLEMENTACION ALOJA SOFTWARE HOTEL MODULO 05: Reservas [1]

Transcripción

1 MODULO 05: Reservas [1] Reservas de particulares, de empresas, de agencias. Una vez que se pulsa Continúa Tarea se ingresa a una pantalla donde se definen los datos definitivos de la reserva. Aquí se define si es una reserva de un cliente particular, de una empresa, de una agencia de viajes, o es una cortesía del hotel. Reserva de clientes particulares Cuando se ingresa a esta pantalla el programa ya tiene pre seleccionado que la reserva va a ser para un cliente particular. Donde dice Apellido y Nombres se debe poner su Apellido y Nombre, cuando se ingresa la tercer letra del Apellido, el programa muestra todos los Apellidos que ya estuvieron hospedados en el hotel, y empiezan sus apellidos con esas mismas tres letras; el programa entonces nos permite así asignar esta reserva a un pasajero que ya haya estado alojado en el hotel. Adicionalmente también existe un botón que dice buscar un cliente ya existente. Cuando hemos ingresado a esta ventana la opción preseleccionada es que el cliente particular es un cliente nuevo, si elegimos uno de los clientes anteriores esta opción queda sin tildar automáticamente. Ahora bien, si hemos elegido erróneamente uno de los clientes históricos, y queremos decir que es un cliente nuevo, entonces se debe tildar esta opción manualmente haciendo un click con el mouse, y que quede entonces como se muestra en la imagen. La ficha completa del cliente puede ser llenada en este mismo momento, o puede ser llenada posteriormente. Si es un cliente histórico podemos consultar no solamente sus datos de la ficha, sino también todos los hospedajes que el cliente haya efectuado en el pasado inclusive también si tiene otras reservas asignadas actualmente.

2 MODULO 05: Reservas [2] Reserva de empresas Si la reserva a efectuar es de una empresa, entonces se debe elegir empresa en el listado de la izquierda. El programa nos muestra la lista de las empresas con cuales ya hayamos trabajado, y solo basta elegir la empresa que es. Una vez seleccionada la empresa que es, podemos consultar todos sus datos, inclusive consultar sus datos de ocupación histórica. En el caso de que la empresa no esté registrada aún en nuestra base de datos, desde el botón que dice Agregar empresa podemos agregar una nueva empresa. Cada empresa en particular puede trabajar con alguna tarifa especial de las tarifas adicionales del hotel, para utilizar esta tarifa propia de la empresa solo basta con pulsar aplicar tarifa de la empresa. Reserva de agencias de viajes u operadores turísticos. Si la reserva a efectuar es de una agencia de viajes, entonces se debe elegir agencia/oper. del listado de la izquierda.. El programa nos muestra la lista de las agencias con cuales ya hayamos trabajado, y solo basta elegir la agencia que es. Una vez seleccionada la agencia que es, podemos consultar todos sus datos, inclusive consultar sus datos de ocupación histórica. En el caso de que la agencia no esté registrada aún en nuestra base de datos, desde el botón que dice Agregar agencia podemos agregar una nueva agencia. Cada agencia en particular puede trabajar con alguna tarifa especial de las tarifas adicionales del hotel, para utilizar esta tarifa propia de la agencia solo basta con pulsar aplicar tarifa de la agencia.

3 MODULO 05: Reservas [3] Reserva de cortesías Si la reserva a efectuar es de un pasajero de cortesía debemos elegir esta opción del listado de la izquierda. Las reservas de cortesía trabajan igual que si fuera un cliente particular, solo que como es de cortesía el cliente no figuraría en el libro de pasajeros. Datos puntuales de la reserva. Una vez definido el cliente de la reserva vemos los detalles que se pueden modificar de la reserva. Régimen de estadía: el régimen de estadía pude seleccionarse de nuestro listado, Una vez que se cambia el régimen de estadía elegido, automáticamente asigna el costo. Si se quiere modificar el costo del régimen puedo hacerlo a través de esa función. Datos puntuales de la habitación Para modificar los datos puntuales de alguna de las habitaciones reservadas, solo debemos elegir modificar habitación. Desde esta ventana podemos modificar el número de pasajeros, como se ha definido la tarifa a utilizar, (opcionalmente se puede decir que es el costo unitario de la estadía, o que es el costo por el total de la estadía);

4 MODULO 05: Reservas [4] Cantidad de menores e infantes de la reserva. Los detalles son las particularidades referidas a la habitación, los detalles aquí considerados son los que luego van a aparecer en el listado de ama de llaves para saber si necesita algún detalle en particular. Como va a pagar es una referencia escrita de la forma en que el pasajero va a pagar, siendo además un ayuda memoria en el momento de hacer la factura o recibo de la cuenta de la habitación. Detalle puntual de la reserva La reserva puede ser guardarse como reserva confirmada o a confirmar. En el caso de que una reserva sea a confirmar entonces tiene una fecha de vencimiento, esa fecha de vencimiento permite controlar los depósitos por reservas que se deben ir recibiendo. La fecha de vencimiento se define automáticamente calculándose los días posteriores al día de hoy, esa cantidad de días ha sido definida en los datos de configuración del hotel/ Una vez definidos todos estos datos podemos grabar Una Reserva, o un Check-IN. Cambiar de habitación una habitación reservada Para mover una habitación ya sea reservada u ocupada, solo la tiene que elegir en el planning haciendo click con el botón derecho del mouse en la reserva u ocupación. Al hacer esto la información queda remarcada en un recuadro como indica la imagen. Luego puede tomar ese recuadro dejando apretado el botón izquierdo del mouse e irlo desplazándolo hacia arriba o hacia abajo en las distintas habitaciones.

5 MODULO 05: Reservas [5] Cuando llegue a la habitación nueva donde quiere dejar esa reserva u ocupación, entonces vuelva a tildar el botón derecho del mouse. El programa le pedirá confirmación del movimiento que está queriendo efectuar. Eliminar una reserva Para eliminar una reserva de una habitación solo basta con pulsar el botón que dice eliminar reserva. Al hacer esto el programa le solicita confirmación de la tarea de eliminación de la reserva. Al eliminar una reserva el programa abre una ventana donde le solicita que escriba una referencia acerca del motivo de la eliminación de la reserva. Si en la reserva tiene mas de una habitación reservada y quiere eliminar todas las habitaciones entonces tiene que tildar el casillero que está al lado del botón que dice eliminar habitación de la reserva. Enviar mail con los datos de una reserva Para enviar un mail con la información de la reserva solo tiene que pulsar el botón indicado. Al hacer esto se copiará la información de la reserva en la memoria de su computadora, abra entonces su programa de correo y puede pegar la información en el mail a enviar.

6 MODULO 05: Reservas [6] Recibir adelantos o anticipos por una reserva Señas o anticipo de la reserva. Como primer dato referente en esta área indicamos un campo puntual que se se puede ingresar y es el denominado anticipo solicitado. Este dato es el anticipo que se le ha solicitado al cliente que efectúe a través de un depósito bancario o pago en efectivo. Este dato permite luego al analizar las reservas conocer cuál es el flujo de fondos que se va a recibir por las reservas pendientes. Recepción de señas o anticipos. Se pueden recibir tantos anticipos como se necesite en una reserva, en el caso de error se pueden eliminar, pero solamente puede eliminarse el último anticipo recibido. Los anticipos pueden recibirse emitiendo una factura formal, o emitiendo un recibo interno. La elección solo depende de la forma administrativa del hotel. Ambas opciones están señaladas en esta imagen. En el caso de hacer la recepción de un anticipo, automáticamente la reserva cambia su estado de A CONFIRMAR por CONFIRMADA. El aprendizaje puntual de la forma de emitir recibos internos o facturas se vería en el siguiente módulo.