Históricos Impresión de Facturas

Transcripción

1 Históricos Impresión de Facturas Desde esta pantalla se puede imprimir facturas en grupo, es decir, imprimir de forma consecutiva todas las facturas archivadas que están comprendidas entre dos números. 1. Impresión de facturas Por defecto en pantalla aparece el listado de las últimas diez facturas emitidas, diciendo de cada una de ellas: Fecha de emisión Número de factura Serie Nombre del cliente Importe de la base Importe del descuento Importe del IVA Importe total de la factura En la parte superior del listado están las casillas en las que debemos introducir las facturas que el programa debe localizar para poder imprimirlas de nuevo: Desde qué número de factura Hasta qué número de factura Serie de las facturas a imprimir Año de emisión de las facturas (para los hoteles en los que la numeración de las facturas se reinicia cada año, es importante) Una vez completado, hay que pulsar sobre el botón de Actualizar para que nos las muestre en pantalla. Pulsando sobre el botón de Imprimir se inicia el proceso de impresión de todas las facturas del listado. 2. Eliminación y anulación de facturas de clientes Desde esta pantalla también se puede eliminar la emisión de una factura. Solo se tiene acceso si se dispone de la clave de máximo nivel. Pulsando sobre el icono de la llave se accede a una nueva pantalla en la que se efectúa esta operación. Basta indicar en las casillas correspondientes el número de la factura, la serie y la fecha en la que se ha emitido, y pulsar sobre una de las dos opciones posibles. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 1 -

2 Hay que tener en cuenta que cuando se emite una factura es cuando el programa adjudica el número, y que por tanto, todas las facturas emitidas ya tienen el número que le corresponde, y que no se utilizará más que para esta factura Anulación de la impresión de una factura emitida y no liquidada Seleccionamos esta opción cuando, por ejemplo, desde Mano Corriente se ha emitido una factura a un cliente, y antes de liquidarla queremos anular dicha impresión, porque el cliente no se marcha hoy y se queda más días. En este caso, el programa anula dicha impresión y por tanto, el número que le corresponde. En la pantalla de Mano Corriente queda sin el número de factura adjudicado, es decir, como si no se hubiera impreso nunca, y todos los cargos en pantalla. Este número de factura se recupera de forma automática solo cuando se trata de la última factura emitida y posteriormente a ella no se ha emitido ninguna otra. El programa se lo va a adjudicar a la siguiente emisión de factura. En el caso de que posteriormente a la emisión de esta factura se haya impreso otra, el programa no recupera este número de forma automática, sino que hay que hacerlo de forma manual Eliminar factura impresa y liquidada Otra opción es la de eliminar una factura ya emitida y liquidada. En este caso, se trata de facturas que ya no están en Mano Corriente puesto que se han liquidado. Por eso, el programa anula la factura pero no recupera de forma automática el número ni puede volver a imprimir los cargos que tenía la factura que se elimina. Únicamente elimina la factura produciendo por tanto un salto en la numeración. Si se trata de la última factura emitida, el programa recupera el número y se lo adjudica a la siguiente factura que se emita. Si no se trata de la última, sino que posteriormente ya se han emitido otras facturas el programa no recupera este número, produciéndose un salto en la numeración Histórico de eliminaciones En la parte inferior se da un listado del histórico de operaciones realizadas desde aquí, indicando Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 2 -

3 El número y serie de factura que se ha eliminado o anulado Si se trata de una eliminación o una anulación Si se ha recuperado el número de la factura o no, es decir, si falta ese número de factura La fecha en la que se ha producido la acción La hora 3. Recuperación manual de un número de factura Si en la numeración de las facturas se produjera un salto existen dos posibilidades para recuperar el número no utilizado Por qué se puede producir el salto en la numeración? Lo más normal es porque se elimine una factura desde esta opción de Eliminar facturas y ya se hayan impreso facturas posteriormente, por lo que el número de la factura eliminada queda sin uso. Puede producirse el salto por una modificación manual de la factura desde la opción de Modificar Forma de Pago en el menú de Pendientes Posibilidad Manual de Recuperación del Nº de Factura Es importante recordar que para la recuperación manual de un número de facturas se necesita la clave de máximo nivel de accesos y a demás realizarlo en un momento en el que, desde ningún ordenador se trabaje en la facturación. Existe la posibilidad de recuperar un número de factura de forma manual, siguiendo los pasos siguientes: Primer paso: anotar el número de factura a recuperar Antes de iniciar el proceso debemos anotar el número de factura que vamos a recuperar Segundo paso: Localizar el número de factura siguiente y anotarlo Lo primero que debemos hacer el localizar el último número de factura utilizado y cuál debe ser el siguiente y anotarlo. Para ello, basta con ir a la pantalla de Numeración de Facturas (dentro de Cargos Variables) en el menú de instalación. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 3 -

4 Tercer paso: Cambiar el número En esta tabla cambiamos el número de la que va a ser la próxima factura por la del número que queremos recuperar Cuarto Paso: Emitir factura Inmediatamente vamos a emitir la factura a la pantalla correspondiente: Mano Corriente, factura de agencias, factura de abono, factura de servicios. Y nos aseguramos de que no se va a emitir ninguna otra factura hasta que nosotros demos la nueva orden Quinto paso: Volver a recuperar la numeración de facturas Volvemos a Numeración de facturas y ponemos el número que hemos anotado en el paso dos y es el que correspondería al siguiente número en el proceso normal. Es importante asegurar que este número es el correcto, puesto que un error aquí puede producir duplicaciones o saltos importantes de numeración de las facturas. Por eso, se recomienda este procedimiento solo a los que disponen de clave de máximo nivel y pueden parar el trabajo de los demás durante un momento. Hay que ser consciente de los problemas que puede acarrear no hacerlo correctamente: Que mientras tenemos alterada la numeración, desde otra estación de trabajo alguien genere otra factura. lo que es peor, que se nos olvide volver a poner la numeración correcta por lo que estaríamos duplicando la numeración. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 4 -

5 3.3. Posibilidad Automática de Recuperación del Número de Factura Esta opción es accesible solo para los niveles 0 y 1 (Administrador y Director). Nos permite asignar un número concreto de factura elegido por nosotros a una factura de agencia. Se hace desde la pantalla de facturación a agencias Primer paso: acceder a numeración Hacemos <clic> en la llave que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla de facturación a agencias (siempre que el usuario sea de nivel 0 o 1) Segundo paso: introducir número y serie de factura a recuperar Aparecerán dos recuadros en la parte inferior derecha de la pantalla. El primer recuadro es para poner el número de factura, el segundo para poner la serie Tercer paso: validar los datos Volvemos a hacer [clic] en la llave para validar los datos Cuarto paso: emitir factura Si el número no ha sido usado, la factura de agencia que hagamos en este momento, tendrá la numeración solicitada. Después de emitir la factura la numeración continuará tal y como estaba antes de iniciar el proceso. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 5 -