Centro de Desarrollo Informático Arturo Rosenblueth. Word Básico Unidad de Capacitación en Informática 2

Transcripción

1 WORD 2000 BÁSICO +

2 Unidad de Capacitación en Informática 2

3 PRESENTACIÓN... 5 OBJETIVO... 7 INTRODUCCIÓN A WORD... 8 PROCEDIMIENTOS BÁSICOS...9 INICIAR WORD...9 DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA DE WORD...9 CREAR UN DOCUMENTO ABRIR UN DOCUMENTO GUARDAR UN DOCUMENTO VISTA PRELIMINAR IMPRIMIR UN DOCUMENTO CERRAR UN DOCUMENTO SALIR DE WORD EDICIÓN DE DOCUMENTOS ESCRITURA Y CORRECCIÓN DE TEXTO CAMBIAR LA VISTA DE UN DOCUMENTO SELECCIÓN DE TEXTO MOVER Y COPIAR TEXTO O GRÁFICOS INSERTAR SÍMBOLOS BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO Y FORMATO IR A UN LUGAR ESPECÍFICO DEL DOCUMENTO AUTOCORRECCIÓN... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. CORREGIR LA ORTOGRAFÍA Y LA GRAMÁTICA FORMATO DE DOCUMENTOS FORMATOS DE CARACTER LETRA CAPITAL FORMATO DE PÁRRAFO DISEÑO Y COMPOSICIÓN DE LA PÁGINA CREAR ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA NOTA AL PIE DE PÁGINA DIVIDIR UN DOCUMENTO EN SECCIONES COLUMNAS ESTILO PERIODÍSTICO CONFIGURAR PÁGINA TRABAJAR CON TABLAS DESPLAZAMIENTO EN UNA TABLA EDICIÓN DE UNA TABLA FORMATO DE UNA TABLA GLOSARIO Difusión Tecnológica

4 Unidad de Capacitación en Informática 4

5 Presentación Actualmente la gente que trabaja en la elaboración de documentos, utiliza el sistema llamado procesamiento de palabras. Este sistema automatiza los procedimientos, aumenta la calidad, del trabajo y ahorra tiempo y dinero. Este concepto apareció a principios de los años 60 S y desde entonces ha cambiado la estructura de cientos de oficinas. El procesamiento de palabras es una forma diferente de plasmar información en papel ya que su objetivo es el de facilitar las tareas de mecanografiado, revisión y corrección de diversos documentos, como, por ejemplo: libros, folletos, manuales, cartas, etc. Una vez que se ha capturado la información, ésta queda almacenada en disco así se evita la pérdida de tiempo al volver a escribir el texto por causa de algunos errores o cambios en la redacción, por lo que su uso se ha generalizado tanto en las oficinas como en las escuelas. Con el procesamiento de palabras, se tiene una opción diferente para trabajar la información de tal forma que facilita la lectura y hace sencilla la captura como si se estuviera utilizando una máquina de escribir convencional. 5 Difusión Tecnológica

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7 Objetivo Al finalizar el curso, los participantes contarán con los conocimientos que les permitan crear, editar, dar formato guardar e imprimir documentos, así como trabajar con tablas, columnas, encabezados, pies de página, insertar números de página y notas al pie. 7 Difusión Tecnológica

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9 Introducción a Word Procedimientos básicos Un procesador de palabras es una herramienta orientada a la generación de documentos de una manera sencilla y eficiente. Su ventaja principal es que permite hacer cambios al documento sin la necesidad de volver a escribirlo. Iniciar Word Para iniciar Word dar un clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, seleccionar Programas y después dar un clic en Microsoft Word Descripción de la pantalla de Word Al iniciar Word, muestra en pantalla un documento en blanco con varios botones y menús que se utilizan en la elaboración de un documento. Partes de la pantalla principal A continuación se describen las partes de la pantalla principal. 1. Barra de menús: Contiene comandos y están agrupados según su función. O bien Dar un clic en el botón Microsoft Word de la barra de acceso directo de Microsoft Office 2. Barra de herramientas Estándar y Formato: Por medio del ratón, se pueden accesar los comandos que se utilizan con más frecuencia. 3. Alineación de tabulación: Permite cambiar la alineación de las tabulaciones. 4. Regla: La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangrías para los párrafos seleccionados, y ajustar el ancho de las columnas. En presentación de diseño de página o en presentación preliminar, se pueden utilizar las reglas horizontal y vertical para modificar los márgenes de la página. 5. Punto de inserción: Muestra el lugar donde aparecerá el texto que se escribe. 9

10 6. Barras de desplazamiento: Permiten moverse por el documento. 7. Barra de vistas: Permite ver un documento de diferentes formas. Por ejemplo, en la vista Diseño de Página, muestra el documento tal como se imprimirá. 8. Barra de estado: Muestra los detalles del documento. Por ejemplo, la página en donde se encuentra el cursor. 9. Buscar elementos: Permite buscar títulos, imágenes, tablas, etc.; en el documento activo. Si el sistema se encuentra fuera de Word, dar un clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows, elegir el comando Nuevo documento de Office y seleccionar el icono Documento en blanco. Crear un documento Al iniciar Word, se abre un documento en blanco. Este le asigna un nombre temporal (Documento1, Documento 2, etc.) Para crear otro documento, se pueden realizar cualquiera de los siguientes procedimientos: Seleccionar el comando Nuevo del menú Archivo Presionar las teclas CTRL + U, Dar un clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo que se presenta, seleccionar el icono Documento en blanco. 10

11 Abrir un documento Para abrir un documento realizar cualquiera de los siguientes procedimientos: Elegir su nombre al final del menú Archivo, para archivos que se han trabajado recientemente Seleccionar el comando Abrir del menú Archivo, Presionar las teclas CTRL + A Dar un clic en el botón Abrir de la barra de herramientas. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo 1 2 Tipo Nombres de archivo parciales Extensiones de nombres de archivo Caracteres comodín Seleccionar el tipo de archivo que se desea abrir. Ejemplo Escribir región para encontrar todos los archivos en cuyos nombre se incluye la palabra región". Escribir *.txt para encontrar archivos de texto. Escribir *ión para buscar solamente aquellos nombres de archivo que finalicen en "ión", o gr?s para buscar apariciones de "gres" y "gris" en los nombres de archivo. El asterisco (*) se utiliza para cualquier número de caracteres, mientras que el símbolo de interrogación (?) Se utiliza para un solo caracter. Dar clic en el botón Abrir y abrir el archivo que se desee o dar doble clic sobre el archivo. Seleccionar el botón Cancelar y dar clic para cancelar Guardar un documento 4 5 Para mantener en el disco el último trabajo en forma segura, se debe guardar el archivo periódicamente. También es recomendable hacer copias de seguridad de archivos importantes, así como guardar una copia del documento activo con un nombre diferente o en otra ubicación. Seleccionar el comando Guardar como del menú Archivo, o bien, dar un clic en el botón Guardar de la barra de herramientas. Al guardar un documento por primera vez, Word presenta el cuadro de diálogo Guardar como, donde se definen las características de guardado. 2 Seleccionar la carpeta que contiene el archivo. El contenido de la carpeta seleccionada aparecerá en la parte inferior del cuadro Buscar en: Escribir el nombre del archivo que se desee buscar. 11

12 3 Vista preliminar Antes de imprimir un documento, es recomendable verificar rápidamente los saltos de página y el aspecto global del texto, para corregir los posibles errores. Seleccionar el comando Vista preliminar del menú Archivo o dar un clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas. A continuación se describe la barra de herramientas de vista preliminar Escribir un nombre para el archivo que se va a guardar. Seleccionar el formato en el que se desea guardar el archivo. Seleccionar la unidad y la carpeta en la que se va a guardar el archivo Envía el documento a Imprimir. 2. Aumenta o reduce la página para facilitar su lectura. 3. Muestra una página a la vez. 4. Muestra dos o más páginas del documento. 5. Oculta o muestra la regla. 6. Ajusta el texto para evitar que una pequeña parte del documento pase a otra página. 7. Muestra la pantalla completa. 8. Visor de formatos, muestra el formato del párrafo seleccionado. Imprimir un documento Es recomendable guardar el documento antes de imprimirlo. De esta forma, si ocurre un error en la impresora o se presenta cualquier otro problema, no se pierde el trabajo realizado después de la última vez que se guardó. Cuando el documento está preparado para imprimir, hacer clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas. Word imprimirá por default una copia del documento. Si se requiere imprimir una página, un bloque del documento o varias copias utilizar el comando Imprimir del menú Archivo. 12

13 1 2 3 Salir de Word Seleccionar el comando Salir del menú Archivo O bien, presionar las teclas ALT + F4 Automáticamente se cerrarán todos los documentos abiertos, si se realizó alguna modificación en el documento, aparecerá un cuadro de diálogo, preguntando si se desean guardar las modificaciones. Indicar el intervalo de páginas. Especificar la impresora en la que se va a imprimir. Indicar el número de copias que se desean. Para cancelar una impresión, realizar cualquiera de las siguientes opciones: Presionar la tecla ESC, si la impresión se envío por medio del comando Imprimir del menú Archivo. Dar un clic en la impresora que se encuentra en la barra de estado. Seleccionar Imprimir del menú Archivo y dar un clic en el botón Detener Impresión. Cerrar un documento Al finalizar el trabajo con Word, cerrar los documentos activos. Para cerrar un archivo, seleccionar la opción Cerrar del menú Archivo. O bien, para cerrar más de un archivo, presionar la tecla Shift y seleccionar el comando Cerrar Todo del menú Archivo. 13

14 Edición de documentos Escritura y corrección de texto Escribir texto Al crear un documento nuevo, el punto de inserción se encuentra ubicado en la parte superior. No es necesario escribir con absoluta perfección, ya que resulta más sencillo realizar correcciones y cambios en cualquier momento. Al llegar al final de una línea Word continua automáticamente en la línea siguiente, para cambiar de párrafo presionar la tecla de ENTER ( ). Word inserta un caracter no imprimible denominado marca de párrafo ( ). Si no aparece en la pantalla dar un clic en el botón Mostrar u Ocultar de la barra de herramientas, o bien presionar las teclas CTRL + SHIFT + ( Sobreescritura de texto Para insertar información dentro de un documento se coloca el cursor en el lugar adecuado y se captura el texto, de forma predetermina Word inserta los caracteres moviendo el texto existente hacia la derecha del cursor. Sin embargo, es posible reemplazar el texto existente, caracter por caracter; a esto se le llama Sobreescritura. Dar doble clic en la palabra SOB de la barra de estado, escribir el nuevo texto y este reemplaza al existente. Para desactivar el modo de sobrescritura, nuevamente dar doble clic en la palabra SOB. Corregir y borrar Para corregir errores al escribir, presionar las teclas RETROCESO, para eliminar el texto del lado izquierdo del cursor, o SUPRIMIR; para el texto que se encuentra del lado derecho del cursor. Para borrar más de un caracter, resulta más rápido seleccionar el texto que se desea borrar y presionar la tecla RETROCESO o SUPRIMIR, o elegir el comando Borrar del menú Edición. Deshacer errores Si se realiza una operación incorrecta al estar trabajando con Word, se puede deshacer la acción o el efecto del comando, dar un clic en el botón correspondiente Deshacer Rehacer para deshacer o rehacer la última acción. Muchas acciones deberán deshacerse o rehacerse en secuencia. Cambiar la vista de un documento Para facilitar el trabajo con un documento, Word permite presentarlo en la pantalla de diferentes formas. Vista normal Vista Diseño de página Esta vista muestra una versión simplificada del documento. Los saltos de página se representan por medio de líneas punteadas, las columnas múltiples aparecen como una sola columna y los objetos de dibujo, los cuadros de texto y los márgenes superior e inferior no se ven. En esta vista, se presenta el documento como se imprimirá. Se pueden ver, por ejemplo, las imágenes y los objetos de dibujo, los títulos, los pies de página, así como las columnas múltiples. 14

15 Vista Diseño en pantalla En esta vista el texto aparece más grande y se ajusta en la ventana. De forma predeterminada, la vista Diseño en pantalla incorpora un panel de desplazamiento que se puede cambiar de tamaño, denominado Mapa del documento, al hacer clic en un tema del esquema se salta inmediatamente a esa parte del documento. Vista Esquema Esta vista permite ver fácilmente la estructura de un documento, mover, copiar y reorganizar texto arrastrando títulos. En la vista Esquema se puede contraer un documento para ver solamente los títulos principales o se puede expandir para ver el documento completo. Vista Documento maestro Documento maestro * se utiliza para agrupar varios documentos de Word en uno. De este modo, se pueden realizar cambios en un documento largo, como agregar un índice o una tabla de contenido o crear referencias cruzadas, sin tener que abrir cada uno de los documentos individuales. * Los documentos maestros permiten organizar y modificar un documento largo de una forma más sencilla, como por ejemplo un informe con varias partes o un libro con capítulos. 15

16 Selección de texto Para modificar texto o gráficos se deben seleccionar usando el ratón o el teclado. El texto o los gráficos seleccionados quedan resaltados. Si se desea cancelar la selección, hacer clic fuera de la zona de selección o utilizar las flechas de dirección para mover el punto de inserción. Para seleccionar Con el ratón Un elemento o texto Arrastrar sobre el texto que se desea seleccionar. Una palabra Un gráfico Una línea de texto Una frase Un párrafo Un completo documento Un bloque vertical Dar doble clic en la palabra. Dar un clic en el gráfico. Dar un clic en la barra de selección a la izquierda de la línea. Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en cualquier lugar de la frase. Dar doble clic el la barra de selección junto al párrafo. Dar triple clic en la barra de selección. Mantener presionada la tecla ALT, hacer clic con el botón del ratón y arrastrar. Mover texto o gráficos Seleccionar el texto o los gráficos que se desean mover, elegir el comando Cortar del menú Edición, presionar las teclas CTRL + X, o dar un clic en el botón Cortar de la barra de herramientas. Colocar el punto de inserción en la nueva posición, seleccionar el comando Pegar del menú Edición, presionar las teclas CTRL + V, o dar un clic en el botón Pegar de la barra de herramientas. Copiar texto o gráficos utilizando la barra de herramientas Seleccionar el texto o los gráficos que se desean copiar, elegir el comando Copiar del menú Edición, presionar las teclas CTRL + C, o dar un clic en el botón Copiar de la barra de herramientas. Colocar el punto de inserción en la nueva posición, seleccionar el comando Pegar del menú Edición, presionar las teclas CTRL + V, o dar un clic en el botón Pegar de la barra de herramientas. Mover y copiar texto o gráficos Al generar un documento es probable que se requiera cambiar de lugar un párrafo, una imagen, o que se repita. En Word existen dos conceptos importantes en la edición de documento: Mover: Significa quitar (cortar) de un lugar el texto seleccionado e insertarlo (pegarlo) en otra ubicación del documento. Copiar: Significa realizar una copia del texto seleccionado e insertarlo en una segunda posición. 16

17 La forma más fácil de mover o copiar texto en distancias cortas es con el método de arrastrar y colocar. Para mover texto, seleccionarlo, señalarlo con el puntero y presione el botón...arrastrar el puntero a la nueva posición. Insertar símbolos Además de las letras, los números y los signos de puntuación que aparecen indicados en el teclado, muchas fuentes incluyen viñetas y símbolos, como por ejemplo: δ, λοσ los cuales son de mucha utilidad para darle un toque personal a los documentos. Para insertar un símbolo, seleccionar el comando Símbolo del menú Insertar, marcar el símbolo y dar un clic en Insertar (Word inserta el símbolo y deja abierto el cuadro de diálogo, de forma que se puedan insertar más) al terminar dar un clic en Cerrar. El cuadro de diálogo presenta los símbolos disponibles en la fuente que se está utilizando en el documento. Si no se encuentra el que se requiere, seleccionar una fuente diferente....y soltar el ratón. Buscar y reemplazar texto y formato En ocasiones por error se escriben palabras con faltas de ortografía, o se requiere cambiar por un sinónimo y si el documento es muy grande se requiere de mucho tiempo para buscarlas y reemplazarlas. Word facilita ésta tarea con la herramienta de Buscar reemplazar. Buscar Para copiar texto, seleccionarlo. Presionar la tecla CTRL y señalarlo con el puntero, arrastrar el texto señalado a la Soltar el botón del ratón y la tecla CTRL para colocar el texto. Seleccionar el comando Buscar del menú Edición o bien presionar las teclas CTRL + B. En el cuadro Buscar, escribir el texto que se desea encontrar. A continuación, dar un clic en botón Buscar siguiente para iniciar la búsqueda. Una vez encontrado el texto se puede ir sustituyendo con uno diferente utilizando el comando Reemplazar y continuar la búsqueda eligiendo el 17

18 botón Buscar siguiente. El cuadro de diálogo permanecerá abierto mientras se modifica el documento, para cerrarlo dar un clic en Cerrar. Reemplazar Seleccionar el comando Reemplazar del menú Edición, o bien presionar las teclas CTRL + L. En el cuadro Reemplazar con, escribir el texto que va a substituir al que se encuentra en el documento. A continuación dar un clic en botón Reemplazar (para reemplazar algunas), Reemplazar todo (para todas las palabras que se encuentran en el documento.) Auto corrección Es una herramienta que corrige automáticamente errores tipográficos, ortográficos y gramaticales frecuentes. Por ejemplo, si se escribe qeu y, a continuación, un espacio o cualquier otro signo de puntuación, Word lo sustituye por "que". Seleccionar el comando Autocorreción del menú Herramientas y seleccionar la opción con el mismo nombre. Especifica el formato que se desea buscar o Indica el tipo de información que se desea localizar o reemplazar Ir a un lugar específico del documento Este comando permite desplazarse rápidamente a un lugar específico del documento; una página, sección, nota al pie, nota al final, anotación, marcador, campo, tabla, gráfico, ecuación u objeto. Seleccionar el comando Ir a, del menú Edición o presionar las teclas CTRL + I, indicar el tipo de elemento al que se desea ir, dar un clic en el botón Cerrar. 18

19 1. Escribir el elemento de autocorrección (Es una abreviatura o palabra que Word reemplazará automáticamente mientras se escribe, esta puede tener hasta 31 caracteres sin espacios). 2. Escribir el texto o colocar el gráfico que se desea que Word inserte automáticamente en lugar de la palabra abreviada del cuadro reemplazar. Este puede tener hasta 255 caracteres. Para que Word corrija el texto que se especifica en el cuadro de diálogo, debe estar seleccionada la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escribe. Por ejemplo, en el cuadro Reemplazar escribir itnerés y el cuadro Con, interés y dar un clic en Agregar. Cuando se escriba itnerés, Word lo sustituye por Interés. Autoformato mientras escribe Al momento de estar escribiendo se pueden aplicar formatos en el texto, sin necesidad de utilizar la barra de herramientas o la barra de menús. Aplica automáticamente estilos de borde, caracteres y párrafos. Al escribir tres guiones ( ), tres caracteres de subrayados (abc) o tres signos de igual (=), Word aplicará un estilo de borde fino, grueso o de dos líneas, respectivamente. Crear una tabla, cuando se escribe una serie de guiones y signos más, como Word inserta una columna para cada par de signos más (+). Aplicar automáticamente el formato de lista con viñetas a una lista, si al principio de un párrafo, se escribe un asterisco (*), un signo > o un guión ( ) seguido de un espacio o una tabulación, presionar la tecla ENTER para agregar el siguiente elemento de la lista, Word inserta automáticamente la siguiente viñeta. Para finalizar la lista, presionar ENTER dos veces o bien presionar RETROCESO para eliminar la última viñeta de la lista. Aplica automáticamente formato de lista numerada, si al principio de un párrafo, se escribe un número o una letra seguido por un punto y un espacio o una tabulación. Por ejemplo, 1., A., i. o a. Al presionar ENTER para agregar el siguiente elemento de la lista, Word inserta automáticamente el número siguiente. Para finalizar la lista, presionar ENTER dos veces o presionar RETROCESO para eliminar el último número de la lista Autotexto Permite escribir palabras o frases que se utilizan con frecuencia. Por ejemplo: 1 Escribir: CURSO DE WORD BÁSICO, seleccionar el texto, para la opción de Autotexto. 2 Escribir un nombre para el elemento de Autotexto que se muestra en el cuadro Vista previa en la parte inferior. (Este puede tener hasta 32 caracteres incluyendo espacios.) Por ejemplo escribir CWB. Y dar un clic en el botón Agregar. 3 Al escribir CWB y presiona la tecla F3, se presenta CURSO DE WORD BÁSICO que es el texto que se definió anteriormente. 19

20 encuentra una palabra que no está en dicho diccionario, la presentará en el cuadro No se encontró y propone sugerencias para corregir el posible error. Para cambiar el nombre a un elemento de Autotexto, en la lista seleccionar el nombre, escribir el nuevo nombre y a continuación, dar un clic en Agregar. Corregir la ortografía y la gramática Word incluye dos métodos para realizar la revisión ortográfica y gramatical. 1. Revisión mientras se escribe: A medida que se escribe, Word puede revisar automáticamente el documento y subrayar (color rojo) los posibles errores ortográficos y gramaticales. Para corregir se debe de colocar el puntero del ratón sobre la palabra subrayada, dar un clic con el botón derecho y seleccionar la palabra correcta. 2. Al terminar de crear un documento, Word busca los errores ortográficos y gramaticales en todo el documento. Cuando Word encuentra un posible error, lo marca para que se corrija y continuar con la revisión. Para revisar la ortografía de un documento, dar un clic en el botón Ortografía de la barra de herramientas, o seleccionar el comando Ortografía del menú Herramientas, Word repasa el documento en busca de errores ortográficos haciendo uso del diccionario principal, que contiene las palabras más comunes. Si Word Agrega el error ortográfico y su corrección a la lista de Autocorreción, de modo que Word corregirá el error automáticamente mientras se escribe. Seleccionar en el cuadro Sugerencias la opción que sea correcta. Dar un clic en Cambiar, Word cambia la palabra señalada, Cambiar todo, cambia todas las palabras iguales que encuentran en el documento. Si Word no reconoce como correcto un término especializado que esté bien escrito, elegir el botón Agregar, para agregar la palabra al diccionario personalizado actual. La siguiente vez que se revise la ortografía, Word no se detendrá en el nuevo término, a menos que esté mal escrito. Al terminar dar un clic en Cerrar.Otra forma de revisar la Ortografía y la gramática Seleccionar la palabra que se desea revisar y dar doble clic en el libro que se encuentra en la barra de estado. 20

21 Formato de documentos Word permite elaborar documentos con una apariencia profesional, ya que cuenta con herramientas para resaltar el texto con negritas, cursivas, diferentes tipos de letras, tamaños, colores; modificar la alineación de los párrafos, entre otras opciones. A estos cambios en la presentación se le llama FORMATO. En un documento hay formato de caracter y de párrafo. Formato de caracter El formato de caracter se utiliza para resaltar texto, marcar cambios de edición y crear efectos especiales. Los caracteres son letras, signos de puntuación, números, símbolos y signos especiales tales como %, *, y $, que se escriben como texto. Word ofrece las siguientes opciones de formato de caracter. Negrita subíndice super índice Cursiva subrayado continuo Espacio entre caracteres Tachar palabra subrayada MAYUSCULAS/minúscula s Colores subrayado doble Mayúsculas/minúsculas Un formato se aplica al elegirlo y se elimina al volverlo a elegir. En un mismo texto se pueden aplicar múltiples formatos de caracter. Cuando se inicia la escritura en un documento nuevo, el texto aparece con la fuente y el tamaño preestablecidos para Word. Hay varias formas para cambiar el formato de caracter: Utilizando la barra de herramientas Formato *. Las teclas de método abreviado. El comando Fuente del menú Formato. * Si no están presentes las barras de herramientas en la pantalla, seleccionar la opción Barra de herramientas del menú Ver y elegir la opción Formato. Seleccionar el texto. Si se activa un comando sin antes haber seleccionado el texto, Word aplica el formato en el lugar en donde se encuentra el punto de inserción. El texto que se escriba a partir de dicho punto tiene el nuevo formato, hasta que se vuelva a cambiar. Barra de herramientas Formato Tipo y tamaño de la fuente Lista con viñetas y sangría Teclas de Método abreviado Formato Teclas Negrita, cursiva Subrayado Negrita CTRL +N CURSIVA CTRL + K SUBRAYADO CTRL + S Subíndice CTRL + SHIFT + SIGNO IGUAL Cambiar mayúsculas a SHIFT + F3 minúsculas. Fuente CTRL + SHIFT + F Tamaño CTRL + SHIFT + M Copiar formato CTRL + SHIFT + C Pegar formato CTRL + SHIFT + V Revisar el formato del texto SHIFT + F1 (Después dar un clic en el texto cuyo formato desea revisar). Eliminar Formato CTRL + BARRA ESPACIADORA Las Teclas de método abreviado que aplican un determinado formato, sirven para eliminarlo. y 21

22 Para realizar ajustes precisos o cambiar varios formatos a la vez, seleccionar el texto, elegir el comando Fuente del menú Formato, o presionar las teclas CTRL + M. En el cuadro de diálogo que se presenta definir el formato y dar un clic en Aceptar. Cambiar el espacio entre caracteres Si se requiere ajustar con precisión el espacio horizontal o vertical del texto, seleccionar la opción Espacio entre caracteres del cuadro de diálogo Fuente, las opciones que presenta el cuadro, permiten hacer los siguientes ajustes en el texto. ELEVADO EXPANDIDO Letra capital Un párrafo puede iniciar con una letra o palabra más grande al tamaño que se está utilizando, este tipo de característica se llama Letra Capital. C uando aplique formato a un párrafo para que tenga una letra capital, Word colocará la primera letra del párrafo en un marco, el resto del texto se ajustará al lado del marco. DISMINUIDO COMPRIMIDO Seleccionar el formato y dar un clic en Aceptar. 22

23 Para dar formato a algún párrafo de Letra Capital, seleccionar la letra o palabra, elegir el comando Letra capital del menú Formato, y marcar la opción En texto o En margen. NOTA: El formato se aplica en toda la selección. Copiar formato Cuando un texto tiene el formato adecuado, se puede copiar en otro utilizando el botón Copiar formato. Seleccionar el texto cuyo formato se desea copiar y dar un clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar. Si se desea copiar el formato en varios lugares, hacer doble clic en el botón. Junto al puntero de forma de I se aparece una brocha, con el seleccionar el texto para aplicar el formato. Formato de párrafo Un párrafo es cualquier cantidad de texto, gráficos y la marca de párrafo ( ) que se presenta al oprimir la tecla de ENTER. Word cuenta con las herramientas necesarias para aplicar diferentes tipos de formato al párrafo, como son; alineación, interlineado, espacio entre los párrafos, sangrías, lo que permite darle al documento una presentación agradable. Para cambiar el formato de párrafo, seleccionarlo y definir las nuevas características. 1. La opción En texto coloca la letra capital alineada con el margen izquierdo, dentro de la zona de texto principal. 2. La opción En margen coloca la letra capital en el margen izquierdo. 3. En el cuadro Fuente, escribir o seleccionar la que se desea aplicar 4. En el cuadro Líneas que ocupa, indicar el número de líneas para especificar la altura de la letra. 5. En el cuadro Distancia desde el texto, seleccionar la cantidad de espacio entre la letra capital y el texto que sigue en el párrafo. 6. Dar un clic en el botón Aceptar. Eliminar letras capitales Dar un clic en el párrafo que contenga la letra capital, seleccionar el comando Letra capital del menú Formato, elegir Ninguna y dar un clic en el botón Aceptar. Es recomendable trabajar con las marcas de párrafo en pantalla para evitar eliminar accidentalmente las que contienen el formato para el párrafo. Alinear Texto La alineación de un párrafo acomoda el texto en el espacio que hay entre el margen izquierdo y el derecho. Word está preestablecido para alinear el texto a la izquierda, dejando el borde derecho sin justificar. Seleccionar los párrafos que se desean alinear y dar un clic en el botón correspondiente. Alineación Izquierda Alineación Centrada Alineación Derecha Alineación Justificada 23

24 O seleccionar el comando Párrafo del menú Formato y elegir la alineación. 24

25 También se puede alinear texto utilizando las teclas de método abreviado. Para aplicar o cambiar Alinear texto a la izquierda Centrar texto Alinear texto a la derecha Justificar texto Crear una sangría francesa CTRL + Q CTRL + T CTRL + D CTRL + J CTRL + F Escribir líneas a espacio sencillo CTRL + 1 Crear interlineado de 1.5 CTRL + 5 Presionar Escribir líneas a doble espacio CTRL + 2 Eliminar los formatos de párrafo no CTRL + W aplicados por un estilo Mostrar u ocultar caracteres no CTRL + SHIFT + ( imprimibles Cuando se cambian las tabulaciones, asegurarse de seleccionar todos los párrafos a los que se desea que afecte el cambio, para modificar todas las tabulaciones al mismo tiempo. Para establecer o cambiar la alineación de las tabulaciones, dar un clic en el botón Alineación de tabulaciones situado en el extremo izquierdo de la regla horizontal hasta obtener la alineación deseada. Tipos de Alineación Izquierda Derecha Centrada Decimal Se pueden establecer medidas exactas para las tabulaciones, seleccionando el comando Tabulaciones del menú Formato. Nota: Antes de alinear un párrafo, asegurarse de que el párrafo no tiene sangría. Tabulaciones Las tabulaciones vienen preestablecidas en intervalos de 1.25 cm. a partir del margen izquierdo. Sólo se tiene que presionar la tecla TAB para mover el punto de inserción a la siguiente tabulación del párrafo actual. Usar la regla para establecer una tabulación en una posición concreta o para cambiar la forma en que se alinea el texto en la tabulación. 25

26 Sangrías Una sangría es la distancia que hay entre el texto y los márgenes, normalmente se utilizan para resaltar una parte importante del texto. Si una línea contiene un caracter grande o un elemento como un gráfico o una fórmula, Word ajusta el espacio de esa línea. Para cambiar el interlineado de un párrafo, elegir el comando Párrafo del menú Formato y seleccionar la ficha Sangría y espacio. En el recuadro de Interlineado, seleccionar el tipo de interlineado que desee, si selecciona Mínimo o Exacto, escriba o seleccione la cantidad de interlineado, al terminar de un clic en el botón Aceptar. Para poner una sangría, dar un clic en un párrafo o seleccionarlo, elegir el comando Párrafo del menú Formato y la ficha Sangría y espacio o utilizar la regla. Para aplicar una sangría con la regla, arrastrar el marcador de sangría al lugar donde se requiere. Sangría f Sangría de primera línea Sangría i i d Interlineado El interlineado determina el espacio que hay entre los renglones del párrafo, el valor predeterminado depende del tamaño de la fuente. Se puede aplicar interlineado triple o personalizado en incrementos de media línea. Interline ado a 1,5 líneas Interline ado Sencillo Interline ado Doble 26

27 Espacio entre párrafos En lugar de presionar la tecla de ENTER para agregar líneas en blanco antes o después de un párrafo, usar el comando Párrafo del menú Formato y seleccionar la ficha Sangría y espacio para agregar espacio antes y/o después. escribir el siguiente texto de la lista y presione ENTER, de forma automática se continúa la lista. Crear una lista con viñetas: Escribir * o > y a continuación el texto de la lista. Word coloca las viñetas automáticamente. Si ya no se desea continuar con la lista presionar ENTER dos veces. Otra forma de crear una lista, es, escribir el texto, seleccionarlo y dar un clic en cualquiera de los botones; Lista numerada o Lista con viñetas. Lista numerada Lista con viñetas Para quitar los números o las viñetas de una lista. Seleccionar la lista y dar un clic en el botón Lista numerada o Lista con viñetas. Listas numeradas y con viñetas Las listas numeradas y con viñetas * son muy útiles al organizar información de un documento, resaltar la de mayor importancia o resaltar párrafos con números e incisos. La siguiente imagen presenta algunos ejemplos de la listas. Si se requiere otro símbolo diferente a las opciones que presenta Word, se puede personalizar la viñeta, Seleccionar la lista y escoger el comando Numeración y viñetas del menú Formato. Crear una lista con números: Escribir el primer número o letra de la secuencia, seguido de un punto o de un paréntesis, como 1. o A) o i., * Una viñeta es un símbolo que se encuentra al inicio de un párrafo, por ejemplo:,,,,. Dar un clic en el botón Personalizar 27

28 Elegir una fuente diferente. 2. Seleccionar la nueva viñeta. 3. Indicar la distancia entre el final de la viñeta o el número de lista y el inicio del texto. 4. Marcar la posición de la viñeta con respecto al margen. Una vez que se han definido los parámetros dar un clic en el botón Aceptar, aparecerá el cuadro de diálogo Numeración y viñetas dar clic en el botón Aceptar. 28

29 Diseño y composición de la página Al aplicar los formatos, anteriormente explicados, en un documento, este queda con una presentación agradable. Sin embargo, se puede mejorar al ponerle un encabezado o pie de página, definir los márgenes para que el texto quede distribuido dentro de una hoja o poner un salto de página al final de un capítulo. A continuación se describen los procedimientos a seguir. Crear encabezados y pies de página Un encabezado o pie de página está formado por texto o gráficos que se colocan en la parte inferior o posterior del documento. Con definirlos en una página, se presentan en todas las que conforman el documento. En la Vista de Diseño de Página se ven con un tono más claro. Estos pueden consistir simplemente en el título del documento y el número de página, pero también es posible crear encabezados y pies de página que contengan gráficos, varios párrafos y campos. Se puede definir un encabezado o pie de página diferente para las páginas pares y las impares, o utilizar un encabezado o pie de página diferente para la primera página de una sección o documento. Agregar y eliminar encabezados y pies de página Seleccionar el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. Las áreas de encabezados y pies de página están rodeadas por una línea punteada que no se imprime. Para poner un texto definido en Word, dar un clic en el o los botones de la barra de herramientas. El texto y los gráficos del documento aparecerán atenuados es decir en color gris. Inserta el número de página Inserta el número de páginas que contiene el documento 1. Permite cambiar el formato del número de la página 2. Inserta la fecha actual (la que tiene el sistema) 3. Inserta la hora actual (la que tiene el sistema) 4. Presenta el cuadro de diálogo para configurar la página Muestra u oculta el texto del documento 5. Inserta un encabezado o pie igual al de la sección anterior 6. Cambia entre el encabezado y pie 7. Muestra el Encabezado o pie de página anterior o el siguiente 8. Cierra el encabezado y pie Para volver al documento dar un clic en el botón Cerrar o dar doble clic en el área del texto principal. El encabezado o pie de página se ven de forma atenuada. Si se desea modificar el Encabezado o el Pie de página, dar doble clic sobre el encabezado o seleccionar el comando Encabezado y pie de página del menú Ver. Nota: En los encabezados y pies de página, el texto se escribe y se le aplica el formato de la misma manera que en el documento principal. Para eliminar un encabezado o pie de página, dar doble clic en el encabezado o pie de página, seleccionarlo y presionar la tecla SUPR. Insertar y eliminar números de página Elegir el comando Números de página del menú Insertar

30 Para especificar la posición en la que se desea que Word imprima los números de página, seleccionar un lugar en el cuadro Posición y una alineación. Para cambiar el formato del número de página, dar un clic en el botón Formato. Nota al pie de página Las notas al pie o al final explican, comentan o hacen referencia al texto de un documento. Un solo documento puede contener notas al pie y notas al final. Por ejemplo, se pueden utilizar las notas al pie para instrucciones detalladas y las notas al final para citar fuentes de información. Las notas al pie aparecen al final de cada página de un documento. Las notas al final normalmente aparecen al final del documento. Referencia de la Texto de la nota Una nota al pie o al final consta de dos partes vinculadas: la marca de referencia de nota y el texto correspondiente a la nota. En el cuadro de Formato de número, también se puede indicar el número en el que se inicia la paginación, especificar el número en Numeración de páginas al terminar dar un clic en Aceptar. Si se desea que en la primera página no aparezca el número, activar la casilla Número en la primera página y dar un clic en el botón Aceptar. La marca de referencia puede ser un número, que se actualiza de forma automática, es recomendable usar este tipo de marca en los documentos que tienen más de una referencia en una página. O marcas personalizadas. El texto de la nota puede ser de cualquier extensión y se le aplica formato del mismo modo que a cualquier otro texto. Para insertar una nota: Seleccionar el comando Nota al pie del menú Insertar. El número de página se agregará en el encabezado o pie de página. Word presentará el campo PAGINA en un marco, que permite arrastrar el número a cualquier lugar de la página. Cuando se agrega una hoja al documento se actualiza de forma automática la numeración. Para eliminar la numeración: Dar doble clic en el encabezado o pie, seleccionar el marco del número, oprimir la tecla SUPR. Una vez eliminados los números de página, elegir el botón Cerrar de la barra de herramientas Encabezado/pie. Si el documento tiene varias secciones y se elimina la conexión entre los encabezados o pies de página de las diferentes secciones, Word sólo elimina los números en la sección actual. Permite ajustar la posición de las notas y establecer las opciones de numeración. Elegir el tipo de nota y la numeración que se desea insertar, al terminar dar un clic en Aceptar. En el documento se presenta una línea y el punto de inserción para que escribir el texto de la nota. 30

31 Dividir un documento en secciones Un documento se puede dividir en cualquier número de secciones y aplicar un formato diferente a cada una de ellas. Por ejemplo, una parte con formato de una columna, luego cambiar a un formato de dos columnas para el resto del documento, o que unas páginas tengan orientación vertical y otras horizontal. Una sección puede ser un párrafo o un documento entero. Al iniciar un documento nuevo, no se encuentran saltos de sección, porque el documento es una sola. Se puede crear nuevas secciones cuando en una parte específica del documento se cambian cualquiera de los elementos siguientes: Tamaño, orientación o márgenes del papel. Número de columnas tipo periódico. Alineación vertical del texto en la página. Crear una sección nueva Seleccionar el comando Salto del menú Insertar. Tipos de secciones Página siguiente : Divide la página e inicia la nueva sección en la página siguiente. Página impar o Página par : Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la siguiente página impar o par Continuo: Empieza la siguiente sección en la misma página. Al oprimir la combinación de teclas CTRL + ENTER se inserta un salto de página. En presentación normal, Word inserta una línea doble punteada (esta línea no se imprime) encima del punto de inserción para marcar el final de la sección anterior y desplaza el punto a la siguiente sección. Para eliminar un salto de sección, seleccionar el salto y presionar las teclas de RETROCESO o SUPRIMIR. Debajo de Salto de sección seleccionar la opción que indique el lugar en el que se desea iniciar la siguiente sección al terminar dar un clic en el botón Aceptar. Cuando se quita un salto de sección, se elimina el formato del texto que se encuentra encima de el. Ese texto pasa a formar parte de la sección siguiente y adopta su formato. 31

32 Columnas estilo periodístico El formato de columnas estilo periódico, se puede aplicar a todo el documento o, a parte de el. En este estilo el texto fluye desde la parte inferior de una columna hasta la parte superior de la siguiente. Este tipo de formato permite crear columnas con diferente ancho y cambiar el número de columnas (hasta un máximo de 18) de un documento o de una página. Para ver varias columnas en pantalla, cambiar a Presentación de diseño de página o a Presentación preliminar. Crear varias columnas Seleccionar el texto que se va a cambiar a más de una columna, dar un clic en el botón Columnas, arrastrar hacia la derecha para indicar el número de columnas y soltar el botón del ratón. O bien, elegir el comando Columnas del menú Formato. En Preestablecidas, seleccionar una de las opciones, o en el cuadro Número de columnas, escribir el número de columnas. Si se desea que las columnas tengan el mismo ancho dar un clic en la casilla Columnas de igual ancho. Si se prefiere, especificar un ancho para cada una de las columnas y el espacio entre ellas, en el cuadro Ancho y espacio. Además, se puede agregar una línea entre las columnas dando un clic en la casilla Línea entre columnas Control de saltos de columna Aunque Word distribuye automáticamente las columnas en las páginas, es posible insertar saltos de columna para continuar en una columna nueva en la misma hoja o en otra. En Presentación de diseño de página, colocar el punto de inserción donde se desea iniciar la nueva columna. Seleccionar el comando Salto del menú Insertar y elegir la opción Salto de columna, o presione las teclas CTRL + SHIFT + ENTER Si se necesita que mantener párrafos, o un párrafo con un gráfico juntos. En presentación de diseño de página, seleccionar el párrafo o el gráfico que se desea mantener unido al párrafo anterior. Elegir el comando Párrafo del menú Formato e ir a la ficha Líneas y saltos de página, seleccionar la casilla Conservar con el siguiente. 32

33 Configurar página Las opciones de configurar página, permiten establecer las características de impresión de un documento. Al crear un documento nuevo, Word utiliza las opciones predeterminadas para el tamaño del papel, orientación, márgenes y números. Sin embargo, si se define desde el principio el tipo y tamaño, así como la orientación del papel que se va a utilizar, el texto que se escribe se ajusta a los parámetros definidos. Establecer el tamaño y la orientación del papel Seleccionar el texto para el que se desea un tamaño de papel o una orientación de página diferente, o colocar el punto de inserción en la sección que se desea cambiar. Elegir el comando Configurar página del menú Archivo. Seleccionar la ficha Tamaño de papel. Si se aplica el nuevo tamaño u orientación del papel al texto seleccionado, Word inserta un salto de sección antes y después del texto. Si se selecciona De aquí en adelante en el cuadro Aplicar a, Word insertará un salto de sección antes del punto de inserción. Márgenes Los márgenes determinan la distancia entre el texto y el borde del papel. Word imprime normalmente el texto y los gráficos dentro de los márgenes, mientras que los encabezados, pies de página y números de página los imprime en los márgenes. Para ajustar los márgenes de un documento, puede ser por medio de las reglas o el comando Configurar página del menú Archivo. Si se utilizan las reglas en presentación preliminar o en presentación de diseño de página, arrastre los límites de los márgenes para cambiarlos. Margen Encabezado Margen derecho Margen derecho En el cuadro Tamaño de papel, indicar el tamaño de papel en el que se va a imprimir. Para utilizar un tamaño de papel personal, escribir o seleccionar las medidas correspondientes en los cuadros ancho y Alto. En Orientación, seleccionar la opción Vertical u Horizontal. En el cuadro Aplicar a, seleccionar la opción que se requiere y dar un clic en el botón Aceptar. Margen inferior Pies de página 33

34 Si se utiliza el cuadro de diálogo Configurar página, seleccionar la ficha Márgenes. Para cambiar el tamaño de los márgenes, escribir o seleccionar la medida para el margen y ajustar en el cuadro Superior, inferior, Izquierdo o Derecho. Para preparar un documento que se va a imprimir por ambos lados del papel, seleccionar la casilla Márgenes simétricos. Seleccionar el texto que se desea cambiar de alineación Elegir el comando Archivo del menú Configurar página y seleccionar la ficha Diseño de página. En el cuadro Alineación vertical, indicar la alineación. Superior Alinea la parte superior del primer párrafo con el margen superior, ésta es la alineación de página predeterminada. Centrada Alinea los párrafos con respecto al centro de la página, a medio camino entre el margen superior e inferior. Justificada Distribuye los párrafos de forma equilibrada entre el margen superior y el inferior. Word alinea la parte superior del primer párrafo con el margen superior y la parte inferior del último párrafo con el margen inferior. En el cuadro Aplicar a, seleccionar la parte del documento que se va a cambiar y dar un clic en el botón Aceptar. Si un documento no está dividido en secciones, las especificaciones de márgenes afecta a todo el documento. Si está dividido, afecta a la sección del documento que contenga el punto de inserción. Si antes de entrar al comando Configurar página, se selecciona texto, al cambiar los márgenes, Word inserta saltos de sección antes y después de este texto para convertirlo en una sección independiente. Alinear texto verticalmente en una página Para la alineación vertical del texto dentro de una página, Word proporciona tres opciones, definen la distribución del texto entre los márgenes superior e inferior. Esta función es particularmente útil para dar formato a documentos que tengan una sola página y para páginas titulares. 34

35 Trabajar con tablas Mediante el uso de tablas es posible organizar columnas de número y texto en un documento sin necesidad de utilizar tabulaciones. Las tablas también proporcionan una forma adecuada para presentar texto en párrafo lado a lado, como un resumen, o para combinar texto y gráficos. Crear una tabla Una tabla está formada por filas y columnas, la intersección entre una fila y una columna se denomina celda, que se puede rellenar con texto y gráficos. Dentro de cada celda, el texto se ajusta igual que entre los márgenes de un documento. En una tabla se puede tener 32,767 filas y 63 columnas. Para insertar una tabla, colocar el punto de inserción en donde se va a crear la tabla. Dar un clic en botón Insertar columnas y arrastrar hacia la derecha para seleccionar el número de columnas y hacia abajo para indicar el número de filas y soltar el botón del ratón. Escribir o seleccionar el número de columnas y filas que se desean. Word coloca el punto de inserción en la primera celda de la tabla. En ese momento ya se puede escribir texto en la tabla. Desplazamiento en una tabla Desplazar el punto de inserción dentro de una celda y seleccionar texto es igual que en el resto del documento (usando el ratón, la tecla TAB o las flechas de dirección). Acción A la celda siguiente A la celda anterior A la primera celda de la fila A la última celda de la fila A la primera celda de la columna A la última celda de la columna TAB SHIFT + TAB ALT + INICIO ALT + FIN ALT + RE PÁG ALT + AV PÁG Teclas O bien Seleccionar el comando Insertar tabla del menú Tabla Convertir texto en una tabla o viceversa Es posible convertir un texto separado por marcas de párrafo, punto y coma o marcas de tabulación en celda de una tabla. Si el texto no contiene caracteres separadores, es necesario agregarlos. Para separar el contenido de celdas dentro de una fila, agregar punto y coma o marcas de tabulación. Para marcar el final de las filas, agregar marcas de párrafo. 35

36 Seleccionar el texto que se desea convertir y dar un clic en el botón Insertar tabla. Word convierte el texto en una tabla como se muestra en la imagen anterior. Para especificar las marcas que debe tomar en cuenta Word para convertir el texto en tabla, seleccionar el texto, elegir el comando Convertir texto en tabla del menú Tabla. En Separadores seleccionar el caracter que se desea usar para separar el texto y elegir el botón Aceptar. Edición de una tabla En esta sección se describe cómo seleccionar, insertar, eliminar, copiar y mover filas, columnas y celdas, además de cómo cambiar el espacio y el ancho de columna, y cómo dividir una tabla. Seleccionar celdas, filas y columnas Se puede utilizar el ratón o el teclado para seleccionar rápidamente celdas, filas y columnas. Para seleccionar texto dentro de una única celda, arrastrar el puntero del ratón por encima del texto. Word indica el número de columnas y filas, así como el ancho de las columnas y el caracter separador que va a utilizar para dividir el texto en columnas. Modificar las opciones necesarias y dar un clic en Aceptar. Convertir una tabla en texto Seleccione las filas que desee convertir en párrafos, elegir el comando Convertir tabla en texto del menú Tabla. Para seleccionar Una celda Una fila Una columna Varias celdas Con el ratón Dar un clic sobre la celda. Dar un clic en la barra de selección de filas (a la izquierda de la fila). Dar un clic en la parte superior de la cuadrícula o del borde. Presionar el botón izquierdo sin soltarlo y arrastre sobre las celdas, filas o columnas o bien presione la tecla SHIFT y las flechas de dirección. 36