Sistema de diseño y seguimiento de Procesos WT - WorkFlow.

Transcripción

1 Sistema de diseño y seguimiento de Procesos WT - WorkFlow. Introducción El moderno y veloz ambiente empresarial demanda una gran agilidad en los procesos internos corporativos como clave para la competitividad. Ofrecer al cliente final las soluciones correctas a sus necesidades, en el tiempo adecuado, marca la diferencia a nivel mundial. Adicionalmente, la apertura de los mercados hacia otras naciones demanda igualmente procesos estandarizados, con resultados previsibles y con posibilidad de seguimiento constante. Aquí surge el sistema WT*WorkFlow como apoyo para empresas ya certificadas o que estén en proceso y que requieran definir/estandarizar procesos, hacer mejoramiento continuo y medición de resultados para toma de decisiones. Que es WT*WorkFlow? Es un sistema de control de flujo de trabajo que permite modelar y poner en marcha procesos virtualmente sin límite de formularios, etapas, tiempos, ramificaciones y todo lo necesario para su estandarización. Se pueden construir procesos para cada área de la compañía que se desee, preventa, ventas, servicio al cliente, soporte postventa, helpdesk y en general todo tipo de actividades dentro de la empresa que involucren toma de decisiones, interacción entre áreas y su personal respectivo. Cualquier proceso puede asociarse a un cliente interno o externo, de forma que se construye una base de conocimientos y relaciones con el mismo. Información que no depende de los cambios de personal y persiste a través del tiempo.

2 WT WorkFlow permite dentro de sus múltiples capacidades: Modelar y poner en marcha procesos de virtualmente cualquier dependencia de la empresa. Sin limite de etapas, responsables, tiempos o formularios relacionados. Con esto se logra Estandarizar los procesos. Permitir acceso a su personal virtualmente desde cualquier lugar del mundo, gracias a estar diseñado con tecnología Web. Medir y hacer seguimiento en tiempo real de los casos vigentes, gracias a un sistema de alarmas visuales y de correo electrónico. Para los directivos, tomar decisiones en tiempo real, mientras el personal operativo hace su gestión diaria. Tener un registro de todas las tareas, decisiones y documentación de apoyo. Eliminar la dependencia del personal, pues al registrarse todas sus actividades, estas, pueden ser reasignadas a otros funcionarios que pueden ver todo el historial sin pérdida de datos. Digitalizar y estandarizar formularios eliminando virtualmente la papelería dentro de los procesos. Adjuntar archivos de cualquier tipo (Word, Excel, PowerPoint, imágenes, etc.) dentro de los procesos cuando sea necesario, creando de esta forma un banco de archivos, eliminando la dependencia del disco duro o los portátiles en caso de daño. Crear una base de conocimientos permanente de los procesos, clientes y personal. Interactuar con otros sistemas de información como ERP, nómina, etc. mediante generación de interfaces parametrizables (* el sistema receptor debe tener posibilidad de incorporar información externa). Interactuar con el correo electrónico, facilitando la interacción con una de las principales herramientas de la actualidad. Notificaciones, accesos e información general pueden recibirse directamente vía . Mantener los procesos documentados gracias a una sección de manejo de contenidos y manuales que facilita la divulgación entre el personal usuario de la herramienta. Componentes El sistema lo conforman una serie de componentes organizados de manera lógica que permiten una amplia parametrización del modelo de la organización: Organigrama de la empresa. Personal organigrama Permisos y seguridad. Horarios de trabajo/días Festivos. Entorno del sistema. Listas desplegables

3 Organigrama general de la empresa: Sobre esta configuración básica se construyen los procesos, definiendo: Procesos y tiempos estimados de solución. Pasos detallados que lo conforman y sus tiempos de ejecución. Responsabilidades, escalamientos y alarmas. Árboles de proceso: la secuencia de cada caso a través de la organización. Definición de formularios asociados al proceso WT*Workflow tiene un diseño modular muy eficiente que permite modelar cualquier tipo de proceso y ponerlo a funcionar de inmediato, sin ser programador.

4 La funcionalidad de crear formularios es una herramienta muy poderosa que permite manejar documentos digitalmente, eliminar papel y unificar archivos digitales en un solo lugar. Pueden reemplazar formatos de reclamo, de entrega, fichas técnicas de equipos y en general cualquier documento físico que circule dentro de la organización. De igual forma pueden contener imágenes y archivos de cualquier tipo en medio digital, convirtiendo a WT*Workflow en un repositorio unificado de archivos.

5 Finalmente aparecen los componentes de interacción y seguimiento que alimentan el sistema y permiten la interacción diaria de los funcionarios: Creación de casos/histórico cliente Diligenciamiento de formularios Agenda de programación de tareas Administración de clientes (Clientes VIP, calificación del servicio, estadísticas de historial, etc.) Reportes / indicadores de gestión: Por proceso, área, cargo, en los cuales las alarmas gráficas facilitan la detección de cuellos de botella. Motor de búsqueda / base de conocimientos. Las Herramientas de Consulta incluidas permiten extraer y dar valor agregado a la información en línea mientras los funcionarios atienen sus procesos.

6 El sistema también permite configurar dinámicamente información de los formularios dinámicos para ser graficada como informes gerenciales.

7 VENTAJAS DE WT*WORKFLOW. Estandarización y trazabilidad total de los procesos de la organización. Centralización de toda la gestión, seguimiento e imagen de su empresa respecto a los clientes. Concentra el historial de los clientes con la empresa sin necesidad de buscar en diversas fuentes. Esto le da poder a sus agentes de servicio. Gracias a la creación y gestión dinámica de formularios, automatiza y estandariza los documentos de la empresa, reduciendo costos, riesgos, tiempos muertos y gastos en insumos. Interfaz Web que evita actualizar e instalar software especializado en los equipos de los usuarios. Aumenta valor agregado de la empresa permitiendo a los clientes interactuar activamente a través de Internet/Intranet. Facilita la creación y automatización de indicadores de gestión en la empresa. Con estos indicadores se tiene control real sobre lo que sucede con los procesos de negocio, especialmente los que tocan a sus clientes. Estos indicadores son la clave para lograr una excelente calidad en el servicio. Solución robusta y estable. Altamente Parametrizable y flexible para integración con otros sistemas. Bajo costo, comparado con otros sistemas en el mercado. Disponible en INGLES y ESPAÑOL

8 ACERCA DE WEBTECH Desde el 2005 nos hemos dedicado a cubrir las necesidades de mejoramiento de procesos internos, automatización, instalaciones, configuración/afinamiento y consultoría sobre plataformas de datos Oracle en ambientes sea en tecnologías cliente/servidor o Web. Su fundador, trabaja desde 1998 planificando, instalando y administrando motores Oracle, así como diseñando y desarrollando software para dichas plataformas. Ahora se ha ampliado el portafolio de productos y servicios de tecnología para incorporar diseño Web, desarrollo a la medida, capacitación y consultoría sobre otras bases de datos adicionales a Oracle. WebTech ha trabajado continuamente como outsourcing para otras empresas del sector tecnológico, así como proveedor de servicios al sector de la salud, alimentos, industria/manufactura, empresas de servicios públicos y financieros, en diversos proyectos en Colombia y Suramérica. MODALIDADES DE ADQUISICION OPCION TOTAL Características incluidas: Licenciamiento Mínimo inicial de 10 usuarios, se pueden adicionar licencias extra de manera individual o en lotes. Instalación y configuración de WorkFlow en un servidor proporcionado por el cliente con base de datos Oracle. Sin límite de tiempo. Sin límite de procesos, estados y/o formularios web. Garantía por seis meses a partir de la fecha de entrada en funcionamiento contra defectos de fabricación del producto. Visitas bimestrales/acceso remoto para afinamiento de la base de datos durante el periodo de garantía. Capacitación al personal de coordinación, directivo y/o de replicación (adicional al acompañamiento del punto anterior). Hasta 6 funcionarios con una duración de 16 horas. Acompañamiento de 40 horas para la correcta parametrización y diseño de los procesos de la compañía. Manuales de aplicación. PRECIOS: CONTACTAR El acompañamiento 40 horas, cubre específicamente asesoría en la definición de los procesos de forma que se aproveche al máximo la herramienta. Nuevos desarrollos sobre funcionalidades no estándar de la herramienta se ofrecerán por separado.

9 OPCION RENTA Características incluidas: Acceso web a nuestros sistemas. El Cliente no debe adquirir servidores o licencias de ningún tipo. Sin cargos de configuración o instalación. Mínimo incluido de 10 usuarios, se pueden adicionar licencias mensuales adicionales en cualquier momento durante vigencia del contrato. Períodos anuales renovables. Sin límite de procesos, estados y/o formularios web. Garantía y soporte técnico contínuos durante la vigencia del contrato. Capacitación al personal de coordinación, directivo y/o de replicación (adicional al acompañamiento del punto anterior). Hasta 6 funcionarios con una duración de 16 horas. Acompañamiento de 40 horas para la correcta parametrización y diseño de los procesos de la compañía. Manuales de aplicación. PRECIOS: CONTACTAR El acompañamiento 40 horas, cubre específicamente asesoría en la definición de los procesos de forma que se aproveche al máximo la herramienta. Nuevos desarrollos sobre funcionalidades no estándar de la herramienta se ofrecerán por separado.