ABB Spain optimiza la gestión de sus facturas con PGN

Transcripción

1 optimiza la gestión de sus facturas con PGN ABB es líder global en tecnologías de energía y automatización, y uno de los mayores conglomerados del mundo. ha utilizado los servicios de PGN desde 2011 para enviar y recibir facturas electrónicas, lo que les ha ayudado a optimizar la gestión de sus facturas.

2 Un sistema óptimo para la facturación electrónica Fácil de instalar, fácil de adaptar Algunas de las ventajas que han obtenido han sido Creo que la solución de PGN es una solución buena y el aumento de la eficiencia y ahorro de tiempo, y la muy fácil para las empresas que no cuentan con una gran disminución de costes y del impacto medioambiental. infraestructura dentro de su grupo de empresarial. Por Con los servicios de PGN, ABB también es capaz de enviar ejemplo, para los proveedores locales a los que su sede facturas electrónicas a la Administración Pública española, les comunica que necesitan emitir facturas electrónicas algo que se hizo obligatorio en enero del Iniciamos de manera particular, dice la Sra. Jiménez. el proyecto con PGN en 2011 porque queríamos tener un sistema de recepción de facturas óptimo dado que las Una de las principales ventajas con PGN, y parte de la autoridades fiscales en España permitieron las facturas razón por la que ABB tomó su decisión global, fue que electrónicas, dice la Sra. Ana Jiménez, Jefa de Control PGN no requería ninguna gran implementación dentro de Interno, ABB S.A. la empresa porque todos sus servicios están basados en la nube y son fáciles de instalar. Creo que fue una muy Proveedor de servicios aprobado a nivel mundial buena elección, porque PGN se adaptó fácilmente y nos ABB tiene una estricta política de selección de servicios ofreció soluciones rápidas y de calidad con resultados o proveedores que se van a utilizar dentro del grupo. El inmediatos. grupo ABB tiene una lista de proveedores que han sido aprobados a nivel mundial. Cuando quisimos iniciar la Facturas electrónicas cargadas cada 20 minutos facturación electrónica en España fuimos los pioneros En España, el valor de las facturas de nuestra organización dentro del grupo, a efectos prácticos ABB nos notificó asciende a los 600 millones de euros. Contamos con que PGN estaba aprobado globalmente para la empresa empleados y las facturas son procesadas a través de un y que podía ofrecernos estos servicios. Habíamos solo canal. Las facturas electrónicas se adaptan mucho a estado emitiendo facturas electrónicas dentro del grupo nosotros, dado que hay una entrada directa de las facturas empresarial desde 2010, pero no a través de terceros. que ingresan en nuestro sistema y se cargan todos los Consideramos todas las opciones, pero tuvimos un buen días de hecho, cada 20 minutos, las facturas electrónicas diálogo con PGN y decidimos que ellos eran la mejor se cargan al sistema - y no tienen que ser gestionadas por solución para nosotros. una persona. Es muy eficaz.

3 La facturación electrónica es segura, exacta y sencilla y nos ha ayudado mucho a optimizar la gestión de facturas. Mejoras importantes en la eficiencia En este momento, tenemos un volumen de facturación electrónica de terceros de entre 45 50% en. Nuestro objetivo es llegar al 100% en La facturación electrónica es segura, exacta y sencilla y nos ha ayudado mucho a optimizar la gestión de facturas. En el grupo, también tenemos el 80% de las facturas en formato electrónico. Hemos visto una gran mejora en la eficiencia; cuando un proveedor nos envía una factura electrónica, sabemos que la factura llega siempre de la misma manera. Ahorro de tiempo con cada factura electrónica Además de eso, y gracias a PGN, hemos logrado conseguir que rellenen los campos que son relevantes para nosotros, y así nuestro sistema está lo más optimizado posible. Recibimos una factura electrónica tan pronto como el proveedor nos la envía. Con facturas de papel, este no es el caso, ya que las facturas se envían a un centro de escaneado y reconocimiento óptico. Esto significa que nos ahorramos mucho tiempo con cada factura electrónica que enviamos y recibimos a través de Pagero Online. Las facturas se ubican en nuestro sistema al instante y nunca hay incidentes. Entonces, se pueden procesar mucho más rápido, lo que se convierte en una gran ventaja, explica la Sra. Jiménez. Nos ahorramos mucho tiempo con cada factura electrónica que enviamos y recibimos a través de PGN. Las facturas se ubican en nuestro sistema al instante y nunca hay incidentes.

4 Proyectos de activación continuos El mayor desafío es transmitir el mensaje a una granularidad de proveedores y clientes tan alta y luego incorporarlos a la producción. Sin embargo, hemos tenido varios proyectos de activación exitosos con PGN, en los que ellos gestionaron esa parte por nosotros, dice la Sra. Jiménez. Johanna Alm, Senior Business Manager de PGN y Project Leader para ABB, explica: Al empezar este proyecto, recomendamos a ABB escribir una carta a los proveedores importantes con un mensaje y unos requisitos claros que no pudiesen ser malinterpretados. Siguieron nuestro consejo seriamente. La carta se envió a los proveedores al alcance y en poco tiempo, de hecho, en sólo un par de meses, habíamos incorporado el 80% de los proveedores que nos fueron proporcionados. Esto se ha hecho repetidamente desde el inicio y, antes de finales de 2015, ABB decidió ofrecer a sus proveedores la solución de portal web gratuito. Esta solución permite que incluso los proveedores más pequeños se ajusten a los requisitos de clientes. Estábamos anticipando un interés enorme, pero el resultado verdaderamente superó nuestras expectativas. Durante el primer trimestre de 2016, hemos incorporado más de 400 proveedores. Se trata de eficiencia, pero también estamos contribuyendo con el medio ambiente. Ambos son muy importantes para nosotros. Nunca ningún problema En realidad, no nos hemos encontrado con ninguna con su recibimiento. Más o menos todos nuestros mayores dificultad o problema con PGN, continúa la Sra. Jiménez. proveedores están ahora en producción y están enviando De vez en cuando, los proveedores nos han preguntado lo sus facturas electrónicamente, y habrá más que les sigan. que tienen que hacer cuando su número de identificación Otra motivación para ABB para adaptar este proceso fue tributaria cambia, pero los problemas se limitan a ese tipo el aspecto medioambiental. Se trata de eficiencia, pero de cuestiones. No hemos tenido ningún proveedor que también estamos contribuyendo con el medio ambiente. nos haya comunicado que estén teniendo problemas con Ambos son muy importantes para nosotros. el envío de facturas, y tampoco tenemos ningún problema

5 PGN ha sido excelente y siempre están dispuestos y ansiosos de ayudar a responder nuestras preguntas. Los requisitos legales ayudan a impulsar la facturación electrónica El clima de la facturación electrónica en España también está impulsando el desarrollo y se espera que el movimiento de la facturación electrónica aumente en los próximos años porque, realmente, es una cuestión de tendencias: y con esta iniciativa de agencias estatales y gubernamentales, cualquiera que facture a una agencia gubernamental tiene que emitir una factura electrónica. Creo que, al final, una cosa llevará a la otra, y todo el mundo dejará de emitir facturas en papel y sólo enviará facturas electrónicas. No sólo a las agencias gubernamentales, sino también a todos los demás proveedores. Apoyo importante en todo momento En cuanto a nuestra relación con PGN, esta es, en mi opinión, muy suave y buena. Las promesas se están manteniendo; recibimos mucho apoyo de PGN cuando lo necesitamos; recibimos llamadas regulares para hacer frente a cualquier problema con respecto a nuestros proveedores en los proyectos de activación permanente y, además, también tenemos reuniones cara a cara donde PGN viene a visitarnos. PGN ha sido excelente y siempre están dispuestos y ansiosos de ayudar a responder nuestras preguntas. Nos sentimos bien apoyados en todo momento y no tengo ninguna queja, dice la Sra. Jiménez. Gracias a los servicios de PGN, ABB ha obtenido resultados muy satisfactorios: 1. Ahorro en tiempo y dinero, con facturas electrónicas cargadas al sistema cada 20 minutos. 2. Cumplimiento de los estrictos requisitos de ABB sobre proveedores terceros aprobados de manera global. 3. Aumento continuo del volumen de facturación electrónica de terceros, 45-50% por ahora. 4. Gestión optimizada de facturas, con un volumen de facturación electrónica interno del 80%. 5. Servicios de valor añadido que aseguran que cada factura electrónica sea correcta y entre en el sistema de ABB directamente. 6. Varios proyectos de activación satisfactorios con PGN, con más del 80% de los proveedores proporcionados activados. 7. Ningún problema o incidente con PGN. 8. Solución respetuosa con el medio ambiente de acuerdo con la política medioambiental de la empresa. 9. Cumplimiento de los requisitos legales de facturación electrónica a la Administración Pública española. 10. Servicio y soporte excelentes, y una buena relación personal con PGN desde el 2011.

6 Sobre ABB ABB es líder en tecnologías de energía y automatización que permite a clientes de servicios públicos, industriales y de transporte e infraestructura mejorar su rendimiento a la vez que reducen el impacto medioambiental. El Grupo ABB de empresas opera en unos 100 países y emplea alrededor de personas. La sede de ABB se encuentra en Zúrich, Suiza. Servicios Pagero Online vía SFTP Validación Enriquecimiento Firma digital Portal Web de Proveedores Sector: Cliente: Tecnología energética Ubicación ABB Automatización industrial España (mundial) Material eléctrico PGN ofrece servicios de pedidos y facturas electrónicas que ayudan a las empresas a agilizar sus operaciones durante todo el proceso que va desde el pedido al pago. Nuestros servicios se ofrecen en la nube, a través de nuestra red Pagero Online. Los servicios no son exclusivos para un sistema ERP, un sector ni un volumen de transacciones concreto y se adaptan a todo tipo de empresas. PGN cuenta con alrededor de 120 empleados y tiene su sede en Gotemburgo, Suecia. También contamos con oficinas de ventas locales en Estocolmo, Oslo, Helsinki, Brighton, Dublín y Dubái. Los más de 40 desarrolladores de nuestro equipo de I+D trabajan constantemente con el desarrollo de nuestros servicios, permitiendo a nuestros clientes obtener el máximo beneficio de sus inversiones. Más de clientes de cincuenta países se benefician de nuestros servicios. A través de acuerdos locales de interoperabilidad, nuestros servicios llegan a más de empresas y organizaciones de todo el mundo. Descubra más sobre como podemos ayudar a su empresa en