SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código UdeC_CBio-PC/ DESARROLLO Y VENTA DE ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN

Transcripción

1 1. PROPÓSITO. SISTEMA DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO DISEÑO, Fecha 25/06/2012 Página 1 de 7 Establecer como la Facultad de Ciencias Biológicas, identifica necesidades de capacitación o venta de sus servicios, con el objeto de satisfacer las necesidades del cliente. 2. ALCANCE. Este procedimiento se aplica a la Unidad de Capacitación de la Facultad de Ciencias Biológicas y se relaciona con las cláusulas 5.2, 7.2 y 7.3 de la Norma Chilena NCH Of y de la Norma Internacional ISO 9001: RESPONSABILIDAD. La responsabilidad de la implementación y cumplimiento de este procedimiento es de la Unidad de Capacitación. 4. DEFINICIONES. a) Propuesta: todo documento que responde a los requerimientos de capacitación de clientes, ya sea de carácter público o privado y con los requerimientos legales, los requisitos de la Facultad de Ciencias Biológicas y del cliente b) Calendario de Cursos: listado de actividades de capacitación programadas. c) Participante: Persona natural inscrita en una actividad de capacitación. d) Cliente: Persona natural o institución pública o privada que demande servicios de capacitación. e) Coordinador de Actividad de Capacitación: Persona que realiza una propuesta con la asesoría de la Unidad de Capacitación. Elaborado por: Silvia Lagos Padilla/ Vicky Fierro F. Revisado por: Soraya Gutiérrez Gallegos Aprobado por: Nelson Carvajal Baeza

2 5. PROCEDIMIENTO SISTEMA DE GESTIÓN Página 2 de Identificación de necesidades de capacitación, venta y control del servicio prestado. La Unidad de Capacitación: a) El Coordinador propone y diseña con la asesoría de la Unidad de Capacitación, la propuesta de capacitación. b) El Coordinador completa formulario de diseño de la actividad de capacitación e informa a su Director de Departamento o de la Unidad (según corresponda). c) El Coordinador envía la propuesta al Jefe de la Unidad de Capacitación para su revisión, en particular en lo que respecta al programa de contenido, listado de necesidades y costo de la actividad. Con copia al Director de Departamento o de la Unidad (según corresponda) d) El Jefe de la Unidad de Capacitación REVISA si la propuesta cumple con los requerimientos técnicos y económicos para que la Facultad de Ciencias Biológicas responda con calidad a los requerimientos de capacitación de los potenciales participantes y clientes. e) Si la evaluación anterior es favorable, el Jefe de la Unidad de Capacitación envía la propuesta revisada al Jefe de Administración y Finanzas para su VERIFICACION. f) Verificada la propuesta, el Jefe de Administración y Finanzas la envía al Decano de la Facultad para su VALIDACION y aprobación. g) Una vez obtenido el V B del Decano, la propuesta es codificada por el Jefe de Administración y Finanzas, quien envía la propuesta validada y codificada al jefe de la Unidad de Capacitación, quien a su vez informa al Coordinador de la Actividad, con copia al Director de Departamento o de la Unidad (según corresponda) incluyendo el anexo 3, sobre la Distribución de los Recursos por actividades realizadas en la Facultad de Ciencias Biológicas. En el caso de un curso cerrado o solicitado por un cliente determinado, la propuesta es enviada al cliente para que este proceda a su validación externa. h) En caso que alguno de los actores mencionados desde la letra d) a la g), soliciten cambios, se le comunicara al Coordinar del curso, quien procederá a realizar las modificaciones que correspondan y se repetirá el procedimiento establecido a partir de su punto e). Los cambios deben quedar registrados en la sección XI Control de Cambios UdeC_CBio. (UdeC_CBio-FC/007 vig.)

3 Página 3 de 7 i) En conformidad a las validaciones y código asignado, la propuesta está en condiciones de ser ofrecida a los potenciales clientes. Y es el Coordinador de la Actividad de Capacitación, quien asume la responsabilidad de la ejecución de la actividad. Durante la ejecución de la actividad de capacitación, sin perjuicio de las atribuciones del Coordinador de la Actividad de Capacitación, del Coordinador de Calidad y del Decano, es la Unidad de Capacitación la responsable de realizar acciones de control, las que quedarán registradas en el Formulario de Control de Desarrollo de Servicios de Capacitación (UdeC_CBio-FC/013 vig.) para cerciorarse que el desarrollo del servicio este acorde con el compromiso adquirido con el cliente. De la misma forma deberá responsabilizarse de verificar la aplicación, adecuada y oportuna, de las Encuestas de Evaluación de Satisfacción de Participantes (UdeC_CBio- FC/009vig. o UdeC_CBio-FC/0014vig.) y Evaluación de Satisfacción de Clientes (UdeC_CBio FC/010vig.). Junto con lo anterior, la Unidad de Capacitación verificará que el relator haga la debida entrega y en los términos establecidos del Manual de Inducción de Relatores, en la Secretaría de la Unidad de Capacitación; del libro de clases, materiales sobrantes, encuestas aplicadas y evaluaciones de los participantes. Sólo después de ésta verificación informará al Jefe de Administración y Finanzas para autorización del pago de boletas de honorarios. 5.2 Inscripción de la Actividad de Capacitación La Unidad de Capacitación, una vez aprobada la Actividad de Capacitación y realizada la difusión de ésta, procede a entregar en papel o a través de correo electrónico, el precio de la actividad de capacitación, forma de pago, el formulario de Inscripción (UdeC_CBio-FC/008 vig.), en el que se encuentra la información del curso para inscripción en Sence, los instructivos de retiro y devolución y el de reclamo. En el formulario UdeC_CBio-FC/008 vig. se incluyen los datos para la inscripción del alumno y los datos para la posterior facturación. Se exceptúan de este último proceso los cursos contratados a través de OTIC, ya que son éstas las encargadas de incluir los datos para facturación en las órdenes de compra, y las actividades de carácter cerrado que estén incluidas en contratos vigentes firmados con la Facultad. Para actividades contratadas a través de la Dirección de Postgrado de la Universidad de Concepción, se utilizará el formulario de inscripción de dicho organismo.

4 Página 4 de Facturación y Certificación de la Actividad de Capacitación Durante el desarrollo de la Actividad de Capacitación, la Unidad de Capacitación enviará al Área de Administración y Finanzas los datos necesarios para facturar: Ficha de Inscripción u Orden de Compra. El Área de Administración y Finanzas devuelve a la Unidad de Capacitación la factura procesada, y será esta última la encargada de enviar la factura al cliente junto al Certificado de Asistencia y Calificación, en el cual debe ir registrado el número de la factura correspondiente. Además de estos documentos, se incluirá el formulario encuesta de satisfacción del cliente el que se solicitará completar y devolver en un plazo no mayor a 10 días.(en el caso de los cursos cerrados) Pasado 30 días de emitida la factura, es la Unidad de Capacitación la encargada de insistir en el pago de la misma con el cliente. 6. REGISTROS. a) UdeC_CBio-FC/007 vig. Formulario Control Interno de Diseño, Construcción y Desarrollo de Servicios de Capacitación. b) UdeC_CBio-FC/008 vig. Formulario de Inscripción Facultad de Ciencias Biológicas o Formulario de Inscripción Dirección de Postgrado. c) UdeC_CBio-FC/013 vig. Formulario de Control de Desarrollo de Servicios de Capacitación. d) Registro alternativo Formulario solicitado por el cliente para el Diseño de Servicios de Capacitación. Reemplaza a UdeC_CBio-FC/007 vig. salvo en la evaluación económica de la actividad. 7. REFERENCIAS. a) Norma Chilena NCh 2728 Of y la Norma Internacional ISO 9001:2008. b) Manual de Inducción de Relatores.

5 8. ANEXOS. SISTEMA DE GESTIÓN Página 5 de 7 Anexo 1: Instructivo de Retiro y Devolución. Anexo 2: Instructivo de Reclamos Anexo 3: Distribución de Recursos por actividades realizadas en la Facultad de Ciencias Biológicas. 9. DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIÓN AL DOCUMENTO. Se incluyen anexos con instructivo para reclamos, retiros y devolución (versión 2). Se incorpora modificación a documentos aceptados como orden de realización de actividades de capacitación, definición de coordinador de calidad, modificación en el plazo de envío documentación necesaria para proceder a facturación y se incorporan los formularios UdeC_CBio-FC/012 vig. y UdeC_CBio-FC/013 vig. (Versión 3, 4/12/2006). Se modifica la versión de la Norma ISO 9001:2008 (Versión 4, 27/07/09) Se modifica el Formulario Control Interno de Diseño de Servicios de Capacitación (UdeC_CBio-FC/007 vig.)y se elimina el Formulario de Diseño de Servicios de Capacitación (UdeC_CBio-FC/012 vig.). (Versión 5, Junio 20 de 2010). Se incorpora en el procedimiento de el informar y enviar copia del Diseño al Director del Departamento o de la Unidad, de las actividades a desarrollar. Se incluye Anexo 3 con la Distribución de Recursos por actividades realizadas en la Facultad de Ciencias Biológicas. (Versión 6, Noviembre 25 del 2011) Se elimina la entrega del informe financiero al Jefe de la Unidad de Capacitación, dado que, se realiza un resumen financiero al Decano anualmente con toda la información. Se adiciona anexo 3 especificando la distribución de las asistencias técnicas y/o prestaciones de servicios que se realizan en la Facultad de Ciencias Biológicas (versión 7, Abril 12 del 2012.) Se incorpora el nombre y código del formulario para el control de la actividad de capacitación y se complementa que deben quedar por escrito los cambios en el diseño (versión 8, Junio 26 del 2013.)

6 Página 6 de 7 ANEXO 1 INSTRUCTIVO DE RETIRO Y DEVOLUCION Art.1.- Los alumnos de algún curso de capacitación impartido por la Facultad de Ciencias Biológicas que por razones de fuerza mayor y debidamente justificadas, deban hacer abandono del programa que están cursando, podrán solicitar: 1. Devolución de dineros cancelados, en los siguientes términos: a) Devolución total del valor de la actividad de capacitación, siempre y cuando el retiro del curso se solicite antes de 3 días de iniciado el curso, exceptuándose los pagos que ya se hayan realizado a la Dirección de Postgrado. b) Devolución del 50% del valor total de la actividad de capacitación, descontado el valor de la matrícula, siempre y cuando no se haya realizado más del 30% de la actividad. 2. Acreditación de capacitación realizada: a) Sin perjuicio de lo establecido en el punto 1, el alumno que abandone un curso podrá solicitar una acreditación o certificación de lo realizado por parte de la Unidad de Capacitación de la Facultad de Cs. Biológicas, siempre y cuando antes del retiro, se cuente con alguna evaluación formal de lo realizado y el alumno esté al día en los pagos requeridos a la fecha. Art.2- Para poder tener derecho a lo establecido en el Art.1.-, el abandono de la actividad de capacitación debe ser solicitada personalmente por el alumno, por escrito, al Coordinador de la Actividad de Capacitación, quien visto los antecedentes aludidos por el alumno, solicita al Jefe de la Unidad resolver. La resolución adoptada será comunicada por escrito al alumno en un plazo no superior a 20 días hábiles. ANEXO 2 INSTRUCTIVO DE RECLAMOS Todos los participantes de algún curso de capacitación impartido por la Facultad de Ciencias Biológicas tienen derecho a dejar constancia de sus no conformidades y en caso que proceda a que éstas sean respondidas. Para el propósito anterior se procederá de la siguiente manera: 1) Estará disponible en la Unidad de Capacitación de la Facultad de Ciencias Biológicas, un libro de reclamos, el cual estará ubicado en un lugar visible. En su defecto puede ser solicitado a la secretaria de dicha Unidad. 2) Los alumnos que no deseen utilizar el medio descrito en 1, pueden dejar constancia de sus reclamos en el correo electrónico de la Unidad (mariamoya@udec.cl). Independientemente del medio utilizado por el participante de la actividad de capacitación, su consulta, solicitud o reclamo deberá tener respuesta en un plazo no superior a 15 días hábiles. La respuesta será emitida al participante por el Jefe de la Unidad de Capacitación.

7 Página 7 de 7 ANEXO 3 Distribución de las Asistencias Técnicas y/o Prestaciones de Servicios que se realizan en la Facultad de Ciencias Biológicas. Para todo tipo de Contrato por Asistencia Técnica o Prestación de Servicios, la administración central (VRAEA) sugiere que las utilidades no deben ser inferiores al 10% del valor total de la prestación, si éstas están bajo el valor sugerido, deben contar con la autorización del Decano. Tributos El tributo establecido es sobre el valor total de la Prestación o Asistencia Técnica. 10% Universidad de Concepción 12% Facultad de Ciencias Biológicas Honorarios y asignaciones de Funcionarios de la Facultad. Con respecto a los honorarios y asignaciones, estos tienen un tope del 60% cuando es más de un Funcionario que participa en la actividad y hasta un 40% si es sólo uno. El tope se calcula del valor neto total de la actividad, pero la utilidad no debe ser nunca inferior a 12%. De la Utilidad. La Utilidad o restante se convierte en un todo, es decir 100%, para distribuir esta utilidad existen 2 modalidades: 1. Si la actividad es realizada por el Departamento o Unidad, con equipos comunes de éste su distribución será: a. Al Departamento el 70% y b. Al Docente los 30%, asignados para gastos relacionados a su actividad (ej. Materiales de Laboratorio, materiales de oficina, tintas, etc.), Asistencia a Congresos, Capacitaciones, etc. Estos recursos deberán ser solicitados al Director del Depto., para su gestión en la Administración. 2. Si la actividad es realizada por un Laboratorio propio dentro del Departamento o Unidad su distribución será: a. Al Departamento el 30% y b. Al Docente el 70%, asignados para gastos de su Laboratorio, materiales, equipos, útiles de oficina, asistencia a congresos, etc. Estos recursos deberán ser solicitados al Director del Depto., para su gestión en la Administración.