GESTIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA POLITICAS ANTICIPOS Y GASTOS DE VIAJE Y REPRESENTACIÓN

Transcripción

1 PAGINA: 1 de 9 1. OBJETIVO Estas políticas tienen como objetivo definir los parámetros para todas las actividades de gestión financiera como apoyo a las demás unidades de la compañía. 2. ALCANCE En el presente documento se incluyen las políticas desde la solicitud del anticipo para gastos de viaje hasta la presentación de la legalización de los gastos de viaje y de representación. 3. DEFINICIONES N/A 4. DESARROLLO 4.1 POLÍTICAS GENERALES Cuando un funcionario se desplace a otra ciudad diferente a su sede de trabajo y requiera de viáticos para su transporte y alimentación diligencia el Formato de Solicitud de Anticipos Viajes GF-F-03, el cual debe estar diligenciado en su totalidad y aprobado por el jefe directo, ya sea con la firma física o con el correo electrónico adjunto. Se descontarán por nómina los anticipos y gastos no legalizados dentro de los diez días hábiles siguientes a la realización del gasto. Una vez descontado de nomina, tiene un plazo de 20 días hábiles adicionales para legalizar sus gastos para que sean reintegrados. El tiempo mínimo para la compra de tiquetes de regreso a la ciudad de origen es de 3 semanas. Elaborado por: Ingeniero de Calidad Firma: Elue De La Hoz Revisado por: Tesorero Firma: Andrea López Aprobado por: Director Financiero Firma: Santiago Ortiz Fecha: 25/08/2010 Fecha: 25/08/2010 Fecha: 25/08/2010

2 PAGINA: 2 de 9 Los gastos de lavandería son permitidos a partir de 5 días por fuera de su ciudad de origen. Con relación a las montos máximos por concepto de gasto se debe cumplir con los siguientes limites: Concepto y valor máximo del Comité de Vendedores Ingenieros y técnicos anticipo Dirección Gastos de representación Máximo $250,000 Máximo $150,000 No Aplica Acomodación de Hotel por noche $250,000 $ $150,000 Alimentación Diaria Max. $60,000 Max. $50,000 Max. $50,000 Transportes Casa Aeropuerto Casa Max- $25,000 Max- $25,000 Max- $25,000 Transportes Aeropuerto Medellin y Cali Transportes Hotel Cliente Hotel Alimentación diaria en fin de semana o Festivo Transportes diarios en fin de semana o Festivo Max- $110,000 Ambos trayectos Max- $15,000 Max- $110,000 Ambos trayectos Max- $15,000 Max- $80,000 Ambos trayectos Max- $15,000 Max. $60,000 Max. $50,000 Max. $50,000 Max. $30,000 Max. $30,000 Max. $30, Anticipos de Dinero ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE Aspectos a tener en cuenta para la solicitud de anticipos de dinero Los anticipos de dinero son solicitados a través del formato GF-F-03 Solicitud Anticipos de Viajes Los anticipos son solicitados como mínimo con dos (2) días de anticipación. Los anticipos solicitados con varios días o semanas de anticipación, se entregarán un día antes del viaje. El empleado que tenga pendiente anticipos por legalizar, no se le aprobará un nuevo anticipo. Si el empleado no viaja debe devolver inmediatamente el anticipo recibido. Los excedentes de anticipos, se deben reintegrar en la misma moneda que se Personal de la compañía que necesite anticipos de dinero

3 PAGINA: 3 de 9 Aspectos a tener en cuenta para la gastos de representación hicieron: los anticipos en pesos se deben reintegrar en pesos, y los anticipos en dólares se deben reintegrar en dólares. Los gastos de representación son autorizados previamente por el Jefe inmediato, exceptuando los integrantes del comité de dirección. Están aprobados para los integrantes del comité de dirección y vendedores. Deben ser razonables y deben tener un objetivo claro para la Empresa. Se debe incluir el nombre de los asistentes, empresa y proyecto. Se puede cancelar con la tarjeta de crédito personal y legalizado con el formato de Legalización de Gastos de Viaje GF-F-01 Deben ser legalizados durante los 10 días hábiles después de realizado el gasto, de lo contrario serán descontados por nomina. En los casos que participen varios empleados de la empresa en una atención a un cliente, esta debe ser cancelada y reportada por el empleado de mayor rango. No se aceptan celebraciones como almuerzos o comidas de cumpleaños o despedidas u otros agasajos entre empleados. No se aceptan reportes de gastos por consumo de licor. El límite establecido para gastos de representación es de $ pesos por reunión. Si el costo supera el límite, se debe obtener autorización de la dirección general para que el valor sea anticipado, legalizado o reembolsado

4 PAGINA: 4 de 9 Aspectos a tener en cuenta para la adquisición de tiquetes aéreos Manejo de Tarjetas de Crédito Los tiquetes aéreos se deben adquirir a través de la tarjeta de crédito dedicada para esta clase de compras (destinos). Se deben solicitar a través de la Coordinadora Administrativa y Financiera. Los trayectos aéreos nacionales e internacionales se harán en clase económica. Para lograr los mejores descuentos, todo tiquete se debe solicitar así: Para vuelos nacionales mínimo 2 días antes. Para los vuelos internacionales mínimo 5 días antes. Cargos de transportes con descuentos: Cuando, los empleados combinan viajes de negocios con viajes personales, la Compañía permite y reembolsa al empleado solamente los gastos incurridos y apropiadamente identificados como gastos de negocios. Si un tiquete es devuelto o cancelado, es deber del empleado enviar una copia del formato de devolución al Departamento de Contabilidad; de lo contrario, el valor de este tiquete será descontado por nómina. La compañía tiene establecido tarjetas de crédito corporativas a nombre de algunos empleados que, debido a sus funciones, deben viajar o realizar gastos de representación periódicamente. Estas tarjetas tienen un cupo limitado y están destinadas a cubrir exclusivamente gastos de viaje, realizar gastos de representación, compras en el exterior y capacitaciones. Para compras en el exterior usando la Personal de la compañía que los necesita Tesorera

5 PAGINA: 5 de 9 tarjeta de crédito, se debe pasar una copia de la orden de compra emitida por el área de compras a tesorería, quien hará la compra y emitirá una confirmación de compra para que operaciones proceda con el proceso de compra. Para pagos de capacitaciones en dólares, se debe pasar al área de Gestión Humana la solicitud de pago del curso con aprobación del gerente de la Unidad Gestión Humana confirmara que el curso se encuentra en el plan de capacitación para ser aprobado para pago. Gestión Humana solicitara el pago a tesorería quien envía una confirmación de pago. Para el manejo de la tarjeta de crédito se debe tener en cuenta : Las inconsistencias o diferencias deben ser consultadas a contabilidad oportunamente para su aclaración. No está permitido solicitar avances en efectivo con la tarjeta de crédito. Los pagos efectuados con tarjeta de crédito se deben legalizar con la factura del beneficiario del pago. Legalización de Gastos de Viaje y de Representación En el formato Legalización Gastos de Viaje, Representación y Diversos Formato AF-F-04 se incluirán todos los gastos incurridos en el viaje, servicios de hotel, alimentación, transporte terrestre, etc. Adjuntando las facturas por cada concepto, en caso de pérdida de alguna de ellas estos valores no serán reembolsados. (excepto transporte terrestre) La Legalización de los Gastos de Viaje Asesor de Servicio al Cliente en la Unidad de Soluciones de Impresión e Imagen / Asistente Comercial Unidad Servicios de Infraestructura IT de la Unidad

6 PAGINA: 6 de 9 Políticas Contables y de Representación se debe presentar a los 10 días hábiles siguientes al regreso del viaje o de realizado el gasto de representación. No se aceptarán reembolsos de gastos que no se reporten a través del formato Legalización de Gastos de Viaje y de Representación. Las legalizaciones de gastos de viajes internacionales se deben elaborar en la moneda en que se giraron. Los saldos a favor de la Empresa se deben consignar inmediatamente; el recibo de consignación se debe adjuntar al formato de Legalización de Gastos de Viaje y de Representación o el dinero en efectivo. Los gastos de viaje deben tener una explicación clara y completa de la naturaleza, propósito, fecha y lugar donde se incurrió en el gasto. Para los gastos de representación, se debe incluir el motivo y los nombres completos de las personas que participaron. Aquellos gastos que no están adecuadamente documentados o explicados no se aceptarán. Siempre debe existir una copia de la factura de compra, u soporte físico de compra cuando se usa la tarjeta de crédito corporativa. Los conceptos y los valores que no cumplan con las políticas, se deben dejar a cargo del empleado para que sea cancelado o descontado por nómina. Los saldos a favor de los empleados serán reintegrados después la revisión

7 PAGINA: 7 de 9 y registro en el Depto. de Contabilidad Hospedaje Estadías Uso Propio y Vehículo Otros Gastos de Viaje Para viajes a la ciudad de Medellín no se permiten reservas de hotel, se debe utilizar el apartamento de la compañía. En casos excepcionales que no se pueda utilizar el apartamento por capacidad o disponibilidad, se podrá utilizar otro hotel similar a los establecidos por la Compañía. En ciudades diferentes a Medellín se debe consultar previamente con la coordinadora de la unidad la lista de hoteles disponibles y se debe tener en cuenta la ubicación y precio del mismo. Es responsabilidad del gerente de unidad o de proyecto quien está a cargo de la aprobación de la reserva de hotel que el mismo sea acorde al cargo, ubicación y circunstancias. Se prefiere que los empleados no utilicen sus vehículos para labores de la Empresa. Si por algún motivo el empleado hace uso de su vehículo, lo hará bajo su propia responsabilidad. No se le reembolsará al empleado el gasto que incurra en parqueaderos, peajes, combustible, etc. Fuera de la ciudad no se permiten uso de vehículos propios y/o contratados. Se aceptan gastos relacionados con visas, pasaportes, fotografías, vacunas cuando los mismos tengan una relación directa con un evento o necesidad de la compañía. Los gastos por lavandería deben ser razonables y sólo se aceptarán cuando la estadía exceda de 5 días

8 PAGINA: 8 de 9 consecutivos. 4.3 Especificaciones de uso por responsabilidades. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE Los empleados de la compañía que requieran estos servicios de la unidad financiera deben tener en cuenta la siguientes indicaciones: A los formatos GF-F-03-Solicitud de Anticipos Viajes y GF-F-01 Legalización de Gastos de Viaje se deben adjuntar los documentos soportes de los pagos realizados. Documentos que deben cumplir con los siguientes requisitos: La factura debe estar a nombre de Compufacil S.A.S o Priceless S.A.S Asesor de Servicio al Cliente / Asistente Comercial Empleados de la Empresa Servicios de Hotel: factura original del Hotel en donde se incluya el número del NIT con digito de verificación, régimen, número consecutivo de facturación, dirección completa, ciudad, teléfono, fecha y descripción del servicio facturado. Si es persona natural, debe traer adicionalmente el nombre y dos apellidos, cedula con digito de verificación. Alimentación: Se deben adjuntar las copias de las facturas de los restaurantes, en donde se incluya factura original con el número del NIT y digito de verificación, régimen, número consecutivo de facturación, dirección

9 PAGINA: 9 de 9 completa, ciudad, teléfono, fecha y descripción del servicio facturado. Si es persona natural, debe traer adicionalmente el nombre y dos apellidos, cedula con digito de verificación. Otros Gastos, se debe incluir la factura con las mismas condiciones descritas anteriormente. Los formatos de Legalización de Gastos de Viaje y de Representación serán revisados en el Dpto. de Contabilidad de acuerdo con las políticas establecidas en el presente documento. 5. REGISTROS GF-F-01 Legalización de Gastos de Viaje GF-F-03 Solicitud de Anticipos Viajes GF-F-04 Legalización Gastos de Representación y Diversos 5. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA Se realizan los cambios al formato del 25/08/2010 procedimiento, se modifican las políticas, se 1 adiciona política manejo de tarjetas de crédito. Eliminado el formato Solicitud Anticipos Otros Gastos, GF-F-02.