EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Transcripción

1 Pág.1/7 1. OBJETIVO Y ALCANCE Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos necesarios para evaluar la gestión de los funcionarios del COPNIA en el cumplimiento de las funciones a su cargo, incluyendo desde la elaboración de la herramienta a utilizar para la evaluación hasta la definición u otorgamiento de incentivos. 2. NORMATIVIDAD Tipo Número Título Fecha Ley 842 Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones DEFINICIONES 3.1. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Herramienta de gestión que con base en juicios objetivos sobre la conducta, el desarrollo de las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales de los funcionarios en el ejercicio de sus respectivos cargos, de manera eficaz y eficiente, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamentan las acciones de capacitación y desarrollo del personal, así como el diseño de planes de bienestar e incentivos. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 La evaluación del desempeño está dirigida a medir en un lapso determinado los niveles de cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los funcionarios del COPNIA, para fortalecer el desarrollo de la función del COPNIA, incentivar mejoras en la eficiencia y eficacia y orientar su actuación hacia las prioridades misionales que aporta el cargo a la entidad. 4.2 De acuerdo a su objetivo y frecuencia existen los siguientes tipos de evaluación de desempeño: Anual: por el lapso comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre Por cambio de jefe 4.3 Las normas base contenidas en la Ley no cambian la naturaleza de los empleos de libre nombramiento y remoción, por lo tanto los procedimientos de selección que se

2 Pág.2/7 establezcan para la vinculación no le atribuyen al funcionario ningún derecho de permanencia, como tampoco la evaluación de desempeño será criterio para decidir sobre su permanencia en el servicio o retiro del mismo. 4.4 Por lo anterior, en el caso de la evaluación anual o por cambio de jefe, un desempeño inferior al esperado en la evaluación del desempeño no trae como consecuencia directa el retiro del funcionario, pero es indudable que resultados negativos en las metas establecidas podrían inducir al nominador a ejercer su facultad discrecional para el retiro del funcionario de libre nombramiento y remoción. 4.5 La evaluación del desempeño como instrumento de medición de la gestión en el cumplimiento de las funciones del cargo, tiene los siguientes objetivos: Como criterio para conceder estímulos a los empleados, por nivel de excelencia. Como criterio para promover a los funcionarios. Como criterio para definir necesidades de bienestar, capacitación, formación y actividades de desarrollo del personal. Evaluar el impacto que tiene sobre las competencias de los funcionarios 4.6 Las evaluaciones del desempeño deben ser: Imparciales y fundamentadas en principios de equidad. Justas, para lo cual deben tenerse en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas. Objetivas, respecto a condiciones demostrables por el evaluado y el evaluador, durante un lapso que abarca la evaluación o calificación, apreciados dentro de las circunstancias en las que desempeña sus funciones. 4.7 La evaluación de desempeño de los funcionarios del COPNIA, del nivel Profesional y Técnico se realiza de manera anual, entre los meses de julio y agosto. El personal del nivel Directivo no se evalúa con los formatos establecidos en el presente manual ya que su gestión se ve reflejada en los resultados de los planes y programas institucionales. 4.8 Para realizar la evaluación de desempeño en el COPNIA, se ha distribuido el personal de acuerdo a su grado de responsabilidad y autoridad, en personal directivo y no directivo. Dentro del personal no directivo se ha distribuido como Profesional con personal a cargo, Profesional sin personal a cargo, Técnico auxiliar. 4.9 Tienen competencia para hacer la evaluación de desempeño, los siguientes funcionarios: El inmediato superior, como norma general Los es, cuando el Director General le asigne por escrito dicha función.

3 Pág.3/7 Cuando el evaluador se retira de la entidad, sin dejar evaluados a sus funcionarios, ésta se realiza por el inmediato superior del evaluador que se retiró, o por quien designe el Director General El Jefe inmediato y el, deben hacer seguimiento a los compromisos de mejora adquiridos por el personal en la evaluación de desempeño del año anterior Con los resultados obtenidos en las evaluaciones de desempeño, el debe analizar, definir y proponer las necesidades de capacitación de acuerdo con el procedimiento Inducción, Capacitación y Desarrollo del Personal (GH-pr-02), así como los funcionarios con el puntaje necesario para otorgar los incentivos Para las evaluaciones de desempeño las calificaciones obtenidas en los formatos de evaluación establecidos en los Anexos 6.1, 6.2 y 6.3, equivalen al 60% de la evaluación final. El 40% restante se calculará de la calificación obtenida en las auditorias, la cual será registrada en el formato del Anexo Con base en los resultados de la evaluación de desempeño, los incentivos otorgados por el COPNIA son estímulos pecuniarios que consisten en compensaciones económicas, las cuales son asignadas por la entidad dentro del presupuesto y otorgadas según el nivel jerárquico del personal (3 funcionarios de nivel profesional y 3 funcionarios de nivel técnico y asistencial) y reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores equipos de trabajo o individuales en caso de que la entidad lance proyectos de trabajo específicos los cuales serán presupuestados por el para aprobación del Director General. La Dirección General y la Subdirección Administrativa y Financiera concertarán los criterios, los requisitos, la organización y los procedimientos para la selección y la premiación de los equipos de trabajo Si el interesado no estuviere de acuerdo con el resultado final de la evaluación de desempeño, tendrá derecho a interponer los siguientes recursos de ley. De Reposición: Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la notificación, ante el jefe, que haya tomado la decisión para que la aclare, modifique o mantenga. De Apelación: Podrá interponerse como subsidiario al de reposición ante el superior inmediato del evaluador El registro de evaluación de desempeño, debe archivarse en la hoja de vida de cada funcionario y los resultados deben actualizarse en el Excel para la consolidación. Los expedientes de recursos de reposición y/o apelación se archivarán en folder independiente.

4 Pág.4/ La correspondencia entre los factores de evaluación del desempeño y las competencias de los niveles de empleos, está dada según el anexo DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Nombre de la No. actividad Inicio del 1 Procedimiento 2 Planificar 3 Ajustar los formatos e instrumentos de evaluación. 4 Enviar información 5 Aplicar evaluación por jefes inmediatos 6 Notificar Descripción De acuerdo al periodo establecido para la evaluación de desempeño, realiza un cuadro en Excel de control del personal que debe ser evaluado con las fechas específicas del periodo a evaluar. Define la conveniencia de los aspectos bajo los cuales se evaluó el desempeño de los funcionarios en el año anterior, y si es necesario, realiza los ajustes pertinentes. Para los funcionarios del nivel profesional revisa y ajusta los logros específicos de acuerdo a lo establecido en los planes de trabajo anual con el Administrativo y Financiero Envía vía o a través de memorando al personal que tenga funcionarios a su cargo, los formatos de evaluación indicando el personal y el periodo a calificar. Se aplica el formato de evaluación en conjunto con el funcionario; anexos 6.1 o 6.2 o 6.3, según sea el caso. Esta evaluación corresponde al 60% de la calificación final. - El responsable de la evaluación retroalimenta y notifica a cada funcionario a su cargo, los resultados de la evaluación. - El responsable de la evaluación y el funcionario firman el registro de evaluación como evidencia de la notificación, adicionalmente se entrega una copia de la misma al funcionario. - El responsable de la evaluación envía al Responsable con apoyo del Administrativo y Financiero Director General Administrativo Financiero, Jurídico, y de Planeación y Comunicaciones Secretarios Seccionales Profesionales Gestión Director General Administrativo Financiero, Jurídico, de y

5 Pág.5/7 No. 7 8 Nombre de la actividad Dar solución de recurso de reposición y apelación Aplicar evaluación de gestión 9 Analizar resultados Descripción el registro original de la evaluación de los funcionarios que no manifestaron intención de interponer recurso de reposición o apelación. Si el funcionario evaluado presenta recurso de reposición y/o apelación sobre la calificación de desempeño, se debe proceder de la siguiente manera: RECURSO DE REPOSICIÓN: - El responsable de la evaluación deja evidencia de la interposición de recurso en el formulario de evaluación y responde el recurso dentro de los términos de Ley. - El responsable de la evaluación estudia el caso, concluye y comunica al funcionario, máximo dentro de los cinco (5) días hábiles, su decisión de aclarar, modificar o mantener el resultado de la evaluación. - El responsable de la evaluación registra en el formato de evaluación la solución dada, la aceptación o rechazo del funcionario, y si aplica la interposición de recurso de apelación. - Envía al la evaluación de desempeño con los soportes del proceso. RECURSO DE APELACIÓN: - El responsable de la evaluación registra la interposición del recurso de apelación en el formato de evaluación y lo envían al. - El coordina que dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes, se de una respuesta a la apelación. - El registra en el formato de evaluación la solución dada por la segunda instancia y prepara comunicación para firma de Director General o es, según el caso, con destino al funcionario y el jefe inmediato, dentro del término establecido. - El archiva la evaluación de desempeño, las solicitudes de recurso interpuestas por el funcionario y las decisiones al respecto del tema. Se aplica el formato de evaluación de gestión auditoria en el COPNIA Nacional y en cada uno de los Seccionales. (ANEXO 6.4). Esta evaluación corresponde al 40% de la calificación final. De acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluación del desempeño, el coordina con el Administrativo y Responsable de Planeación y Comunicaciones Secretarios Seccionales Profesionales Gestión Evaluador de Jefe Inmediato del evaluador de Planeación y Comunicaciones

6 Pág.6/7 No. Nombre de la actividad 10 Fin del procedimiento Descripción Financiero la asignación de los incentivos. PECUNIARIOS - El, selecciona por cada uno de los niveles Profesional y Técnico, los funcionarios con calificaciones mayores o iguales al 90% para entrega de incentivos pecuniarios, y hace entrega de la información al Administrativo y Financiero. - El Director General y el Administrativo y Financiero asignan estímulos a tres (3) funcionarios de cada nivel, directamente, o por sorteo en el caso de que el número de funcionarios evaluados con un porcentaje igual o mayor que el 90% sea mayor a tres (3) en cada nivel (profesional y técnico auxiliar) y teniendo en cuenta que no hayan recibido ya un incentivo anterior. - Elabora proyecto de Resolución para asignación de incentivos, previa verificación de disponibilidad presupuestal, el cual debe pasar a visto bueno del Administrativo y Financiero, y posterior aprobación del Director General del COPNIA. - Informa a los funcionarios la asignación del incentivo pecuniario por desempeño y comunica a contabilidad y tesorería para la realización del pago Responsable 6. ANEXOS 6.1 Evaluación del desempeño laboral, de Profesionales con personal a cargo 6.2 Evaluación del desempeño laboral, de Profesionales sin personal a cargo 6.3 Evaluación del desempeño laboral, de Técnico 6.4 Evaluación de gestión auditoría COPNIA Nacional o Seccional 6.5 Matriz de equivalencia entre las competencias y factores de la evaluación de desempeño 7. CONTROL DE CAMBIOS No. Fecha Descripción del cambio o modificación 1 Octubre de 2005 Primera emisión: Presentación de metodología para evaluación de personal, en reunión de Secretarios Seccionales año Octubre de 2ª Actualización. Estructuración de actividades para evaluación de desempeño en

7 Pág.7/7 No. Fecha Descripción del cambio o modificación presentación de procedimiento. Abril de 2009 Septiembre de 2009 Agosto de 2011 Marzo de ª Actualización. Se ajustó la evaluación individual al 60% del total de la calificación y el 40% restante corresponde a la evaluación de gestión de cada dependencia. 4ª Actualización. Se ajustó el procedimiento en cuanto a los tipos de evaluación, solo serán el anual y por cambio de jefe. 5ª Actualización. 1) Se incluye un objetivo dentro del numeral 4.5; 2) Se ajustan algunas actividades del procedimiento a lo que se viene haciendo; 3) Se actualizan los formatos de la evaluación de desempeño (anexos 6.1, 6.2 y 6.3) acorde con los dos tipos de evaluación; 4) Se incluye un anexo que hace la correspondencia entre los factores de evaluación de desempeño con las competencias. 6ª Actualización. 1) se actualiza el procedimiento y los cargos conforme la reestructuración realizada el 19 de enero de ) En los anexos se actualiza quitando la parte de respuesta del comité en caso de apelación, por cuanto no existe ningún comité creado para este fin y la respuesta la da el jefe inmediato del evaluador. DIANA MARIA HERNANDEZ RUEDA ACTUALIZÓ LUZ SOFIA AGUIRRE HERNANDEZ a Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ