Gestión de Proyectos en Tiempos de Crisis. Jorge R. Guerrero Septiembre 4, 2009

Transcripción

1 Gestión de Proyectos en Tiempos de Crisis Jorge R. Guerrero Septiembre 4, 2009

2 Tiempo de crisis Falta de recursos Reducción en las inversiones Urgencia en la reacción Realización de los riesgos Desanimo/desorientación Optimizar las operaciones Reducir costos/gastos Gestionar las decisiones Contener los riesgos Priorizar y gestionar los proyectos CAOS! 2

3 Qué es un proyecto? "Un esfuerzo temporal asumido para crear un producto o servicio único Temporal: tiene un inicio y terminación definidos Único vs. repetitivo Finaliza se haya o no conseguido los propósitos definidos 3

4 El Proyecto Como el cliente lo explicó Como el líder del proyecto lo entendió Como lo diseñó el analista Como el programador lo realizó Como el consultor lo describió Como quedó documentado el proyecto Lo que se instaló Como fue facturado al cliente Como fue soportado Lo que el cliente realmente necesitaba 4

5 10 razones típicas de fracaso en los proyectos 1. Administradores de proyectos con baja experiencia y capacitación 2. Falla en la identificación y manejo de expectativas 3. Liderazgo débil en todos los niveles 4. Falla en la identificación, documentación y seguimiento de los requerimientos 5. Planificación insuficiente 6. Falla en la estimación del esfuerzo 7. Desalineamiento en la cultura y ética de la organización 8. Desalianeamiento entre el tamaño del equipo del proyecto y las necesidades del proyecto 9. Metodología inexistente o parcialmente aplicada 10. Comunicación inadecuada 5

6 Algunos hechos referentes a la Gestión de Proyectos 74% de los proyectos de TIC sobrepasan el presupuesto en tiempo y costo 52% de todos los proyectos terminan en un 189% de su presupuesto original. Los Administradores de Proyectos (Project Managers) señalan la falta de participación del usuario como la principal razón De cada 100 proyectos, 94 tienen re-inicio. Algunos con más de uno 28% de los proyectos nunca terminan o fracasan en la consecución del objetivo (Standish Group) 6

7 Qué hace a un proyecto exitoso Gestión de los cambios 3% Participación de los miembros 29% Objetivos definidos claramente 34% Comunicación continua 34% Fuente: PM Network 7

8 Qué es la Gestión de Proyectos? "Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cubrir sus requerimientos" PMBoK 3ª. Ed. Gestión de recursos Presupuesto $ Tiempo Gente Establecer objetivos claros y alcanzables Adaptar los planes y enfoque a las preocupaciones y expectativas de los involucrados Ejecutar el plan 8

9 Componentes Básicos TIEMPO ALCANCE RECURSOS 9

10 El proceso de Gestión Planea Actúa Ejecuta Verifica 10

11 Modelo PMI de Gestión de Proyectos 11

12 Ciclo de la Gestión de Proyecto Identificación de necesidad Problema Oportunidad Inicializar Proyecto Business Case (Enfoques de Solución) Planear Proyecto Plan de proyecto Ejecutar el Plan Estudio de Factibilidad Recomendación Aprobación Términos de Referencia Identificación del Líder de Proyecto Plan de recursos Plan de costos Plan de calidad Plan de riesgos Plan de aceptación Plan de comunicación Plan de adquisiciones Ejecutar actividades Producir entregables Monitorear y Controlar el Proyecto Gestionar incidentes Gestionar cambios Cierre del Proyecto Cierre administrativo Finalizar contratos Comunicar cierre a involucrados Lecciones aprendidas Gestionar riesgos Revisión de entregables Seguimiento Medir resultados de la implementación 12

13 Momentos de la verdad en la gestión de un proyecto Selección del Project Manager Definición/verificación de expectativas Identificación de involucrados Firma del Project Charter Diseño del plan de trabajo Identificación de los riesgos Gestión de los cambios Informe de avances Monitoreo de la ejecución 13

14 El Deporte de la Orientación A cada orientador se le da un mapa topográfico a escala 1:50,000 (Plan de Proyecto) con varios puntos de control marcados (hitos). Cada punto tiene una bandera como marcador y un punto distintivo (revisión de etapa) que es usados para marcar el avance en el tablero de control. La competencia involucra correr y pasar por cada punto de control (ejecutar el plan). Es más demandante que una carrera de campo traviesa, no solo por el tipo de terreno (ambiente cambiante), sino por que cada orientador debe tener una concentración constante (enfoque), tomar decisiones (liderar), y mantener y seguir el registro de la distancia cubierta (métricas). Este deporte reta a la mente y al cuerpo; sin embargo, la habilidad de cada competidor para pensar bajo presión y tomar decisiones inteligentes es más importante que la velocidad y la resistencia. 14

15 Beneficios de la Gestión de Proyectos Crear una cultura que permita la planeación y seguimiento eficaces de los proyectos, así como el cumplimiento de los compromisos en tiempo, calidad y costo presupuestado Mejorar la coordinación entre las áreas responsables del proyecto con aquellas involucradas en el desarrollo Lograr la contabilidad por proyecto que brinde la oportunidad de valorar el costo incurrido de los proyectos Establecer los criterios para justificar el emprendimiento de un proyecto Dar visibilidad continua al desarrollo de cada proyecto, permitiendo prever las desviaciones e implantar decisiones oportunas para su gestión Gestionar los riesgos mediante la identificación e implementación de planes de acción 15

16 !Muchas Gracias! Q&A 16