ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Transcripción

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Benjamín Torres Bautista Certificar procesos o mejorar la calidad OCT/2005 LAM 1

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3 Organizaciones archivísticas y de estandarización ICA Consejo Internacional de Archivos (International Council on Archives) Este consejo se dedica al desarrollo de los archivos a escala mundial. Los archivos proporcionan datos de las actividades y negocios, son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados y son esenciales para la democracia y el buen gobierno. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de los archivos, el Consejo se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad. OCT/2005 LAM 3

4 Organizaciones archivísticas y de estandarización ISO Organización Internacional para Estandarización (International Organization for Standardization) Esta organización es la mayor desarrolladora de estándares en el mundo. Los estándares ISO tienen una importante repercusión en la economía y la sociedad, además contribuyen a desarrollar, manufacturar y proveer productos y servicios más seguros y limpios de una forma eficiente. Permiten hacer tratados entre países de forma fácil y equitativa. Posibilitan la transferencia tecnológica para desarrollar a los países. Los estándares ISO también sirven para proteger a los clientes y usuarios en general, de malos productos y servicios. OCT/2005 LAM 4

5 Algunas normas relacionadas con los archivos ISO ISAD(G) (ICA) ISAAR(CPF) (ICA) Norma internacional de administración de archivos Norma internacional general de descripción de archivos Norma internacional archivística de registro de autoridades (Instituciones personas o familias) ISO 9001:2000 Norma internacional para sistemas de administración de la calidad OCT/2005 LAM 5

6 ISO La estandarización de las políticas de administración de archivos y procedimientos aseguran una apropiada atención y protección a los archivos, logrando que la evidencia e información que ellos contienen se pueda recuperar de una forma más eficiente y efectiva usando prácticas y procedimientos estándares. Alcance Referencias normativas Términos y definiciones Beneficios de la administración de archivos La norma ISO es una guía para la administración de archivos Se identifican otras normas que se usan en el sistema de administración de archivos Es un glosario de términos que se utilizan en esta norma Establecer políticas y estándares, establecer y difundir procedimientos y guías, prevé el diseño, implantación y administración especializada del sistema de administración de archivos, integrar la administración de archivos a los sistemas del negocio y sus procesos. OCT/2005 LAM 6

7 ISO Ambiente regulatorio Políticas y responsabilidades Se identifica el ambiente regulatorio que afecta el uso y manejo de archivos El objetivo de las políticas debe ser la creación y administración de archivos fidedignos y usables, capaces de soportar las funciones y actividades del negocio. Las responsabilidades en la administración de archivos deben ser definidas, asignadas y divulgadas a toda la organización, estas deben ser claras y debe identificarse quien es responsable de hacer qué acciones. Estas responsabilidades se deben asignar a todos los empleados de la organización que participan en la administración de archivos incluyendo a: los administradores de archivos, profesionales de la información, ejecutivos, administradores y personal operativo. OCT/2005 LAM 7

8 ISO Requerimientos del sistema de administración de archivos Diseño e implantación del sistema de administración de archivos Para lograr que las organizaciones cumplan con el ambiente regulatorio se deben crear y mantener archivos auténticos, fidedignos y usables, además proteger la integridad de estos a través del tiempo. Las organizaciones deben instituir y llevar a cabo un programa exhaustivo de administración de archivos. Las estrategias de administración de archivos están basadas en el desarrollo y adopción de políticas, procedimientos y prácticas que son la base el diseño e implantación del sistema, el cual debe cumplir con las necesidades operativas de la organización y sean acordes con el ambiente regulatorio. Las estrategias adoptadas por una organización para documentar las actividades del negocio deben determinar que registros se requieren y como, cuando y donde ellos deberían ser capturados en el sistema de administración de archivos. OCT/2005 LAM 8

9 ISO Procesos y controles del sistema de administración de archivos La característica primaria de los documentos es su naturaleza dinámica, ellos pueden ser creados por múltiples productores y existen múltiples versiones por períodos de tiempo variables, por lo que se debe determinar: su período de retención, su forma de registro y su clasificación, además, se debe establecer la relación de los archivos y sus productores, el contexto en el que se originan y su contenido. Otras actividades que se deben establecer en este apartado son: Controles de vocabulario, Indexación, asignación de códigos, almacenamiento, manejo y seguridad de acceso a los documentos, localización y registro de cada movimiento de los mismos, también es necesario contar con un procedimiento de disposición documental en el que se defina si procede la destrucción física o su transferencia al archivo histórico. Se deben documentar los procesos del sistema de administración de archivos e implantarlos. OCT/2005 LAM 9

10 ISO Monitoreo y auditoría Entrenamiento Se requiere asegurar que los procesos y procedimientos han sido implantados de acuerdo con las políticas organizacionales y los requerimientos. Es necesario establecer un programa de entrenamiento en el sistema de administración de archivos y prácticas específicas que abarquen los roles y las responsabilidades de todos los empleados. OCT/2005 LAM 10

11 ISAD(G) La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se consigue con la elaboración de unas representaciones precisas y adecuadas que se organizan de acuerdo con modelos predeterminados. Los procesos descriptivos pueden ser simultáneos a la producción de los documentos y continuar a lo largo de todo su ciclo vital. Estos procesos permiten establecer los controles intelectuales necesarios para las descripciones fiables, auténticas significativas y accesibles para que se puedan mantener a través del tiempo. OCT/2005 LAM 11

12 ISAAR(CPF) Esta norma sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones, personas o familias) asociadas a la producción y a la administración de archivos. Los registros de autoridad de archivos se pueden utilizar para: Describir una institución persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico. Controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas. Documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas. OCT/2005 LAM 12

13 Ciclo vital de la documentación ISAD Inicio Se genera documento Se atiende Se Cataloga y registra ISAAR CGCA Metadato Se verifica vigencia Se lleva a cabo transferencia primaria Se resguarda en archivo de concentración Localización Se resguarda en archivo de trámite Metadato ISO CADIDO Localización Metadato Inventario Se valora Se lleva a cabo transf. secundaria o se da baja Se resguarda en archivo histórico OCT/2005 LAM 13 Fin CADIDO Localización Metadato

14 ISO 9001:2000 La familia ISO 9000 se interesa de forma primaria en la administración de la calidad, lo que significa que las organizaciones deben cumplir con los requerimientos de los clientes bajo la regulación aplicable con el fin de lograr su satisfacción por medio de la mejora continua y así lograr sus objetivos. Sus principios son los siguientes: Enfoque al cliente Liderazgo Involucramiento de las personas Las organizaciones dependen de sus clientes y deben entender sus necesidades actuales y futuras, deben satisfacer las necesidades de sus clientes y exceder sus expectativas. Los líderes establecen el propósito y la dirección de la organización, ellos deben crear y mantener un ambiente interno en el cual la gente pueda sentirse totalmente involucrada en los objetivos de la organización. Las personas de todos los niveles son la esencia de la organización y su total involucramiento permite que sus habilidades puedan ser usadas en beneficio de la organización. OCT/2005 LAM 14

15 ISO 9001:2000 Enfoque a procesos Administración con enfoque de sistemas Mejora continua Toma de decisiones basada en hechos Relaciones mutuamente benéficas con los proveedores Un resultado deseado es ser más eficiente, cuando las actividades y los recursos relacionados son administrados como un proceso. Identificar, entender y administrar procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la efectividad y eficiencia de la organización para lograr sus objetivos. La mejora continua del rendimiento general de la organización debería ser un objetivo permanente. Las decisiones efectivas están basadas en análisis de datos e información. Una organización y sus proveedores son interdependientes y las relaciones mutuamente benéficas aumentan la posibilidad de crear valor. OCT/2005 LAM 15

16 Sistema de Administración de la Calidad Elaboración y control de documentos Listado maestro de control de documentos Control de los registros Listado de control de registros Manual de la Calidad Capacitación Plan de la Calidad Acción Preventiva y Correctiva Personal Materiales Equipos Adquisiciones Revisión de la Dirección Comité Calidad Mejora Continua Informe de indicadores de calidad Proceso del negocio FT. del PR Control de Producto no Conforme Cliente IT. Del procedim. Seguimiento de Acciones Preventivas y Correctivas Auditoría Interna Auditoría Externa Medicion de la Satisfacción del Cliente OCT/2005 LAM 16