MANUAL DE USUARIO Mensa-Red Empresas (OUTLOOK 2002, 2003 y XP)

Transcripción

1 Bienvenido a la ayuda de Mensa-Red Empresas edición Vodafone. Pulse sobre las distintas opciones para resolver sus dudas. i.conectar (autenticación) ii.envío de mensajes iii.recepción de mensajes iv.agenda de Outlook v.carpetas vi.guardar mensaje vii. Ayuda i. Conectar (autenticación) Una vez terminada la instalación, al abrir Outlook podrá apreciar unos ligeros cambios, como por ejemplo una nueva barra de herramientas o una nueva carpeta todo ello creado para el correcto funcionamiento de la aplicación Mensa-Red Empresas edición . Conectar a Mensa-Red Empresas edición Para poder comenzar a utilizar Mensa-Red Empresas edición tiene que autenticarse, para ello pulse el botón Conectar de la barra de herramientas de Mensa-Red Empresas edición . A continuación le aparecerá la siguiente ventana pidiéndole los datos de autenticación: 1

2 Deberá introducir el número de teléfono de Mensa-Red Empresas edición y contraseña que le han sido asignados al activar el producto en el Servicio de Gestión de Empresas 122. Si desea no tener que introducir está información cada vez que abra Outlook, marque la opción Recordar contraseña. Si su conexión a Internet utiliza un proxy le aparecerá la siguiente ventana donde se le piden los datos Usuario Proxy y Contraseña Proxy. También podrá marcar Recordar contraseña para que se guarde esta información y no tenga que introducirla cada vez que abra el Outlook. Si desconoce su configuración de Internet póngase en contacto con el administrador de la red o su proveedor de conexión. Los mensajes que envíe desde Mensa-Red Empresas edición tienen como origen el número de teléfono con el que se dio de alta en Mensa-Red Empresas edición . Si desea enviar un mensaje con otro número de teléfono, deberá pulsar de nuevo Conectar e introducir los nuevos datos. Recibir SMS en la aplicación: Para recibir notificaciones a una dirección de correo electrónico cada vez que se reciba un mensaje entrante, el usuario deberá completar la siguiente pantalla: 2

3 Recibir SMS en un terminal: -Si desea reenviar los mensajes entrantes, el usuario deberá rellenar la siguiente pantalla introduciendo el número de teléfono (MSISDN) donde quiere recibir los mensajes: Modificar datos de usuario: Para modificar la contraseña del usuario o la dirección de en la que se reciben las notificaciones o el número de reenvío simplemente hay que acceder a la opción de Configuración Mensa-Red Empresas de la barra de herramientas. 3

4 Desde está ventana podrá acceder de nuevo a las opciones de configuración de notificación y desvío de mensajes. Pulsando el botón Cambiar contraseña le aparecerá la siguiente ventana, en la que se le permitirá modificar la contraseña. 4

5 En esta ventana tendrá que introducir el número de teléfono asociado a Mensa-Red Empresas edición , la clave antigua, la clave nueva que desea utilizar, una vez más introduzca la nueva contraseña en el campo indicado para confirmarla (se pide dos veces la contraseña por motivos de seguridad). Una vez rellenados estos campos pulse el botón Cambiar contraseña y la contraseña se actualizará. ii. Envío de mensajes Con Mensa-Red Empresas edición puede enviar tanto mensajes cortos (SMS) como mensajes multimedia (MMS), con imágenes y sonidos. ii.i Comandos de menú. ii.ii Crear Mensaje Corto (SMS). ii.iii Crear Mensaje Multimedia (MMS). ii.i Comandos de menú En la parte superior de la ventan de envío de mensajes (tanto en mensaje corto SMS como en mensaje multimedia MMS) se accede a un menú con las siguientes opciones (Archivo, edición y ayuda): -Menú Archivo : -Seleccionando la opción Guardar como podrá guardar el mensaje como borrado con la opción Borrador o guardar el mensaje como una plantilla de mensaje con la opción Plantilla. -Seleccionando la opción Imprimir se imprimen los datos del mensaje 5

6 -Menú Edición : -Seleccionando las opciones de Cortar, Copiar, Pegar y Borrar se realizarán las acciones correspondientes sobre el texto que el usuario tenga seleccionado. -Menú Ayuda : -Seleccionando la opción Ayuda general se visualizará el manual de usuario. -Seleccionando la opción Acerca de Mensa-Red Empresas aparecerá la siguiente pantalla: Botones de imprimir, cortar, copiar y pegar : Seleccionando los siguientes botones realiza las mismas opciones que cuando se selecciona imprimir, copiar, pegar y cortar respectivamente: 6

7 ii.ii Crear Mensaje Corto (SMS) Los campos y botones que aparecen en la pantalla de envío de mensajes de texto son los siguientes:.- De : Aparecerá el número de teléfono Mensa-Red Empresas edición del usuario (campo no editable). Si desea usar otro número de teléfono deberá volver a autenticarse, para saber cómo autenticarse diríjase al apartado i.conectar (autenticación) - Para... : Deberá introducir el/los destinatario/s, podrán ser teléfonos móviles y fijos, nacionales o internaciones, estos podrán escribirse directamente y/o ser importados de la libreta de direcciones del usuario, para saber cómo utilizar la agenda de Outlook diríjase al apartado iv. Agenda de Outlook. - Texto : En este campo es donde se añade el texto del SMS que se quiere enviar. Cabe señalar que si el SMS es demasiado largo, es decir contiene más de 160 caracteres, será dividido en varios (hasta 3 mensajes), en cuyo caso, el cliente será advertido de antes de proceder al envío. - Plantillas de mensaje : Seleccionando este botón aparecerá el siguiente menú donde podrá elegir el texto predefinido a añadir en el campo Texto. Seleccione el mensaje predefinido que quiera añadir y pulse el botón Utilizar. 7

8 También puede realizar otras acciones como son: Crear mensaje predefinido. Editar mensaje predefinido. Borrar mensaje predefinido. - Opciones : Añadir firma: Seleccionando este botón se añadirá la firma al mensaje a enviar. Pulsando el botón aparecerá la siguiente ventana: Escriba el texto que desea que se incluya como firma y seleccione la posición (delante o detrás del mensaje). Mostrar el texto en la pantalla (Mensaje emergente): Seleccionando esta casilla aparecerá, en el móvil o móviles del destinatario, el mensaje directamente en la pantalla del terminal. Acuse de recibo (recibir confirmación en la aplicación): Seleccionando esta casilla recibirá un SMS en la aplicación indicándole que el destinatario ha recibido el mensaje enviado. - Mensaje planificado : Seleccionando la casilla Activar se habilita el botón Modificar planificación. Pulsando este botón aparecerá la siguiente ventana: 8

9 Pulsando sobre el botón perteneciente al campo Fecha de envío o de inicio o al campo Fecha de fin aparecerá un Calendario donde podrá seleccionar la fecha de inicio o fin de los envíos de SMS: - Aceptar : Seleccionando este botón se enviará el mensaje al destinatario o destinatarios. 9

10 - Cancelar : Seleccionando este botón se cerrará la ventana de envío. Se cierra la ventana del mensaje sin haberlo enviado ni guardado como borrador. ii.iii Crear Mensaje Multimedia MMS Para enviar un mensaje multimedia MMS nuevo, pulse el botón Mensaje multimedia situado en la barra de herramientas. Al pulsar sobre este botón aparecerá la siguiente ventana: 10

11 - De : Aparecerá el número de teléfono Mensa-Red Empresas edición del usuario (campo no editable). Si desea utilizar otro número de teléfono deberá volver a autenticarse. Para saber como autenticarse diríjase al apartado Conectar (autenticación). - Para : Deberá introducir el/los destinatario/s. Podrán ser teléfonos móviles y fijos, nacionales o internacionales. Podrán escribirse directamente y/o ser importados de la libreta de direcciones del usuario. Para saber como usar la libreta de Outlook diríjase al apartado agenda de Outlook. -Texto: En este campo es donde se indica el texto que en el móvil del destinatario aparecerá como Asunto - Mensaje de texto alternativo : En el caso de que el terminal del destinatario no admita mensajes multimedia (MMS), recibirá en su lugar un mensaje de texto corto (SMS) con el contenido de este campo. - Plantillas de mensaje : Seleccionando este botón aparecerá el siguiente menú donde podrá elegir el texto predefinido a añadir en el Texto. Seleccione el mensaje predefinido que quiera añadir y pulse el botón Utilizar. 11

12 También puede realizar otras acciones como son: Crear mensaje predefinido. Editar mensaje predefinido. Borrar mensaje predefinido. -Elementos multimedia: Aquí tenemos dos secciones, Imagen y Melodía, para que el usuario seleccione el anexo o anexos que desea enviar con el mensaje multimedia. -Pulsando los botones Añadir imagen y Añadir melodía saldrá un cuadro de dialogo Standard de Windows, con los que podrá seleccionar una imagen o un archivo de sonido, respectivamente. Cuando el usuario ha seleccionado una imagen o una melodía, los botones de Añadir se ocultan y aparecen los botones que se ven en la imagen siguiente: -Pulsando los botones Vista previa y Reproducir se visualiza la imagen o se escucha el fichero de sonido, respectivamente. Con el botón de Borrar se limpia el campo respectivo. Nota: el tamaño máximo que puede tener un mensaje multimedia es de 90 Kb. En la ventana de envío en todo momento se le muestra el tamaño del MMS. Si sobrepasa el tamaño permitido se le mostrará un mensaje de aviso - Opciones : Añadir firma: Seleccionando este botón se añadirá la firma al mensaje a enviar. Pulsando el botón aparecerá la siguiente ventana: 12

13 Escriba el texto que desea que se incluya como firma y seleccione la posición (delante o detrás del mensaje). Acuse de recibo (recibir confirmación en la aplicación): Seleccionando esta casilla recibirá un SMS en la aplicación indicándole que el destinatario ha recibido el mensaje enviado. - Mensaje planificado : Seleccionando esta casilla se habilita el botón Modificar planificación. Pulsando este botón aparecerá la siguiente ventana: 13

14 Pulsando sobre el botón perteneciente al campo Fecha de envío o de inicio o al campo Fecha de fin aparecerá un Calendario donde podrá seleccionar la fecha de inicio o fin de los envíos de SMS: - Aceptar : Seleccionando este botón se enviará el mensaje al destinatario o destinatarios. - Cancelar : Seleccionando este botón se cerrará la ventana de envío. Se cierra la ventana del mensaje sin haberlo enviado ni guardado como borrador. iii. Recepción de mensajes Para leer los mensajes recibidos en la aplicación Mensa-Red Empresas edición seleccione la carpeta Bandeja de entrada en la lista de carpetas. En la parte derecha le aparecerá la bandeja de entrada de los SMS. Para conocer todas las opciones que puede realizar en la carpeta Bandeja de entrada diríjase al apartado Carpetas. 14

15 -Estado: Puede ser recibido, que indica que es un SMS recibido, o informe, que indica que es un SMS de notificación de acuse de recibo. -De: Teléfono desde el que se le envió el mensaje, si es un SMS de notificación de acuse de recibo aparecerá en este campo Inf. entrega -Para: Teléfono donde se recibió el mensaje (su número de teléfono asociado a Mensa-Red Empresas edición ) -Texto: Primeros caracteres del contenido del mismo. -Fecha de Recepción: Fecha y hora en que el mensaje fue recibido. iv. Agenda de Outlook Una de las mayores ventajas de este servicio es que al estar incorporado en su cuenta de correo le permite enviar de forma rápida mensajes a sus contactos almacenados en Outlook. Para ello es imprescindible que cada contacto esté guardado con su correspondiente número de teléfono. Para buscar los contactos de su agenda, vaya a la ventana donde se crea el mensaje y pulse la imagen que está al lado del campo Para. Al pulsar sobre el botón aparecerá una ventana con la libreta de Contactos de Outlook, donde podrá seleccionar los destinatarios del mensaje: 15

16 En la libreta de Contactos le aparecerán tanto los contactos como listas de distribución (grupo de varios contactos) de Outlook que tengan asociados un número de teléfono. Pulsando la tecla de la inicial del contacto que está buscando el cursor se dirigirá automáticamente al listado de contactos que empiecen por dicha inicial. Para seleccionar los destinatarios solo tiene que pulsar con el ratón en cada uno de ellos y pulsar el botón o si desea enviar el mensaje a su agenda completa, pulse simplemente el botón. Al pulsar el botón Aceptar aparecerán directamente como destinatarios del mensaje. En la parte superior derecha de la ventana de contactos puede seleccionar la base de datos desde donde seleccione los contactos: - Libreta de contactos de Outlook : Es la libreta de contactos propia que tiene el Outlook con todos los contactos que tienen asociado un número móvil. - Libreta de contactos de Mensa-Red Empresas : Es una base de datos que crea Mensa-Red Empresas edición para acceder de forma mas rápida a los contactos que tiene la libreta de Outlook con número de móvil asociado. Cada vez que haga cambios en la libreta de contactos de Outlook tiene que pulsar el botón actualizar con los nuevos contactos la base de datos creada por Mensa-Red Empresas edición . para Nota: Cada vez que se pulsa este botón, el contenido de la base de datos de Mensa-Red Empresas edición se borra y se vuelve a cargar con los datos de la libreta de Outlook. 16

17 v. Carpetas En la ventana de Outlook Lista de carpetas aparece una carpeta de nombre VODAFONE Mensa-Red Empresas en donde están las carpetas personales de los números dados de alta en Mensa-Red Empresas edición . Las opciones que se pueden realizar con las carpetas son: Listar mensajes de carpeta Actualizar mensajes de carpeta Bandeja de entrada Eliminar mensajes Responder mensajes recibidos Reenviar mensajes Enviar borradores Crear carpetas Listar mensajes de carpeta Para ver los mensajes de su carpeta, simplemente haga click en ella y a su derecha aparecerán éstos con la siguiente información: -Estado En las carpetas de mensajes enviados le informa si el mensaje ha sido enviado correctamente o ha sido fallido. Nótese que la condición de enviado, no implica que éste haya sido recibido por el destinatario, sino sólo que ha llegado al centro servidor de mensajes de Vodafone. En las carpetas de mensajes recibidos le informa si es un mensaje recibido, recibido, o es un SMS de notificación de entrega, informe. 17

18 -Tipo -Para -Texto -Fecha de envío Aparecerá el texto SMS o MMS dependiendo del tipo de mensaje Teléfono/s de destino del mensaje. Los primeros caracteres del texto del mensaje. Fecha y hora de envío del mensaje. En la carpeta de mensajes recibido el equivalente es Fecha recepción. Indica la fecha y la hora en que el mensaje fue recibido. -Fecha de envío programado Fecha y hora de envío del mensaje en caso de que sea programado. En la carpeta de mensajes recibidos no existe este campo. Inicialmente los mensajes aparecerán ordenados por fecha, pero es posible ordenarlos por otros campos, simplemente pulsando en el título de la columna correspondiente. En el programa Outlook podrán aparecer otras carpetas con distinto número de teléfono. Esto ocurrirá cuando: - Un mismo usuario tenga varios teléfonos dados de alta, por ejemplo en el caso de un cliente con tarjeta twin. - Y/o distintos clientes que hayan solicitado este servicio, estén usando el mismo ordenador. En cualquier caso, para entrar en una carpeta con un número de teléfono distinto de aquel con el que se autenticó, es necesario que introduzca el número de teléfono y la clave, asegurando así la confidencialidad, para saber cómo autenticarse diríjase al apartado: Conectar (autenticación). Actualizar mensajes de carpeta Bandeja de entrada En la bandeja de entrada para poder recibir los nuevos mensajes y las notificaciones de acuse de recibo que le son enviados a la aplicación tiene que actualizar la carpeta periódicamente para ello pulse el botón Recibir SMS, en la barra de herramientas. 18

19 Cuando inicia la aplicación Mensa-Red empresas edición o envía un mensaje también se comprueba si se ha recibido algún mensaje nuevo asociado al perfil que se está usando. Eliminar mensajes Seleccione un mensaje de su carpeta (o varios pulsando la tecla Ctrl ) y pulse Eliminar SMS 19

20 Desaparecerá de su carpeta y se almacenará en la carpeta Elementos eliminados. Para borrarlo por completo, pinche en esta última carpeta, selecciones dicho mensaje y con el botón derecho de su ratón elija la opción Eliminar. 20

21 Se le mostrará una ventana para confirmar que realmente desea eliminar el mensaje. Si responde que sí, el mensaje o mensajes seleccionados se borrarán por completo de la aplicación. Responder mensajes recibidos En la carpeta Bandeja de entrada haga doble click en el mensaje que quiere responder, le aparecerá el mensaje con las opciones a realizar. 21

22 Pulse el botón Responder en la parte inferior del cuadro de texto Para y siga los pasos que se le indican el apartado Envío de mensajes Reenviar mensajes En la carpeta de mensajes enviados haga doble click en el mensaje que quiere reenviar, le aparecerá el mensaje con las opciones a realizar 22

23 Realice los cambios necesarios en el mensaje y pulse al botón Enviar mensaje para que el mensaje sea enviado. Enviar borradores En la carpeta de mensajes Borrador haga doble click en el mensaje que quiere enviar, le aparecerá el mensaje con las opciones a realizar. 23

24 Realice los cambios necesarios en el mensaje y pulse el botón Enviar mensaje para que el mensaje sea enviado. Con las carpetas creadas puede realizar las siguientes acciones: Mover mensajes a la nueva carpeta: simplemente pinchando y arrastrando el mensaje que quiere mover a la carpeta destino. Eliminar la carpeta creada: Seleccione la carpeta que desea eliminar y al pulsar al botón derecho del ratón seleccione la opción Eliminar (también puede eliminarla pulsando la tecla Supr) 24

25 vi. Guardar Mensaje Para ello seleccione los mensajes que desea guardar en la carpeta que corresponda, y pulse el botón, una vez pulsado se abrirá una ventana: Introducir nombre de archivo En esta ventana seleccione o cree un nuevo documento en formato comprimido (.zip), y pulse el botón abrir, se guardara un archivo en el disco duro, con los mensajes en la ruta seleccionada. 25

26 vii. Ayuda Para resolver sus dudas acerca de este producto, puede acceder al manual de usuario haciendo click en la opción Ayuda general del menú de ayuda en las ventanas de mensaje de texto y mensaje multimedia, con lo que se visualizará este mismo documento. También, si lo desea puede ponerse en contacto con el Servicio de Gestión de Empresas marcando el número gratuito 122 si llama desde un teléfono móvil Vodafone o el si llama desde cualquier otro teléfono (precio de llamada según operadora utilizada). 26