Ficha Informativa de Proyecto 2018

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1 EEQ - Empresa Eléctrica Quito Gerencia Administrativa y Financiera Ficha Informativa de Proyecto 2018 PROYECTO: I006 EEQ-ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Y BIENES Líder del Proyecto: Hernández Hidalgo, Mónica Elizabeth (mhernandez@eeq.com.ec) Patrocinador Ejecutivo: Torres Castillo, Galo Danilo Programas Relacionados: Titular: Jérez Apolinario, Washington Enrique Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Procesos Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 9 - DMQ > Pichincha > Quito Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 15/03/ /12/2018 de última actualización: 09/05/2018 de Fin Base: 31/12/2018 Modificado por: DATOS GENERALES Descripción Hernández Hidalgo, Mónica Elizabeth del siguiente Hito: 07/06/2018 ACTUALIZACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Y BIENES PRODUCTO/SERVICIO: Actualizados LINEA BASE: actualizados al 2017 OBJETO GENERAL O PROPÓSITO: Actualizar los procedimientos de la por el cambio de normativa interna, externa y por implementación del Sistema SAP. Beneficios Cualitativos Mejora de los procesos bajo la responsabilidad de la Tipo de Beneficiario Clientes internos y externos Restricciones COSTO: Ninguno TIEMPO: 10 meses ALCANCE: 11 documentos declarados en el SGC RECURSOS: Personal de la Dirección de Administració de Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: % de Inicio: 15/03/2018 de Fin: 31/12/ /05/ :07 AM GPR 1/6

2 Porcentaje de Avance Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Avance programado acumulado 6 % 6 % 10 % 24 % 31 % 45 % 62 % 90 % 96 % 100 % Avance real acumulado % 6 % 10 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) MAYO 2018: Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización Con fecha 04 de mayo de 2018, se realizó la revision integral a los Hitos declarados en éste Proyecto, por tal motivo se realizaron ajustes a fechas e integración de algunos hitos con el fin de obtener un eficiente manejo de la información. Los Departamentos de Bodegas, Programación y Control de Existencias y la Sección Control Bienes, mediante actas de trabajo presentaron las propuestas de cambios a sus respectivamente, lo cual se ve reflejado en el anexo A4.pdf. MARZO 2018: Para el cumplimiento del Hito 1, se realizó una reunión con los Jefes de los Departamentos y Sección pertenecientes de la para identificar los a ser actualizados, creados o eliminados, ver anexo A2.pdf. Para el cumplimiento del Hito 2, se realizó una reunión con los Jefes de los Departamentos y Sección pertenecientes de la para elaborar el cronograma de ejecución del proyecto, ver anexo A3.pdf. Hernández Hidalgo, Mónica Elizabeth 09/05/ :57 AM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. * General. La no aprobación de la Gerencia Administrativa Financiera CAUSARÍA demoras en la actualización y publicación de los procedimientos de la Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 de última actualización 04/05/2018 Mónica Elizabeth Hernández Hidalgo Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 50 % /1 LOCALIDADES Localidad de Impacto No hay información disponible HITOS 1 DEFINICIÓN-Procedimientos e Instructivos sujetos a cambios identificados Hito Categoría Comprometida 1-Solicitud de Información Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 15/03/ /03/2018 Sí /05/ :07 AM GPR 2/6

3 HITOS 2 PLANEACIÓN-Cronograma de ejecución elaborado en conjunto con el Departamento de Gestión de la Calidad Hito Categoría Comprometida 3 EJECUCIÓN-Propuesta de cambios y modificaciones a por parte de las áreas pertenecientes a la Dirección de Administración de Activos y Bienes, presentada 4 EJECUCIÓN-Borradores de los de la Sección Control Bienes, elaborados 5 EJECUCIÓN-Borradores de los del Departamento de Bodegas, elaborados 6 EJECUCIÓN-Borradores de los Procedimientos e de Existencias, elaborados 7 EJECUCIÓN-Borradores de los Procedimientos e de Bodegas, Sección Control Existencias, enviados a la 8 EJECUCIÓN-Procedimientos e de Bodegas, Sección Control Existencias, revisados por la 9 EJECUCIÓN-Segunda modificación de borradores de los Procedimientos e de Bodegas, Sección Control Existencias, elaborados. 10 EJECUCIÓN-Segundos borradores de los del Departamento de Bodegas, Sección Control Existencias, enviados a la 11 EJECUCIÓN- Procedimientos e Instructivos del Departamento de Bodegas, Sección Control Bienes y Departamento de Estimada 10/05/ :07 AM GPR 3/6 Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 22/03/ /03/2018 Sí Inicio de Trabajo 07/05/ /05/2018 Sí Inicio de Trabajo 07/06/ /06/2018 No Inicio de Trabajo 14/06/ /06/2018 No Inicio de Trabajo 21/06/ /06/2018 No /06/ /06/2018 No /07/ /07/2018 No /08/ /08/2018 No /08/ /08/2018 No /09/ /09/2018 No 10.0

4 HITOS Hito Categoría Comprometida Existencias, aprobados por la 12 EJECUCIÓN-Procedimientos de Administración de Activos y Bienes enviados al oficial de Seguridad de la Información 13 EJECUCIÓN-Procedimientos de Administración de Activos y Bienes aprobados por el oficial de Seguridad de la Información 14 EJECUCIÓN- Procedimientos de Administración de Activos y Bienes enviados a la Gerencia Administrativa Financiera 15 EJECUCIÓN-Procedimientos de Administración de Activos y Bienes aprobados por la Gerencia Administrativa Financiera 16 CIERRE - Procedimientos e Instructivos de la Dirección de Administración de Activos y Bienes enviados a la Dirección de Desarrollo Organizacional para publicación en Intranet 17 CIERRE - Informe de fin de proyecto elaborado Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Avance Físico 21/09/ /09/2018 No /10/ /10/2018 No /10/ /10/2018 No /10/ /10/2018 No /11/ /11/2018 No /12/ /12/2018 No 4.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado Avance al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 10/05/ :07 AM GPR 4/6

5 AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 0.00 Total Devengado: 0.00 % Costo Total Devengado: 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total Devengado: 0.00 % Perfil Económico 2018 Años Previos Año Actual (2018) Años Futuros Total Ppto. Planeado Ppto. Externo Planeado Ppto. Aprobado Inicial Ppto. Codificado Ppto. Comprometido Planeado - Codificado (2018) 0.00 Programado a Devengar Ppto. Devengado Pagado Real Estimado a fin de año * Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs. Devengado * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado Ppto. Devengado * Ppto. Devengado OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 4 Incrementar la eficacia en el proceso previo a la adquisición de bienes de la EEQ y optimizar recursos en beneficio de la institución MEDIANTE la verificación de existencias de los bienes en bodegas y el control de la custodia de los bienes a cargo del personal de la empresa. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO A1.pdf 01/03/ ASOCIACION HITO 1-PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS VIGENTES QUE ESTAN SUJETOS A CAMBIOS IDENTIFICADOS A2.pdf 15/03/ ASOCIACION HITO 2-CRONOGRAMA ELABORADO A3.pdf 23/03/ ASOCIACION HITO 3- PROPUESTA DE CAMBIOS Y MODIFICACIONES A PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS PRESENTADOS A4.pdf 09/05/ /05/ :07 AM GPR 5/6

6 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Fonseca Rojas, Fredy Abelardo Hernández Hidalgo, Mónica Elizabeth Redrován Andrade, Gabriel Alejandro Equipo de Apoyo Lider del Proyecto Equipo de Apoyo Dirección de Administración de Analista Dirección de Administración de Jefe Dpto. Programación y Control de Existencias, Encargado ffonseca@eeq.com.ec mhernandez@eeq.com.ec gredrovan@eeq.com.ec 10/05/ :07 AM GPR 6/6