PLAN OPERATIVO ANUAL INDIVIDUAL P.O.A.I. GESTIÓN Total 0

Transcripción

1 PLAN OPERATIVO ANUAL INDIVIDUAL P.O.A.I. GESTIÓN IDENTIFICACIÓN Denominación del Puesto: Dependencia (Dirección, Área, Unidad): Inmediato Superior: Nombre del Ocupante: Cargos Supervisados: 2 RELACIONAMIENTO Total 0 Técnico/a I Secretaria Ejecutiva Dirección Ejecutiva Director/a Ejecutivo/a del OPCE RELACIONES INTRAINSTITUCIONALES 1. Dirección Ejecutiva del OPCE 2. Profesionales del Área de Evaluación e Investigación de la Calidad de la Educación 3. Profesionales del Área Administrativa Financiera 4. Profesional del Área de Asuntos Jurídicos 5. Profesional del Área de Auditoría Interna RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 1. Contraloría General del Estado. 2. Ministerio de Educación y sus entidades bajo tuición 3. Ministerio de Planificación del Desarrollo y sus entidades bajo tuición. 4. Ministerio de Economía y Finanzas Públicas y sus entidades bajo tuición. 5. Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social y sus entidades bajo tuición. 6. Ministerio de Justicia y Transparencia Institucional y sus entidades bajo tuición. 7. Ministerio de Salud y sus entidades bajo tuición. 8. Ministerio de Culturas y Turismo 9. Instituciones Educativas Públicas, de Convenio y Privadas 10. Otras entidades del sector público y privado Página 1

2 3 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES 3.1 Objetivo del Cargo OBJETIVO DEL PUESTO (RAZÓN DE SER DEL PUESTO) Administrar la recepción, registro, despacho, elaboración, transcripción y custodia de documentos generados por la Dirección Ejecutiva del OPCE, para lograr un eficiente manejo y archivo de documentos a fin de alcanzar el cumplimiento de las funciones específicas de la Institución. 3.2 Funciones Específicas Citar, en orden de importancia, los RESULTADOS ESPECÍFICOS que en concordancia con la Plan Operativo Anual (P.O.A. 2017) deberán cumplir en el período programado de un año. Dichos resultados tendrán que contar con indicadores cualitativos y cuantitativos que posibiliten su evaluación. FUNCIONES ESPECÍFICAS (DE ACUERDO A LOS PROCESOS Y POA-2017 DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA) Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la correspondencia recibida y expedida, así como custodiar y mantener actualizado el archivo correspondiente. Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento correspondiente. Elaborar notas, informes, memorándums circulares, instructivos y toda la documentación de la Dirección Ejecutiva Realizar el archivo activo y pasivo de la documentación de la Dirección Ejecutiva Realiza el manejo y administración de Caja Chica de acuerdo a Reglamento Específico. RESULTADOS EN TÉRMINOS DE (CANTIDAD, CALIDAD). Se ha recepción, clasificado, registrado, distribuido el 100% de la correspondencia recibida y expedida, así como el cuidado y manejo actualizado del archivo, durante la gestión Se ha despachado el 100% de los documentos con respuestas aprobadas y su respectivo seguimiento, durante la gestión Se ha elaborado el 100% de las notas internas, externas informes, memorándums, circulares e instructivos requeridos y aprobados por la Dirección Ejecutiva, durante la gestión Se ha registrado el 100% de los documentos y archivados con su respectivo orden y anexos de la Dirección Ejecutiva, durante la gestión Se ha realizado el 100% de la Administración de Caja Chica conforme al Reglamento Específico, durante la gestión FUENTE DE VERIFICACIÓN PONDERACIÓN Archivo y Libros de Registros Archivo 15% 10% Archivo 10% Archivo 15% Archivo 2% Página 2

3 FUNCIONES ESPECÍFICAS (DE ACUERDO A LOS PROCESOS Y POA-2017 DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA) RESULTADOS EN TÉRMINOS DE (CANTIDAD, CALIDAD). FUENTE DE VERIFICACIÓN PONDERACIÓN Escanear la documentación a su cargo. Se ha escaneado el 100% de la documentación requerida y a su cargo, durante toda la gestión Archivo sistematizado 5% Apoyar en la organización y realización de reuniones. Se ha apoyado en el 100% de la organización de reuniones del OPCE, durante toda la gestión Archivo y libro de registro 6% Administrar y custodiar el material bibliográfico del OPCE. Se ha administrado y custodiado el 100% del material bibliográfico del OPCE durante la gestión Archivo y libro de registro. TOTAL PONDERACIÓN 7% 70% 3.3 Funciones Rutinarias FUNCIONES RUTINARIAS Contestar y realizar el registro de las llamadas telefónicas. Realizar el seguimiento a la documentación, con el fin de controlar y mejorar o introducir cambios en el manejo de archivo. Brindar información requerida al personal del OPCE y a los visitantes. Organizar la agenda de la Dirección Ejecutiva. Participar en cursos de capacitación, Seminarios, Talleres, y otros, para el buen desempeño de sus actividades RESULTADOS Se ha atendido y registrado el 100% de las llamadas telefónicas, durante la gestión Se ha realizado el 100% del seguimiento de la documentación, durante la gestión Se ha brindado el 100% de Información requerida por el personal del OPCE y a los visitantes, durante la gestión Se ha organizado y actualizado el 100% de la agenda de la Dirección Ejecutiva, durante la gestión Se ha participado en el 1005 de los cursos de capacitación, seminarios y talleres para un mejor desempeño en el Página 3 FUENTE DE VERIFICACIÓN PONDERACIÓN Libro de Registros de Llamadas Archivo, registro de llamadas. Archivo y Agenda Agenda Electrónica Certificados de participación y/o aprobación.

4 Llevar el registro de préstamo y devolución del material bibliográfico del OPCE. Apoyar al Área técnica y administrativa en diferentes tareas, actividades y eventos programados. Apoyar activamente en la realización de los eventos planificados por la institución. Efectuar otras tareas relativas a su naturaleza funcional que le sean asignadas por instancias jerárquicas superiores. cumplimiento de la función pública, durante la gestión Se ha registrado el 100% de la documentación de préstamo y devolución del material bibliográfico del OPCE, durante la gestión Se ha brindado el 100% de apoyo a las Áreas y Unidades del OPCE en diferentes tareas y actividades y eventos programados, durante la gestión Se ha apodado en el 100% de la realización de los eventos planificado por la institución, durante la gestión Se ha realizado el 100% de las tareas relativas y de asignación por instancias jerárquicas, durante la gestión Libro de Registro 3% Archivo 3% Informe de actividades y archivo Archivo e informe de actividades. TOTAL PONDERACIÓN 2% 2% 30% 3.4 Normas a Cumplir Nº NORMAS A CUMPLIR 1. Constitución Política del Estado 2. Ley 1178 Sistema de Control Gubernamental 3. D.S A Responsabilidad por la Función Pública 4. Ley Nº 045 contra el racismo y toda forma de discriminación 5. D.S. 762 Reglamento a la Ley Contra el Racismo y toda forma de Discriminación 6. Ley Nª 4, lucha contra la corrupción, enriquecimiento ilícito e investigación de fortunas Marcelo Quiroga Santa Cruz 7. Ley Nº 2027 del Estatuto del Funcionario Público 8. Ley Nº 070 de la Educación Avelino Siñani Elizardo Pérez 9. Reglamentos internos de la institución 10. D.S. 832 Creación del OPCE de 30 de marzo de D.S Modificaciones al D.S. 832 de 28 de mayo de Ley 269 Ley General de Derechos y Políticas Lingüísticas de 02 de agosto de Ley 348 Ley Integral para garantizar a las mujeres una vida libre de violencia de 09 de marzo de Página 4

5 4 REQUISITOS DEL PUESTO 4.1 Área de Formación Definir las áreas de formación necesarias para el desempeño del puesto. Asociar a cada una el grado mínimo aceptable y la prioridad marcando con una. Señalar las prioridades complementarias en orden de preferencia. GRADO MÍNIMO DE FORMACIÓN ACEPTABLE PRIORIDAD ÁREA DE FORMACIÓN BACHILLER TÉCNICO MEDIO TÉCNICO SUPERIOR LICENCIATURA POSTGRADO (DIPLOMADO Y/O ESPECIALIDAD) MAESTRÍA DOCTORADO ESENCIAL COMPLEMENTARIO Bachiller en humanidades Secretariado Ejecutivo y otras ramas relacionadas 4.2 Experiencia Laboral mínima requerida Se debe describir la experiencia laboral previa que exige el puesto para su desempeño, esta se subdivide en experiencia General (Tanto en el sector Público como privado), y la experiencia específica (es decir haber desempeñado funciones en puestos iguales o altamente similares). Por otro lado, algunos puestos por su naturaleza, requieren que el ocupante posea experiencia que solo puede ser obtenida en el sector público, por tanto deberá detallarse los años de experiencia requerida. EPERIENCIA Experiencia Laboral General 2 Experiencia Específica como secretaria o asistente de administración en el sector público y/o privado Otros Conocimientos AÑOS Se debe mencionar los cursos que se requieren haber tomado para un buen desempeño en el cargo, por ejemplo: Ley 1178, informática, etc. CONOCIMIENTOS Página 5 PRIORIDAD ESENCIAL COMPLEMENTARIO

6 1. Ley Responsabilidad por la Función Pública. 3. Sistema de Programación de Operaciones. 4. Sistema de Organización Administrativa. 5. Sistema Control Gubernamental. 6. Sistema de Administración de Bienes y Servicios. 7. Conocimientos y manejo de Caja Chica. 8. Manejo de Microsoft Office. 9. Conocimiento de sintaxis. 10. Buena ortografía y caligrafía. 11. Conocimiento de una lengua indígena originaria 12. Conocimiento sobre la diversidad cultural del país. 13. Cursos, seminarios y/o talleres relacionados directamente con el cargo. 4.4 Cualidades Personales Se debe registrar el tipo de cualidades personales, valores, principios deseables para el cargo, que permitan un adecuado desempeño en los mismos. Ej. Alto grado de responsabilidad, capacidad de liderazgo, capacidad para desarrollar y expresar ideas, capacidad e iniciativa para tomar decisiones y facilidad para trabajar en grupos, confidencialidad, etc. CUALIDADES PERSONALES 1 Vocación de Servicio a la comunidad 2 Capacidad Analítica, razonamiento lógico y propositiva 3 Facilidad de comunicación 4 Alto grado de responsabilidad. 5 Actitud Proactiva e iniciativa propia 6 Organización y manejo de tiempos 7 Actitud intracultural e intercultural. 8 Comportamiento personal guiado por principios éticos 9 Capacidad de comunicación en una lengua indígena originario 5 APROBACIÓN Y ACEPTACIÓN La suscripción de la presente Plan Operativo Anual Individual (P.O.A.I.), supone conformidad dentro del periodo programado (enero a diciembre de 2017), con todo su contenido y compromiso de Cumplimiento. Página 6

7 RECEPCIÓN Y CONFORMIDAD POAI FIRMA DEL SERVIDOR PÚBLICO: INMEDIATO SUPERIOR FIRMA INMEDIATO SUPERIOR: ACLARACIÓN DE FIRMA ACLARACIÓN DE FIRMA FECHA: FECHA: Página 7