Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno.

Transcripción

1 Elaborado por: Jefe PCC Lic. Adrián Gómez Díaz Fecha: Enero, Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno. Revisado por: Encardad de Control Interno Ing. Silvia Ramírez. Fecha: Enero, Página 1 de 4 Aprobado por: Dirección del SFE. Ing. Magda González Arroyo. Fecha: Enero, INTRODUCCION Esta guía establece los requisitos generales para la implementación del Modelo de Sistema de Control Interno (MSCI) en el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), y es aplicable a todos los departamentos o unidades que conforman la estructura organizativa del SFE. La misma; se concibió para que sea utilizada por los departamentos o unidades, cuando desarrollen los sistemas de gestión para sus actividades de calidad, administrativas y técnicas; lo anterior con el propósito de cumplir con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno No y la normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República (CGR). 2. MARCO TEÓRICO El MSCI en el SFE, proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo y técnico, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada departamento o unidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El propósito esencial del MSCI, es orientar a las instancias hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales de la institución, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control: Subsistema Control Estratégico: agrupa y correlaciona los parámetros de control que orientan a la entidad, hacia el cumplimiento de la visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas institucionales; lo anterior bajo un enfoque de administración del riesgo. Se encuentra estructurado por dos componentes: Ambiente de Control y Valoración del Riesgos, los cuales permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad. Tienen como objetivo la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control de procesos y procedimientos de direccionamiento estratégico, administrativo y operativo de la institución. Contribuyendo a crear un ambiente favorable al control, así como la forma de operación con base en una gestión orientada a procesos, administrando el riesgo del no cumplimiento de sus objetivos y fines institucionales.

2 Página 2 de 4 Componente Ambiente de Control: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer un ambiente de control que se constituya en el fundamento para la operación y el fortalecimiento del Sistema de Control Interno (SCI) y en consecuencia, para el logro de los objetivos institucionales. A los efectos, debe contemplarse el conjunto de factores organizacionales que propician una actitud positiva y de apoyo al SCI y a una gestión institucional orientada a resultados que permita una rendición de cuentas efectiva. Componente de Valoración del Riesgo: conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la instancia evaluar aquellos eventos negativos o positivos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales. Subsistema Control de la Gestión: reúne e interrelaciona los parámetros de control de los aspectos que permiten el desarrollo de la gestión administrativa y técnica entre ellos: políticas, directrices, lineamientos, planes, programas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, registros, formatos, formularios, información y medios de comunicación. Conformado por los componentes de actividades de control y los sistemas de información, permite a la entidad disponer de los mecanismos para auto controlar la ejecución de las operaciones, tomando como referencia los lineamientos de carácter estratégico seleccionados por la institución. Actividades de Control: Es el conjunto de elementos que garanticen el control y la ejecución de la función, planes y programas de la entidad, haciendo efectivas las acciones necesarias para la mitigación de los riesgos y orientar la operación, hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos. Consiste en establecer los procedimientos y mecanismos de control, necesarios para proteger y conservar el patrimonio de la institución, así como asegurar la obtención de los resultados, bienes o servicios definidos por la entidad; para cada uno de sus procesos, y trabajar por el cumplimiento de sus fines institucionales. Sistemas de información: Es el conjunto de elementos de Control, conformados por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la instancia a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la instancia al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas.

3 Página 3 de 4 Subsistema Control de la Evaluación: agrupa los parámetros que garantizan la valoración permanente de los resultados de las instancias, a través de sus diferentes mecanismos de verificación y evaluación del sistema de control interno; lo anterior bajo un enfoque de mejoramiento continúo. Es el conjunto de componentes de control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del control interno de la instancia; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento del sistema. En ese sentido, el Subsistema de Control de la Evaluación desarrolla mecanismos de medición, evaluación y verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de la instancia; si todas las operaciones se realizan de conformidad con los principios de la función pública, la ley y las políticas trazadas por la dirección en atención a las metas u objetivos previstos. Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los funcionarios de la institución; situación que le permite a la organización, estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía; garantizar la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, y anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. 3. OBJETIVOS 3.1 Objetivo general de la Guía Proporcionar los lineamientos, herramientas y métodos a los Departamentos y Unidades del SFE para la implementación de los componentes que conforman el MSCI. 4. ALCANCE Esta guía será aplicada para la implementación del MSCI en todas las instancias del SFE. 5. PRODUCTO Acciones de implementación del Modelo de Control Interno.

4 Página 4 de 4 6. CLIENTES Esta guía debe ser divulgada y de pleno conocimiento para todo el personal del SFE. 7. DEFINICIONES 7.1 Sistema de Control Interno (MSCI): El SCI comprende la filosofía de gestión establecida y soportada en un enfoque de estándares y sanas prácticas administrativas; cuyo propósito está orientado a la obtención de resultados que propicien el cumplimiento de los fines y objetivos propuestos. 7.2 Modelo del Sistema de Control Interno (MSCI): El MSCI es una herramienta gerencial desarrollada para operativizar la filosofía de gestión establecida por la organización, la cual es implementada para brindar seguridad razonable de que los objetivos institucionales serán alcanzados. Es el proceso con el cual una institución gobierna sus actividades para cumplir con los objetivos en forma económica, eficiente y eficaz. 7.3 Guía para la implementación del MSCI del SFE: La Guía establece los requisitos generales para la implementación del MSC en el SFE. 7.4 Sistema de gestión (SG): Se refiere a una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos, estructura organizacional y estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización. 7.5 Instancia: Debe entenderse como la referencia que se hace de una o varias dependencias (Dirección, Subdirección, Departamentos o Unidades) que conforman la estructura orgánica y funcional de la organización. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 Página 5 de 4 Cuadro I. Documentos de referencia CÓDIGO GC-Ex-10 GC-Ex-44 PCCI-CI-P-01 PCCI-CI-P-02 PCCI-CI-MO-01 NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO Ley de Control Interno. No.8292 Normas de control interno para el Sector Publico. Política de Control Interno. Política del SEVRI. Modelo de Control Interno. 9. AUTORIDADES Y RESPONSABLES Dirección y las jefaturas de departamento, así como todos los funcionaros del SFE, tienen la responsabilidad de poner en práctica las disposiciones de esta guía con el propósito de garantizar el éxito en la implementación del MSCI y por ende de la Política de Control Interno institucional. 10. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MSCI) 10.1 Criterios para implementar el Subsistema Control Estratégico Promover la divulgación del MSCI Firma del acta de compromiso para implementar el MSCI, por parte de cada uno de los funcionarios que tienen la responsabilidad sobre las actividades vinculadas con la competencia que regula el accionar de la instancia Diagnosticar la capacidad instalada en cuanto a recurso humano, económico e infraestructura física; con que cuenta la instancia para cumplir con su competencia y funciones establecidas en el Decreto MAG Comunicación de los requerimientos de recursos a las instancias superiores Análisis periódico de la normativa legal y técnica vinculada a la competencia de la instancia Elaboración de nuevas regulaciones en el formato establecido para tales efectos Divulgación entre el personal de la instancia, los enunciados éticos que deben cumplir los funcionarios públicos; gestión que deberá quedar debidamente documentada Comunicación de las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas Promoción de los valores éticos de la institución.

6 Página 6 de Entrega a cada funcionario por escrito, las funciones que debe realizar, así como establecer los conocimientos y habilidades con los que debe contar para desempeñar exitosamente su trabajo Identificación de las necesidades de capacitación del personal de cada instancia. Dicha gestión se deberá documentar Cumplimiento o ejecución del plan anual de capacitación Divulgar la visión, misión, prioridades y objetivos estratégicos institucionales Elaboración, seguimiento y evaluación del plan anual operativo (PAO) Se socializa entre el personal de la instancia la normativa legal y técnica que regula las competencia del SFE Se desarrolla un plan de actividades de identificación, análisis o valoración, monitoreo y documentación de los riesgos Identificación, documentación, aprobación y divulgación de los procedimientos vinculados con las diferentes actividades que conforman los procesos relativos a la competencia de la instancia que deben ajustarse al MSCI Elaborar el análisis de riesgos a los procesos vinculados con la competencia de la instancia según la metodología de riesgos utilizada Divulgación del informe del estado del SEVRI (incluye lo correspondiente a la metodología relativa a la valoración del riesgo) Elaboración del plan de mitigación según los resultados de la valoración de riesgos. Ajuste de los procedimientos aprobados considerando los resultados de la valoración del riesgo Aprobación y divulgación de los procedimientos debidamente ajustados Seguimiento de las actividades establecidas en el plan de mitigación Coordinar con la Unidad de Planificación, Gestión de Calidad y Control Interno, con el propósito de que los resultados obtenidos producto de la valoración del riesgo queden debidamente registrados en la citada Unidad y sean divulgados a través de los mecanismos de comunicación oficiales definidos por el SFE Incorporación en el PAO las acciones de mitigaciones establecidas en el Plan Criterios para implementar el Subsistema de Control de la Gestión: Inventariar las actividades de control que se aplican con relación a la competencia de la entidad que deben ajustarse al MSCI (lo que incluye registros, formatos, formularios, etc.) Dicha gestión lleva implícita identificar las actividades de control por departamento que están dirigidas a la preservación del patrimonio de la institución.

7 Página 7 de Diagnosticar la pertinencia y suficiencia de las actividades de control inventariadas (lo que incluye registros, formatos, formularios, etc.). La depuración definitiva de las mismas, deberá considerar los resultados de la valoración del riesgo Oficializar la entrada en operación de los procedimientos aprobados que regulan cada una de las actividades de control que tienen relación con la competencia de la entidad que deben ajustarse al MSCI Oficializar la entrada en operación de las actividades de control que deben ajustarse al MSCI (registros, formatos, formularios, registro de firmas, programas de capacitación, etc.). El establecimiento de las mismas, lleva implícito la implementación adecuada de la segregación de funciones Asignar autoridad y responsabilidad por escrito a cada uno de los procesos y actividades Diagnostico del estado del sistema de información vinculados con la competencia de la instancia (manual, automatizado o una mezcla de ambos). Debe considerar los sistemas automatizados que se encuentran en producción, en prueba, desarrollo y en diseño Elaborar y divulgar el informe con los resultados del diagnóstico relativo al estado del sistema de información Oficializar el sistema de información que debe ajustarse al modelo de control interno del SFE Revisión periódica de los sistemas de información y de ser necesario se rediseñan para asegurar su adecuado funcionamiento La administración de los documentos e información se realiza de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos para la preservación y su conservación (archivos electrónicos, magnéticos y físicos) Establecer los mecanismos y prácticas de control que permitan (en tiempo y forma) atender las recomendaciones y/o disposiciones emitidas por los órganos de fiscalización Definición de las necesidades informáticas de la instancia, trasladando la información a la Comisión de informática Criterios para implementar el Subsistema de Evaluación y Seguimiento: Elaborar la autoevaluación anual del Sistema de Control Interno (SCI) en conjunto con el personal de la instancia Definición de acciones de supervisión que realice la instancia, quedando evidencia de ello.

8 Página 8 de Aplicar, documentar e informar sobre la gestión vinculada con las acciones de seguimiento que sean oficializadas con el objeto de fortalecer el SCI Documentar el seguimiento relativo a los planes de mejora, tanto del proceso de autoevaluación como de la mitigación de riesgos del SEVRI; así como al Plan Anual Operativo Seguimiento a la implementan las recomendaciones que formulan los Órganos de control, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento continuo. 11. CONTROL DE CAMBIOS: Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro GC-R-01 Registro de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad Última línea-----