INTENDENCIA DE ESTADÍSTICAS, ESTUDIOS Y NORMAS MANUAL TÉCNICO DE ESTRUCTURAS DE DATOS

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1 INTENDENCIA DE ESTADÍSTICAS, ESTUDIOS Y NORMAS MANUAL TÉCNICO DE ESTRUCTURAS DE DATOS SISTEMA DE ACOPIO DE INFORMACIÓN ESTADOS FINANCIEROS SEGMENTOS 1, 2, 3, 4, 5 Y CONAFIPS VERSIÓN 1.0 ACTUALIZADO AL: 14/09/2015

2 Página 2 de 19 Contenido 1 INTRODUCCIÓN ESQUEMA GRÁFICO DEFINICIÓN DE ESTRUCTURAS Balances de entidades SFPS (B11)... 5 Registro de cabecera... 5 Registro del detalle Balances diarios de entidades SFPS (B13)... 6 Registro de cabecera... 6 Registro del detalle TABLAS DE REFERENCIA CONTROLES DE VALIDACIÓN Balances de entidades SFPS (B11) Balances diarios de entidades SFPS (B13) ORDEN DE ENVÍO DE LAS ESTRUCTURAS FRECUENCIAS Y PLAZOS DE ENVÍO RESPONSABLES DE SOPORTE TÉCNICO... 19

3 Página 3 de 19 1 INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha diseñado las estructuras de datos a través de las cuales las entidades de los segmentos 1, 2, 3, 4, 5 y Conafips del Sector Financiero Popular y Solidario, reportarán periódicamente a este organismo de control la información relacionada a sus estados financieros, conforme a las normas establecidas por el Código Orgánico Monetario y Financiero. Las estructuras deberán ser remitidas por las entidades controladas en los plazos máximo establecidos para la entrega de cada una de ellas en el punto 7 Frecuencia y Plazos de Envío de este documento, a través del Sistema de Acopio, disponible en la página web de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, Una vez recibida la información a través del sistema automático, se validarán las estructuras remitidas y se enviará el diagnóstico de validación (acuse) por correo electrónico, a las direcciones registradas en la base de contactos de la Superintendencia. En caso de que el diagnóstico de la validación registre errores, es obligación de las entidades efectuar la corrección inmediata de los mismos y retransmitir las estructuras para que estas sean validadas correctamente. Las estructuras que mantengan errores en la validación serán consideradas como información no recibida. En el evento de que esta Superintendencia compruebe la falta de envío de la información en los tiempos y formatos establecidos, o si está incompleta o adoleciere de errores de forma que impidan su aceptación o validación, se aplicarán las sanciones previstas en las normas pertinentes.

4 Página 4 de 19 2 ESQUEMA GRÁFICO Organizaciones Estados financieros SEPS ACUSE

5 Página 5 de 19 3 DEFINICIÓN DE ESTRUCTURAS 3.1 Balances de entidades SFPS (B11) En esta estructura se reportarán los balances de las entidades de conformidad a la frecuencia señalada en el punto 7 de este manual. Registro de cabecera No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD TABLA 1 Código de la estructura caracter (3) X 2 Número de RUC numérico (13) X 3 Fecha de corte Fecha (dd/mm/aaaa) X 4 Número total de registros Numérico (6) X 5 Valor de cuadre Numérico (15,2) X 1. Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Balances de entidades, la cual será B Número de RUC.- Corresponde al Registro Único de Contribuyentes asignado a cada organización. 3. Fecha de corte.- Fecha del último día del mes, enviada en el formato dd/mm/aaaa. 4. Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera. 5. Valor de cuadre.- Representa la suma algebraica de todos los valores del campo saldo cuenta de los registros de detalle. Este valor vendrá expresado en unidades de dólar con centavos (2). Registro del detalle No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD 1 Código de cuenta contable caracter (6) X 2 Nombre de la cuenta contable caracter (120) X 3 Saldo de la cuenta contable numérico (15,2) X 1. Código cuenta contable.- Codificación asignada a cada una de las cuentas contables, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Único de Cuentas definido por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, expedido con Resolución No. SEPS- IFPS-IEN de 03 de julio de 2015.

6 Página 6 de Nombre de la cuenta contable.- Es la descripción asignada a cada una de las cuentas contables, de acuerdo al Catálogo Único de Cuentas (Resolución No. SEPS-IFPS-IEN de 03 de julio de 2015). 3. Saldo de cuenta contable.- Valor numérico que representa el saldo que dispone la institución en cada una de las cuentas contables. Debe estar expresado en unidades de dólar con centavos (2). 3.2 Balances diarios de entidades SFPS (B13) En esta estructura se reportarán los balances diarios de entidades, con frecuencia diaria del segmento 1 y conafips. Registro de cabecera No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD TABLA 1 Código de la estructura caracter (3) X 2 Número de RUC numérico (13) X 3 Fecha de corte Fecha (dd/mm/aaaa) X 4 Número total de registros Numérico (6) X 5 Valor de cuadre Numérico (15,2) X 1. Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Balances diarios de entidades, la cual será B Número de RUC.- Corresponde al Registro Único de Contribuyentes otorgado a cada organización. 3. Fecha de corte.- Fecha de corte de la información enviada. Corresponder a los datos de balance al día de reporte, enviada en el formato dd/mm/aaaa. 4. Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera. 5. Valor de cuadre.- Representa la suma algebraica de todos los valores del campo saldo cuenta de los registros de detalle. Este valor vendrá expresado en unidades de dólar con centavos (2). Registro del detalle No. CAMPO TIPO DE DATO OBLIGATORIEDAD 1 Código de cuenta contable caracter (6) X 2 Nombre de la cuenta contable caracter (120) X 3 Saldo de cuenta Numérico (15,2) X

7 Página 7 de Código cuenta contable.- Codificación asignada a cada una de las cuentas contables, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo Único de Cuentas definido por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria expedido con Resolución No. SEPS- IFPS-IEN de 03 de julio de 2015). 2. Nombre de la cuenta contable.- Es la descripción asignada a cada una de las cuentas contables, de acuerdo al Catálogo Único de Cuentas (Resolución No. SEPS-IFPS-IEN de 03 de julio de 2015). 3. Saldo de cuenta contable.- Valor numérico que representa el saldo que dispone la institución en cada una de las cuentas contables. Debe estar expresado en unidades de dólar con centavos (2).

8 Página 8 de 19 4 TABLAS DE REFERENCIA La única referencia que hace este manual es el Catálogo Único de Cuentas que está publicado en la página web: Normativa - Sector Financiero Popular y Solidario - Superintendencia de Economía Popular y Solidaria - Catálogo Único de Cuentas para Cooperativas de Ahorro y Crédito.

9 Página 9 de 19 5 CONTROLES DE VALIDACIÓN 5.1 Balances de entidades SFPS (B11) Control de nombre del archivo El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: B11Mxxxxxxxxxxxxxddmmaaaa Donde: B11: Código de estructura, es fijo M: Código de periodicidad mensual para el segmento 1, 2, 3, Conafips y trimestral (T) para los segmentos 4 y 5. xxxxxxxxxxxxx: Número de RUC dd: día de reporte (último día del mes) mm: mes de reporte aaaa: año de reporte xml: extensión del archivo Control de cabecera Los campos de la cabecera deben guardar relación con el nombre del archivo. Control de formato El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseñado en este caso es XML. El archivo XML junto con el TXT hash de seguridad será comprimido y enviado en formato zip. Número de registros Debe ser igual al número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera. Valor de cuadre Debe ser igual a la sumatoria del campo saldo de todos los registros contables. Control de registros duplicados El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repite el siguiente campo: o código de cuenta contable Validación del mes anterior

10 Página 10 de 19 Se verificará que la información de la estructura (B11) del mes (trimestre) inmediato anterior haya sido enviada y validada satisfactoriamente. Nota.- Por ser el primer envío a través del aplicativo de Acopio de información de balances, no tendrá validación del mes inmediato anterior para los segmentos 1, 2, 3 y Conafips correspondiente al corte 31 de octubre de 2015 y del trimestre inmediato anterior para el segmento 4 y 5 correspondiente al corte 31 de diciembre de Balance Cargado No debe permitir la carga de dos balances de la misma entidad y con la misma fecha de corte. Código de cuenta contable Deben ser reportadas todas las cuentas contables que estén autorizadas para el uso de cada tipo de entidad; no se pueden omitir ninguna de ellas, excepto aquellas correspondientes a los grupos 62, 63, 72 y 73. Cuadre jerárquico El Catálogo Único de Cuentas está clasificado de la siguiente manera: Elemento: 1 dígito (Ej.1) Grupo: 2 dígitos (Ej.11) Cuenta: 4 dígitos (Ej.1101) Subcuenta: 6 dígitos (Ej ) la sumatoria de los saldos de todas las subcuentas de una cuenta, debe ser igual al saldo de esa cuenta. la sumatoria de los saldos de todas las cuentas de un grupo, debe ser igual al saldo de ese grupo. la sumatoria de los saldos de todos los grupos de un elemento, debe ser igual al saldo de ese elemento. Nota: No ingresa en el cuadre jerárquico del elemento 5 el grupo 59. En los meses de enero al 30 de diciembre de cada año, el grupo 59 no puede ser diferente a cero y el 31 de diciembre de cada año, debe ser diferente de cero. Saldo de cuenta contable Los valores de este campo deben ser positivos (mayores o iguales a cero) para todos los códigos de cuentas contables, con excepción de las siguientes (negativas o iguales a cero): 1299 (Provisión para operaciones interfinancieras y de reporto) (Provisión fondos interfinancieros vendidos) (Provisión para operaciones de reporto con Instituciones Financieras ) 1399 (Provisión para inversiones) (Provisión por deterioro en valuación de inversiones) (Provisión general para inversiones)

11 Página 11 de (Provisiones para créditos incobrables) (Cartera de créditos comercial prioritario) (Cartera de créditos de consumo prioritario) (Cartera de crédito inmobiliario) (Cartera de microcrédito) (Cartera de crédito productivo) (Cartera de crédito comercial ordinario) (Cartera de crédito de consumo ordinario) (Cartera de crédito de vivienda de interés público) (Cartera de créditos refinanciada) (Cartera de créditos reestructurada) (Cartera de crédito educativo) (Provisión genérica por tecnología crediticia) (Provisión anticíclica) (Provisiones no reversadas por requerimiento normativo) (Provisión genérica voluntaria) 1699 (Provisión para cuentas por cobrar) (Provisión para intereses y comisiones por cobrar) (Provisión para otras cuentas por cobrar) (Provisiones para garantías pagadas) 1799 (Provisión para bienes realizables, adjudicados por pago y recuperados) (Provisión para bienes adjudicados) (Provisión por deterioro para bienes no utilizados por la institución) 1899 (Depreciación acumulada) (Edificios) (Otros locales) (Muebles, enseres y equipos de oficina) (Equipos de computación) (Unidades de transporte) (Equipos de construcción) (Otros) (Amortización de gastos anticipados) (Amortización acumulada gastos diferidos) 1999 (Provisión para otros activos irrecuperables) (Provisión para valuación de inversiones en acciones y participaciones) (Provisión para valuación de derechos fiduciarios) (Provisión para otros activos) 3602 (Pérdidas acumuladas) 3604 (Pérdida del ejercicio) 37 (DESVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO)

12 Página 12 de 19 Los saldos de las cuentas de trasferencias internas 1908 y 2908 debe cumplir con las siguientes controles: Si la cuenta 1908 es mayor a cero, entonces la cuenta 2908 debe ser igual a cero. Si la cuenta 2908 es mayor a cero, entonces la cuenta 1908 debe ser igual a cero. Los saldos de las cuentas de resultados 3603 y 3604 debe cumplir con las siguientes controles: Si la cuenta: 3603 es mayor a cero, entonces la cuenta 3604 debe ser igual a cero. Si la cuenta: 3604 es menor a cero, entonces la cuenta 3603 debe ser igual a cero. El saldo de la subcuenta (Provisión de cartera de créditos refinanciada) debe ser igual a la sumatoria de los saldos de las subcuentas: , , , , , , , y ) Provisión cartera refinanciada comercial prioritario Provisión cartera refinanciada consumo prioritario Provisión cartera refinanciada inmobiliario Provisión cartera refinanciada microcrédito Provisión cartera refinanciada productivo Provisión cartera refinanciada comercial ordinario Provisión cartera refinanciada de consumo ordinario Provisión cartera refinanciada de vivienda de interés público Provisión cartera refinanciada educativo El saldo de la subcuenta (Provisión de cartera de créditos reestructurada) debe ser igual a la sumatoria de los saldos de las subcuentas: , , , , , , , , Provisión cartera reestructurada comercial prioritario Provisión cartera reestructurada consumo prioritario Provisión cartera reestructurada inmobiliario Provisión cartera reestructurada microcrédito Provisión cartera reestructurada productivo Provisión cartera reestructurada comercial ordinario Provisión cartera reestructurada de consumo ordinario Provisión cartera reestructurada de vivienda de interés público Provisión cartera reestructurada educativo El saldo de la subcuenta (Provisión genérica por tecnología crediticia) debe ser igual a la sumatoria de los saldos de las subcuentas: , , y Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de consumo prioritario

13 Página 13 de Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de microcrédito Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de crédito educativo Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de consumo ordinario El saldo de los elementos 4 y 5 debe ser mayor a cero. Ecuación contable La estructura debe cumplir con las siguientes ecuaciones contables: Durante los meses de enero a noviembre, el balance deberá cumplir la ecuación contable: Activo (1) + Gastos (4) = Pasivo (2) + Patrimonio (3) + Ingresos (5) El grupo 59 Pérdidas y Ganancias, debe ser cero. Pare el mes de diciembre se aplicarán las siguientes ecuaciones: Activo (1) = Pasivo (2) + Patrimonio (3) Ingresos (5) - Gastos (4) = Pérdidas y ganancias (59) Al 31 de diciembre de cada año, la diferencia entre el elemento 5 ingresos y 4 gastos se debe registrar en el grupo 59 Pérdidas y ganancias. Si la diferencia es positiva ganancia, debe registrar en la cuenta 3603 Utilidad o excedente del ejercicio y con signo positivo en el grupo 59. Si la diferencia es negativa pérdida, este valor debe registrar en la cuenta 3604 (Pérdidas del Ejercicio), debe incluirse con signo negativo en el grupo 59. El grupo 59 Pérdidas y Ganancias sólo se debe reportar en diciembre y el saldo puede ser positivo o negativo. Nota.- Se deberá realizar un levantamiento de control si el grupo 59 Pérdidas y Ganancias es igual a 0 (Cero), el cual será solicitado por la IEEN mediante correo electrónico a la ISTI, mientras se diseña el aplicativo. Verificación de Segmento Para las entidades que bajan de segmento de acuerdo a la aplicación de la Resolución No F en mayo de cada año, continuarán reportando en la misma periodicidad y formatos establecidos. 5.2 Balances diarios de entidades SFPS (B13) Control de nombre del archivo

14 Página 14 de 19 El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: B13Dxxxxxxxxxxxxxddmmaaaa Dónde: B13: Código de estructura, es fijo D: Código de periodicidad diario, es fijo para el segmento 1 y Conafips xxxxxxxxxxxxx Número de RUC dd: día de reporte mm: mes de reporte aaaa: año de reporte xml: extensión del archivo Control de cabecera Los campos de la cabecera deben guardar relación con el nombre del archivo. Control de formato El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseñado, en este caso en formato XML. El archivo XML junto con el TXT hash de seguridad será comprimido y enviado en formato zip. Número de registros Debe ser igual al número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera. Valor de cuadre Debe ser igual a la sumatoria del campo saldo de cuenta contable de todos los registros de detalle. Control de registros duplicados El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repite el valor de los siguientes campos: o código de cuenta contable Validación del día anterior Se verificará que la información de la estructura (B13) del día inmediato anterior haya sido enviada y validada satisfactoriamente. Se exceptuará el envío del balance diario B13, los feriados nacionales y fines de semana, este proceso lo ejecutará la ISTI, previo requerimiento de la IEEN mediante correo electrónico hasta la obtención de un Administrador directo en la IEEN.

15 Página 15 de 19 Nota.- Por ser el primer envío a través del aplicativo de Acopio de información de balances, no tendrá validación el día inmediato anterior para los segmentos 1 y Conafips correspondiente al corte 01 de noviembre de Balance Cargado No debe permitir la carga de dos balances de la misma entidad y con la misma fecha de corte. Código de cuenta contable Deben ser reportadas todas las cuentas contables que estén autorizadas para el uso de cada tipo de institución; no se pueden omitir ninguna de ellas, excepto aquellas correspondientes a los grupos 62, 63, 72 y 73. Cuadre jerárquico El Catálogo Único de Cuentas está clasificado de la siguiente manera: Elemento: 1 dígito (Ej.1) Grupo: 2 dígitos (Ej.11) Cuenta: 4 dígitos (Ej.1101) Subcuenta: 6 dígitos (Ej ). la sumatoria de los saldos de todas las subcuentas de una cuenta, debe ser igual al saldo de esa cuenta. la sumatoria de los saldos de todas las cuentas de un grupo, debe ser igual al saldo de ese grupo. la sumatoria de los saldos de todos los grupos de un elemento, debe ser igual al saldo de ese elemento. Nota: No ingresa en el cuadre jerárquico del elemento 5 el grupo 59. En los meses de enero al 30 de diciembre de cada año, el grupo 59 no puede ser diferente a cero y el 31 de diciembre de cada año, debe ser diferente de cero. Saldo de cuenta contable Los valores de este campo deben ser positivos (mayores o iguales a cero) para todos los códigos de cuentas contables, con excepción de las siguientes (negativas o iguales a cero): 1299 (Provisión para operaciones interfinancieras y de reporto) (Provisión fondos interfinancieros vendidos) (Provisión para operaciones de reporto con Instituciones Financieras ) 1399 (Provisión para inversiones) (Provisión por deterioro en valuación de inversiones) (Provisión general para inversiones) 1499 (Provisiones para créditos incobrables) (Cartera de créditos comercial prioritario) (Cartera de créditos de consumo prioritario) (Cartera de crédito inmobiliario)

16 Página 16 de (Cartera de microcrédito) (Cartera de crédito productivo) (Cartera de crédito comercial ordinario) (Cartera de crédito de consumo ordinario) (Cartera de crédito de vivienda de interés público) (Cartera de créditos refinanciada) (Cartera de créditos reestructurada) (Cartera de crédito educativo) (Provisión genérica por tecnología crediticia) (Provisión anticíclica) (Provisiones no reversadas por requerimiento normativo) (Provisión genérica voluntaria) 1699 (Provisión para cuentas por cobrar) (Provisión para intereses y comisiones por cobrar) (Provisión para otras cuentas por cobrar) (Provisiones para garantías pagadas) (Provisión para bienes realizables, adjudicados por pago y (Depreciación acumulada) (Edificios) (Otros locales) (Muebles, enseres y equipos de oficina) (Equipos de computación) (Unidades de transporte) (Equipos de construcción) (Otros) (Amortización de gastos anticipados) (Amortización acumulada gastos diferidos) 1999 (Provisión para otros activos irrecuperables) recuperados) (Provisión para bienes adjudicados) (Provisión por deterioro para bienes no utilizados por la institución) (Provisión para valuación de inversiones en acciones y participaciones) (Provisión para valuación de derechos fiduciarios) (Provisión para otros activos) 3602 (Pérdidas acumuladas) 3604 (Pérdida del ejercicio) 37 (DESVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO) Los saldos de las cuentas de trasferencias internas 1908 y 2908 debe cumplir con las siguientes controles: Si la cuenta 1908 es mayor a cero, entonces la cuenta 2908 debe ser igual a cero.

17 Página 17 de 19 Si la cuenta 2908 es mayor a cero, entonces la cuenta 1908 debe ser igual a cero. Los saldos de las cuentas de resultados 3603 y 3604 debe cumplir con las siguientes controles: Si la cuenta: 3603 es mayor a cero, entonces la cuenta 3604 debe ser igual a cero. Si la cuenta: 3604 es menor a cero, entonces la cuenta 3603 debe ser igual a cero. El saldo de la subcuenta (Provisión de cartera de créditos refinanciada) debe ser igual a la sumatoria de los saldos de las subcuentas: , , , , , , , , Provisión cartera refinanciada comercial prioritario Provisión cartera refinanciada consumo prioritario Provisión cartera refinanciada inmobiliario Provisión cartera refinanciada microcrédito Provisión cartera refinanciada productivo Provisión cartera refinanciada comercial ordinario Provisión cartera refinanciada de consumo ordinario Provisión cartera refinanciada de vivienda de interés público Provisión cartera refinanciada educativo El saldo de la subcuenta (Provisión de cartera de créditos reestructurada) debe ser igual a la sumatoria de los saldos de las subcuentas: , , , , , , , , Provisión cartera reestructurada comercial prioritario Provisión cartera reestructurada consumo prioritario Provisión cartera reestructurada inmobiliario Provisión cartera reestructurada microcrédito Provisión cartera reestructurada productivo Provisión cartera reestructurada comercial ordinario Provisión cartera reestructurada de consumo ordinario Provisión cartera reestructurada de vivienda de interés público Provisión cartera reestructurada educativo El saldo de la subcuenta (Provisión genérica por tecnología crediticia) debe ser igual a la sumatoria de los saldos de las subcuentas: , , y Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de consumo prioritario Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de microcrédito Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de crédito educativo Provisión genérica por tecnología crediticia cartera de consumo ordinario El saldo de los elementos 4 y 5 debe ser mayor a cero.

18 Página 18 de 19 Ecuación contable La estructura debe cumplir con la siguiente ecuación contable: El balance deberá cumplir la ecuación contable: Activo (1) + Gastos (4) = Pasivo (2) + Patrimonio (3) + Ingresos (5). Verificación de Segmento Para las entidades que bajan de segmento de acuerdo a la aplicación de la Resolución No F en mayo de cada año, continuarán reportando en la misma periodicidad y formatos establecidos. 6 ORDEN DE ENVÍO DE LAS ESTRUCTURAS La estructura de información contenida en este manual, será remitida por las entidades de los segmentos 1, 2, 3, 4, 5 y Conafips con periodicidad mensual (trimestral) y diaria según corresponda. B11 B13 7 FRECUENCIAS Y PLAZOS DE ENVÍO Las entidades deberán cumplir con la siguiente matriz de envío de información en cuanto a la periodicidad y plazos de entrega: CÓDIGO ESTRUCTURA FRECUENCIA PLAZO DE ENVÍO B11 Balances de entidades segmento 1 y Conafips Mensual 3 días término

19 Página 19 de 19 B11 Balances de entidades segmentos 2 y 3 Mensual 15 días plazo B11 Balances de entidades segmentos 4 y 5 Trimestral 2 meses plazo B13 Balances diarios de entidades segmento 1 y Conafips Diaria 1 día término 8 RESPONSABLES DE SOPORTE TÉCNICO RESPONSABLE EXTENSIÓN Ximena Quishpe dolores.quishpe@seps.gob.ec Ana Lucía Heredia ana.heredia@seps.gob.ec Diego Tarapués diego.tarapues@seps.gob.ec Luis Padilla Luis.padilla@seps.gob.ec