Jefe de Departamento de Apoyo y Logística. Sustantiva Órgano Interno de Control Subdirección de Eventos y Giras. Coordinación Técnica

Transcripción

1 A. DATOS GENERALES Código del puesto Denominación de puesto Jefe de Departamento de Apoyo y Logística B. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO I. Datos de identificación del puesto Tipo de funciones Puesto del superior jerárquico Unidad Administrativa X Administrativa Sustantiva Órgano Interno de Control Subdirección de Eventos y Giras Coordinación Técnica DIRECCIÓN GENERAL COORDINACIÓN TÉCNICA SECRETARIO AUXILIAR SUBDIRECCIÓN DE EVENTOS Y GIRAS SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEPARTAMENTO DE APOYO Y LOGÍSTICA 1

2 II. Objetivo General de Puesto Apoyar en la coordinación de giras y eventos en las que la Dirección General participe para la promoción o difusión del Instituto Fonacot. III. Funciones 1. Integrar el plan de trabajo, calendarización de las actividades anuales a desempeñar y actualizar directorio de dependencias y proveedores para la ejecución de las actividades. 2. Enviar la información oportuna sobre la organización de giras y eventos a la Coordinación Técnica y Dirección General, para su conocimiento. 3. Coordinar, con todas las áreas de Instituto FONACOT, la agenda y servicios necesarios para los viajes del Director General, con el fin de asegurar que la logística de los mismos coincidan con su agenda de trabajo. 4. Actualizar las bases de datos del directorio interno y externo junto con la Subdirección de Gestión con información relacionada a los eventos y giras en los que la Dirección General participe. 5. Elaborar oficios, comunicados y escritos varios, de acuerdo a la logística de giras y eventos. 6. Coordinar con la Subdirección de Gestión las fechas de los eventos y giras a fin de que queden registrados en la agenda del Director General. 7. Coordinar con las áreas del Instituto los eventos a fin de promover la imagen del Instituto, así como realizar los trámites administrativos para el logro del evento 8. Enlace y filtro de comunicación entre la Dirección General y los coordinadores internos y externos de los eventos y giras. 9. Apoyará en la elaboración de los reportes de actividades que se requieran. 10. Las demás que le señalen otras disposiciones legales, reglamentarias o administrativas y sus superiores jerárquicos, dentro de la esfera de sus facultades. 2

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4 IV. Relaciones Internas y/o externas Relaciones Internas Puesto/Área Dirección General Subdirecciones Generales Otras áreas de la organización Motivo Seguimiento y ejecución de instrucciones Seguimiento y comunicación de instrucciones del Director General Coordinación de agendas, solicitud de información e identificación de áreas de oportunidad para la agenda de la Dirección General. Y gestión de documentación. Para participar en eventos internos o externos Relaciones Externas Organismo/Institución Organismos Gubernamentales Iniciativa privada Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituciones Gubernamentales, dependencias Federales y Gobiernos Estatales Organismos de representación social Motivo Participación en eventos políticos Participar y realizar convenios y eventos de colaboración. Facilitar la relación entre la Dirección General y representantes del Instituto Proporcionar y solicitar información del Instituto. Representar al Instituto FONACOT en eventos estratégicos. 4

5 V. Aspectos relevantes del puesto Comités en los que participa Puestos subordinados Presupuesto bajo su responsabilidad Retos y complejidad en el desempeño Trabajo técnico calificado Debe declarar situación patrimonial Coordinar los requerimientos del director general hacia sus reportes directos con los ritmos de operación que cada uno de ellos tiene establecer las prioridades del director general y su cumplimiento. 5

6 C. PERFIL DEL PUESTO I. Escolaridad y áreas de conocimiento Nivel académico Grado de avance Área General y Carrera Genérica Licenciatura preferentemente Titulado Relaciones Públicas, Ciencias Políticas, Administración de Empresas o afín II. Experiencia Laboral Mínimo de años de experiencia Experiencia laboral 2 años como en Secretaría Ejecutiva Relaciones Públicas, Dirección General III. Requerimientos o condiciones específicas Disponibilidad para viajar Frecuencia Cambio de Residencia Horario de trabajo Periodos especiales de trabajo Condiciones especiales de trabajo Especificaciones ergonómica Si Ocasional De 09:00 a 18:00 hrs. 6

7 IV. Competencias Directivas Transversales Visión de Servicio N4 Visión estratégica N4 Liderazgo N4 Toma de Decisiones N4 Negociación N4 Gestión de Colaboradores N5 Adaptación al Cambio N5 Trabajo en Equipo N5 Pensamiento Analítico N5 Orientación a Resultados N5 Interés por el orden y la calidad N5 Orientación al Cliente N5 Conocimiento del Negocio Capacidades Profesionales Observaciones Ocupante Jefe inmediato Dirección de Recursos Humanos mbre y firma mbre y firma mbre y firma Fecha de aprobación 7