Plan de la Calidad para Anotaciones Marginales

Transcripción

1 Dirección General de Gobierno Fecha de emisión: 11/09/2014 Versión N. 5 Página: 1 de 5 Plan de la Calidad para Elaboró Revisó Lic. María del Carmen Chávez Manzano Encargada del área de marginales Aprobó Lic. Arturo Alejandro Fuentes González Subdirector del Registro Civil del Estado Lic. Arturo Díaz Rivera Director del Registro Civil del Estado

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Actualizar el estado civil de las personas inscritas en los libros del registro civil del Estado de Colima provenientes de juicios administrativos, procedimientos judiciales y exhortos. 2. ALCANCE Este plan de calidad es de aplicación estatal. Para todas las personas que necesiten la actualización de su estado civil, y que estén registrados en los libros del Registro Civil del Estado. 3. POLÍTICAS 3.1 Exclusivamente se podrán actualizar las actas de las personas registradas en los libros del Registro Civil del Estado de Colima. 3.2 Todas las marginales se deberán realizar a más tardar a los 10 días hábiles de su recepción. 4. MARCO NORMATIVO 4.1 Código Civil del Estado de Colima. Artículo 134 al Código de Procedimientos Civiles del Estado de Colima. 4.3 Reglamento del Registro Civil para el Estado de Colima. Artículo 82 al Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001:2000, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación. 4.5 Manual de la Calidad del Registro Civil del Estado, Requisito 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 4.6 Ley de Protección de Datos del Estado de Colima. 5. TERMINOS/ DEFINICIONES marginal: Asentar brevemente en las actas de los libros del registro civil la modificación del estado civil de las personas. Libro del Registro Civil: Conjunto de actas encuadernadas, mismas que emiten las oficialías de los municipios, en las cuales se hace constar el estado civil de las personas. Aclaración: Procedimiento administrativo para corregir errores mecanográficos en las actas del estado civil de las personas y no sean modificados sus elementos esenciales. Complementación: Procedimiento administrativo respecto de las actas que contienen imprecisiones o que no se hayan levantado en formatos debidamente pre impresos, que de la misma se desprendan datos y circunstancias que se relacionen directamente con la persona registrada y que no sean modificados sus elementos esenciales. Juicio Administrativo: Realización de la modificación de las actas del Registro Civil, pudiendo derivarse en aclaraciones o complementaciones. La Dirección del Registro Civil emitirá una resolución administrativa. Juicio Judicial: Rectificación de las actas del Registro Civil, cuando se solicite cambiar datos esenciales del acto, solamente podrá ser ordenada por la autoridad judicial. Exhorto: Notificación que realiza una oficialía a su similar y a la, para informar de los actos civiles que realizan las personas en un lugar diferente al de su registro.

3 Página 3 de 5 Oficialía del Registro Civil: Oficina de carácter público instalada para autorizar los actos del Estado Civil de las personas en la jurisdicción de sus respectivas oficialías. La cual es representada por el Oficial del Registro Civil. 6. DIAGRAMA DEL PLAN DE CALIDAD ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados Inicio Juicio Administrativo (aclaración o complementación) Juicio Judicial Recepción de Juicios y/o Juicios Firma de recibido en la bitácora Copia del oficio de aclaración o complementación..actas correspondientes.identificaciones FO Juicio y/o Exhorto Fecha de Recepción No. De Referencia (Excepto Juicios Judiciales). No. De Emisión de 2 Juicios Revisión de los datos de la documentación -Archivo Electrónico con las -Etiquetas Adhesivas con cada anotación de: - de Juicios - de - de Juicio Judicial -Asunto -No. De -No. De Acta Año del Registro -Oficialía que envía (en caso de exhortos). -Estado y Municipio que envía (en caso de exhortos) - Correspondiente -Nombre del Director -Fecha de Captura

4 Página 4 de 5 ENTRADA FLUJO PROCESO RESPONSABLE VINCULACIÓN PUNTOS DE CONTROL SALIDA (Registros, Indicadores) Requerimientos de Salida de Resultados 1 -Etiqueta Adhesiva con la anotación fecha de emisión marginales -Fecha de la -Días transcurridos -Libro de Actas -Etiquetas Adhesivas con anotación marginal en Libros Archivo Sello Oficial en las anotación Datos de la etiqueta: -Asunto -No. De -No. De Acta -Año de Registro -Oficialía que envía (en caso de exhortos) -Estado y Municipio que envía (en caso de exhortos) - Correspondiente -Nombre del Director -Fecha de Captura -Sello Oficial de R.C. fecha de etiquetado -Fecha de etiquetado -Días Transcurridos Autorización Dirección del Registro Civil -Revisión de los datos de la -Firma de Autorización de la Dir. Del Registro Civil -Libro con anotación Autorizada -Firma de la Dirección del Registro Civil FIN 7. INDICADORES Indicador Fórmula Frecuencia Responsable Cumplimiento en el tiempo comprometido Días transcurridos entre la recepción de la Resolución y la anotación marginal (diferencia de los 5 días compromiso) Mensual

5 Página 5 de 5 8. REGISTROS DE CALIDAD Clave Registros Tiempo de retención Relación de 1 año N/A de Juicios 5 años N/A de 5 años N/A de Juicio Judicial 5 años Responsable de conservarlo 9. TRÁMITES Y/O SERVICIOS Clave (RETyS) Nombre del trámite y/o servicio Línea y/o ventanilla N/A N/A N/A 10. SECCIÓN DE CAMBIOS No. de versión Fecha de actualización Descripción del cambio 5 11/09/2014 Modificaciones al diagrama de calidad en algunas etapas. 4 30/09/2013 Se agregó el apartado 9 Trámites y/o servicios y se modificó el nombre del dueño del proceso. 2 27/01/2012 Modificaciones al diagrama de calidad en sus distintas etapas. 1 11/11/2011 En la fórmula del punto 7 se corrigieron los días compromiso. 0 30/09/2011 Inicia su uso.