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Transcripción

1 Manual de Procedimientos Página 1 de 7 1. Propósito Definir los lineamientos que nos permitan garantizar que se realiza en forma efectiva el proceso de evaluación a candidatos para cubrir vacantes en los puestos sindicalizados de la Universidad Autónoma de Coahuila, con este procedimiento se da cumplimiento a la cláusula 7.5 de la norma NMX-CC-9001-IMNC. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable a los puestos sindicalizados administrativos y manuales de la Universidad Autónoma de Coahuila. 3. Responsabilidades 3.1. Coordinadora de Capacitación y Evaluación Aprobar y firmar el resultado del candidato evaluado y turnar el expediente a la Secretaria del Departamento. Avalar los resultados de los candidatos propuestos por el STUAC en las ternas en el formato (OM-F-ECD-16) Colaborador Profesional Realizar la entrevista y evaluación de los candidatos, revisar, analizar e interpretar la batería de pruebas aplicadas y registrar la información en el formato de entrevista, turnar el expediente del candidato evaluado a la Coordinadora en un término no mayor de 5 días hábiles a partir del término del proceso. Proporcionar inducción correspondiente a STUAC en lo relativo al proceso de evaluación Colaborador Profesional de Unidad Torreón Entregar solicitud de empleo al candidato a evaluar, calendarizar la fecha y hora de entrevista, registrar la fecha de evaluación la información en el formato de entrevista. Elaborar, y turnar el informe de resultados, verificar, administrar y solicitar el material de oficina necesario para la operación del departamento. Elaboró Revisó Aprobó Lic. Sofía Calvert Martínez Ing. Cosme Lugo Maltos Ing. Cosme Lugo Maltos Coordinadora decapacitación y Evaluación Oficial Mayor Oficial Mayor

2 Manual de Procedimientos Página 2 de 7 4. Procedimiento 4.1 Entradas y Salidas. Entradas Insumo Necesidad de evaluar Candidatos para cubrir vacantes. Solicitud de evaluación del STUAC y de hospitales (OM-F-SPE-02, OM-F- SPE-11). Relación de candidatos a evaluar. Origen STUAC y Hospitales. STUAC y Hospitales. Hospitales. Salidas Servicio o Producto Candidatos evaluados Informe de resultados de evaluación de candidatos Reporte de resultados de candidatos propuestos en ternas presentadas por el STUAC (OM-F-ECE-16). Destino STUAC y Hospitales. STUAC, Hospitales y Subdirección de Personal. Selección de personal (OM-P-SPE-01). STUAC Selección de personal (OM-P-SPE-01). 4.2 Identificación y Trazabilidad Identificación La identificación de los candidatos es en forma alfabética-numérica, es decir se les da un número de expediente pero se archiva en forma alfabética de acuerdo al primer apellido. Trazabilidad La trazabilidad del proceso de evaluación se lleva a cabo mediante el control de la documentación de cada etapa del proceso como son: Solicitud, Entrevista, Evaluación y emisión de resultados en donde estos serían SRR (si reúne requisitos), NRR (no reúne requisitos) y ENV (entrevista no vacante).

3 Manual de Procedimientos Página 3 de 7 Dependencia 4.3 Comunicación con el cliente La forma de comunicación con el cliente en este proceso es de forma escrita, a través de la Coordinadora de Capacitación y Evaluación usando los formatos de registro correspondientes documentados en este procedimiento. 4.4 Propiedad del Cliente En el presente procedimiento no aplica la propiedad del cliente ya que toda la documentación así como la información generada es interna del proceso. 4.5 Criterios del Procedimiento de Evaluación Todos los candidatos enviados al área de evaluación deberán cumplir con los requisitos básicos (instrucción y experiencia) del perfil del puesto solicitado, quedando a criterio del Colaborador Profesional iniciar y/o continuar con el procedimiento si este criterio no se cumpliera. Todos los candidatos serán evaluados a partir de una solicitud emitida por el STUAC u Hospitales, o Subdirección de Personal, donde se establezca claramente el nombre del candidato y el puesto vacante; cuando en el oficio del STUAC aparezca un nombre de un puesto vacante y éste no corresponda con el nombre asignado en el tabulador vigente, el entrevistador tendrá la autoridad de corregirlo con letra manuscrita en ese momento. En caso de que el candidato haya realizado suplencias continuas por más de un año dentro de la Universidad, para dar inicio a este procedimiento, deberá adjuntar la evaluación del desempeño expedida por la última dependencia en la que presto sus servicios; y en el área de enfermería la evaluación práctica. Todo candidato deberá entregar la papelería requerida por el departamento al término de la aplicación de las pruebas. Todo candidato aspirante a ocupar un puesto de vigilancia deberá ser mayor de edad. Cuando un candidato al término de la entrevista se considera: Entrevista no vacante (ENV), el candidato estará en espera de evaluación hasta que se genere la oportunidad laboral. En caso de que se le proponga para otra categoría, está tendrá que ser al haber transcurrido un año de la anterior e iniciar proceso; No reúne requisitos (NRR), al igual que la anterior, tendrá que pasar un año para iniciar proceso en la misma categoría o en otra diferente.

4 Manual de Procedimientos Página 4 de 7 Todo trabajador de base que sea propuesto como candidato a una promoción de alguna dependencia, está, deberá hacer llegar a la Coordinación de Capacitación y Evaluación la evaluación práctica y de desempeño, así como constancia de conocimientos y/o constancias que acrediten la preparación de la competencia en el puesto. La revisión y/o actualización de los exámenes teóricos deberá realizarse cada tres años. 4.6 Secretaria de la Coordinación Entrega al candidato portador de la solicitud de evaluación del STUAC todos los martes y jueves, la solicitud de empleo (OM-F-ECD-12). Revisar y recibir la documentación de los candidatos a los que se les aplicaron las baterías de pruebas. (copia de acta de nacimiento, copia de credencial con fotografía, constancia de estudios relativos al puesto). En el caso de Hospitales, recibe del representante del hospital todos los lunes la relación de los candidatos a evaluar, calendariza fechas de la entrevista, previa autorización del Coordinador de Capacitación y Evaluación y entrega solicitudes de empleo y relación de documentación, la cual deberá portar el candidato al día de su entrevista. En lo relativo a los candidatos de Unidad Norte la solicitud de evaluación es emitida por STUAC, Subdirección de Personal o Dependencias de esa Unidad. 4.7 Colaborador Profesional Verifica en la agenda las personas programadas y constata que traigan la solicitud OM-F-ECD-12 debidamente llenada, realiza la entrevista al candidato a evaluar en la hora correspondiente, obteniendo la información clara y precisa, la cual es registrada en el formato de entrevista (OM-F-ECD-13) y lo entrega a la Secretaria. Cuando el candidato reúna los requisitos básicos del perfil del puesto se cita a la aplicación de pruebas, asignando fecha y hora de la misma y se le solicitará la documentación requerida por el departamento. 4.8 Secretaria de la Coordinación Asigna número de expediente al candidato, registra nombre y número de expediente en el libro de registro, dando de alta en el sistema dicha información, da apertura al expediente del candidato y programa en la agenda correspondiente la fecha y hora de evaluación. 4.9 Colaborador Profesional Verifica en la agenda la cantidad y tipo de puestos a evaluar, Conforma la batería de pruebas a aplicar con base en el manual de perfiles de puestos y realiza la evaluación de los candidatos en forma grupal. Revisa, analiza e interpreta las

5 Manual de Procedimientos Página 5 de 7 Dependencia respuestas emitidas en la batería de pruebas, registrando el resultado final de la evaluación del candidato en el formato de reporte individual del candidato (OM-F- ECD-15).Turna el expediente del candidato evaluado a la Coordinadora, el cual esta integrado por la siguiente documentación: solicitud de evaluación en su caso, solicitud de empleo debidamente requisitada, formato de entrevista, pruebas proyectivas, pruebas psicométricas, cuando el puesto lo requiere pruebas de conocimientos o técnicas y el reporte individual del candidato (OM-F-ECD-15). En el área de enfermería deberá contener las evaluaciones: del desempeño y la práctica Coordinadora Aprueba los resultados obtenidos y turna el expediente del candidato evaluado a la Secretaria 4.11 Secretaria de la Coordinación Captura los resultados en el sistema, elabora el reporte de resultados y lo turna al Subdirector Administrativo. Informa a la Subdirección de Personal los resultados a través del formato establecido (solicitud para cubrir vacante sindicalizada personal administrativo y manual (OM-F-SPE-02). Reporte de resultados de Ternas presentadas por el STUAC en el formato (OM-F-ECD-16) Secretaria de la Coordinación Entrega el informe de resultados al STUAC, archiva y organiza los expedientes e informes de resultados de evaluación. Cuando un candidato evaluado es contratado entregará a la Subdirección de Personal la papelería requerida por ellos Colaborador Profesional de la unidad Torreón Entrega al candidato portador de la solicitud de evaluación del STUAC, la solicitud de empleo (OM-F-ECD-12) y la relación de los documentos requeridos (copia de acta de nacimiento, copia de credencial con fotografía. Constancia de estudios relativos al puesto) señalando al candidato que deberá traerla el día y la hora señalada. Verifica en la agenda las personas programadas y constata que traigan la solicitud (OM-F-ECD-12) debidamente llenada, la papelería completa, realiza la entrevista al candidato a evaluar en la hora correspondiente, obteniendo la información clara y precisa, la cual es registrada en el formato de entrevista (OM-F-ECD-13) y lo entrega a la Secretaria. Cuando el candidato reúna los requisitos básicos del perfil del puesto se cita a evaluación, asignando fecha y hora de la misma. Verifica en la agenda la cantidad y tipo de puestos a evaluar, Conforma la batería de

6 Manual de Procedimientos Página 6 de 7 pruebas a aplicar con base en el manual de perfiles de puestos y realiza la evaluación de los candidatos en forma grupal. Revisa, analiza e interpreta las respuestas emitidas en la batería de pruebas, registrando el resultado final de la evaluación del candidato en el formato de reporte individual del candidato (OM-F- ECD-15). El cual esta integrado por la siguiente documentación: solicitud de evaluación en su caso, solicitud de empleo debidamente requisitada, formato de entrevista, pruebas proyectivas, pruebas psicométricas, cuando el puesto lo requiere pruebas de conocimientos o técnicas y el reporte individual del candidato (OM-F- ECD-15). 5. Registros Los que se referencian en el procedimiento 6. Anexos Glosario: STUAC: Sindicato de Trabajadores de la Universidad Autónoma de Coahuila. 7. Cambios Revisión 5 Cláusula Cambios Adecuación al formato 3.1, 4.12 Se eliminan las funciones de la Subdirección Administrativa. Y por lo tanto se recorre la numeración. 3.1 Se cambia el nombre de Jefe del Departamento de Capacitación y Evaluación por Coordinadora de Capacitación y Evaluación. 3.2, 4.10 Se modificó el termino Jefe de Departamento por Coordinadora. 4.2 Se complemento la información de la trazabilidad. 4.6, 4.8, 4.11, Se modifica el puesto de Secretaria del Departamento por Secretaria de la Coordinación Se elimina firmado por el Subdirector Administrativo. Revisión 6 Cláusula Cambios 4.2 Se elimina comprobantes de estudios dentro de los expedientes de los candidatos evaluados por emisión de resultados en donde estos serían SRR, NRR y ENV. 4.5 Se agrego La revisión y/o actualización de los exámenes teóricos deberá realizarse cada tres años.

7 Manual de Procedimientos Página 7 de Se cambio el día de entrega de las solicitudes a candidatos (martes) por los días martes y jueves. En el caso de Hospitales los lunes serán los días de recibir relación de los candidatos a evaluar. Revisión 7 Cláusula Cambios 1 Se elimina el 2000 al final del código de la norma. 4.5 Se agrego cuando en el oficio del STUAC aparezca un nombre de un puesto vacante y éste no corresponda con el nombre asignado en el tabulador vigente, el entrevistador tendrá la autoridad de corregirlo con letra manuscrita en ese momento. Cuando un candidato al término de la entrevista se considera: Entrevista no vacante (ENV), el candidato estará en espera de evaluación hasta que se genere la oportunidad laboral. En caso de que se le proponga para otra categoría, está tendrá que ser al haber transcurrido un año de la anterior e iniciar proceso; No reúne requisitos (NRR), al igual que la anterior, tendrá que pasar un año para iniciar proceso en la misma categoría o en otra diferente. Todo trabajador de base que sea propuesto como candidato a una promoción de alguna dependencia, está, deberá hacer llegar a la Coordinación de Capacitación y Evaluación la evaluación práctica y de desempeño, así como constancia de conocimientos y/o constancias que acrediten la preparación de la competencia en el puesto. 8. Referencias Código Documentos SC-G-CCA-01 Manual de Calidad SC-P-CCA-01 Control de documentos y registros SC-P-CCA-03 Productos y servicios no conformes SC-P-CCA-04 Acciones correctivas y preventivas SC-F-CCA-13 Definición de los Requisitos del Cliente SC-F-CCA-14 Listado de Registros Controlados SC-F-CCA-17 Indicadores de Desempeño Fin