SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO MÉDICO

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE INVESTIGACION Fecha: JUN 15 Hoja: 1 de 7 Puesto Firma Elaboró: Revisó: Autorizó: Ingeniero Biomédico (Coordinador de Gestión) Director de

2 Hoja: 2 de 7 1. Propósito Elaborar las estrategias y logística de vigilancia para optimizar el uso y aprovechamiento de los equipos médicos del Instituto Nacional de Rehabilitación, susceptibles de recibir mantenimiento correctivo, con el fin de reducir los tiempos fuera de servicio. 2. Alcance A las áreas que demandan del servicio de mantenimiento del equipo médico, Departamento y la Subdirección de. 3. Responsabilidades : elaborar y dar seguimiento a la logística del servicio correspondiente. : supervisar el cumplimiento de los mantenimientos externos al equipo médico del Instituto Nacional de Rehabilitación. Coordinadores, Ingenieros Biomédicos y Técnicos Biomédicos: llevar a cabo las reparaciones de equipo. Área Usuaria: brindar las facilidades de acceso al personal del área de la Subdirección de, solo y únicamente para evaluar y/o supervisar la funcionalidad del equipo médico bajo su resguardo. : autorizar la solicitud de requisición de refacciones y/o servicio de mantenimiento externo. Director de Administración y el Compras y Suministros: otorgar las autorizaciones presupuestales necesarias para la compra de refacciones o insumos requeridos para los servicios de mantenimiento de los equipos y para los servicios de mantenimiento externo requeridos. 4. Políticas de operación y normas. Toda solicitud de mantenimiento debe ser soportada por la orden de servicio. La entrega de un trabajo debe ser revisada y validada antes de firmar como resuelta la solicitud. La orden de servicio debe estar firmada por el área usuaria de recibido y con el Vo. Bo. del trabajo realizado. No se autorizará el pago del servicio si no está debidamente requisitada la orden de servicio. Todos los servicios externos deben ser supervisados por los Ingenieros del Departamento. En caso de calibraciones de los equipos médicos, se solicitará la certificación de los equipos con que se calibran para que cumplan con la norma en los casos que se requiere.

3 Hoja: 3 de 7 5. Descripción del procedimiento: Servicio / de Solicita vía telefónica al Departamento, la revisión del Laboratorio / equipo biomédico. 1 Coordinador del área o Coordinador, Ingeniero Biomédico, Técnico Biomédico Servicio / de Laboratorio / Coordinador del área o Coordinador, Ingeniero Biomédico, Técnico Biomédico Verifica en sitio que el equipo no funciona y requiere de reparación. Abre Orden de Servicio de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05) No: Pasa a la actividad 22 Si: Continua En caso de que el equipo médico salga del área usuaria, recibe copia de la Orden de Servicio de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05) y entrega el equipo al área. Todo equipo con una falla, no solventable de forma inmediata, deberá ser inhabilitado físicamente por Ingeniería ; le colocará una etiqueta roja, la cual significa que el equipo está en proceso de mantenimiento correctivo, todo esto con el fin de evitar daños a los pacientes y usuarios del mismo. Evalúa equipo y analiza El equipo cuenta con contrato? Si: Pasa a la actividad 13 No: Continua Necesita de servicio externo? No: Pasa a la actividad 15 Si: Continua MANTENIMIENTO EXTERNO Solicita a la Subdirección de el servicio externo (Oficio de Solicitud de Servicio Externo). Revisa solicitud y avala

4 Hoja: 4 de 7 9 Solicita cotización a proveedores de acuerdo a las Políticas, Bases y lineamientos para la Adquisición y Arrendamiento de de Bienes Muebles y Servicios. Es posible la reparación? Si: Evalúa el costo beneficio para la reparación del equipo biomédico. No: Pasa al actividad 32 Envía oficio para trámite para la autorización del presupuesto del servicio 10 externo por evento a la Dirección de Administración. 11 Si: Recibe Formato de Reserva Presupuestal (F01-PR-SRF-10) del servicio y autoriza la realización del servicio. No: Regresa a la actividad 6 12 Gira instrucciones al para la Coordinador, Ingeniero Biomédico, Técnico Biomédico Coordinador, Ingeniero Biomédico, Técnico Biomédico coordinación y supervisión del servicio externo (Oficio). Solicita al proveedor la reparación del equipo. (Oficio Autorización de servicio o de acuerdo al contrato) Supervisa la realización del servicio externo y verifica su aceptación. Procede de conformidad con la reparación? Si: Pasa a la actividad No. 22 No: Informa al proveedor los motivos por los que no se acepta el servicio y solicita corrija las fallas detectadas. MANTENIMIENTO INTERNO Revisa si el equipo biomédico requiere de refacciones. Si: Verifica existencia de refacciones. No: Pasa a la actividad 21 Encuentra refacciones en el mercado? Si: Elabora Requisición de Compra (F01-PR-SCS-05) No: Pasa a la actividad 33 Recibe y firma la Requisición de Compra (F01-PR-SCS-05). Turna a la Subdirección de. Recibe, da visto bueno y turna la Requisición de Compra (F01-PR-SCS-05) a la Subdirección de Compras y Suministros. VER PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓNES DE LA SUBDIRECCIÓN COMPRAS Y SUMINISTROS Procede la compra de la refacción? Si: Continua No: Regresa a la Actividad No. 15

5 Hoja: 5 de 7 20 Recibe refacción con la Solicitud de Abasto (F02-PR-SCS-05) y turna a la persona asignada Coordinador, Realiza la reparación del equipo biomédico y requisita la Orden de Servicio de 21 Ingeniero Biomédico, Técnico Biomédico Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05). 22 Entrega el equipo al área usuaria Servicio / de Laboratorio / Coordinador del área o Departamento de Ingeniería Asistente de la Subdirección de Asistente de la Subdirección de Servicio / de Laboratorio / Coordinador del área o Departamento de Ingeniería Recibe el equipo y verifica su óptimo funcionamiento. Si: firma de conformidad la Orden de Servicio de Equipo Biomédico (F01-PR-SIT-05) No: Regresa a la actividad No. 21 si es interno y 13 si es externo. Recibe Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05 con firma de conformidad del área usuaria y archiva. Si fue servicio externo, turna la copia de la Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05 a la asistente de la Subdirección de y archiva original. Recibe copia de la Orden de Servicio de Equipo Biomédico F01-PR-SIT-05 y revisa el cumplimiento del servicio externo de acuerdo a especificaciones del servicio autorizado. Recibe la factura por parte del proveedor. No: Si se trata de documentación mal requisitada, se regresará al proveedor para su corrección y si es por un mantenimiento inadecuado se regresará al l Departamento para resolver la inconformidad. Si: Turna a la Subdirección de. Revisa, da visto bueno a la factura y turna a su asistente. Entrega documentos al proveedor para tramitar el pago. VER PROCEDIMIENTO PR-SRF-10 (RECEPCION, VALIDACIÓN Y PAGO DE LA DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DEL GASTO) SOLICITUD DE DICTAMEN TECNICO PARA EQUIPO BIOMEDICO Solicita mediante Memorando al Departamento el Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-) para la reubicación, retiro o baja del equipo. Recibe solicitud y asigna a un ingeniero para la revisión del equipo biomédico en cuestión.

6 Hoja: 6 de 7 32 Coordinador o Revisa el equipo y verifica su funcionamiento. Ingeniero Biomédico 33 Elabora el Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-), recopila firma del área solicitante y entrega al Jefe. 34 Departamento de Ingeniería Revisa, firma Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-) y entrega a la Subdirección de Coordinador de Gestión Departamento de Ingeniería Recibe Dictamen Técnico de Equipo Biomédico (F01-), firma y turna al Coordinador de Gestión para su control. Valida y controla la relación de Dictámenes Técnicos de Equipo Biomédico. Verifica funcionalidad del sistema, genera reporte y regresa al jefe de Departamento. Recibe Dictamen Técnico para Equipo Biomédico (F01-) y entrega al área solicitante. Servicio / de Recibe original del Dictamen Técnico para Equipo Biomédico (F01-PR-SIT- Laboratorio / 02) para los efectos que el área usuaria requiera y firma de recibido en copia 39 Coordinador del área o del Departamento 40 TERMINA PROCEDIMIENTO 6. Documentos de referencia: DOCUMENTO NMX-CC-9001-IMNC-2008 ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos Manual de Gestión de la Calidad Control de Documentos y Registros Manual de organización del Instituto Nacional de Rehabilitación Guía Técnica para la elaboración de manuales de procedimientos Normatividad emitida por la Secretaría de Salud y la Secretaría del Medio Ambiente y Recursos Naturales. CODIGO N/A MGC-DG-01 PR-SGC-01 MO-DG-01 No aplica No aplica

7 Hoja: 7 de 7 REGISTRO Orden de Servicio de Equipo Biomédico Solicitud de Servicio Externo Autorización servicio a proveedor Formato de Reserva Presupuestal Requisición de compra Solicitud de abasto Dictamen Técnico Para Equipo Biomédico 7. Glosario TIEMPO DE RESPONSABLE DE CONSERVACIÓN CONSERVACIÓN 5 años Jefes de departamento de Ingeniería y Desarrollo Tecnológico 2 años 2 años l Departamento de 5 años Control e Integración Presupuestal l Departamento de Almacenes y Control de 2 años Inventario l Departamento de Almacenes y Control de 5 años Inventario de 5 años Activo Fijo CODIGO F01-PR-SIT-05 Número de oficio No aplica F01-PR-SRF-10 F01-PR-SCS-05 F02-PR-SCS-05 F01- Orden de Servicio de Equipo Biomédico.- Es un formato de control donde se integran los datos del equipo, se describe el servicio solicitado por el área usuaria, falla encontrada, reparación realizada, refacciones utilizadas, quien realizó el servicio y observaciones. Sistema de Administración de Equipo Médico.- Es un programa de computadora, el cual maneja la base de datos del equipo médico, en esta se generan las órdenes de servicio, dictámenes de baja, solicitudes de servicio externo, reportes, etc. 8. Control de cambios Revisión Descripción del cambio Fecha 02 Se integra al procedimiento, la solicitud del Dictamen Técnico para Equipo Biomédico para el retiro, reubicación o baja de equipo. Cambio de nombre para englobar a todos los equipos que atiende la Subdirección de Junio Se actualiza para mayor claridad del procedimiento. 03 Se agrega actividad para identificar que el equipo médico está inhabilitado por encontrarse en mantenimiento Octubre 2011 correctivo. 04 Actualización de la imagen institucional JUN 15