SIIGO Pyme. Procesos Gestión de Ventas. Cartilla I

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1 SIIGO Pyme Procesos Gestión de Ventas Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Cuál es la función del Módulo de Gestión de Ventas? 3. Cuál es la Ruta para Ejecutar Procesos en el Modulo de Gestión de Ventas? 4. Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar en el Modulo de Gestión de Ventas? 4.1 Administración de Seguimientos Seguimientos Cotizaciones / Ventas 4.2 Presupuesto de Gestión Presupuesto se Seguimientos Presupuesto de Ventas 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar Procesos en el Modulo de Gestión de Ventas?

3 Presentación Esta cartilla brinda una explicación acerca de los procesos que se pueden realizar en el Modulo de Gestión de Ventas, los cuales permiten evaluar la efectividad, la productividad de sus vendedores y hacer un seguimiento de los contactos que se han realizado a un prospecto hasta llevarlo a ser un cliente de la compañía.

4 PROCESOS GESTIÓN DE VENTAS Cuál es la Función del Módulo de Gestión de Ventas? El módulo de Gestión de Ventas es complementario a SIIGO, el cual permite evaluar la eficiencia y el cumplimiento en la gestión realizada por parte del departamento de ventas, realizando un control y seguimiento sobre las oportunidades de negocios (clientes potenciales) y desarrollando estrategias comerciales para nichos de mercado específicos. Algunos de los beneficios de este módulo son: Manejar un mercado segmentado, es decir poder identificar los prospectos potenciales agrupados por sector y subsector, actividad económica, ubicación geográfica, tamaño de empresa, número de empleados, tipo de contribuyente, entre otros. Permite realizar una medición de las oportunidades de negocio evaluando el tiempo promedio de compra, la probabilidad de venta, el valor cotizado por la competencia, entre otros. Ejerce informes de control, los cuales permiten tener un conocimiento detallado de la labor que desarrollan los asesores comerciales, desde el momento en que se tiene el primer contacto, argumentación que presentan, seguimientos y compromisos, hasta el cierre de la venta. Presenta información detallada de cada uno de los prospectos y el seguimiento que se ha realizado, de manera que cualquier asesor puede continuar con la labor de venta. Realiza una medición de la efectividad de las compromisos y labores ejecutadas por los asesores comerciales: número de llamadas, efectividad en la consecución de demos, cotizaciones y ventas, entre otras) Importante: El objetivo del módulo de Gestión de Ventas es brindar al área comercial ciertos indicadores que le permiten hacer seguimiento de la gestión realizada y permite comparar estrategias de mercadeo y de seguimiento entre los asesores comerciales para tomar mejores decisiones y replicar estos modelos a los demás.. Cuál es la Ruta para Ejecutar Procesos en el Modulo de Gestión de Ventas? La ruta para ejecutar los procesos en el módulo de Gestión de Ventas es: Gestión de Ventas allí se despliegan varias opciones entre ellas os procesos que se pueden ejecutar en el modulo

5 Cuáles son los Procesos que se Pueden Ejecutar en el Modulo de Gestión de Ventas? Los procesos que se pueden ejecutar en el módulo de Gestión de Ventas son: 1. Administración de Seguimientos 2. Presupuesto de Gestión Dentro de cada una de estas opciones se habilitan unos submenús Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Ejecutar Procesos en el Modulo de Gestión de Ventas? Los procesos que se pueden ejecutar en el módulo de Gestión de Ventas se describen a continuación: 1. Administración de Seguimientos En esta opción se deben ingresar todos y cada uno de los contactos o comunicaciones que la empresa pueda tener con los prospectos, futuros clientes o clientes; al ingresar se habilitan las siguientes opciones:

6 a. Seguimientos: Aquí la empresa o cada uno de los vendedores debe registrar cada contacto que tuvo con el cliente o prospecto, para realizar este proceso se habilita la siguiente ventana: Al ingresar el sistema solicitara los siguientes datos: Consecutivo: Es un numero interno que asignara el sistema en forma automática al terminar de crear cada uno de los seguimientos; al momento de la creación este campo se debe pasar con enter.

7 Prospecto: Corresponde a la empresa que es cliente o se espera convertir en cliente, se puede realizar la búsqueda con el icono de consulta las teclas de función F2 o F3. o con Al momento de llamar el prospecto con la tecla de Función F5 o el icono, es posible visualizar todos los seguimientos que se le hayan creado al tercero, estén o no ejecutados. Contactos: Debe seleccionar el contacto al cual se le registro el seguimiento, se puede realizar la búsqueda con el icono de consulta con las teclas de función F2 o F3. o Persona de Ventas: Debe seleccionar la persona que estableció contacto con el respectivo prospecto, es decir este es un empleado de la empresa; se puede realizar la búsqueda con el icono de consulta función F2 o F3. o con las teclas de Compromiso: Se deben incluir los respectivos compromisos que se ha generado con el respectivo prospecto. Para pasar al siguiente campo se debe utilizar la tecla de función F1 o el icono Observación: Si existe algún comentario adicional. Para pasar al siguiente campo se debe utilizar la tecla de función F1 o el icono Acción: Debe seleccionar el tipo de acción que se realizara de acuerdo a los compromisos y observaciones pactadas. Se puede realizar la búsqueda con el icono de consulta o con las teclas de función F2 o F3. Fecha - Hora: Se debe incluir la fecha y hora en que se debe realizar la acción o ejecutar el compromiso Importante: Esta fecha debe ser posterior a la fecha con la cual se ingresó al sistema.

8 Efectivo Ejecutado: Se debe marcar que tipo de acción se realizo, no son campos obligatorios ni excluyentes Ejemplo. Una llamada es efectiva si se habla con el gerente del prospecto, de lo contrario no; la opción de ejecutado es para marcar este seguimiento como ejecutado, si no se está generando ningún compromiso adicional. Al terminar de diligenciar los datos el sistema se encarga de asignar el respectivo consecutivo en forma automática. Luego se habilita una ventana en al cual el software solicita confirmación si los seguimientos anteriores (del mismo prospecto) se desean marcar como ejecutados; esto con el fin de dejar todos los compromisos anteriores que estén abiertos como ejecutados y solo dejar pendiente el que está creando.

9 A continuación el sistema pregunta si se desean generar compromisos a otras personas, esto es con el fin de asignar tareas a otros funcionarios de la empresa; que deben desarrollar una labor que no dependen directamente de la persona que está haciendo el seguimiento.

10 Si es seleccionada la opción para crear un seguimiento a otra persona, se habilita la siguiente ventana en la cual se debe digitar: el tipo de acción a realizar, en que fecha y hora se debe ejecutar, que funcionario lo debe realizar, a quien se debe contactar y los compromisos u observaciones necesarias para la ejecución efectiva del seguimiento.

11 Para grabar las observaciones se debe utilizar la tecla de función F1 o el icono Importante: Si se creó un seguimiento para otra persona, el sistema genera un nuevo consecutivo para esa acción. Por ultimo el sistema habilita una pantalla para definir de una vez si se realiza una acción como una cotización y/o efectuar una venta.

12 En caso de seleccionar la opción se debe realizar la captura de la cotización. Importante: Este proceso es independiente no va enlazado al módulo de ventas.. Al contestar afirmativamente se habilita la siguiente ventana, en ella se deben diligenciar los siguientes campos:

13 Fecha Documento: El sistema trae por defecto la fecha de la maquina pero puede ser modificada Fecha Vigencia: Fecha hasta la cual se mantiene ese precio Moneda: Tipo de moneda, se recomienda siempre manejar la local, para lo cual el campo se pasa con enter Estado: Maneja dos campos que son excluyentes, allí es posible definir si solo es una cotización o ya es una venta; luego se habilita la siguiente ventana: En ella se deben asignar los datos que se van a incluir en cada una de las secuencias del documento como son: Producto: Asignar el código del bien o servicio que se cotizara al cliente Cantidad: Número de unidades cotizadas Valor Cotizado: Corresponde al valor que la empresa maneja como valor de venta Valor presupuesto de compra: Corresponde al valor que el prospecto tiene disponible para invertir en la compra

14 Fecha de cierre: Es la fecha posible de venta de la cotización Tiempo de decisión: Tiempo que la empresa proyecta que el cliente va a demorarse en tomar una decisión Probabilidad: Es un porcentaje que puede dar una posibilidad de venta. Adicional es posible incluir otras empresas que figuran como competencia de esta cotización y porque valor cotizan. NUEVAMENTE SE HABILITA LA VENTANA PARA LLAMAR EL SIGUIENTE BIEN O SERVICIO QUE SE REQUIERA COTIZAR, AL TERMINAR DE INGRESAR TODAS LAS SECUENCIAS DE LA COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Con esto el sistema actualizara el documento en el sistema Finalmente el programa le otorga un número de consecutivo al documento

15 Importante: Este documento no es posible imprimirlo, este es diferente a la cotización que se elabora por el módulo de ventas.. b. Cotizaciones / Ventas: Al ingresar a esta opción se debe realizar la búsqueda de la cotización, para ello se puede utilizar la tecla de función F2 o el icono de consulta. En esta opción el programa permite consultar y/o modificar los bienes o servicios registrados en la cotización. También es posible marcar esta cotización como una venta, para lo cual el sistema en cada secuencia habilita unos campos adicionales como son: Fecha Venta y Valor Venta.

16 2. Presupuesto de Gestión Una vez terminado un seguimiento, se ingresa a!a opción de Presupuesto de Gestión, donde es posible evaluar las labores que han desarrollado cada uno de los canales de ventas o cada uno de los vendedores a través de dos tipos de presupuestos a saber: a. Presupuesto de seguimientos En esta opción es posible presupuestar para cada canal de ventas o para cada una de las personas del área de ventas; cuantas son las acciones totales que deben desarrollar y cuantas de ellas deben ser efectivas durante un periodo de tiempo determinado; para realizar este proceso el sistema habilita la siguiente pantalla:

17 b. Presupuesto de ventas En esta opción es posible presupuestar para cada canal de ventas o para cada una de las personas del área de ventas; las ventas que deben realizar durante un periodo de tiempo determinado; para realizar este proceso el sistema habilita la siguiente pantalla: