SIIGO WINDOWS. Procesos Modulo de Clasificaciones. Cartilla I

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1 SIIGO WINDOWS Procesos Modulo de Clasificaciones Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué Procesos se Pueden Ejecutar con el Modulo de Clasificaciones? 2.1 Elaboración e Impresión de Documentos que afectan Clasificaciones Clasificación Uno y Clasificación Dos a. Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables? b. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta que afecte Clasificaciones? Vencimiento por Lotes a. Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables? b. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta que afecte Vencimiento por Lotes? 2.2 Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación Qué es Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación? Cuál es la Ruta para Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear las Clasificaciones? 2.3 Incluir Código de Barras a cada Clasificación Qué es Incluir Código de Barras a cada Clasificación? Cuál es la Ruta para Incluir el Código de Barras a cada Clasificación? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Incluir el Código de Barras a cada Clasificación? a. Clasificación Uno y Clasificación Dos b. Vencimiento por Lotes 2.4 Recupera de Clasificaciones Qué es Realizar Recupera de Clasificaciones? Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el Proceso de Recupera de Clasificaciones? Cuál es la Ruta para Realizar un Recupera de Clasificaciones? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Realizar un Recupera de Clasificaciones?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los procesos que se pueden realizar en el software cuando dentro del Modulo de Inventarios se definió que se manejaran clasificaciones bien sea manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o Lotes y Fechas de Vencimiento.

4 PROCESOS MODULO DE CLASIFICACIONES Qué Procesos se Pueden Ejecutar con el Modulo de Clasificaciones? Los procesos que se pueden ejecutar con el Modulo de Clasificaciones son: 1. Elaboración e Impresión de Documentos que afectan Clasificaciones 2. Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación 3. Incluir el Código de Barras a cada Clasificación 4. Recupera de Clasificaciones A continuación se describirá cada uno de estos procesos 1. Elaboración e Impresión de Documentos que afectan Clasificaciones El proceso de Elaboración e Impresión de Documentos funciona en los dos escenarios que trabaja el modulo de Clasificaciones, es decir: Manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o Manejando Lotes y Fechas de Vencimiento 1.1. Clasificación Uno y Clasificación Dos Al momento de realizar la instalación del modulo de clasificaciones el sistema envía los saldos del Inventario a una clasificación y este saldo se debe distribuir en cada una de las clasificaciones definidas en el sistema (Talla y Color)

5 Ejemplo. Los saldos asignados en la clasificación deben ser distribuidos en cada una de las clasificaciones previamente definidas por el usuario. El producto tiene un saldo de 200 unidades todas asignados en la clasificación de TALLA y COLOR Para realizar este proceso se debe realizar una contabilización en un Documento Tipo L el cual debe estar previamente definido.

6 Al momento de realizar la contabilización se debe acreditar la clasificación inicial dada por el sistema es decir la y debitar una a una las clasificaciones definidas por el usuario Luego al generar nuevamente el informe de saldos de Inventario, se discriminan las 200 unidades en cada una de las clasificaciones de Talla y Color definidas por el usuario

7 Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables? La ruta para elaborar documentos es Documentos Documentos y allí seleccionar el Tipo de documento a elaborar Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta que afecte Clasificaciones? Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar:

8 DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la Factura de Venta, solamente digitando el número de identificación y asignando algunos datos principales. Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado.

9 Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el vendedor este creado. Se puede realizar la búsqueda con el icono tecla de función F2 (búsqueda alfabética). o con la Datos Adicionales del Cliente: (Dirección Ciudad - Teléfono), el sistema trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del tercero. Cupo: Este corresponde al cupo de crédito asignado en la creación del catalogo de terceros. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera. Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de pago. Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas vencidas y por vencer). Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catalogo de terceros.

10 DATOS DE TRANSACCIONES Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda.

11 Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras. Lista de Precios: El sistema trae el valor de la lista de precios asociada en el catálogo de terceros. En caso que en el campo Lista de Precio se asigne el código 13; al momento de elaborar el documento el sistema traerá el cuadro con todas las listas de precios definidas para el producto y así el usuario seleccionara la correspondiente. Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que afectara la contabilización, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos. Sub-centro: Se debe digitar el sub-centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos. Este campo se habilita solo si el Centro de Costos maneja Sub-Centro dependiendo del tipo de SIIGO. Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga el producto. Con el ícono la consulta. o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar

12 Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación de la cual se descarga el producto. Con el ícono la consulta. o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar Este campo se habilita solo si la Bodega maneja ubicaciones y dependiendo del tipo de SIIGO. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y permite modificarlo para la impresión. Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tienen en la bodega seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra. Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a facturar.

13 Clasificaciones Uno y Dos (Talla Color): Por cada unidad de producto se debe digitar la clasificación a utilizar; para realizar la búsqueda se deben utilizar las teclas de función F2 o F3 Si se desea consultar el saldo por cada una de las clasificaciones (Talla y Color) se utiliza el icono el cual habilitara la ventana que se ve a continuación: Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto, o en caso de tener asociada una lista de precios en el tercero el sistema trae el valor en forma automática. % Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marco la casilla Desc. por producto. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto.

14 DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.

15 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos.

16 CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE VAN A FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El programa presentara la siguiente ventana: Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter. FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS

17 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catalogo del tercero en el campo forma de pago pero esta información puede ser modificada. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ej. F 1 / F 2). Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado. Los campos Tipo y Numero el sistema trae los datos de manera automática y son editables, pero NO deben ser modificados porque esto altera la información presentada en los Informes del Modulo de Cartera y cruces de información. Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(s) o cuota(s) en caso de ser cancelada a crédito. Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo periodo de pago, de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha. Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura. En caso que la factura sea pagada en cuotas, en este campo se debe colocar el valor a pagar en el primer vencimiento. Por último el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

18 El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la parametrizacion del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento. En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro para ingresar un mensaje fijo de este documento. Cada vez que se reimprima el documento será necesario volver a digitar esta información.

19 De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. Impresión del Documento El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos.

20 A continuación el sistema permite seleccionar si se imprimen clasificaciones Al marcar la opcion se imprimira el Anexo con las clasificaciones que se utilizaron en el documento Cada uno de los documentos que muevan clasificaciones, permitirá imprimir el anexo con la información de las transacciones registradas por cada una de las clasificaciones

21 1.2 Vencimiento por Lotes: Al momento de realizar la instalación del modulo de clasificaciones el sistema envía los saldos del Inventario a una clasificación y este saldo se debe distribuir en cada uno de los Lotes y Fechas de Vencimiento Ejemplo. Los saldos asignados en la clasificación deben ser distribuidos en cada una de las clasificaciones en este caso Lotes y Vencimientos por Lotes previamente definidos por el usuario.

22 El producto tiene un saldo de 5 unidades todas asignados en la CLASIFICACION y VENCIMIENTO Inicial Para realizar este proceso se debe realizar una contabilización en un Documento Tipo L el cual debe estar previamente definido. Al momento de realizar la contabilización se debe acreditar la clasificación inicial dada por el sistema es decir la y debitar una a una las clasificaciones definidas por el usuario Luego al generar nuevamente el informe de saldos de Inventario, se discriminan las 5 unidades en cada uno de los Lotes y Fechas de Vencimientos definidos por el usuario

23 Cuál es la Ruta para Elaborar Documentos Contables? La ruta para elaborar documentos es Documentos Documentos y allí seleccionar el Tipo de documento a elaborar Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta que afecte Vencimiento por Lotes? Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar:

24 DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento. Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración de la Factura de Venta, solamente digitando el número de identificación y asignando algunos datos principales. Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con el icono permite consultarlos. Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo está manejando subcentro de costo el sistema también lo solicita en la segunda casilla.

25 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: El sistema trae por defecto el código del vendedor que se asocio en la apertura de terceros, de igual forma se puede cambiar siempre y cuando el vendedor este creado. Se puede realizar la búsqueda con el icono tecla de función F2 (búsqueda alfabética). o con la Datos Adicionales del Cliente: (Dirección Ciudad - Teléfono), el sistema trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del tercero. Cupo: Este corresponde al cupo de crédito asignado en la creación del catalogo de terceros. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera. Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de pago. Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas vencidas y por vencer). Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrizacion realizada en el catalogo de terceros.

26 DATOS DE TRANSACCIONES Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda.

27 Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras. Lista de Precios: El sistema trae el valor de la lista de precios asociada en el catálogo de terceros. En caso que en el campo Lista de Precio se asigne el código 13; al momento de elaborar el documento el sistema trae el cuadro con todas las listas de precios definidas para el producto y así el usuario seleccionara la correspondiente. Centro de costo: Se debe digitar el centro de costo que afectara la contabilización, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos. Sub-centro: Se debe digitar el sub-centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o con los binoculares permite consultarlos. Este campo se habilita solo si el Centro de Costos maneja Sub-Centro dependiendo del tipo de SIIGO.

28 Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga el producto. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta. Ubicación: Se debe ingresar el código de la ubicación de la cual se descarga el producto. Con el ícono la consulta. o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar Este campo se habilita solo si la Bodega maneja ubicaciones y dependiendo del tipo de SIIGO. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto y permite modificarlo para la impresión. Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tienen en la bodega seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra. Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Se debe colocar el número de unidades a facturar.

29 Lote Fecha Vencimiento: Por cada unidad de producto se debe asignar el Lote y Fecha de vencimiento; para realizar la búsqueda se deben utilizar las telas de función F2 o F3 Si se desea consultar el saldo de cada uno de los Lotes se utiliza el icono habilitando la ventana que se ve a continuación: Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto, o en caso de tener asociada una lista de precios en el tercero el sistema trae el valor en forma automática. % Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marco la casilla Desc. por producto. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto.

30 DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema.

31 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos. b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asigno porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema.

32 Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS QUE SE VAN A FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. El programa presentara la siguiente ventana: Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

33 FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catalogo del tercero en el campo forma de pago pero esta información puede ser modificada. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ej. F 1 / F 2). Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado. Los campos Tipo y Numero el sistema trae los datos de manera automática y son editables, pero NO deben ser modificados porque esto altera la información presentada en los Informes del Modulo de Cartera y cruces de información.

34 Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(s) o cuota(s) en caso de ser cancelada a crédito. Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catalogo de terceros en el campo periodo de pago, de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha. Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura. En caso que la factura sea pagada en cuotas, en este campo se debe colocar el valor a pagar en el primer vencimiento. Por último el sistema pregunta sí el documento esta correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la parametrizacion del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento.

35 En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro para ingresar un mensaje fijo de este documento. Cada vez que se reimprima el documento será necesario volver a digitar esta información. De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos.

36 Impresión del Documento El documento puede ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel, este ultimo siempre y cuando se elabore el template de documentos. A continuación el sistema permite seleccionar si se imprimen clasificaciones Al marcar la opcion se imprimira el Anexo con las clasificaciones que se utilizaron en el documento

37 Cada uno de los documentos que muevan clasificaciones, permitirán imprimir un anexo con la información de las transacciones registradas en cada uno de las clasificaciones 2. Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación El proceso de Incluir un Stock de Inventarios por clasificaciones, solo aplica cuando el modulo fue instalado manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos Qué es Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación? En esta opción se pueden asignar stock o la cantidad mínima y máxima de los productos que utilizan clasificaciones utilizando los criterios que se han definido al momento de la instalación, que generalmente corresponden a Talla y Color. Cuál es la Ruta para Incluir un Stock de Inventarios por Clasificación? La ruta para realizar el ingreso del stock de Inventarios por clasificaciones es: Módulos Complementarios Clasificaciones Catalogo de clasificaciones Catalogo Clasificaciones - Stock

38 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear las Clasificaciones? Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana: El sistema permite incluir el stock mínimo y máximo de las clasificaciones a Nivel Alfabético Numérico o Referencia de Fabrica; a continuación se habilitara un recuadro donde solicitara los datos del producto, con su clasificación (Talla y Color) y el número de unidades máximas y mínimas que puede manejar el producto

39 Al llamar el producto, se habilita el ingreso de todas las Tallas y Colores que maneja la empresa, para ingresar por cada uno de ellos el número de unidades máximas y mínimas que puede manejar cada clasificación 3. Incluir Código de Barras a cada Clasificación El proceso de Incluir el Código de Barras a cada Clasificación, funciona en los dos escenarios que trabaja el modulo de Clasificaciones, es decir: Manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o Manejando Lotes y Fechas de Vencimiento Qué es Incluir Código de Barras a cada Clasificación? En esta opción se puede asignar el Código de barras de los productos que utilizan clasificaciones utilizando los criterios que se han definido al momento de la instalación, que generalmente corresponden a Talla y Color

40 Cuál es la Ruta para Incluir el Código de Barras a cada Clasificación? La ruta para realizar el ingreso de código de barras por clasificaciones es: Módulos Complementarios Clasificaciones Catalogo de clasificaciones Catalogo Clasificaciones Código de Barras Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Incluir el Código de Barras a cada Clasificación? Dependiendo del parámetro que se haya definido al momento de la instalación del modulo de clasificaciones se discrimina de la siguiente manera: 3.1 Clasificación Uno y Clasificación Dos Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

41 En esta casilla se debe incluir el código de barras producto por producto y de cada uno de ellos; llamando todas las clasificaciones que se hayan definido en el sistema en la Clasificación uno y Clasificación dos, para ellos se habilitaran los dos campos que por lo general son Talla y Color Si el producto NO está marcado en el catalogo como Utiliza Clasificaciones no será posible incluir el código de barras que maneje por esta opción En pantalla se habilitan unos iconos en la parte superior y los cuales se describen a continuación: Permite salir de la ventana que se encuentra en pantalla Permite realizar la búsqueda de los productos y clasificaciones (Talla y Color) previamente definidas por el usuario Permite borrar un código de barras previamente asociado a un producto y a la clasificación uno y dos correspondiente Permite incorporar los códigos de barras por medio interfaces, para lo cual se debe definir previamente el archivo plano cumpliendo con los parámetros definidos en el documento Interfas.doc que se encuentra en el directorio de programas es decir en SIIGO Windows. La estructura de la interface es: Tipo de Longitud Campo Enteros Decimales Descripción Alfanumérico 20 Código de Barras Numérico 13 Código del producto (código SIIGO) Alfanumérico 10 Código de la Clasificación uno Alfanumérico 10 Código de la Clasificación dos

42 El nombre del archivo plano a incorporar debe tener máximo 50 caracteres incluyendo la ruta de ubicación. Los campos deben estar separados por comas pero teniendo en cuenta que no superen las longitudes descritas anteriormente Permite generar un archivo plano o en Excel con los códigos de Barras que se incluyeron a cada uno de los productos por cada una de las clasificaciones (Talla y Color). Solamente solicita el rango de productos de los que se desea conocer esta información En caso de generar el archivo plano, este siempre se creara en el directorio de la empresa donde se ejecuto el proceso. Ejemplo SIIWI01

43 La presentación del informe enviado a Excel se visualiza de la siguiente forma: 3.2 Vencimiento por Lotes: Funciona exactamente igual a cuando se maneja Clasificación Uno y Clasificación Dos, al momento de ingresar se habilita la siguiente ventana: Solo que aquí NO solicita talla y Color sino Lote y Fecha de Vencimiento. La presentación del informe enviado a archivo plano se visualiza de la siguiente forma:

44 4. Recupera de Clasificaciones El proceso de Recupera funciona exactamente igual en los dos escenarios que trabaja el modulo de Clasificaciones, es decir: Manejando Clasificación Uno y Clasificación Dos o Manejando Lotes y Fechas de Vencimiento Qué es Realizar Recupera de Clasificaciones? El Recupera es un proceso que permite reconstruir o reorganizar la información del archivo maestro de clasificaciones a partir del archivo de movimiento, el cual guarda cada uno de los registros efectuados. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Ejecutar el Proceso de Recupera de Clasificaciones? Antes de ejecutar el proceso de recupera se deben tener en cuenta los siguientes aspectos para su correcta ejecución: Se deje realizar copia de seguridad Mientras se ejecuta el proceso No debe ningún usuario encontrarse en el sistema o tratar de ingresar a el El proceso se debe ejecutar con clave de administrador Cuál es la Ruta para Realizar un Recupera de Clasificaciones? La ruta para realizar un recupera de Clasificaciones es: Administración Procesos - Procesos Administrativos Recuperaciones Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Realizar un Recupera de Clasificaciones? Al momento de ingresar al sistema a ejecutar el proceso de Recupera, se habilita el siguiente mensaje en el cual se informa la condición requerida para poder ejecutar este proceso:

45 A continuación el sistema solicita confirmación del proceso a realizar Paso seguido el sistema solicita confirmación del año en el cual se ejecutara el proceso al igual que de cual proceso de recuperación se desea ejecutar

46 Se deberá seleccionar la opción de Clasificaciones/Lotes Así el Modulo de Clasificaciones se haya instalado seleccionando el manejo de Clasificación Uno y Clasificación Dos o Lotes y Fechas de Vencimiento la ruta y el nombre para ejecutar el proceso de recuperación es la misma De acuerdo a las necesidades presentadas es posible ejecutar el proceso de recupera de clasificaciones de dos maneras a saber: Proceso Total: En esta opción el sistema verifica todos los archivos del año presente y del año inmediatamente anterior; además de generar los listados de inconsistencias, también realiza las correcciones correspondientes. Se debe generar el listado de inconsistencias y antes de continuar con el proceso de recuperación analizar su información para realizar las correcciones necesarias; dependiendo de su detalle es posible que al continuar algunos documentos de este listado sean borrados en forma automática Proceso Parcial: Al seleccionar esta opción el sistema verifica únicamente los archivos que contengan información con diferencias, generando los correspondientes listados. Adicional el sistema permite ejecutar este proceso

47 mes a mes. Al dar la instrucción el sistema continuara y la ejecución del proceso se visualizara en pantalla: Cuando se termine la ejecución del proceso, el sistema generara un mensaje informativo El proceso de recuperación demora dependiendo del nivel de información que tenga la empresa y de la capacidad que tenga el equipo donde se está ejecutando