VERSION CIRCULAR # 71 JULIO 31 DE 2012

Transcripción

1 VERSION CIRCULAR # 71 JULIO 31 DE 2012 Para un mejor aprovechamiento de cada actualización de las aplicaciones D&D CONTROL TOTAL 2.021, D&D CONTABILIDAD 2.021, PUNTO DE VENTA y NOMINA 2.021, recomendamos ROTAR ESTA CIRCULAR A LOS FUNCIONARIOS QUE USAN LA APLICACIÓN. A continuación encontrará los cambios realizados a las diferentes opciones de los menus con que cuentan nuestra aplicación. CONTROL TOTAL CONSULTAS / CATALOGO / ENTRADAS DE INVENTARIO Se adiciono el boton para que cuando el usuario necesite ver cuantas entradas tiene una factura lo pueda visualizar por alli. Esto en el caso que la empresa haga entradas parciales sobre una misma factura que le envie el proveedor. ARCHIVO / DOCUMENTOS / FACTURA DE CREDITO Se adicionaron campos a las empresas que esten configuradas que manejen transportador, para que tengan la posibilidad de ingresar hasta 12 caracteres en el numero de la guia. EXPANSIONES CODIGO DE BARRAS - ROTULOS PARA BULTOS Para las empresas que desean imprimir los rotulos para bulto en impresora de codigo de barras, se debe diseñar la etiqueta. CONSULTAS / CATALOGOS / PROGRAMACION DE PAGOS Se incluyo la opcion programador de pagos, para las empresas que manejan vencimientos, solicitando rango de fechas, nit inicial y final de la siguiente forma:

2 Luego de haber incluido la informacion anterior, de una forma grafica mostrara: Encabezando la cuenta bancaria que deseamos consultar para proyectar los pagos a los proveedores, la sucursal, el numero de documento, el numero de vencimiento, la fecha de inicio del documento, la fecha de vencimiento del documento, la cuenta que afecto contablemente, la descripcion, la cedula o nit del tercero afectado, el nombre o razon social del tercero, los dias de mora que lleva el documento, y el saldo del documento.

3 Al final de la informacion ya mencionada por linea aparecera una casilla donde se tiene la oportunidad de marcar con una x y automaticamente a esa cuenta bancaria que se tomo, cuenta con un saldo inicial que se ve reflejado en la parte inferior de la pantalla, y según el valor que se halla marcado sale en la parte inferior como total comprometido valor que se restara del saldo inicial, y un saldo final, con esto se puede proyectar por cuenta bancaria teniendo encuenta el saldo inicial con el que se cuenta. Esta informacion se puede exportar e imprimir.

4 Si la empresa no maneja vencimientos, mostrara las diferentes cuentas con las cuales cuenta la empresa y se podra visualiza la informacion con el saldo inicial, los debitos o ingresos que ha tenido la cuenta, los creditos o pagos realizados, el saldo en bancos y el saldo en libros. En la parte inferior de la consulta muestra la descripcion de cada movimiento.

5 Algunos de los beneficios para la empresa que presenta esta consulta son: dentro de un rango determinado de fechas se puede visualizar, cuanto se le adeuda a un tercero. Se puede organizar la informacion por comprobante, numero de comprobante, fecha de emision, se puede visualizar el detalle de dicho documento, que documento fue realizado, en el caso de que sea cheque se podra visualizar el numero del cheque, los debitos o ingresos, los creditos o los pagos, y el saldo con el cual va quedando cada una de las cuentas giradoras con las cuales cuenta la empresa. EXPANSIONES \ PEDIDOS A la consulta de pedidos se le adiciono el boton direc-fecha, con el fin de poder modificar la direccion de envio o fecha requerida de un pedido. Es condicion para que este boton se habilite, que el pedido este aprobado.

6 Al dar clic al boton mencionado solicitara la informacion de la direccion a la cual se debe hacer llegar el pedido y si se requiere tambien se puede modificar la fecha de envio. Luego de modificar la informacion, se le indica guardar. PROYECCION DE RECAUDOS Esta proyeccion es una cartera por vendedor, una vez actualizada la version, la consulta se generara despues del primer cierre de mes. Despues de haber activado lo anterior, inmediatamente se activara por el menu CONSULTAS \ CATALOGOS \ PROYECCION DE PAGOS, ingresando solicitara el numero de la sucursal, para el caso puntual de las empresas que manejan mas de una sucursal. Mostrara la informacion de la siguiente manera:

7 En el grid de arriba muestra el vendedor documento y en el grid de abajo el vendedor defecto, mostrando el vencido entre 31-60, vencido entre 0-30, lo que se vence en este mes, lo por vencer, el vr a recaudar, el caudo del mes, el % cu, y el valor anterior. Se puede exportar e imprimir dicha informacion. VISUALIZACION DE DOCUMENTOS Como valor agregado a nuestra actualizacion se podra desde CONSULTAS / ESTADISTICA DE CLIENTES / CARTERA, abrir la factura con doble clic sobre ella.

8 Al visualizar una NOTA DEBITO se habilito la opcion de visualizar la o las facturas sobre las cuales se aplico la NOTA DEBITO. En la parte superior saldran los datos del cliente, luego la relacion de medios de pago del documento, y posteriormente la aplicación de los pagos.

9 CONSULTAS \ CATALOGOS \RECIBOS PROVISIONALES La presentacion de la visualizacion de los recibos provisionales se modifico ahora los mostrara de la siguiente manera: En la parte superior saldra la sucursal en la cual se realizo el recibo provisional, el numero correspondiente al recibo la fecha de emision, el codigo del cliente afectado con el documento, la razon social, el valor por el cual fue realizado el recibo provisional, los descuentos si los tiene y las diferentes retenciones. En la parte inferior de la consulta trae el documento como tal, nombrando el Banco, el numero de cheque, la plaza a la cual pertenece la cuenta corriente, si es nota debito, la fecha de vencimiento, y el valor por el cual fue realizado. La informacion anterior se puede imprimir o exportar.

10 CONSULTAS \ CATALOGOS \ RECIBOS DE CAJA Se modifica la forma de visualizar los recibos de caja, este documento tambien mostrara la informacion en 2 grid, la relacion de medios de pago del documento, y la aplicación de dichos pagos, teniendo la oportunidad de abrir la factura.

11 CONSULTAS \ CATALOGOS \NOTAS CREDITO La visualizacion de este documento deja ver en el grid superior los datos del cliente, posteriormente el detalle del documento, y por ultimo la aplicación de dicho documento, teniendo la posibilidad de visualizar la factura desde aquí si se desea. SISTEMAS \ CONFIGURACION \ NUMERADORES \ FACTURA TALONARIO Las empresas manejan una facturacion de emergencia, en caso de que se vaya la luz o por algun motivo no se pueda hacer facturas desde el sistema, se tiene la facturacion manual, que debe ingresarse tan pronto se tenga acceso a la aplicación para que el cuadre de caja diario no se distorcione, recordar ingresar la informacion tal cual haya quedado manualmente (numeracion del documento). Esta factura pasara a la interface contable, se debe ingresar por ARCHIVO / PARAMETROS DE INTERFACE CONTABLE/ DOCUMENTOS / FACTURA TALONARIO y parametrizarla según las cuentas que determine el Contador, esto evitara de esta forma, tener que hacer un comprobante aparte por contabilidad. SI LA EMPRESA MANEJA PREFIJO EN LA NUMERACION DE LA FACTURACION SE DEBE: Revisar por sistemas / configuracion / numeradores / facturas de venta de credito, aparece la palabra prefijo, se debe colocar el prefijo que trae la resolucion, podra visualizarse en el momento de la impresión del documento.

12 SISTEMAS \ CONFIGURACION \ NUMERADORES \ FACTURA DE CONTADO Debe verificarse de igual forma el prefijo en la factura de contado, como aparece en la grafica siguiente. LISTADOS / CAJA / CUADRE DE CAJA Y ARQUEO DE CAJA

13 Al ingresar por la anterior opcion, se podran visualizar las columnas que se adicionaron de retencion y comision de las tarjetas de credito y debito. Para poder visualizar esa informacion, se debe por ARCHIVO/PARAMETROS/BANCOS TARJETAS DE CREDITO parametrizar dichos campos de retencion y comisiones de las diferentes tarjetas creadas. La informacion la podran visualizar asi: LISTADO DE ARQUEO Se visualiza la columna de la retencion que se parametrizo a cada tarjeta Se visualiza la comision asignada a cada tarjeta. Sale discriminado cada medio de pago que tuvo movimiento en el dia seleccionado. Señala un total general de cada columna (valor, retencion, comision). LISTADO DE CUADRE DE CAJA Se puede visualizar tanto las facturas de contado, como las de papel y las de credito. Discrimina las notas debito y credito si las hubo. Permite visualizar las comisiones y las retenciones de cada tarjeta parametrizada.

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15 CONSULTAS / ESTADISTICA DE CLIENTES Se hace modificacion automatica para que las consultas resulten mas rapidas, ya que cuando un cliente no tiene cartera con la empresa, y no ha tenido movimiento desde un año atrás al momento de hacer el cierre mensual, quedara automaticamente inactivo. Si el cliente al cabo de determinado tiempo regresa, cuando se le vaya a efectuar una factura el sistema mostrara un mensaje donde recordara que el cliente esta inactivo, se tiene la opcion de ir por ARCHIVO / CLIENTES / MODIFICAR y ACTIVARLO, o continuar con el documento el sistema inmediatamente lo activara. CONSULTAS / ESTADISTICA DE REFERENCIAS Se hace modificacion automatica, para que las consultas resulten mas rapidas, ya que cuando una referencia no ha tenido movimiento el ultimo año al hacer el cierre mensual quedara inactiva, hasta tanto se le genere una nueva entrada a dicho producto. CONSULTAS / CATALOGOS / CLIENTES Y CONSULTAS / CATALOGOS / VENDEDORES Se modifica dicha consulta con el ordenamiento, ya no se encontrara el boton ORDENAR en la parte inferior de la consulta, sino que se tendra la oportunidad de ordenar desde la fila donde se encuentran los titulos de las diferentes opciones de suc, cod, nombre, pais, etc. Se habilitara una linea amarilla que al dar clic, podra ordenar se mayor a menor o en orden alfabetico si lo desea.

16 CATALOGO DE REFERENCIAS Para las empresas que manejan ordenes de compra, desde CONSULTAS / CATALOGOS / REFERENCIAS, se puede dar clic sobre la cantidad de la orden de compra como se muestra en la siguiente grafica: Posterior a esto se abrira una ventana que mostrara la informacion de todas las ordenes que tiene esa referencia asi:

17 Desde el numero de orden de compra puede con doble clic abrir la orden y hacerle modificaciones en el estado si lo requiere, de la siguiente forma lo visualizara: EXPANSIONES / PEDIDOS Como valor agregado a la opcion ya mencionada se podra visualizar las remisiones (hasta 10) y las facturas (hasta 10), que fueron afectadas con ese pedido, para ingresar a cada

18 uno de esos documentos, tendra que dar doble clic sobre la remision o factura y automaticamente traera el documento. CONSULTAS / FACTURAS Con esta nueva version, ingresando por FACTURA, podra visualizar los pedidos y remisiones que estuvieron involucrados con esa factura, y parandose sobre el pedido o remision con doble clic podra abrir el documento.

19 CONTABILIDAD Se adiciono al ingresar por LISTADOS / AUDITORIA el numero del comprobante y su respectivo nombre. NOTA: cualquier inquietud favor llamar en nuestro horario de oficina de Lunes a Viernes de 8:00am a 12:30 pm y de 1:15 pm a 5:45 pm.

20 NOMINA Se debe actualizar el ejecutable El anterior archivo tiene que ver con los dias de suspensión, este campo se agrega para la planilla cuando hay licencia o suspensión, ya que genera 2 lineas la 1ra. Representa los dias trabajados normales y la 2da. Los dias de suspensión o permiso.