Del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SIPLAFT

Transcripción

1 Presentación FONDO del DE Sistema EMPLEADOS de Gestión, DE CONCONCRETO Prevención y Control Del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SIPLAFT DOCUMENTO INTEGRANTE DEL ACTA DE JUNTA DIRECTIVA CELEBRADA EN MARZO DE 2016 Marzo de 2016

2 Introducción El SIPLAFT es un conjunto de políticas y procedimientos para que el Fondo de Empleados gestione el riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo y de esta forma minimice los riesgos que puedan afectar la reputación y buen nombre. Los ajustes del Manual SIPLAFT iniciaron en el mes de Noviembre de 2015 por parte de la Firma AUDICONSULTORES LIMITADA. El SIPLAFT tuvo su origen en la Circular Externa 006 de 2014 emitida por la SES, en la cual se le exige a los Fondos de Empleados y otras entidades de economía solidaria gestionar los posibles riesgos de LAFT inherentes a los servicios de ahorro y crédito. La construcción del SIPLAFT se apoyo en entrevistas, la lectura de los manuales de CONFE, y la revisión de otros documentos base como los estatutos y la normatividad aplicable a los Fondos de empleados, entre otros.

3 Estructura del SIPLAFT Entrevista Formulario identificación Documentos E L E M E N T O S COMPONENTES Políticas Estructura organizacional Procedimientos Tecnología Documentación Reportes Capacitación Asociados Controles Líneas de Ahorro y Crédito Empleados Proveedores Detección de Operaciones Inusuales Determinación y Reporte de Operaciones Sospechosas Seguimiento de Operaciones Consolidación de Operaciones Consulta Listas de Riesgo Verificación Análisis de Riesgo Expediente Aprobación Actualización Atributos Cobertura Dinámicos Transversales Aplicables Aseguramiento

4 Paso1 Paso 4 Paso 7 Entrevista Paso2 Diligenciamiento Formato Paso5 Aprobación Paso 8 Determinar alertas y operaciones inusuales Ocupación Paso3 Entrega de documentos Paso 6 Creación de Expediente Paso 9 Consulta de Listas Verificación de información Actualización de Información

5 Estructura Organizacional exigida para el SIPLAFT Máximo Órgano Junta Directiva Mayor compromiso Responde por la entidad Representante Legal Principal ejecutor Responde en la entidad Empleado de Cumplimiento Más capacitado y conocedor de LA/FT Desarrolla actividad Todos los Funcionarios Seguir procesos Órganos de Control (Revisoría Fiscal)

6 Descripción de los ANEXOS del SIPLAFT ANEXO 1 ANEXO 2 ANEXO 3 ANEXO 4 ANEXO 5 ANEXO 6 Matriz de Situaciones Generadoras de Riesgo LA/FT Formato de Afiliación de Asociados Recomendaciones diligenciamiento campo dirección Declaración de Origen de Fondos para Transacciones de Mayor Cuantía Acta de Entrega y Compromiso aplicación SIPLAFT Formulario de Identificación para Proveedores ANEXO 7 Procedimientos para realizar la verificación de la documentación soporte recibido en diferentes procesos propios de CONFE ANEXO 8 ANEXO 9 ANEXO 10 Formato para el Reporte Interno de Operaciones Inusuales Procedimiento para consultar Listas Restrictivas en forma Manual Formato registro de firmas capacitaciones o entrega material

7 Retos a alcanzar Actualizar la Información de los asociados para integrar una gran base de datos con la cual se pueda hacer análisis y seguimiento de las transacciones. Crear conciencia sobre los asociados para que estos comprendan la importancia del SIPLAFT para darle continuidad al Fondo de Empleados. Capacitar a los trabajadores Crear mecanismos que garanticen la adecuada administración y confidencialidad de la información aportada por los asociados. Realizar los análisis habituales de transacciones para determinar conductas inusuales Reportar a la UIAF operaciones Sospechosas Preparar los informes para la Junta Directiva Estar preparados para las visitas del organismo supervisor Preparar planes de acción sobre los hallazgos que determine la Revisoría Fiscal Mantener vigente y activo el SIPLAFT, aplicándolo sobre todas las actividades, negocios y procesos existentes en CONFE.

8 PRESENTADO: 29 DE MARZO DE 2016 BOGOTÁ, D.C