PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIO N DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIO N DEL TERRORISMO EN ISA. Medellín, enero de 2013

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1 PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIO N DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIO N DEL TERRORISMO EN ISA Medellín, enero de 2013

2 TABLA DE CONTENIDO 1. PROCEDIMIENTOS PARA ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS CONOCIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE DATOS REPORTES CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS PARA CLIENTES, PROVEEDORES, ALIADOS Y COOPERANTES CONOCIMIENTO ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS REPORTES EXTERNOS ACTUALIZACIÓN DE DATOS MONITOREO DE PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS... 13

3 INTRODUCCIO N A continuación se describen los procedimientos definidos para dar cumplimiento al acuerdo 74 Manual para la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en ISA. El desarrollo de estos procedimientos están enmarcado en: accionistas e inversionistas, clientes, proveedores, aliados y cooperantes, indicando en cada caso el responsable de aplicar el control, los procedimientos a aplicar, la frecuencia, como se verifica su cumplimiento, entre otros aspectos. 1. PROCEDIMIENTOS PARA ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS 1.1 CONOCIMIENTO Aplicable a Mercado Primario Mercado Secundario Requisitos Previo a una emisión o colocación de valores ISA a través de previos Finanzas Corporativas o del colocador líder contratado, deberá establecer en el prospecto de colocación y en el aviso de oferta como requisito para participar en el proceso de colocación el diligenciamiento del formulario de vinculación con sus anexos por parte de los accionistas e inversionistas. En las colocaciones a través de la subasta la documentación mencionada deberá allegarse a más tardar antes de la hora prevista para la iniciación de la subasta. Responsable Colocador y/o depositante directo del valor respectivo (intermediario). Intermediarios que manejen la operación (Venta/Compra)

4 Obligaciones del responsable Realizar las actividades de conocimiento del accionista e inversionista de acuerdo con la normatividad aplicable. Como verificar su cumplimiento Cuándo verificar su cumplimiento Situaciones especiales 1. Solicitar al responsable la certificación del cumplimiento de tales obligaciones en materia de conocimiento de accionistas e inversionistas. 2. Visitar las instalaciones del colocador y/o depositante (intermediario) en caso de requerir evaluar la documentación y pruebas que acrediten el cumplimiento de la obligación. Dentro de los 90 días siguientes a la colocación de los títulos. 1. En caso de colocación de valores a través de varias entidades, el colocador líder recopilará la información y la enviará a ISA. 2. Cuando se coloquen valores en el exterior, la entidad o entidades contratadas certificaran mediante comunicación expedida por el Representante Legal que cumplen la Solicitar al responsable la certificación de la aplicación de los procedimientos de prevención del LA/FT aplicados de manera permanente y para casos específicos (tales como pago de dividendos o intereses). a) Proceso Permanente: Certificación Mensual. b) Casos Específicos: Pagos de dividendos o intereses: Accionistas: Trimestral Inversionistas: Mensual Cuando se enajenen valores nominativos y no intervengan entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, los encargados deberán solicitar el diligenciamiento del formulario de vinculación de Accionistas e Inversionistas y

5 normatividad de LA/FT de ese país. 3. Cuando la normatividad vigente lo permita y sea ISA quien lleve a cabo la colocación directa, deberá aplicar las medidas pertinentes para obtener de los Accionistas e Inversionistas la información que se considere necesaria para su conocimiento y vinculación dando cumplimiento a lo definido en la normatividad aplicable. realizar las gestiones necesarias para confirmar los datos suministrados, de acuerdo a lo establecido en la normatividad. En los casos que no se diligencie la totalidad del formulario o le falten anexos requeridos se deben realizar las acciones tendientes a completar la información y en caso de que esta no se obtenga se deberá considerar como una señal de alerta a analizar. 1.2 ACTUALIZACIÓN DE DATOS Aplicable a Responsable Obligaciones del responsable Accionistas e Inversionistas cuya participación sea mayor o igual al uno por ciento (1%) del capital social de la empresa. Colocadores, depositantes directos, o intermediarios. Aplicar los procedimientos internos definidos para la actualización de datos de los inversionistas o accionistas.

6 1.3 REPORTES Tipo de reporte Internos Externos Contenido a) Operaciones Inusuales y Sospechosas Operaciones Sospechosas -ROS-, Comunicación escrita reportando el hallazgo de cualquier Operación inusual o sospechosa de un accionista o inversionista. información suministrada por parte de DECEVAL o cualquier otra entidad designada por la Empresa, con los hallazgos de la operación sospechosa. b) Operaciones en efectivo Las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a diez millones de pesos ($ ) si es en moneda legal o a cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (USD $5.000) o su equivalente en otras monedas según la tasa representativa del mercado del día en que se realice la operación. Responsable 1. Administrador de las Acciones y/o custodio de las Inversiones. Oficial de Cumplimiento Destinatario 2. El encargado de la emisión, bien sea ISA o el intermediario contratado, una vez finalizado el periodo de colocación en el mercado primario. 1. Oficial de Cumplimiento 2. Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF- Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF-

7 1.4 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Aplicable a Mercado Primario Mercado Secundario Responsable Colocador líder Administrador de las Acciones y/ o custodio de las inversiones Obligaciones del Recolectar, conservar y/o enviar la documentación soporte a ISA. responsable Periodicidad de envío de documentación a ISA Documentos conservados en ISA Dentro de los 90 días siguientes a la colocación de títulos de ISA en el mercado primario. El archivo con la información documental sobre las actividades de cumplimiento de la normatividad aplicable para Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo recolectada por los diferentes colocadores con ocasión del proceso de emisión y colocación. En cualquier momento, cuando se presente un reporte de operación inusual o sospechosa. Reportes Internos de Operación Inusual, Reportes Externos de Operación Sospechosa y Reportes de Operaciones en Efectivo, junto con sus documentos soporte.

8 2. PROCEDIMIENTOS PARA CLIENTES, PROVEEDORES, ALIADOS Y COOPERANTES 2.1. CONOCIMIENTO Etapa Precontractual Aplicable a Pedidos Directos Solicitud Privada, Única o Pública de Oferta Responsable Administrador del contrato Cuándo se Previo a realizar la selección del proveedor aplica Procedimiento Paso 1: Verificar en el sistema de información disponible, si el tercero (cliente, proveedor, aliado o cooperante) ya está registrado y verificado. En caso afirmativo, se deben los siguientes datos: En la solicitud de ofertas En el documento de solicitud de oferta, se debe incluir como requisito el diligenciamiento y entrega del FUV (Formulario Único de Vinculación) con sus respectivos anexos. Fecha información CCMA: no mayor a un año Fecha Verificación: no mayor a una semana atrás de la fecha de consulta Alertas: No

9 Paso 2: Cuando el tercero no está registrado, verificar si: Valor del Pedido está entre 0-50 smlmv Solicitar la evaluación del tercero en el sistema de información, marcando la opción FUV no requerido. Valor del Pedido es mayor a 50 smlmv Solicitar la evaluación del tercero en el sistema de información, con lo cual el sistema enviará un correo electrónico al tercero para que diligencie y envíe el FUV (Formato Único de Vinculación). Consideraciones: Si el proveedor es Extranjero: No es requerido que este diligencie el FUV (Formato Único de Vinculación) Solicitar la evaluación del tercero en el sistema de información indicando que es Extranjero Si la empresa tiene un apoderado en Colombia, este se debe registrar también en el sistema para ser verificado como Nacional con FUV no requerido.

10 2.1.2 Etapa Contractual Paso 3: Una vez realizada la evaluación del tercero, se debe verificar en el sistema de información que el campo denominado Alerta contenga la palabra NO para todos los miembros que componen el tercero indique NO. En caso contrario ver (*) numeral Aplicable a Responsable Procedimiento Periodicidad Cualquier tipo de pedido vigente en el cual el tercero no esté exento de cumplir con la normatividad indicada en el Manual. Administrador del contrato Monitorear en el sistema de información de manera los posibles cambios del tercero en el campo denominado Alerta. Consideración: En caso de encontrar en el campo Alerta un contenido diferente a NO, el administrador del contrato deberá enviar un correo al buzón sipla@isa.com.co solicitando el análisis de dicha alerta y la recomendación respectiva para su tratamiento. Permanente ANÁLISIS DE OPERACIONES INUSUALES Y/O SOSPECHOSAS Aplicable a Clientes, proveedores, aliados y cooperantes, que no estén exentos de cumplir con la normatividad indicada en el Manual.

11 Responsable El administrador del contrato o de la relación comercial en el área que detecte la señal de alerta. Qué se debe reportar Señales de Alerta Destinatario Aquellas situaciones, operaciones o comportamientos del tercero, que el responsable considere como inusual y/o sospechoso. A continuación se relacionan algunas señales de alerta que pueden ser identificadas, no siendo las únicas: Terceros que entreguen información incompleta, contradictoria o falsa. Falta de tradición en el mercado de personas jurídicas o naturales recién creadas que entran a dominar un sector de este. Precios artificialmente bajos sin justificación comercial alguna. Amenazan, intentan sobornar o persuaden al empleado de la Empresa para que este omita procedimientos o favorezca al tercero. Cambios frecuentes en la actividad comercial del tercero. Rotación frecuente de domicilio social, cuenta bancaria y/o representantes legales del tercero. Actos convenios o contratos celebrados con contrapartes de ciertos sectores de la economía, tales como casas de cambio, empresas de intermediación aduanera, notarías, ONG, empresas transportadoras etc. No aparecen en los registros de la Cámara de Comercio de su domicilio. El Oficial de Cumplimiento de ISA, a través del buzón sipla@isa.com.co para que proceda con el análisis y gestión requerida del tema.

12 2.3. REPORTES EXTERNOS Responsable Reportar a Contenido Oficial de Cumplimiento UIAF-Unidad de Información y Análisis Financiero (Adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público) Reporte de Operación Sospechosa-ROS ( Aquellas operaciones que luego de ser analizadas se consideren sospechosas) 2.4. ACTUALIZACIÓN DE DATOS Ámbito de aplicación Procedimiento Periodicidad Clientes, proveedores, aliados y cooperantes, que no estén exentos de cumplir con la normatividad indicada en el Manual. El área responsable de la administración del Sistema de Prevención del LA/FT solicitará vía correo electrónico al tercero, la actualización del Formato Único de Vinculación (FUV) cuando este haya cumplido el año de vigencia. Anual 3. MONITOREO DE PERSONAS PÚBLICAMENTE EXPUESTAS Responsable Colocador y/o depositante directo del valor respectivo(intermediario) Intermediarios que manejen la operación tanto para la venta como para la compra.

13 Procedimiento Reportes Realizar monitoreo permanente de las personas públicamente expuestas en la medida en que dicha información sea pública. Enviar al Oficial de Cumplimiento cualquier señal de alerta que en relación a estos se presente. 4. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Grupos de archivo en Administración Documental Documentos soporte Grupo 1: Conformado por todos los documentos que dan soporte al conocimiento e interpretación del Sistema para la Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. Grupos 2: Conformado por los documentos generados durante o con ocasión de la ejecución de las actividades contenidas en los procedimientos y en general de los trámites operativos para la prevención del LA/FT. Grupo 1: i) Normas Externas ( Leyes, decretos, circulares, conceptos, etc) ii) Normas internas ( Manual, procedimientos, conceptos, etc) iii)correspondencia externa enviada y recibida v)correspondencia interna vi)informes vii)actas de reuniones viii)otros Grupo 2:

14 i) Formularios de Vinculación del Accionista y/o inversionista y sus anexos ii) Formularios de Vinculación de Proveedores, aliados, cooperantes y/o clientes y sus anexos. iii) Documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa. Tiempo de conservación La empresa deberá conservar los formularios y demás documentos soportes en el Archivo de Gestión los primeros dos (2) años y posteriormente remitirla al archivo central, sin perjuicio de que posteriormente sea remitida a un archivo inactivo en medio digital.