ESQUEMAS DE NÓMINA CÓMO EVITAR SANCIONES POR ORGANOS DE CONTROL? Dr. Andrés Torres Aragón. Especialista en Seguridad Social y Mercado del Trabajo

Transcripción

1 ESQUEMAS DE NÓMINA CÓMO EVITAR SANCIONES POR ORGANOS DE CONTROL? Dr. Andrés Torres Aragón Especialista en Seguridad Social y Mercado del Trabajo

2 Hay que estar preparados para que el desempleo sea más alto : Minhacienda El ministro de Hacienda, Mauricio Cárdenas, reconoce que en 2015 el desempleo fue de 8,9%, mientras para 2016 se proyecta en 9,1%. ECONOMÍA 5 MAR :00 PM

3 Duro panorama laboral para los jóvenes, advierte Fedesarrollo El último informe de mercado laboral realizado por Fedesarrollo arrojó un resultado mixto: en 2015 la reducción del desempleo mantuvo un comportamiento favorable durante gran parte del 2015 pues a nivel nacional la tasa de desocupación cerró ese año en 8,9%, la cifra más baja registrada en los últimos 15 años. Sin embargo, en lo corrido de 2016 la tasa de desempleo se ha deteriorado al punto que por algunos meses de este año el indicador se ha situado por encima de los dígitos. Por ejemplo en abril se ubicó en 10,3%, es decir 0,5 puntos porcentuales (pps) por encima del valor registrado en el mismo mes de 2015 (9,8%). ECONOMÍA 21 JUN :42 PM

4 "Habría extralimitaciones por parte de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales" Varios expertos que se dieron cita en el Encuentro Contable y Tributario del Instituto Nacional de Contadores Públicos (INCP), mostraron su desacuerdo frente a la forma como la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales (UGPP), desarrolla algunas de sus funciones. Carlos Mario Sandoval, socio de Tax, Human Capital de EY también afirma que hay mucha improvisación. Los conceptos de la UGPP no están alineados con la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia y de la Corte Constitucional en muchos sentidos. Esto ha generado que los contribuyentes incurran en gastos adicionales, los cuales se pueden evitar si los procedimientos fueran mucho más claros.

5 QUÉ PAGOS SE CONSTITUYEN COMO SALARIO?

6 NORMATIVIDAD PAGOS NO SALARIALES EXCLUIDOS DEL IBC Código Sustantivo del Trabajo artículo 128 Código Sustantivo del Trabajo artículo 130 Ley 15 de 1959 artículo 2 Ley 334 de 1996 artículo 17 Estatuto Orgánico del Sistema Financiero Decreto Ley 663 de 1993 Artículo 169 Artículo 173

7 PAGOS NO SALARIALES EXCLUIDOS DEL IBC Código Sustantivo del Trabajo Artículo 128 Pagos NO Salariales Las prestaciones sociales establecidas en los títulos VIII y IX del Código Sustantivo del Trabajo Lo que recibe el trabajador, en dinero o en especie, no para su beneficio ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como: gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo, y otros semejantes. Cuando hace referencia a "otros semejantes" está incluyendo entre otros el auxilio para vestuario, auxilio para comunicaciones y para estudio. Las sumas que recibe de manera ocasional y por mera liberalidad como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria. Los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad

8 ESTRUCTURA DE ARTÍCULO 128 DEL CSTYSS Prestaciones Sociales Libro VIII y IX del CSTYSS Desempeño de sus Funciones Ampliado el Criterio PAGOS NO SALARIALES Ocasionalidad y Por Mera Liberalidad Acuerdo Entre las Partes Flexibilización SE EXCLUYEN ENTRE ELLOS

9 PRESTACIONES SOCIALES Código Sustantivo del Trabajo Artículo 128 Pagos NO Salariales Las prestaciones sociales establecidas en los títulos VIII y IX del Código Sustantivo del Trabajo Dotación Licencias remuneradas Licencia de maternidad Licencia de Paternidad Gastos de entierro Cesantías Intereses de Cesantías Pensión de Jubilación Auxilio por enfermedad no profesional e invalidez Seguros Colectivos de vida Prima de Servicios Prima de Navidad

10 DESARROLLO DE FUNCIONES Código Sustantivo del Trabajo Artículo 128 Pagos No Salariales Para desarrollar las funciones para las cuales fueron contratados los trabajadores. Forma: Todo lo que recibe en Dinero o Especie Prohibición: No ingresa a su patrimonio No es para su beneficio. Destinación: Para el desarrollo de sus funciones. No existe acuerdo previo para realizar esos pagos Son necesarios para el desarrollo de la empresa CONCEPTO Gastos de Representación Medios de Transporte Elementos de Trabajo Otros Semejantes. Incluidos por la UGPP en el Acuerdo 1035 de 2015 DEFINICIÓN Auxilio para Vestuario Dotación? Medios de Comunicación Celulares Empresariales? Auxilios para estudio Becas y Prestamos de Estudios?

11 MERA LIBERALIDAD Código Sustantivo del Trabajo Artículo 128 Pagos NO Salariales Las sumas que recibe de manera ocasional y por mera liberalidad como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria. Principio de Ocasionalidad: No puede ser constante. Ente de Control revisa los pagos desde la contabilidad. Modifica la naturaleza. No pueden remunerar una función o prestación. No puede existir acuerdo previo entre las partes. No puede derivarse de una obligación convencional. Se mantiene en el fuero interior del empleador. Principio Cualitativo Principio Cuantitativo NOTA: No tiene límite en la cantidad de veces.

12 ACUERDO DE VOLUNTADES Código Sustantivo del Trabajo Artículo 128 Pagos NO Salariales Debe existir un acuerdo previo entre las partes. Periodicidad: Cobija la ocasionalidad y la habitualidad en los pagos. Instrumento: Contrato Otrosí Convención Colectiva Pacto Colectivo. No es necesario que conste por escrito, se recomienda que conste por escrito. Entra al patrimonio del trabajador o es para su beneficio. No es para el desarrollo de funciones. Libertad Probatoria: Testimonios Certificados Declaraciones Extra juicio. Sentencia del Consejo de Estado, M.P. Martha Teresa Briceño, Radicación del 08 de julio de 2010

13 VIATICOS PERMANENTES Código Sustantivo del Trabajo Artículo 130 Pagos NO Salariales Requerimiento ordinario, habituales o frecuentes. Deber Legal: Siempre que se paguen debe especificarse el concepto (Manutención Alojamiento Transporte Gastos de Representación). Se genera presunción legal en contra del empleador, sino se especifican. Condición: Criterios Cualitativos (Funcionales) y Cuantitativos (Cantidad), no existe un tiempo. IBC son elementos: Manutención: (Mantener) Costear las necesidades de alguien. Alojamiento: Lugar donde una persona o un grupo de personas se alojan, aposenta o acampa, o donde está algo. NO SON IBC: Transporte: Sistema de medios para conducir personas. Gastos de Representación: Solo a los que representan u obligan a la empresa

14 VIATICOS ACCIDENTALES Código Sustantivo del Trabajo Artículo 130 Pagos NO Salariales Requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuentes. No aplica al ingreso base de cotización No tiene una definición en el tiempo. Recomendación: Evite que se realicen por un tiempo superior a 180 días calendario. No ingresan de manera frecuenta y obedecen a inversiones que debe realizar la empresa para la ejecución de la actividad.

15 AUXILIO DE TRANSPORTE Ley 15 de 1959 artículo 2 y Ley 334 de 1996 artículo 17. Prestación social establecida por el legislador. El legislador señala en el parágrafo primero del artículo 2 de la Ley 15 de 1959 que no constituye salario. Las cotizaciones no se pueden realizar sobre prestaciones, que no impliquen un ingreso al trabajador. Prohibición del artículo 17 Ley 334 de 1996: No serán base para el Sistema de Protección Social bajo ninguna circunstancia. No contempla una disminución en el pago del Sistema de Seguridad Social (Pensión Salud Riesgos Laborales).

16 APORTES FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS Estatuto Orgánico del Sistema Financiero - Ley 663 de 1993 artículo 169 numeral 3, artículo 173numeral 2 literal b. Carácter no laboral de los aportes. Los aportes de las entidades patrocinadoras no constituyen salario y no se tomarán en cuenta para liquidar prestaciones sociales. Las prestaciones percibidas en virtud del plan son independientes del régimen de Seguridad Social y de cualquier otro régimen pensional. En consecuencia, salvo lo dispuesto en materia tributaria, no les serán aplicables las reglas previstas para pensiones de jubilación, vejez o invalidez. De contribución definida: Aquellos en los cuales se define como objeto la cuantía de los aportes de las patrocinadoras y, en su caso, de los partícipes en el plan. los planes de pensiones pueden ser entre otros abiertos o institucionales, y los institucionales corresponden a las entidades patrocinadoras. Son los pagados en virtud de un plan institucional aprobado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

17 CÓMO AFECTA EL IBC LOS ESQUEMAS DE FLEXIBILIZACIÓN LABORAL?

18 DEFINICIÓN FLEXIBILIZACIÓN Son procedimientos y mecanismos que permite la norma laboral, con el fin de adaptarla a las exigencias del mercado y permitir la supervivencia de los empleadores logrando la reducción de los costos que representa la carga laboral, a través de una serie de medidas que permiten disponer específicamente del ingreso salarial, según las necesidades de la empresa y el trabajador, respetando siempre los límites establecidos en cuanto la remuneración y los aportes al sistema de seguridad social. Distribuido entre pagos constitutivos de salario y pagos no constitutivos de salario conforme con lo establecido por los artículos 127 (elementos que constituyen salario), 128 (elementos que no constituyen salario), 129 (salario en especie) y 132 (libertad de estipulación y salario integral) del Código Sustantivo del Trabajo.

19 ACUERDO 1035 DE 2015 Proferido por la Unidad de Administrativa de Gestión Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP. Pensional y Consejo Directivo de la UGPP (Decreto 4168 de 2011). Es un órgano de Dirección y Administración. Integrado por: 1.Ministro de Hacienda y Crédito Público (o Delegado). Presidente del Consejo. 2. El Director de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 3. El Director General de la - UGPP. 4. El Director General de la DIAN. 5. Tres (3) miembros independientes. (Pendiente Decreto) 6. Secretaria Técnica: Director Jurídico de la UGPP Competencia Decreto Ley 4168de 2011artículo 2 Numerales 2 y 9 Por el cual se define, formula, y adopta, la política de mejoramiento continuo en el proceso de determinación, liquidación y pago de los aportes al Sistema de la Protección Social.

20 ACUERDO 1035 DE 2015 Competencia para establecer la base de parafiscales? Constitución Política de Colombia. Artículo 338. En tiempo de paz, solamente el Congreso, las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales podrán imponer contribuciones fiscales o parafiscales. La ley, las ordenanzas y los acuerdos deben fijar, directamente, los sujetos activos y pasivos, los hechos y las bases gravables, y las tarifas de los impuestos. La ley, las ordenanzas y los acuerdos pueden permitir que las autoridades fijen la tarifa de las tasas y contribuciones que cobren a los contribuyentes, como recuperación de los costos de los servicios que les presten o participación en los beneficios que les proporcionen; pero el sistema y el método para definir tales costos y beneficios, y la forma de hacer su reparto, deben ser fijados por la ley, las ordenanzas o los acuerdos. Las leyes, ordenanzas o acuerdos que regulen contribuciones en las que la base sea el resultado de hechos ocurridos durante un período determinado, no pueden aplicarse sino a partir del período que comience después de iniciar la vigencia de la respectiva ley, ordenanza o acuerdo.

21 FINALIDAD DEL ACUERDO Imponer los criterios de la Subdirección de Determinación de Obligaciones de la UGPP frente a los pagos constitutivos de salario y los no constitutivos. Generar un mayor recaudo de aportes al Sistema de Protección a través de los procesos de fiscalización. Definir tiempos en los procesos de fiscalización frente al proceso de entrega de información. Dar un mayor alcance a la prueba de visita de inspección tributaria. Definir una base gravable de conformidad con el artículo 30 de la Ley 1393 de Política de mejoramiento continuo de la entidad?

22 NÓMINA Definición Proviene del latín nomĭna, plural de nomen, nomĭnis, que significa nombre. Una nómina, es una herramienta administrativa de la contabilidad que permite realizar el pago de manera legal y organizada a los trabajadores, así como proporcionar información contable de utilidad para el trabajador, la empresa y el organismo encargado de regular las relaciones laborales. En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo.

23 NÓMINA DETALLADA Formato de la UGPP descargar de Tenga en cuenta la línea del tiempo para establecer los registros. Empresas deben colocar solo las personas que tuvieron contrato laboral y que percibieron salario como contraprestación del servicio. (Práctica equivocada por empresas al afiliar y no realizar prestación del servicio) Los días del formato de nómina se establecen de conformidad con la regla de días de seguridad social, por lo tanto establezca primero los días de novedades en el mes. En la columna de licencias no remuneradas, no coloque valores negativos, coloque el valor 0. Vacaciones son 3 tipos. Recuerde que las vacaciones pagadas en dinero por terminación del contrato son base para aportes a Parafiscales (Sena, ICBF, Subsidio Familiar CCF).

24 Temiendo a la Ugpp? Actúe! Actualmente resulta ser algo cotidiano escuchar acerca de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (Ugpp); esto se debe a que esta Unidad ha adquirido grandes facultades en nuestro país durante los últimos años, por lo que varias empresas e incluso personas naturales han sido fiscalizadas, teniendo así que interactuar con la Unidad, ante la cual incluso se han visto en la penosa situación de verse multadas y/o sancionadas por cuantiosas sumas de dinero.

25 La Ugpp da ultimátum a deudores El gobierno le dio plazo a las empresas que le permiten a sus empleados pagar parafiscales por un salario mínimo mientras reciben grandes salarios. Hasta que llegue la visita podrán pagar lo que hasta ahora han evadido. Verificación de cruce de información con la DIAN, los Bancos, EPS, y otros NoticiasUno febrero 27,

26 Controversia por cifras de evasión en seguridad social Las administradoras de pensiones dicen que es de $3,73 billones, mientras Minhacienda habla de $39,8 billones. El programa de acciones persuasivas recuperó en 2015 cotizaciones por más de $ millones. Los fondos privados argumentan que la deuda es mucho menor y los empresarios dicen que no creen en el estudio porque hay pagos que se hacen a los empleados que no constituyen salario. Presidente de Fenalco. Mientras no se tenga esa diferenciación clara no se puede asumir, como lo hace la UGPP, que todo pago hecho a un trabajador es salario y sobre eso mismo hay que aportar Botero cree que esta es la razón por la que se puede pensar que así es que llegan a un cifra fantasmagórica y fantástica. No creo en el estudio

27 TEORIAS QUE REGULAN LOS PAGOS QUE NO CONSTITUYEN SALARIO

28 Nómina Vs. Seguridad Social 1. Valores pagados en nómina son diferentes a los aportes pagados en Seguridad Social. 2. En nómina técnicamente se contabilizan todos los valores que pueden ingresar al trabajador, en los aportes al Sistema de Seguridad Social la base gravable del IBC se establece en la norma. 3. La fecha de pago de nómina puede ser pactada libremente por las partes. La fecha de pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social esta determinada por el legislador. 4. La nómina beneficia a los trabajadores. Los aportes al Sistema de Seguridad Social benefician a todas las personas en el territorio Colombiano. 5. La nómina se puede dividir en periodos diferentes (catorcena, quincena, mensual, etc.). Los aportes al Sistema de Seguridad Social se deben pagar por 30 días.

29 Fecha de Corte de Nómina Es una política que utilizan las áreas de recursos humanos para organizar la información previa la fecha de pago de la nómina y establecer las novedades que se reportan en el mes (ing, ret, vac, sln, etc.) para realizar las cotizaciones al sistema de protección social. 1. Inclusión de todas las novedades del mes. 2. Gestión documental adecuada. 3. Procedimiento claro para cada una de las áreas del reporte de novedades. 4. Auditoria constante de la nómina y la PILA. 5. Coordinación con el reporte en la contabilidad. 6. NO tener pagos sin tenerlos reportados en la fecha de corte de nómina (pagos retroactivos reembolsos reliquidaciones).

30 Reporte de Novedades Buscan describir de manera adecuada las situaciones, hechos, decisiones y cambios normativos que afectan el pago de la nómina de forma individualizada por trabajador dentro de un periodo determinado. Adicionalmente, las novedades realizan modificación en el pago de aportes al sistema de protección social. Por último, establecen las obligaciones de cotización a los subsistemas de la protección social que deben percibir el valor pagado. Debe coincidir la novedad de la nómina, la planilla y la contabilidad con el objeto de evitar sanciones de la Dirección de Parafiscales de la UGPP.

31 Formato de Nómina - Desprendible El desprendible de nómina, consiste en un documento físico o digital que entrega un empleador como prueba de que ha realizado el pago de nómina a un trabajador. Los desprendibles de nómina tienen la función de ser un comprobante de ingresos para un empleado. Elementos que debe contener: 1. Datos del empleador. 2. Datos del Trabajador. Calidad que ostenta Cargo. 3. Valor del Salario. (indicar elementos que componen el Salario. 4. Valores No Constitutivos de Salario. 5. Días de pago. Periodo. 6. Deducciones. (Pago de Obligaciones al Sistema de Protección Social). 7. Novedades. (ING, RET, VAC, INC, SLN)

32 APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 30 DE LA LEY 1393 DE 2010

33 ANTECEDENTE HISTORICO Problemas de Evasión y Elusión en el Sistema de Protección Social. (Mora Inexactitud Omisión). Norma propuesta por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en conjunto con el Ministerio de Protección Social. Establecido en el artículo 9 Decreto 129 de 21 de enero de 2010 Por medio del cual se adoptan medidas en materia de control a la evasión y elusión de cotizaciones y aportes al sistema de la protección social, y se dictan otras disposiciones NORMA INEXEQUIBLE POR: Sentencia C-252 de 2010 Sentencia C-291 de 2010 Expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración.

34 ÁMBITO DE APLICACIÓN SEGÚN EL ACUERDO 1035 DE 2015 Efectos de la adecuada determinación de la base de cotización de los aportes al Sistema de la Seguridad Social Integral: salud, pensión y riesgos laborales. Se excluyen de la determinación de la base de cotización de los aportes de Parafiscales: Sena, ICBF y Subsidio Familiar (CCF). Conceptos Laborales: Sección II, numeral 1, literales a), b),c) d), e), f), g) y h) de este Acuerdo, que corresponden a los previstos en los artículos 128 y 130 del Código Sustantivo del Trabajo, artículo 2 de la Ley 15/59 y numeral 3 del artículo 169 y literal b) del numeral 2, inciso 2, del artículo 173 del Decreto Ley 663/93.

35 PAGOS LABORALES A LOS QUE APLICA SEGÚN LA UGPP La UGPP establece en el Acuerdo 1035 de 2015 que son todos los pagos no constitutivos de salario, así como prácticamente cualquier dinero que se contabilice al trabajador. Dotación Licencias remuneradas Licencia de maternidad Licencia de Paternidad Gastos de entierro Cesantías Intereses de Cesantías Pensión de Jubilación Auxilio por enfermedad no profesional e invalidez Seguros Colectivos de vida Prima de Servicios Prima de Navidad

36 PAGOS LABORALES A LOS QUE APLICA SEGÚN LA UGPP La UGPP establece en el Acuerdo 1035 de 2015 que son todos los pagos no constitutivos de salario, así como prácticamente cualquier dinero que se contabilice al trabajador. Gastos de Representación. Medios de transporte. Elementos de Trabajo. Otros semejantes: Auxilio para vestuario, Auxilio para comunicaciones y para estudio. Viáticos permanentes en la parte diferente a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento. Viáticos accidentales. Auxilios de Transporte Aportes a Fondos Voluntarios de Pensiones (Cuidado)

37 DEFINICIÓN DE EXPRESIÓN TOTAL REMUNERACIÓN Posición de la UGPP: Se refiere a la totalidad de los ingresos que recibe el trabajador en el respectivo mes por todo concepto Posición del Observatorio de Vinnurétti: Remuneración: Según el código sustantivo del trabajo es sinónimo de salario. Artículo 127 Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. Ingreso: Son todos aquellos recursos que obtienen los individuos, sociedades o gobiernos por el uso de riqueza, trabajo humano, o cualquier otro motivo que incremente su patrimonio. Criterio: Solo los pagos que pueden ser pactados por las partes.

38 BENEFICIARIO FINAL Se realiza una verificación detallada de los beneficiarios de los pagos con el objeto de establecer hechos gravables para el pago de aportes al Sistema de la Protección Social. BENEFICIARIO FINAL: No fue definido por el Acuerdo 1035 de Beneficiario: Que resulta favorecida por algo. (RAE) Final: Término y remate de algo. (RAE) Se encuentra enfocado a terminar con la teoría denominada PARAFISCALIZACIÓN DE LAS CUENTAS CONTABLES, debido a que carece de fundamento, sino existe una persona beneficiaria de la seguridad social, no se puede establecer el acreedor, mucho menos un monto de aportes. Verificar y Establecer plenamente el Beneficiario del pago reportado en los auxiliares de las cuentas contables.

39 Verbo rector: Verificar. MERA LIBERALIDAD COMPETENCIA DE LA UGPP Característica: Concedidos de manera ocasional por la voluntad y autonomía del empleador. Condición: no constituyan salario en virtud de la Ley, el contrato de trabajo, la convención o pacto colectivo, que no resulten exigibles por el trabajador, y por lo tanto pueden ser revocados o modificados unilateralmente por el empleador en cualquier momento. Valoración: Eventos excepcionales e inusuales dentro del respectivo año fiscal Frecuencia: Lo anterior no obsta para que pueda efectuarse más de un pago en el año fiscal, originado en eventos distintos, tales como los que enuncia el artículo 128 del C. Sustantivo del Trabajo y las bonificación por antigüedad, bonificación por navidad, bonificación por retiro, entre otros. Definen si es o no factor salarial (Competencia debe ser dada por el legislador).

40 CONSEJO DE ESTADO IBC Y PAGOS NO CONSTITUTIVOS DE SALARIO Sentencia del Consejo de Estado, M.P. Martha Teresa Briceño, Radicación del 08 de julio de Fundamento en el artículo 128 del CSTYSS 2. Acuerdo expreso. 3. Error de la DIAN, en prevalecer habitualidad sobre acuerdo de las partes. 4. Los acuerdos deben interpretarse bajo el artículo 17 de la Ley 334 de No es un acuerdo por mera liberalidad o de forma ocasional. 6. Límite del IBC 40%, cuando superé al Sistema de Seguridad Social.

41 GRACIAS!!