Paso del Asociado para la Liberación de la Garantía Hipotecaria

Transcripción

1 1. NORMAS Y POLITICAS DEL PROCEDIMIENTO LIBERACIÓN GARANTIA HIPOTECARIA 1.1. Generales El asociado para solicitar la liberación de la Garantía Hipotecaria debe presentar la siguiente documentación: Solicitud escrita Certificado de Libertad y Tradición (Original Vigente) no mayor a 30 días. Copia de la Escritura de Hipoteca (Documento en custodia por parte de la oficina) Poder otorgado a un tercero, en el evento que el Asociado no se pueda acercar a la oficina. Todo poder que reciba la oficina debe ser verificado con el Asociado. Todos los pagarés que respaldan obligaciones crediticias en COASMEDAS que estén canceladas, se le debe colocar el sello de Cancelado o Pagado y devolver a los Asociados quienes los suscribieron inmediatamente después de pagada la obligación que les dio origen. En el evento que no se reclamen los pagarés, cartas de instrucciones, reglamentos de obligaciones ya pagadas se archivara estos documentos en la Carpeta del Asociado, en espera de su reclamación por parte del deudor, previo registro del sello de Pagado o Cancelado en los documentos. El asociado tiene un plazo de 30 días para liberar la Garantía ante Notaria. Paso del Asociado para la Liberación de la Garantía Hipotecaria Después que el Asociado radique la solicitud de cancelación del Gravamen Hipotecario, adjuntando la documentación requerida para la liberación y la Cooperativa apruebe y remita minuta de cancelación a la notaria para la firma, el Asociado debe: Cancelar las expensas requeridas por la Notaria para protocolizar la escritura. Reclamar en la notaria la copia de la escritura ya protocolizada. Radicar en la Oficina de Instrumentos Públicos la escritura de cancelación de Hipoteca. Reclamar en la Oficina de Registro e Instrumentos públicos copia de la escritura y el certificado de tradición y libertad Especificas Es responsabilidad del promotor: Área de Organización y métodos Página 1 de 5

2 Atender y radicar del Asociado la solicitud de la liberación de la Garantía, previa identificación del Asociado. Informar e entregar al Asociado el pagaré debidamente cancelado, cuando se apruebe la liberación de la Garantía. Verificar que el endeudamiento del asociado no requiera la garantía existente, que no este en mora con la Cooperativa antes de enviar la Solicitud de Liberación de la Garantía a la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas. Colocar visto bueno en la solicitud de liberación del asociado como signo de verificación del endeudamiento directo o indirecto del asociado. Es responsabilidad del Gerente de oficina: Informar de forma escrita al Asociado los motivos por los cuales no se pueda levantar la Hipoteca. Es responsabilidad del Analista de Garantías: Asesorar a las oficinas en lo referente a la liberación de las Garantías. Verificar que realmente las solicitudes de liberación de garantías se puedan cancelar sin dejar créditos desprotegidos. Elaborar la minuta de la liberación de la garantía. Es responsabilidad de la Secretaria General Elaborar poder para la liberación de la garantía Revisar y aprobar la correcta generación de la minuta de liberación. Remitir el poder y copia de la minuta impresa a la oficina. 2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 2.1. Recepción y cancelación Garantía Hipotecaria Promotor Oficina Reciba del asociado Carta solicitud liberación de garantía y Certificado de Libertad y Tradición (Vigente) y radique Solicite el documento de identidad del Asociado y verifique su autenticidad frente a los registrado en el modulo Mis /Enrolamiento Ingrese al Modulo Mis /Clientes /Posición del Cliente, verifique que el asociado no este en mora Diligencie en original y copia la Lista de Chequeo Liberación de Garantía Hipotecaria, previa verificación de la documentación y el estado del Asociado, Obtenga la firma del Gerente de la oficina en señal de revisión y aprobación. Área de Organización y métodos Página 2 de 5

3 Envíe a la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas lista de Chequeo en original y los documentos requisitos para la liberación. (1) Archie temporalmente copia de la lista de Chequeo. Analista de Garantías - Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas Reciba de las oficinas, Lista de Chequeo, con los documentos requisitos para la liberación de la garantía, verifique que la lista este firmado por el Gerente y la documentación este completa Ingrese a los Módulos de Cartera, Mis, Gestión y Garantías en Cobis y al BPM Flujo de Crédito para verificar el nivel de endeudamiento del asociado y el cubrimiento de la garantía. (2) Cuando el asociado tenga obligaciones vigentes debe verificar el porcentaje de cubrimiento de estos sobre la garantía. Si la sumatoria o la línea de crédito no requieren de este tipo de garantía se puede liberar. Verifique el acta o las condiciones de aprobación de aquellos créditos que siguen vigentes con el fin de establecer si los mismos se encuentran directamente respaldados con la hipoteca a cancelar Solicite y obtenga del área de Contabilidad vía correo electrónico información del Asociado, para determinar si tiene cuentas pendientes por cobrar (Seguros, rubros procesales etc.) Si la garantía se puede Liberar o cancelar: Obtenga la aprobación del Director de Crédito, Cartera y Cobranzas para liberar la Garantía Prendaria, en la lista de Chequeo. (Firma) Elabore Minuta de Cancelación de Hipoteca e imprima y envíe vía correo electrónico y por correo interno a la Secretaria general para revisión y aprobación del documento generado y la elaboración del poder especial para la liberación de la Garantía Ingrese al Modulo de Garantías opción liberación y proceda a cancelar la Garantía. (Ver instructivo Liberación Garantía Hipotecaria) Archive copias de los documentos de liberación de garantía en la AZ correspondiente. Si la garantía no se puede liberar, se debe informar a la oficina para que se le avise al Asociado la causa y los pasos a seguir para poder continuar con la liberación Elaboración minuta de liberación Garantía Hipotecaria Secretaria General. Área de Organización y métodos Página 3 de 5

4 Reciba minuta de liberación Hipoteca vía correo electrónico y físicamente, de su aprobación Elabore poder especial de liberación y carta de remisión de documentos y obtenga la firma del Representante legal Envié por correo electrónico a la oficina (Gerente) y a la Notaria convenio de cada oficina la minuta Imprima poder especial y obtenga la firma y huella del Representante legal de la Cooperativa Obtenga la legalización del Poder en notaria Distribuya documentos así: Envié documentos a la oficina: Poder Especial (O) Certificados de Libertad y Tradición (O) Certificado de Existencia y Representación legal de Coasmedas (O) Archive en carpeta Solicitud Liberación Garantías Solicitud de Liberación de Garantía del asociado (O) Lista de Chequeo Liberación Garantía Hipotecara (O) 2.2. Entrega minuta para la liberación garantía hipotecaria Promotor - Oficina Reciba documentos por parte de la Secretaria General y cite al asociado para que continué con él trámite de liberación de la garantía Radique el poder especial en notaria con la cual se tenga convenio Retire de la caja fuerte el pagaré, carta de instrucciones y demás documentos que respalden la obligación y coloque sello de cancelado o pagado Entregue pagaré y la primera copia de la escritura al asociado con sello de cancelado dejando evidencia de la entrega en el libro control de Entregas, previa autenticación del Asociado frente al documento de identidad original Infórmele que la minuta fue radicada en la notaria y que debe acercarse a ella para continuar con el proceso de liberación Archive, una copia simple de la escritura pública, declaración de asegurabilidad, póliza de seguros con renovación, certificados de libertad y tradición y la Lista de Chequeo Liberación Garantía Hipotecara (1) en la carpeta del asociado. Área de Organización y métodos Página 4 de 5

5 3. FLUJOGRAMA 3.1. Recepción y cancelación Garantía Hipotecaria 3.2. Elaboración minuta de liberación Garantía Hipotecaria 3.3. Entrega minuta para la liberación 4. DOCUMENTOS 4.1. Documentos de Entrada del proceso (O) Certificado de Libertad y tradición con vigencia no superior a 30 días. (O) Carta del asociado solicitando la liberación de la Garantía Documentos de ejecución o desarrollo del proceso (O) Minuta (O) Poder Especial (O) Certificado de Existencia y Representación legal de Coasmedas Documentos de Salida o informes del Proceso (O) Minuta de liberación Garantía (O) Poder Especial (O) Pagare debidamente cancelado. (O) Escritura. NOTAS (1) Antes de enviar la solicitud de liberación de la garantía, la oficina debe verificar el endeudamiento del asociado para que determine si realmente esta se puede cancelar y pueda continuar con él tramite de envió a la Dirección de Crédito, Cartera y Cobranzas. (2) Las garantías Hipotecarias constituidas por el asociado cubren sus obligaciones anteriores, presentes y futuras contraídas con la Cooperativa. Por tanto no es posible su cancelación mientras existan obligaciones directas o indirectas a su cargo. Área de Organización y métodos Página 5 de 5