Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012). CÓDIGO: PROCESO: CICLO DE VIDA DEL ESTUDIANTE

Transcripción

1 Página 1 de 11 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GIDT 1.2) Objetivo: 1.3) Alcance: Definir la ruta documental, académica y administrativa para oficializar la finalización del proceso de formación con la expedición del título. El procedimiento abarca la verificación del cumplimiento de los requisitos para optar a la titulación en programas de educación superior, la emisión y entrega de dichos títulos. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Título Académico Reconocimiento que la institución le otorga a un por la culminación de un programa de educación formal que lo acredita para acceder a la educación superior o al ejercicio de la profesión. Reglamento Estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo 36. Diploma póstumo El diploma póstumo es un reconocimiento otorgado por el Consejo Académico como reconocimiento a los méritos académicos y personales de un de la UNAD, que hubiere fallecido en el transcurso del programa, y que hubiera cursado al menos el 60% de los créditos o asignaturas requeridos para optar al título. Resolución No 8316 de 20 de noviembre de 2014, Artículo segundo. Duplicado del Duplicado del diploma. En caso de pérdida o deterioro del diploma, se expide un diploma duplicado por solicitud escrita del interesado, la cual debe ser remitida directamente a la unidad de Grados (en conformidad con la circular normativa del 29 de septiembre de 2015 expedida por Rectoría). Este debe llevar, en lugar destacado, la palabra duplicado, la fecha y el número de la resolución que otorgó el grado, previo pago de los derechos pecuniarios respectivos. Reglamento Estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo 41. 3) Condiciones Generales 3.1) Cuando el no pueda reclamar diploma y acta de grado en la sesión programada, podrá recibir los documentos personalmente en el centro donde se encuentra adscrito o delegar a un tercero mediante poder firmado y copia del documento de identidad. 3.2) Requisitos para obtener el título en educación superior. Para obtener el título es necesario cumplir con los siguientes requisitos: a) Haber aprobado la totalidad de los créditos académicos establecidos por el programa cursado. b) Haber aprobado una de las opciones de grado establecidas en el reglamento estudiantil, acorde con las regulaciones dadas por el respectivo consejo de escuela c) Haber presentado el Examen de Estado de la Educación Superior d) Estar a paz y salvo por todo concepto con la institución e) Pagar el valor de derechos de grado establecido por el Consejo Superior

2 Página 2 de 11 Para los títulos posgraduales no aplica el literal c. Para obtener la titulación en más de un programa académico, se deberá cumplir con cada uno de los requisitos establecidos en los respectivos programas y la presente norma. Reglamento Estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo 39. No se incluye lo establecido en el Reglamento estudiantil, Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, Artículo 39, literal f) y lo establecido en el parágrafo 2 del mismo artículo, por cuanto la Ley 1738 del 18 de diciembre de 2014 establece que no se puede exigir la libreta militar como requisito para 3.3) La universidad expedirá paz y salvo para grado una vez se haya verificado la completitud de documentos en historia académica del, el cumplimiento de la totalidad de los créditos académicos del programa, la opción de trabajo de grado, el estado financiero, deudas por laboratorios, deudas por biblioteca. 3.4) Para el desarrollo de este procedimiento la universidad contará con un proveedor de servicios de soluciones tecnológicas adecuadas en administración electrónica, que incluya emisión de títulos en papel de seguridad con firmas electrónicas acreditadas y certificadas, plataforma que administre, contenga y publique el título universitario electrónico.

3 Página 3 de 11 Nº 4.1) Actividad 1 Realizar solicitud de grado 4.2) Insumos necesarios para la actividad Ficha de seguimiento a egresados (s próximos a graduarse) disponible en el campus virtual 4.3) Descripción detallada de la actividad El realiza la solicitud de grado diligenciando la ficha de seguimiento a egresados (s próximos a graduarse) en el Campus virtual ingresando las credenciales de acceso. 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad INICIO Ficha de seguimiento individual y solicitud de grado individual diligenciados en campus virtual, con su respectivo consecutivo. 4.5) Códigos de registros y documentos asociados 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) No aplica Digital No aplica Estudiante 2 Verificar créditos contra plan de estudios. Ficha de seguimiento individual y solicitud de grado individual diligenciados en campus virtual, con su respectivo consecutivo. Registro académico del. Se revisa el registro académico y se verifica que el haya cursado y aprobado la totalidad de créditos del plan de estudios del programa al que aspira graduarse. Si esto se cumple, continua al paso 3, de lo contrario, se informa al y el procedimiento finaliza. s del centro que han cumplido con el 100% de los créditos académicos del plan de estudios discriminado por programa. No aplica Digital No aplica Director de centro

4 Página 4 de 11 3 Verificar que el se encuentra a paz y salvo por todo 4 Notificar al los pendientes los pendientes o deudas por algún 5 Saldar los pendientes o deudas. 6 Generar paz y salvo por todo s del centro que han cumplido con el 100% de los créditos académicos del plan de estudios discriminado por programa. posibles graduandos con deudas por algún concepto Notificación al. posibles graduandos a paz y salvo. Verificar que el se encuentre a paz y salvo por todo Si el se encuentra a paz y salvo se incluye en el listado de posibles graduandos a paz y salvo y sigue en el paso 6, de lo contrario se incluye en el listado de posibles graduandos con pendientes o deudas por algún concepto y sigue en el paso 4. Se notifica al de manera discriminada las deudas por algún concepto que tenga con la universidad. Entregar o reportar los pendientes con la universidad a través de los medios dispuestos para este fin y vuelve al paso 3. Se genera el paz y salvo por todo concepto y se valida mediante la firma del director de centro. posibles graduandos a paz y salvo. posibles graduandos con pendientes o deudas por algún Notificación al. Registros que evidencian que el se encuentra a paz y salvo por todo concepto Paz y salvo para No aplica Físico/Digital No aplica Director de centro No aplica Físico/Digital No aplica Director de centro No aplica Físico/Digital No aplica Estudiante Formato paz y salvo para grado (F-7-1-3). Físico No aplica Director de centro

5 Página 5 de 11 7 Generar recibo de pago de derechos de 8 Pagar derechos de 9 Consolidar ón para Paz y salvo para Recibo de pago de derechos de Recibo de pago de derechos de grado con timbre de caja. Generar el recibo de pago de derechos de grado para los s que están a paz y salvo por todo Cancelar los derechos de grado en las entidades financieras autorizadas. Consolidar los documentos que evidencian el cumplimiento de los requisitos para grado, relacionados en la circular publicada en la página web, los cuales deberán ser digitalizados y grabados en un disco compacto. Recibo de pago de derechos de Recibo de pago de derechos de grado con timbre de caja. del. No aplica Físico No aplica Registro y control académico del centro No aplica Físico No aplica Estudiante No aplica Físico/Digital No aplica Estudiante 10 Radicar ón para del. Entregar en el centro la versión física y la versión digital de los documentos que son requisitos para En el caso de s radicados en el extranjero los documentos pueden ser enviados por correo electrónico. del radicados en el centro. Formato Carta de solicitud de grado (F-7-1-2) Físico/Digital No aplica Estudiante

6 Página 6 de Verificar completitud, diligenciamie nto y veracidad de la ón. 12 Notificar al. 13 Cargar ón en la aplicación Módulo para solicitud de grados. del radicados en el centro. del verificados. del verificados Verificar que la ón presentada por el corresponda con los documentos originales, esté completamente diligenciada con los datos tal y como aparecen en los documentos originales y contenga todos los requisitos establecidos para proceder con la graduación. En caso de que la ón cumpla con los requisitos sigue al paso 13 de lo contrario sigue en el paso 12. Notificar al de manera discriminada la deficiencia de la ón. Vuelve al paso 9. Cargar los documentos del verificados en la aplicación Módulo para solicitud de grados. del verificados. Notificación al. del módulo. No aplica Físico/Digital No aplica Director de centro No aplica Físico/Digital No aplica Director de centro No aplica Digital No aplica Director de centro

7 Página 7 de Confirmar la verificación de la ón. 15 Verificar la finalización del plan de estudios y aprobación de la opción Trabajo de Grado. del módulo. Registro académico y opción grado, módulo. Confirmar que los documentos cargados en el módulo han sido verificados contra los originales. Se verifica que el cumple con los créditos académicos del plan de estudios y aprobó una de las Opciones de Trabajo de Grado establecidas para el programa cursado. del módulo con verificación confirmada. del módulo con verificación confirmada. No aplica Digital No aplica Director de centro No aplica Digital No aplica Escuela 16 Verificar la ón cargada en la aplicación. 17 Notificar al centro. del módulo con verificación confirmada. Información del graduando para expedición de documentos. Verificar la información cargada en la aplicación y en caso de que cumpla con los requisitos para la elaboración del diploma, el acta, el carné de egresado y las resoluciones sigue en el paso 18, de lo contrario sigue en el paso 17. Notificar al centro de manera pormenorizada acerca de las deficiencias en la ón para grado, en caso de que la deficiencia este en la ón presentada por el vuelve al Información del graduando para expedición de documentos. Notificación al centro. No aplica Digital No aplica GIDT (GRADOS) No aplica Digital No aplica GIDT (GRADOS)

8 Página 8 de Avalar al para 19 Generar los datos para la elaboración de Diplomas y Actas de Grado. 20 Solicitar la emisión de diplomas y actas de grado al proveedor de servicios. 21 Verificar los diplomas y actas de Información del graduando para expedición de documentos. graduandos. graduandos en el formato establecido por el proveedor de servicios. Diplomas y actas. paso 12, de lo contrario vuelve al paso 13. Se avala la graduación de cada uno de los s y se consolida el listado de s para Se genera el listado de s para grado con los requisitos del proveedor de servicios para la generación de los diplomas y actas de Solicitar la emisión de diplomas y actas de grado al proveedor de servicios. Verificar la ón enviada por el proveedor de servicios frente al listado de graduandos En caso de que exista alguna diferencia entre lo solicitado y lo enviado se le notifica al proveedor de servicios y vuelve al paso 20, de lo graduandos. graduandos en el formato establecido por el proveedor de servicios. Solicitud de emisión de diplomas y actas. Reporte de revisión. No aplica Digital No aplica GIDT (GRADOS) No aplica Digital No aplica GIDT No aplica Digital No aplica GIDT No aplica Físico No aplica GIDT (GRADOS)

9 Página 9 de Distribuir documentos a centros. 23 Organizar la logística de ceremonia de grados. 24 Entregar los diplomas, actas de grado y carnets a los graduandos. Diplomas y actas. graduandos. Diplomas y Actas de Instalaciones disponibles para la ceremonia de grado contrario sigue en el paso 22. Enviar por correo certificado los paquetes de diplomas y actas y carnets para cada centro. Organizar la logística para la ceremonia de grados con base en el Procedimiento Desarrollo de eventos, si aplica. Entregar los diplomas, actas de grado y carnets Guía para rastreo de envíos. Instalaciones disponibles para la ceremonia de Diplomas, actas de grado y carnets entregados. FIN No aplica Físico No aplica GIDT (GRADOS) No aplica Físico/Digital No aplica Director de centro No aplica Físico No aplica Director de centro

10 Fase Página 10 de 11 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento 5) Diagrama de flujo del procedimiento Función Registro y control Académico del GIDT Director de centro Estudiante Escuela Oficina de grados centro INICIO Realizar solicitud de grado Verificar créditos contra plan de estudios del programa El Cursó y aprobó el 100% de los créditos del plan de estudios? no si Notificar al Fin Verificar que el se encuentra a paz y salvo por todo concepto El se encuentra a paz y salvo? no Notificar al los pendientes o deudas por algún Saldar los pendientes o deudas. si Generar recibo de pago de derechos de Generar paz y salvo por todo Pagar derechos de grado Consolidar ón para grado Verificar completitud, diligenciamiento y veracidad de la ón Radicar ón para la ón cumple con los criterios? si Cargar ón en el Módulo para solicitud de grados no Notificar al Confirmar la verificación de la ón Verificar la finalización del plan de estudios y aprobación de la opción Trabajo de Grado. Verificar la ón cargada en la aplicación Notificar al centro no se cumplen los requisitos? si Generar los datos para la elaboración de Diplomas y Actas de Grado. Avalar al para grado Solicitar la emisión de diplomas y actas de grado al proveedor de servicios. no Verificar los diplomas y actas de los documentos cumplen con los requisitos? Organizar la logística de la ceremonia de grados Distribuir documentos a los centros si Entregar los diplomas, actas de grado y carnets a los graduandos. FIN

11 Página 11 de 11 Ley Ley Decreto Decreto Acuerdo 6.1) Tipo de Documento Resolución 6) de Referencia 6.2) No. y Fecha de 6.3) Nombre Aprobación Ley 1188 del 25 de abril de Por la cual se regula el registro calificado de los programas de educación superior. Ley 1738 del 18 de diciembre Por medio de la cual se prorroga la ley 418 de 1997, de 2014 Prorrogada y modificada por las leyes 548 de 1999, 782 de 2002, 1106 de 2006 y 1421 de 2010 (Libreta Decreto 1295 del 20 de abril de Decreto 1075 de 26 de mayo de 2015 Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013 Resolución No 8316 de 20 de noviembre de militar). Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación. Por el cual se expide el Reglamento Estudiantil de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD). Por el cual se reglamenta el artículo 42 del artículo 029 de 2013, por el cual se expide el reglamento general estudiantil de la UNAD (Grado póstumo). 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 24/02/2014 Primera versión emitida. 1 08/10/2015 Se modificó objetivo y alcance por cuanto este procedimiento solo incluye grados de s de educación superior. Se modificó definiciones acorde con lo establecido en el Acuerdo 0029 de 13 de diciembre de 2013, condiciones generales 3.1 y 3.2 y se incluyen las condiciones generales 3.3 y 3.4. Se retiró la primera definición y se reemplaza por la condición general 3.4. Se modificó el primer paso, redacción y responsable del paso 15. En los pasos 18, 19 y 20 se reemplaza OCU por "el proveedor de servicios" Se incluye el la normatividad la Ley 1738 del 18 de diciembre de 2014 la cual establece que no se puede exigir la libreta militar para el