SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD PROCEDIMIENTO PAGO DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATOS PR-GA-25

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE PROCEDIMIENTO PR-GA-25 REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO de Septiembre de 2008 Primera Edición Se clarifica donde se archivan cheques de pago de proveedores al de Noviembre de 2008 final del día punto 6.5 y se incorpora en las responsabilidades. ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Fabrizzio Oviedo P. Gerente de Administración Rodrigo González R. Responsable Dirección Fernando Miguel F. Gerente General

2 1.- OBJETIVO Planificar el proceso de cancelación de Proveedores y Subcontratistas de la empresa. 2.- ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los pagos por productos adquiridos o servicios contratados por la empresa. 3.- RESPONSABILIDADES Secretaria Encargada de Recepción Registrar la recepción de facturas u otros en libro de correspondencia y derivar a encargado de proveedores. Coordinar y entregar los documentos de pagos de facturas a Proveedores y Subcontratistas. Jefe de Abastecimiento y Proveedores Ingresar a sistema computacional las facturas y generar archivo con facturas para pago según vencimiento. Efectuar el proceso de pago de proveedores y contratos de servicio según proceda. Gerente de Administración y Finanzas Definir en Presupuesto mensual el ítem del pago a Proveedores, Prestadores de Servicios y Subcontratistas de acuerdo a las órdenes de compras y contratación de servicios. Validar los pagos en los egresos contables según respaldos de lo recepcionado versus la orden de compra, recepción conforme de los estados de pago por el Gerente de operaciones, considerando los vencimientos y prioridades. Responsable del almacenamiento de los cheques no retirados por los proveedores al final del día. Gerente de Operaciones Validar los estados de pagos de Subcontratos. Definir prioridades ante pagos de estados de pagos de Subcontratistas y Proveedores críticos. Definir en el Contrato de Servicios que su finiquito sea ante notaría con el último estado de pago. Administrador de Obra Aprobar los estados de pagos de Subcontratos. Respaldar los estados de pago con la liquidación del avance de obra. Indicar los descuentos a los estados de pago, según informe de bodega, para el caso de suministro de materiales, combustible, equipos u otro producto o servicio entregado. Página 2 de 5

3 4.- DOCUMENTOS APLICABLES Procedimiento de Compras y Contratación de Servicios PR-GA-15. Procedimiento de Bodega PR-GA-16. Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores y Prestadores de Servicios PR-GA-17. Procedimiento de Rendición de Gastos PR-GA-18. Procedimiento de Correspondencia PR-GA-27. Procedimiento de Cierre Administrativo de Obra PR-GA-28. Procedimiento de Planificación y Programación de Obras PR-GO TERMINOLOGIA TÉRMINO DEFINICIÓN Contrato de Documento legal donde se acuerdan las condiciones de un Subcontratista Obra con respecto a la empresa para desarrollar una determinada obra o faena. Estados de Pago Detalle del avance en montos y cantidades de obra, con mención a los descuentos por entrega de materiales, equipos, combustible u otros. Informe de liquidación de servicios contratados, acompañará al último Finiquito de Estado de Pago, validando que cesa el contrato sin existir deuda de parte de Contrato nuestra empresa ni obligación laboral pendiente. Archivo de Facturas para Pago Egreso Contable Archivo de Egreso Contable Archivador de facturas de proveedor, subcontratos y de compras, que han sido contabilizadas, ordenados alfabéticamente y junto a sus respaldos y vistos buenos respectivos a la espera del proceso de pago. Reporte generado en Sistema Computacional para el pago de las facturas; debe ser firmada por el Encargado que la emite, por el Gerente de Administración y Finanzas y por el Gerente General que además firma el cheque. Archivador de egresos contables según correlativo de emisión y el período de cancelación. 6.- PROCEDIMIENTO Generalidades El Jefe de Abastecimiento y Proveedores generará la cancelación de las obligaciones de la empresa por compra de materiales y prestación de servicios según la metodología de este procedimiento que define requisitos, condiciones y pautas relevantes para un efectivo control del egreso de dinero, transparente presupuesto de pago de las deudas y una gestión que potencie una relación de compromiso con nuestros Proveedores y Subcontratistas. Página 3 de 5

4 6.2.- Recepción de facturas Las facturas y otros documentos relacionados con la adquisición de materiales y abastecimiento de la bodega serán recepcionadas por Secretaria de Oficina Central según Procedimiento de Sistema de Correspondencia, PR-GA-27, y derivará al Gerente de Administración y Finanzas para su proceso contable Ingreso al Sistema Computacional de facturas de Proveedores Validada la factura del Proveedor contra el respaldo emitido por bodega de la recepción de productos versus orden de compra, ingresará al Sistema Computacional para su registro contable, control de costos, y la generación de la obligación financiera pasando al Archivo de Facturas para pagos. En caso de hallarse diferencias se solicitará la modificación o la total anulación de la factura. Se ingresará al Sistema Computacional y se creará un Archivo de Facturas con Detalle a la espera de Nota de Crédito, resuelto lo anterior pasará a proceso de pago Ingreso al Sistema Computacional de facturas por Contratación de Servicios El ingreso de facturas por Estados de Pago de Subcontratistas deberá validarse por la firma del Gerente de Operaciones y el Responsable o Administrador de Obra, vendrá acompañada del contrato de obras respectivo y deberá adjuntarse el Informe de Avance de obra, el detalle de cuenta corriente por los suministros entregados, y el certificado laboral emitido por la Oficina de la Inspección del Trabajo de la Jurisdicción donde se ejecuta la obra en cuestión y corresponderá su emisión al mes de los servicios facturados. Si se tratara de la factura de último Estado de Pago, el Subcontratista deberá acompañarlo con la Liquidación o Finiquito de Contrato, donde se establecerá los plazos y las condiciones para el cobro de las retenciones, entrega de los documentos en garantías y otros requisitos para condicionar el pago a una prestación efectiva de servicios, y si en caso de que posteriormente se detectaran errores o fallas en el desarrollo de las obras se puedan cobrar con estas garantías a nombre de la empresa. Para su cancelación se considera en todos los eventos la condición de contado. En caso de que el Subcontratista no tenga la facultad de emitir factura, el Encargado de Proveedores le emitirá una Factura de Compra que será acompañada por la documentación que confirma el control administrativo y personal del Contratista. Todo ello sujeto a lo establecido en el Procedimiento de Subcontratos, PR-GA Proceso de Pago El proceso de Pago se efectuará según la fecha del vencimiento, considerando los plazos acordados en la Orden de Compra o el Contrato de Obra, y de acuerdo a la prioridad definida para el suministro de material o el servicio prestado, si ha sido definido en un nivel crítico o no para la obra. Página 4 de 5

5 Se emitirá un Egreso correspondiente al Registro Comprobante Contable : FO25-GA-01, adjuntándose a las facturas y sus respaldos el cheque por el monto adeudado y que deberá ser emitido nominativo a la razón social de la factura. Se confeccionará una Nómina de Pago con todos los Egresos para revisión y firma del Gerente de Administración y Finanzas, la cual se entregará al Gerente General para la correspondiente firma de cheques y de Comprobantes Contables. La carpeta de la Nómina de Pagos con los egresos contables firmados pasará a Secretaría para entrega de cheques o emisión de los talones de depósitos. Se creará un Archivo de Comprobantes Contables donde se archivarán los Egresos correlativamente junto con su documentación, quien retira el cheque firmará el Egreso, factura original y cuadruplicado, en caso del depósito se anexará el talón y el fax del Egreso firmado por el Proveedor Se guardará este Archivo de Comprobantes Contables al cierre de cada día con los cheques no retirados en caja fuerte o caja debidamente cerrada, debiendo priorizar la entrega de cheques a través de avisos a los Proveedores o solicitud de cuentas corrientes para generar depósitos de estas obligaciones. 7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE REGISTRO F025-GA-01 Comprobantes Contables ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION Oficina de Administración No requiere Jefe de Abastecimiento TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION 12 meses / Destrucción 8.- ANEXOS No aplica. Página 5 de 5