MANUAL DE USO. Autorizaciones de Pago para Viáticos

Transcripción

1 MANUAL DE USO Autorizaciones de Pago para Viáticos

2 1 Descripción del sistema Dentro de las actividades de modernización asociadas a la Dirección de Finanzas se encuentra la automatización del Pago de Viáticos. Este nuevo sistema involucra la solicitud y el pago de viáticos generados por las unidades internas de la organización. 2 Roles de usuarios que acceden al proceso de pago de viáticos El Departamento de Presupuesto de la UACh es el encargado de configurar a los usuarios que tendrán acceso de ingresar y aprobar las Autorizaciones de Pago asociados al concepto de viáticos. Bajo este sistema existen varios roles con distintas funciones en el proceso de solicitud y pago de: Digitador: usuario habilitado para ingresar una nueva solicitud de autorización de pago para viáticos de una unidad específica. Responsable de aprobación: usuario habilitado para ingresar y aprobar las Autorizaciones de Pago de Sumas a Rendir de los códigos presupuestarios sobre los cuales tiene responsabilidad.. Directivo, en casos eventuales (Jefes de Unidad) y solo para viáticos, se requerirá una autorización especial otorgada por el directivo superior. Encargado administrativo: El encargado administrativo de la unidad solicitante, genera y aprueba estos requerimientos en el sistema contable de la organización. Tiene facultad para realizar los procesos de pago. Por otro lado, para el desarrollo de este proceso se ve involucrado el departamento de Tesorería, quien deberá pagar los requerimientos generados por el Encargado Administrativo. 3 Autorización y visualización de una autorización de pago 3.1 Inicio Para visualizar o autorizar una A. de P. asociada al concepto de viático, el usuario debe tener asignado los privilegios sobre los códigos presupuestarios de los cuales es responsable. Para acceder al inicio de este trámite el usuario debe abrir el formulario ( través de la siguiente opción del Portal de Trámite o bien en el menú ->Autorización de Pago ->Viáticos - > Aprobación

3 Autorización Viático El sistema le pedirá que se autentifique con el objetivo de verificar su acceso a este trámite: Ingrese su usuario y contraseña para acceder. Estos datos son los mismos que utiliza para acceder al Info-Funcionarios, Sistema Académico y otros sistemas centrales. Una vez autentificado, se visualiza el formulario que permite el autorizar o visualizar los datos requeridos de la solicitud de autorización de pago del viático. A continuación se muestra como acceder a través del menú en caso que el usuario ya se encuentre autentificado.

4 Opción que permite listar las autorizaciones de pago para viáticos Una vez que el usuario a presionado alguna de las opciones para visualizar la Autorización de Pago, se presenta el siguiente formulario: En donde: N Nombre Descripción 1 Estado El usuario podrá elegir el estado de las solicitudes para autorizaciones de pago por concepto de viáticos para su búsqueda. Los estados son: Pendientes: Viáticos pendientes de ser autorizada o rechazada Autorizadas: Autorización de pago para viáticos que han sido autorizadas por el responsable de la Unidad. Rechazadas: Autorizaciones de pago rechazadas por el responsable del la unidad. Para el estado de autorizadas y rechazadas el usuario tendrá la opción de ingresar un rango de fechas para la búsqueda de autorizaciones de pago. Este rango de búsqueda está asociado a

5 la fecha de ingreso de la autorización. En caso que no utilice este rango de fechas, el sistema mostrará las últimas 20 A. de P. 2 Traer Botón que va a buscar las solicitudes de viáticos asociadas a los parámetros de búsqueda ingresados por el usuario. 3 Ingresar Viático Enlace que permite ir al formulario asociada al ingreso de la Autorización de Pago para Viáticos. 4 N AP Número de la Autorización de Pago para viático 5 Nombre Unidad Nombre de la unidad que genera las solicitudes de autorizaciones de pago para viáticos 6 Estado Muestra el estado que se encuentran las solicitudes de autorizaciones de pago para viáticos. 7 Fecha de la solicitud Fecha de ingreso de la autorización de pago para viáticos. 8 Pagar a Nombre del funcionario a quien se la va a pagar el viático. 9 Monto Valor a pagar del viático 10 Detalle Permite visualizar el detalle de la autorización de pago. 11 EDITAR/AUTORIZAR En el caso que el usuario tenga doble rol, es decir sea digitador y además responsable del código presupuestario, la pantalla ofrecerá ambas opciones AUTORIZAR en el caso que quiera autorizar el viático y EDITAR en el caso que desee modificar algún dato Si el usuario que accede es responsable sobre los códigos presupuestarios, podrá modificar solamente el valor a pagar por el viático además de autorizar o rechazar la solicitud, en caso que se encuentre pendiente. Si el usuario es digitador podrá modificar la solicitud en caso que se encuentre pendiente. Luego de presionar en el enlace Ver Detalle se visualizará el detalle asociado a la autorización de pago, de acuerdo a los siguientes criterios: Usuario tiene rol digitador Pendiente: podrá modificar cualquier información de la A. de P. Autorizada o rechazada: podrá visualizar la A. de P. y el estado dentro del proceso completo, que se detallan a continuación: Pendiente: La solicitud no ha sido autorizada o rechazada por el responsable Autorizada: La solicitud fue autorizada por el responsable Rechazada: La solicitud fue rechazada por el responsable Contabilizada: La A. de P. fue generada en los sistemas contables por el encargado administrativo En Trámite de Pago: El Encargado administrativo inició el proceso de pago.

6 Pago generado: Ya fue emitido el pago para el funcionario, que se hará efectivo a través de depósito, vale vista o cheque Usuario tiene rol responsable Pendiente: podrá modificar sólo el valor a pagar y cambiar el estado a autorizada o rechazada. Autorizada o rechazada: podrá visualizar la A. de P. y el estado dentro del proceso completo, que se detallan a continuación: El siguiente formulario es al cual accede el usuario responsable del código presupuestario cargo cuando la A. de P. está pendiente: Botones que permiten autorizar o rechazar la A. de P. Cuando una A. de P. es autorizada, ésta queda habilitada para que el encargado administrativo asociada a la unidad correspondiente, pueda generarla en el FIN700.

7 MANUAL DE USO Autorizaciones de Pago para Sumas a Rendir

8 4 Descripción del sistema Dentro de las actividades de modernización asociadas a la Dirección de Finanzas se encuentra la automatización del Pago de Sumas a Rendir (Sumas a Rendir). Este nuevo sistema involucra la solicitud otorgamiento y rendición de Sumas a Rendir generados por las unidades internas de la organización. 5 Roles de usuarios que acceden al proceso de pago de Sumas a Rendir El Departamento de Presupuesto de la UACh es el encargado de configurar a los usuarios que tendrán acceso de ingresar y aprobar las Sumas a Rendir. Bajo este sistema existen varios roles con distintas funciones en el proceso de solicitud y pago de: Digitador: usuario habilitado para ingresar una nueva solicitud de autorización de pago para viáticos de una unidad específica. Responsable de aprobación: usuario habilitado para ingresar y aprobar las Autorizaciones de Pago de Sumas a Rendir de los códigos presupuestarios sobre los cuales tiene responsabilidad.. Encargado administrativo: El encargado administrativo de la unidad solicitante, genera y aprueba estos requerimientos en el sistema contable de la organización. Tiene facultad para realizar los procesos de pago. Por otro lado, para el desarrollo de este proceso se ve involucrado el departamento de Tesorería, quien deberá pagar los requerimientos generados por el Encargado Administrativo. 6 Autorización y visualización de una Suma a Rendir. 6.1 Inicio Para visualizar o autorizar una A. de P. asociada al concepto de Sumas a Rendir, el usuario debe tener asignado los privilegios de unidades presupuestarias que correspondan. Para acceder al inicio de este trámite el usuario debe abrir el formulario ( través de la siguiente opción del Portal de Trámite o bien en el menú ->Autorización de Pago ->Sumas a Rendir -> Aprobación

9 Autorización Sumas a Rendir El sistema le pedirá que se autentifique con el objetivo de verificar su acceso a este trámite: Ingrese su usuario y contraseña para acceder. Estos datos son los mismos que utiliza para acceder al Info-Funcionarios, Sistema Académico y otros sistemas centrales. Una vez autentificado, se visualiza el formulario que permite el autorizar o visualizar los datos requeridos de la solicitud de autorización de pago de Suma a Rendir. A continuación se muestra como acceder a través del menú en caso que el usuario ya se encuentre autentificado.

10 Opción que permite listar las autorizaciones de pago para Sumas a Rendir Una vez que el usuario ha presionado alguna de las opciones para visualizar la Autorización de Pago, se presenta el siguiente formulario: En donde: N Nombre Descripción 1 Estado El usuario podrá elegir el estado de las solicitudes para autorizaciones de pago por concepto de Sumas a Rendir para su búsqueda. Los estados son: Pendientes: Sumas a Rendir pendientes de ser autorizada o rechazada Autorizadas: Autorización de pago para Sumas a Rendir que han sido autorizadas por el responsable de la Unidad. Rechazadas: Autorizaciones de pago rechazadas por el responsable del la unidad. Para el estado de autorizadas y rechazadas el usuario tendrá la opción de ingresar un rango de fechas para la búsqueda de autorizaciones de pago. Este rango de búsqueda está asociado a la fecha de ingreso de la autorización. En caso que no utilice

11 este rango de fechas, el sistema mostrará las últimas 20 A. de P. 2 Traer Botón que va a buscar las solicitudes de Sumas a Rendir asociadas a los parámetros de búsqueda ingresados por el usuario. 3 Ingresar Sumas a Enlace que permite ir al formulario asociada al ingreso de la Rendir Autorización de Pago para Sumas a Rendir. 4 N AP Número de la Autorización de Pago para Sumas a Rendir 5 Nombre Unidad Nombre de la unidad que genera las solicitudes de autorizaciones de pago para Sumas a Rendir 6 Estado Muestra el estado que se encuentran las solicitudes de autorizaciones de pago para Sumas a Rendir. 7 Fecha de la solicitud Fecha de ingreso de la autorización de pago para Sumas a Rendir. 8 Pagar a Nombre del funcionario a quien se la va a pagar el Sumas a Rendir. 9 Monto Valor a pagar del Sumas a Rendir 10 Detalle Permite visualizar el detalle de la autorización de pago. 11 EDITAR/AUTORIZAR En el caso que el usuario tenga doble rol, es decir sea digitador y además responsable del código presupuestario, la pantalla ofrecerá ambas opciones AUTORIZAR en el caso que quiera autorizar el viático y EDITAR en el caso que desee modificar algún dato Si el usuario que accede es responsable sobre los códigos presupuestarios, podrá modificar solamente el valor a pagar por el Sumas a Rendir, además de autorizar o rechazar la solicitud, en caso que se encuentre pendiente. Si el usuario es digitador podrá modificar la solicitud en caso que se encuentre pendiente. Luego de presionar en el enlace Ver Detalle se visualizará el detalle asociado a la autorización de pago, de acuerdo a los siguientes criterios: Usuario tiene rol digitador Pendiente: podrá modificar cualquier información de la A. de P. Autorizada o rechazada: podrá visualizar la A. de P. y el estado dentro del proceso completo, que se detallan a continuación: Pendiente: Autorizada: Rechazada: Contabilizada: La solicitud no ha sido autorizada o rechazada por el responsable La solicitud fue autorizada por el responsable La solicitud fue rechazada por el responsable La A. de P. fue generada en los sistemas contables por el encargado administrativo

12 En Trámite de Pago: El Encargado administrativo inició el proceso de pago. Pago generado: Ya fue emitido el pago para el funcionario, que se hará efectivo a través de depósito, vale vista o cheque Usuario tiene rol responsable Pendiente: podrá modificar sólo el valor a pagar y cambiar el estado a autorizada o rechazada. Autorizada o rechazada: podrá visualizar la A. de P. y el estado dentro del proceso completo, que se detallan a continuación: El siguiente es el formulario al que accede el usuario responsable cuando la A. de P. está pendiente:

13 Botones que permiten autorizar o rechazar la A. de P. Cuando una A. de P. es autorizada, ésta queda habilitada para que el encargado administrativo asociada a la unidad correspondiente, pueda generarla en el FIN700.

14 Par el caso de Sumas a Rendir el responsable del código presupuestario, deberá autorizar la rendición ingresada, para eso debe acceder a la siguiente opción, tal como lo muestra la siguiente pantalla. Una vez que se ingresa se despliega la siguiente página donde existen distintos estado de las rendiciones en curso Por Rendir: Sumas a Rendir que están pendientes de rendición. Rendida por la Unidad: Aquella que fue ingresada por un administrativo y está lista para el visto bueno del responsable del código presupuestario Rendiciones Autorizadas: Aquellas que han sido aprobadas por el responsable del código presupuestario y que debe ser rendida por el encargado administrativo, es decir contablemente pendiente. Rendida por Encargado Administrativo: Aquella que contablemente fue ingresada al sistema FIN700 Rendida con objeción: Aquella que ha sido rendida por la unidad y ha sido rechazada por el responsable del código presupuestario.

15 El responsable del código debe buscar todas aquellas Sumas a Rendir que están Rendidas por la Unidad, es decir aquellas que fueron ingresadas por un administrativo y está listas para el visto bueno del responsable del código presupuestario, tal como lo indica la figura siguiente. Si el usuario desea seleccionar una rendición, deberá pinchar en la opción Ver Detalle donde se despliega automáticamente el detalle de la rendición seleccionada. Como responsable de código podrá ejercer dos acciones: Rechazar: Objeta la rendición, de tal manera que el administrativo debe corregir o reingresar nuevamente la rendición. Aprobar: Aprueba la rendición como responsable del código, habilitando está para que el encargado administrativo la ingrese contablemente al sistema.

16 MANUAL DE USO Autorizaciones de Pago para Aportes

17 7 Descripción del sistema Dentro de las actividades de modernización asociadas a la Dirección de Finanzas se encuentra la automatización del Pago de Aportes. Este nuevo sistema involucra la solicitud y el pago de Aportes generados por las unidades internas de la organización. 8 Roles de usuarios que acceden al proceso de pago de Aportes El Departamento de Presupuesto de la UACh es el encargado de configurar a los usuarios que tendrán acceso de ingresar y aprobar las Autorizaciones de Pago asociados al concepto de Aportes. Bajo este sistema existen varios roles con distintas funciones en el proceso de solicitud y pago de: Digitador: usuario habilitado para ingresar una nueva solicitud de autorización de pago para Aportes de una unidad específica. Responsable de aprobación: usuario habilitado para ingresar y aprobar las Autorizaciones de Pago de Aportes de una unidad específica. Encargado administrativo: El encargado administrativo de la unidad solicitante, genera y aprueba estos requerimientos en el sistema contable de la organización. Tiene facultad para realizar los procesos de pago. Por otro lado, para el desarrollo de este proceso se ve involucrado el departamento de Tesorería, quien deberá realizar los traspasos financieros de los procesos de pago generados por el Encargado Administrativo. Una vez que los recursos son traspasados, el encargado podrá continuar con el pago. 9 Autorización y visualización de una autorización de pago 9.1 Inicio Para visualizar o autorizar una A. de P. asociada al concepto de aporte, el usuario debe tener asignado los privilegios de unidades presupuestarias que correspondan. Para acceder al inicio de este trámite el usuario debe abrir el formulario ( través de la siguiente opción del Portal de Trámite o bien en el menú ->Autorización de Pago ->Aportes -> Aprobación

18 Autorización Aporte El sistema le pedirá que se autentifique con el objetivo de verificar su acceso a este trámite: Ingrese su usuario y contraseña para acceder. Estos datos son los mismos que utiliza para acceder al Info-Funcionarios, Sistema Académico y otros sistemas centrales. Una vez autentificado, se visualiza el formulario que permite el autorizar o visualizar los datos requeridos de la solicitud de autorización de pago del aporte.

19 A continuación se muestra como acceder a través del menú en caso que el usuario ya se encuentre autentificado. Opción que permite listar las autorizaciones de pago para Aportes Una vez que el usuario a presionado alguna de las opciones para visualizar la Autorización de Pago, se presenta el siguiente formulario: En donde: N Nombre Descripción 1 Estado El usuario podrá elegir el estado de las solicitudes para autorizaciones de pago por concepto de Aportes para su búsqueda. Los estados son: Pendientes: Aportes pendientes de ser autorizada o rechazada Autorizadas: Autorización de pago para Aportes que han sido autorizadas por el responsable de la Unidad. Rechazadas: Autorizaciones de pago rechazadas por el responsable del la unidad.

20 Para el estado de autorizadas y rechazadas el usuario tendrá la opción de ingresar un rango de fechas para la búsqueda de autorizaciones de pago. Este rango de búsqueda está asociado a la fecha de ingreso de la autorización. En caso que no utilice este rango de fechas, el sistema mostrará las últimas 20 A. de P. 2 Traer Botón que va a buscar las solicitudes de Aportes asociadas a los parámetros de búsqueda ingresados por el usuario. 3 Ingresar Aporte Enlace que permite ir al formulario asociada al ingreso de la Autorización de Pago para Aportes. 4 N AP Número de la Autorización de Pago para aporte 5 Nombre Unidad Nombre de la unidad que genera las solicitudes de autorizaciones de pago para Aportes 6 Estado Muestra el estado que se encuentran las solicitudes de autorizaciones de pago para Aportes. 7 Fecha de la Fecha de ingreso de la autorización de pago para Aportes. solicitud 8 Pagar a Nombre del funcionario a quien se la va a pagar el aporte. 9 Monto Valor a pagar del aporte 10 Detalle Permite visualizar el detalle de la autorización de pago. Si el usuario que accede tiene es responsable sobre los códigos presupuestarios, podrá modificar solamente el valor a pagar por el aporte además de autorizar o rechazar la solicitud, en caso que se encuentre pendiente. Si el usuario es digitador podrá modificar la solicitud en caso que se encuentre pendiente. Luego de presionar en el enlace Ver Detalle se visualizará el detalle asociado a la autorización de pago, de acuerdo a los siguientes criterios: Usuario tiene rol digitador Pendiente: podrá modificar cualquier información de la A. de P. Autorizada o rechazada: podrá visualizar la A. de P. y el estado dentro del proceso completo, que se detallan a continuación: Pendiente: La solicitud no ha sido autorizada o rechazada por el responsable Autorizada: La solicitud fue autorizada por el responsable Rechazada: La solicitud fue rechazada por el responsable Contabilizada: La A. de P. fue generada en los sistemas contables por el encargado administrativo En Trámite de Pago: El Encargado administrativo inició el proceso de pago. Pago generado: Ya fue emitido el pago para el funcionario, que se hará efectivo a través de depósito, vale vista o cheque

21 Usuario tiene rol responsable Pendiente: podrá modificar sólo el valor a pagar y cambiar el estado a autorizada o rechazada. Autorizada o rechazada: podrá visualizar la A. de P. y el estado dentro del proceso completo, que se detallan a continuación: El siguiente formulario es al cual accedes el usuario digitador cuando la A. de P. está pendiente: Botones que permiten autorizar o rechazar la A. de P.

22 Cuando una A. de P. es autorizada, ésta queda habilitada para que el encargado administrativo asociada a la unidad correspondiente, pueda generarla en el FIN700.