MANUAL DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO WEB BETA 1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA ADMINISTRATIVO WEB BETA 1

Transcripción

1 1 MANUAL DE USUARIO SISTEMA ADMINISTRATIVO WEB BETA 1

2 INDICE 1. TIPO DE EXPLORADORES RECOMENDADOS.3 2. INGRESO AL SISTEMA PRINCIPAL MENU PRINCIPAL SISTEMA DE CONTABILIDAD 5 5. ACCESO AL SISTEMA.6 6. MENÚ PRINCIPAL 6 7. SISTEMA DE VIATICOS.7 8. INTRODUCCION 8 9. OBJETIVO DE ESTE MANUAL DIRIGIDO A LO QUE DEBE CONOCER ACCESO AL SISTEMA MENÚ PRINCIPAL MENÚ MANTENIMIENTO MENÚ REPORTES Y CONSULTAS MENÚ TABLAS RECURSOS HUMANOS PRESENTACION ACCESO AL SISTEMA MENU PRINCIPAL MANTENIMIENTO TRABAJADORES YA REGISTRADOS EN EL SISTEMA INTERFAZ PARA REGISTRAR UN NUEVO USUARIO PROCESO DE PLANILLA CONCEPTOS FIJOS POR TRABAJADOR CONCEPTOS VARIABLES POR TRABAJADOR PROCESOS REPORTES Y CONSULTAS PRESUPUESTO LOGISTICA PRESENTACIÓN INGRESO AL SISTEMA FONDOS FIJOS ACCESO AL SISTEMA MENU PRINCIPAL 50 2

3 1. TIPO DE EXPLORADORES RECOMENDADOS En el escritorio de Windows, ubique el icono del navegador de su preferencia: Internet Explorer 3 Google Chrome (Recomendado) Mozilla Firefox 2. INGRESO AL SISTEMA PRINCIPAL Al hacer doble clic sobre el icono, le mostrara la página de la Intranet de Adinelsa, en el caso de que le muestre una página en blanco u otra página distinta, escriba en la barra de direcciones lo siguiente:

4 3. MENU PRINCIPAL 4

5 5 SISTEMA DE CONTABILIDAD

6 1. ACCESO AL SISTEMA : Ingresar Usuario y Contraseña del usuario 6 2. MENÚ PRINCIPAL : 2.1 OBLIGACIONES ACTIVOS FIJOS 2.2 CAJA Y TESORERÍA 2.3 INGRESOS 2.4 CONT. GENERAL

7 7 SISTEMA DE VIATICO

8 1. INTRODUCCIÓN En este documento se describirá los objetivos e información clara y concisa de cómo utilizar el Sistema Administrativo Web SAFWEB Sub Sistema Viáticos y su funcionamiento. El Sistema Administrativo Web fue desarrollado por la Oficina TIC de ADINELSA, con el objetivo de brindar facilidades al usuario para el registro de una solicitud y la respectiva liquidación de un viático, entre otras opciones. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante el uso del sistema, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones en él. Con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos. 8

9 2. OBJETIVO DE ESTE MANUAL El objetivo primordial de éste Manual es ayudar y guiar al usuario a utilizar el Sistema Administrativo Web SAFWEB Sub Sistema Viáticos, obteniendo información deseada para poder despejar todas las dudas existentes y comprende: 9 Guía para acceder al Sistema Administrativo Web SAFWEB. Conocer cómo utilizar el sistema, mediante una descripción detallada e ilustrada de las opciones. Conocer el alcance de toda la información por medio de una explicación detallada e ilustrada década una de las opciones que lo conforman.

10 3. DIRIGIDO A Este manual está orientado a todo el personal de ADINELSA que realiza viajes en comisión de servicio por más de 12 horas. Para ello se ha realizado este manual con el fin de que el personal pueda interactuar con el sistema de manera oportuna. 10

11 4. LO QUE DEBE CONOCER Los conocimientos mínimos que deben tener los usuarios que operarán el sistema SAFWEB son: 11 Conocimientos básicos acerca de Programas Utilitarios. Conocimientos básicos de Navegación en Web. Conocimiento básico de Internet. Conocimiento básico de Windows

12 5. ACCESO AL SISTEMA A continuación el sistema le pedirá un Código de Usuario y su respectiva contraseña. (Ingrese el usuario y contraseña proporcionado) MENÚ PRINCIPAL El menú del sub sistema Viatico se encuentra agrupado en 4: Mantenimiento Procesos Reportes y Consultas Tablas

13 6.1 MENÚ MANTENIMIENTO: Registro de Viáticos (Solicitud y Liquidación): Permite el Registro de una solicitud de Viatico y la respectiva liquidación (registro de comprobantes de pago emitidos en viaje, declaración jurada, informe de viaje, registro de Boletos Aéreos). 13 Autorización de Viatico: Esta opción permite autorizar al usuario supervisor (área de contabilidad) la liquidación de un viatico vencido. Se encuentra habilitado solo para personal autorizado del área Contable. Destino de Comisión de Servicio: Esta opción permite dar mantenimiento a los destinos de la comisión, tales como ingresar un nuevo destino, editar un destino existente, etc. Opción habilitada para personal autorizado. 6.2 MENÚ PROCESOS: No contiene opciones. 6.3 MENÚ REPORTES Y CONSULTAS: Reporte de Viáticos No Rendidos: Genera un reporte de los viáticos no rendidos que se encuentran vencidos, agrupados por mes y ejercicio contable, también puede incluir todos los viáticos incluidos los no vencidos.

14 Resumen de Viáticos por Trabajador: Genera un reporte de los viáticos solicitados por trabajador, agrupados por ejercicio contable. 14 Solicitud / Liquidación de Viáticos: Genera los diferentes formatos de la rendición de un viático específico.

15 6.4 MENÚ TABLAS: Conceptos de Viático: Esta opción permite dar mantenimiento a los conceptos de Viatico que se utilizan en el presupuesto del viatico, tales como ingresar un nuevo concepto, editar un concepto existente, etc. Opción habilitada para personal autorizado. Niveles de Viático: Esta opción permite dar mantenimiento a los Niveles de Viatico, tales como ingresar un nuevo nivel, editar los importes de viatico a cada nivel existente, etc. Opción habilitada para personal autorizado. 15 REGISTRO DE UNA SOLICITUD DE VIATICO: Clic en la opción Registro de Viáticos (Solicitud y Liquidación) del menú Mantenimiento, en la siguiente pantalla (Figura N 3) se listara los viáticos registrados del usuario, en el cual podremos observar el estado respectivo (Registrado, Girado, Rendido y Contabilidad). Registrado: Viatico registrado por el usuario. Girado: Importe de viatico girado a nombre del usuario. Rendido: Viatico rendido o con liquidación correspondiente. Contabilizado: Viatico rendido y centralizado en Contabilidad. Figura N 3

16 En la pantalla Registro de Viatico (Solicitud y Rendición) (Figura N 3) clic en el botón Nueva Solicitud. 16 En la pantalla siguiente (Figura N 4) ingrese todos los datos requeridos: Destino, Actividad, Fecha y Hora prevista de Salida Retorno, y guarde haciendo clic en el botón Guardar Solicitud. Figura N 4

17 17 Notas: La cantidad de días previsto se actualiza al cambiar las horas o fechas de salida y retorno. Los minutos y segundos pueden quedar en 00. Mayor o igual a 12 horas se considera como día completo. Las Fichas: Actividades, Presupuesto, Documentos de Gasto, Informe de Resultado de Viaje y Boletos Usados, solo se pueden usar después de Guardar el Viatico. Al guardar el viatico, se generara automáticamente el Presupuesto del mismo, el cual se podrá agregar o modificar de acuerdo a las necesidades del usuario.

18 Si desea agregar un gasto para el viaje, solo necesita seleccionar el concepto que desee en la lista que se generó al guardar el viatico. Por ejemplo si de agregar un monto para llamadas telefónicas, seleccione dicho concepto y agregar en la caja Importe el monto que desea y clic en el Botón Guardar Importe Concepto. 18

19 19 Para detallar la actividad del viaje, seleccione la ficha Actividades y digite la actividad a realizar y luego clic en el botón Guardar Actividad.

20 Para imprimir la Solicitud de viatico, haga clic en el botón imprimir: 20 En la nueva ventana seleccione Solicitud de Viatico Formato 01 y clic en el icono de la Impresora.

21 Al hacer clic en el botón imprimir, le mostrara la solicitud en vista previa el cual podrá imprimirlo o guardarlo en formato PDF. 21

22 LIQUIDACIÓN O RENDICIÓN DE VIATICO: Clic en la opción Registro de Viáticos (Solicitud y Liquidación) del menú Mantenimiento, en la siguiente pantalla (Figura N 3) se listara los viáticos registrados del usuario. Figura N 3 22 En la lista de viáticos del usuario, haga doble clic sobre el viatico que se desea rendir. A continuación mostrara una pantalla con todos los datos del Viatico.

23 Agregando documentos de gasto o declaración jurada: Para agregar seleccione la ficha Documentos de Gasto. 23 En la ficha Documento de Gasto podrá agregar los documentos haciendo clic en el botón agregar. A continuación le mostrara la pantalla Documento de Registro de Compra, donde se hace el ingreso de los datos del documento o Declaración Jurada.

24 Agregando un Comprobante: 24 RESULTADO DEL VIAJE

25 BOLETOS USADOS 25

26 26 RECURSOS HUMANOS

27 1. PRESENTACIÓN Este manual está diseñado para los usuarios encargados de administrar el Modulo de Recursos Humanos y para tener un buen uso de estos sistemas ofrecemos a los usuarios cada uno de los puntos a seguir para su uso. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante el uso del sistema, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones que se pueden realizar en el módulo de recursos humanos, con el fin de facilitar la comprensión del manual, se incluye gráficos explicativos. La interacción del lado del cliente solo necesita de un explorador de internet el usuario y contraseña para el acceso. 27

28 2. ACCESO AL SISTEMA Ingresar al sistema de recursos humanos e ingresar usuario y contraseña MENU PRINCIPAL 4. MANTENIMIENTO a. REGISTRO DE TRABAJADORES

29 El usuario puede elegir el grupo del trabajador según el tipo de contrato generado: 29 Los distintos grupos de trabajadores son los siguientes: Externo Funcionarios Estables Contratados Pensionistas Directores Practicantes Senati Formación Servicios Profesionales

30 TRABAJADORES YA REGISTRADOS EN EL SISTEMA En esta interfaz se muestra los datos del personal que se encuentra laborando en la empresa.

31 3.1.2 INTERFAZ PARA REGISTRAR UN NUEVO USUARIO Interfaz vacía para ser llenada con datos del personal de la empresa. 31 b. PLANILLAS

32 PROCESO DE PLANILLA Ingresar año que el usuario desea procesar la planilla. 32 En esta interfaz se muestra los datos de la planilla que ha sido cerrado y la fecha del proceso.

33 CONCEPTOS FIJOS POR TRABAJADOR Relación del personal que tiene conceptos fijos por trabajador, según código, nombre y tipo de gerencia. 33 Interfaz que contiene datos fijos por trabajador según código, concepto importe molde, importe planilla, sueldo, gratificación. Estos datos son los montos fijos que el trabajador tiene como remuneración a fin de mes.

34 CONCEPTOS VARIABLES POR TRABAJADOR En esta interfaz se muestra los datos de los conceptos variables por trabajador. 34 Estos datos son los montos variables por trabajador según el número de cuenta, tipo de concepto, importe, cuotas, importe descontado, sueldo y vacaciones.

35 c. ASIENTO PLANILLA Después de haber ingresado el usuario y contraseña, se ingresa al sistema de Recursos Humanos, el usuario de selecciona la pestaña mantenimiento donde se realiza la búsqueda de asiento planilla. 35 Seleccionar el ejercicio contable según el año que corresponda. Ingresar el proceso de planilla: Planilla de vacaciones Planilla de sueldo según el requerimiento del usuario.

36 36 Al seleccionar el ejercicio contable y el proceso de planilla el sistema muestra un reporte de los trabajadores con sus respectivos campos como: Numero de planilla Código de trabajador Nombre del trabajador Numero de concepto Nombre de concepto Número de cuenta contable Monto que debe Monto de haber

37 Si el usuario desea realizar algún cambio para el personal dar clic a la siguiente opción que está a la izquierda del número de planilla, se muestra en la pantalla siguiente interfaz los datos para ser modificados PROCESOS a. PROCESAR PLANILLA Interfaz para procesar la planilla b. PROCESAR ASIENTO PLANILLA

38 6. REPORTES Y CONSULTAS a. ESTRUCTURA PLANILLA ELECTRONICA REPORTE SEGÚN RENTA DE CUARTA CATEGORIA

39 b. BOLETA DE PAGOS 39 c. BOLETA DE CTS d. RESUMEN DE PLANILLA POR PAGO

40 REPORTE DE RESUMEN DE PLANILLA 40

41 41 PRESUPUESTO

42 42 LOGISTICA

43 1. PRESENTACIÓN Este manual está diseñado para los usuarios encargados de administrar el Modulo de Logística para tener un buen uso de estos sistemas ofrecemos a los usuarios cada uno de los puntos a seguir para su uso. Es de mucha importancia consultar este manual antes y/o durante el uso del sistema, ya que lo guiará paso a paso en el manejo de las funciones que se pueden realizar en con respecto a las consultas del kardex. La interacción del lado del cliente solo necesita de un explorador de internet el usuario y contraseña para el acceso. 43

44 2. INGRESO AL SISTEMA Ingresar usuario y contraseña. 44 Ingresar a la pestaña de reportes y consultas registro inventario permanente valorizado.

45 En esta interfaz se puede obtener el reporte total de acuerdo al ejercicio contable, mes, tipo de almacén dentro del kardex. 45 Se muestra el reporte total del registro de inventario permanente valorizado.

46 Tarjeta Kardex sirve para verificar el stock actual de cada uno de los productos dentro del almacén. 46 En esta interfaz se ingresa el artículo en consulta y se puede verificar el stock de cada producto o por tipo de código según el producto.

47 El usuario puede consultar el stock en el kardex realizando una búsqueda por tipo de almacén. 47 Reporte de la tarjeta kardex.

48 Registro de kardex valorizado. 48 Reporte de kardex valorizado según el ejercicio contable, tipo de almacén, y mes. Reporte general de almacén central de acuerdo al kardex.

49 49 FONDOS FIJOS

50 1. ACCESO AL SISTEMA Ingresar usuario y contraseña MENU PRINCIPAL Mantenimiento Procesos Reportes y Consultas Tablas REGISTRO DE FONDOS FIJOS

51 INTERFAZ PARA CREAR NUEVOS FONDOS FIJOS Ingresar cada uno de los puntos a la interfaz como: Tipo, sucursal, tipo de gerencia, centro de costo, fecha de inicio, fecha de fin, importe, año, mes, solicitante, quien autoriza, observación. 51 INTERFAZ DE FONDOS FIJOS LLENADOS Interfaz que contiene datos debidamente llenados en fondos fijos.

52 INTERFAZ CON TODOS LOS FONDOS CCREADOS 52