Guía del usuario. Centro de Facturación de UPS

Transcripción

1 Guía del usuario Centro de Facturación de UPS 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, la marca y el color café son marcas registradas de United Parcel Service of America, Inc. Todos los derechos reservados. es_mx

2 Contenido Centro de Facturación de UPS Acceso al Centro de Facturación de UPS....1 Registro....3 El Centro de Facturación de UPS es una aplicación de pagos y presentación de facturas segura y basada en la Web que le permite registrarse para ver sus facturas de UPS en varios formatos (en línea, PDF, CSV y XML), solicitar la aclaración de cargos, generar informes y hacer pagos en línea. Descripción general...5 Factura....6 Pago Generación de informes Administración/Perfil Soporte i

3 Acceso al Centro de Facturación de UPS Vaya a la página de inicio de ups.com. Seleccione la pestaña Mi UPS en la parte superior de la página. Aparecerá el menú desplegable. Seleccione Facturación desde el menú desplegable. También puede escribir ups.com/billing en la barra de direcciones de su navegador. 1

4 Acceso al Centro de Facturación de UPS (cont.) Para registrarse, seleccione el enlace Registrarse en el Centro de Facturación de UPS. Si ya se registró anteriormente en el Centro de Facturación de UPS, seleccione Acceder. Si no tiene una sesión abierta en Mi UPS, entonces tendrá que iniciar sesión. Si no tiene un ID de Mi UPS, seleccione Registrarse ahora para crear un ID y una contraseña. Este inicio de sesión le garantizará el acceso a las aplicaciones en ups.com, incluido el Centro de Facturación de UPS. 2

5 Registro Autentificación de factura de cuenta Tendrá que completar una autentificación de factura de cuenta (AIA) para confirmar que actualmente tiene acceso a la información de la factura correspondiente a cada cuenta a registrar en el Centro de Facturación de UPS. También deberá proporcionar la siguiente información a partir de una de las tres últimas facturas generadas dentro de los últimos 45 días a fin de autentificar satisfactoriamente su cuenta UPS: Número de la factura Monto que vence en este período Fecha de factura ID de control Nota: El registro de un plan exige que la información de AIA se proporcione a partir de una factura de resumen del plan. 3

6 Registro (cont.) Autentificación de factura de cuenta (cont.) Se le informará que registró satisfactoriamente su cuenta en el Centro de Facturación de UPS. La información de pago se puede agregar luego de haber completado el registro. También se pueden agregar cuentas adicionales a través de la pestaña Administración después de iniciar sesión en el Centro de Facturación de UPS. Al seleccionar el botón Continuar aparecerá la página Descripción general en el Centro de Facturación de UPS. 4

7 Descripción general Las pestañas están ubicadas en la parte superior de cada pantalla en todo el Centro de Facturación de UPS. Estas pestañas pueden seleccionarse para utilizar las diversas características y funciones. Puede ver o seleccionar los siguientes elementos clave en la página Descripción general: Balance actual (saldo) correspondiente a toda la Compañía (suma de todas las cuentas seleccionadas bajo la Compañía) Establecer Pagos automáticos Cuentas registradas en Pagos automáticos Botón Pagar ahora para acceder al área de pagos 5

8 Factura Dentro de la pestaña Factura tendrá acceso al resumen de la factura e información sobre el detalle de la misma, además de obtener acceso a los formatos en línea, PDF, CSV y XML de sus facturas. También puede solicitar la aclaración de cargos. Resumen y detalle de la factura La siguiente información correspondiente al estado de la factura se muestra en la pestaña Factura cuando selecciona Resumen de la compañía. Abierto/Vencido Pago devuelto Vencido Pagado Pago pendiente Pago excesivo/ajuste Abierto Cerrado Pago insuficiente/ajuste Puede proporcionar los siguientes criterios de búsqueda para ver información específica correspondiente a facturas nacionales o de exportación y de importación: Fecha de factura Número de cuenta Estado de la factura Número de factura Tipo de factura Debe seleccionar un número de factura para ver la información detallada de la factura. Historial de la factura La función Archivar historial dentro del Centro de Facturación le permite: Extraer las facturas de las últimas 52 semanas Descargar varias facturas al mismo tiempo en un único archivo consolidado 6

9 Factura (cont.) Resumen y detalle de la factura (cont.) Desde la pantalla Resumen de la factura puede ver información clave de la factura. Si tiene la autoridad para hacer pagos, tendrá acceso al botón Pagar ahora para iniciar pagos desde la pantalla Resumen de la factura. Ver PDF Seleccione PDF para ver la versión de una factura en PDF. Imprimir talonario de pago Seleccione Talonario de pago para ver e imprimir un talonario de pago. Descargar archivo CSV Archivo de Datos de facturación de UPS Seleccione Datos de facturación de UPS para verlo en formato CSV en 250 elementos de datos. Archivo de datos XML Seleccione Formato de datos XML para ver los datos de su factura con formato XML. Imprimir Seleccione Imprimir si desea ver e imprimir una copia de la página. 7

10 Factura (cont.) Ajustes/Aclaraciones Desde la pantalla Resumen de factura puede solicitar la aclaración de cargos seleccionando el botón Aclaraciones. 8

11 Factura (cont.) Ajustes/Aclaraciones (cont.) Al seleccionar el botón Aclaraciones desde la pantalla Detalles del envío, aparecerá el formulario Aclararación de transacción. Deberá completar el formulario con la información necesaria en los campos obligatorios. La solicitud de ajuste será revisada y, en caso de ser aprobada, se aplicará un crédito a la próxima factura. Recibirá un mensaje por correo electrónico directo en caso de que la solicitud de ajuste no se apruebe. Una vez enviado el formulario Aclaración de transacción, aparecerá un mensaje informándole que el ajuste se envió satisfactoriamente. 9

12 Pago La pestaña Pago le permite establecer y concretar el pago de una factura. El administrador de la compañía tiene que asignar a los usuarios la función para pagar facturas. Solo un administrador puede establecer una cuenta de pago. Existen cuatro módulos de pago: Pagos únicos Pagos automáticos Actividad de pagos Cuentas de pago Cuentas de pago Antes de que se puedan iniciar pagos electrónicos en el Centro de Facturación de UPS, se debe establecer como mínimo una cuenta de pago. Puede agregar cuentas de pago o bien ver, editar o eliminar las cuentas existentes. Desde la pestaña Cuentas de pago en el área de Pago del Centro de Facturación de UPS, seleccione Agregar cuenta bancaria para establecer una cuenta de pago. (Para cuentas ya establecidas, seleccione Editar para actualizar la información de la cuenta o Eliminar si desea eliminar una cuenta). 10

13 Pago (cont.) Cuentas de pago (cont.) A continuación, aparecerá la pantalla para agregar información sobre la cuenta bancaria. Debe ingresar información en los campos obligatorios correspondientes. Use caracteres alfanuméricos únicamente en el campo Nombre de la cuenta de pago. Nota: No se aceptan caracteres especiales (p. #, *,?) en el campo Nombre de la cuenta de pago. 11

14 Pago (cont.) Pagos únicos Al usar la opción de Pago único, debe iniciar el pago a UPS correspondiente a cada factura a pagar. Nota: Para programar pagos en el Centro de Facturación de UPS debe configurar como mínimo una cuenta de pago. Deberá seleccionar una factura a pagar cada vez. También es posible seleccionar varias facturas para agilizar el pago seleccionando la casilla de verificación superior que selecciona todas las facturas pendientes o mediante la selección de las facturas a pagar solamente. A continuación, deberá ingresar la fecha de pago y seleccionar la cuenta de pago deseada. Nota: Si el pago de la factura vence al momento de su recepción, se seleccionará el día actual de forma predeterminada. Aparecerá una pantalla de confirmación de Pagos únicos. Se le solicitará que confirme la factura y su monto. Una vez que los haya confirmado, seleccione Siguiente. 12

15 Pago (cont.) Pagos automáticos Los Pagos automáticos le permiten configurar pagos correspondientes a cualquier factura presentada en el Centro de Facturación de UPS. Nota: Todas las facturas pendientes deben pagarse a través de la función de Pagos únicos antes de configurar pagos automáticos. Para configurar pagos automáticos, los usuarios tienen que seguir estos pasos: Seleccionar la pestaña Pago y luego Pagos automáticos Seleccionar Agregar Pagos automáticos y luego Siguiente Seleccionar el Número de cuenta En el menú desplegable, seleccione Cuenta de pago. Proporcione los siguientes datos: Monto del pago, Fecha de transferencia del pago y Periodo de validez. Seleccione Siguiente. Verifique los detalles del pago automático y seleccione Confirmar. Los pagos automáticos pueden actualizarse desde la pantalla Administrar pagos automáticos. Seleccione Editar o Cancelar para suspenderlos. Los pagos automáticos tendrán vigencia hasta que sean cancelados o hasta la fecha especificada. 13

16 Pago (cont.) Actividad de pagos Puede ver Pagos únicos o Pagos automáticos en la pestaña Actividad de pagos. El Centro de Facturación de UPS ofrece hasta un año de actividad de pagos. Si el pago no se ha procesado, puede editar la fecha de pago o bien cancelar los pagos programados. 14

17 Generación de informes La pestaña Generación de informes indica a los clientes que descarguen la herramienta Análisis de facturación. Los clientes serán dirigidos a la página de descarga. 15

18 Administración/Perfil La pestaña de Administración está disponible si su función es la de administrador. Los administradores pueden agregar y administrar a los usuarios y las cuentas, los perfiles de usuarios y también las notificaciones de correo electrónico. La pestaña Perfil está disponible si su función no es la de administrador, en cuyo caso puede administrar las notificaciones de correo electrónico. Descripción general del administrador Existen tres pestañas en Administración : Administrar compañía Administrar usuarios Notificación Compañía Dentro de Compañía existen cuatro pestañas: Agregar cuentas Ver cuenta registrada Administrar registro Administrar pagos 16

19 Administración/Perfil (cont.) Administrador: usuarios Como administrador puede ver, editar, eliminar y agregar usuarios desde esta pantalla. Para agregar un nuevo usuario debe ingresar el ID de Mi UPS del usuario y una dirección de correo electrónico asociada, además de asignarle una función al usuario. Funciones disponibles: Ver solamente, Ver y modificar, Ver y pagar, Ver pagar y modificar, Administrador o Administrador del plan. Aparecerá un mensaje que indique que el usuario se agregó satisfactoriamente. El usuario agregado ahora aparecerá en la lista de usuarios en los resultados de búsqueda. Para actualizar o modificar la función de un usuario, seleccione Editar. Para eliminar a un usuario del Centro de Facturación de UPS, seleccione Eliminar. 17

20 Administración/Perfil (cont.) Administrador: agregar cuentas Para autentificar una cuenta en la sección de Agregar cuentas, deberá proporcionar el número de cuenta, el número de factura, el monto adeudado de la factura, la fecha de la factura y el ID de control de una factura anterior. Nota: Se mostrará un mensaje una vez que una cuenta se haya autentificado satisfactoriamente. 18

21 Administración/Perfil (cont.) Administrador: administrar cuenta Como administrador tiene derechos respecto de todas las cuentas en el perfil de la compañía y está automáticamente asociado a todas las cuentas. A los usuarios que no sean administradores no se les asigna ninguna cuenta automáticamente ni tampoco pueden ver información de cuentas que no tengan asignadas. Los usuarios que no sean administradores deben ser asignados por un administrador mediante la función Administrar acceso. 19

22 Administración/Perfil (cont.) Administrador Notificación Todos los usuarios pueden administrar sus preferencias de correo electrónico en la pestaña de Notificación. Aparecerán todas las opciones de notificación de correo electrónico. Debe seleccionar todas las casillas deseadas si le interesa recibir un mensaje de correo electrónico cuando ocurra una actividad específica en el Centro de Facturación de UPS. Puede actualizar una dirección de correo electrónico accediendo a su perfil de Mi UPS a través de ups.com. No administrador 20

23 Soporte Puede obtener ayuda desde la pestaña Soporte dentro del Centro de Facturación de UPS en ups.com, que brinda lo siguiente: Acceso a la información de ayuda disponible en el Centro de Facturación de UPS Contacto con UPS por correo electrónico completando un formulario web en ups.com Una vez completado, seleccione el botón Siguiente en la parte inferior de la pantalla. Complete los campos de información seleccionando Centro de Facturación de UPS e ingrese su pregunta o comentario. Seleccione el botón Enviar correo electrónico en el lado inferior derecho de la pantalla. Póngase en contacto con UPS por teléfono 21

24 Soporte (cont.) Soporte telefónico También puede ponerse en contacto con UPS por teléfono en caso de que surjan preguntas sobre sus facturas o inquietudes de soporte técnico relacionadas con el Centro de Facturación de UPS. No obstante, los números telefónicos en cada caso son diferentes. Factura nacional (52)(55) Factura de importación (52)(55) Soporte técnico Preguntas sobre facturación nacional o de importación: Si tiene preguntas sobre su factura, puede llamar al número de soporte al cliente de facturación nacional o de importación. Factura nacional: (52)(55) Factura de importación: (52)(55) Soporte técnico: Si tiene dudas técnicas, puede llamar al Preguntas frecuentes: Envíe una solicitud por correo electrónico: 22