Práctica 4: Herramientas de Google

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1 4 Práctica 4: Herramientas de Google En esta práctica vamos a revisar algunas de las herramientas que Google nos facilita. Concretamente vamos a ver: Google Drive (y Google Docs) Google Maps Blogger Duración: 1 sesión de 2 5 horas Google Drive Google Drive es un servicio de almacenamiento de archivos en línea. Fue introducido por Google en abril de Google Drive actualmente es un reemplazo de Google Docs, que ha quedado integrado en la nueva plataforma junto con nuevas funcionalidades. Cada usuario cuenta con 5 Gigabytes de espacio gratuitos para almacenar sus archivos, ampliables mediante pago. Está disponible tanto para computadoras y portátiles, como para smartphones (Android e ios). Las principales ventajas de Google Drive son: Es multiplataforma: Podemos acceder desde cualquier dispositivo. Hay versiones disponibles para PC y Mac, Chrome OS, ios y Android. Permite almacenar tus archivos en lugar seguro. Google Drive te permite compartir archivos con quien quieras y editarlos en equipo. Puedes crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones al instante con la integración de Google Docs. Ofrece funcionalidad de búsqueda avanzada sobre tus documentos. Google Drive te permite acceder a tus archivos más rápidamente. Busca contenido por palabras clave y filtra por tipo de archivo, por propietario y por muchos otros criterios. Permite almacenar todo tipo de archivos y además tiene soporte para más de 30 tipos de archivo diferentes permitiendo visualizar su contenido directamente en el navegador, como vídeos de alta definición, Adobe Illustrator y Photoshop, aunque no tengas el programa instalado. Control de cambios: Google Drive realiza un seguimiento de todos los cambios que haces, de modo que cuando pulsas el botón Guardar, se guarda una nueva revisión. Puedes consultar las revisiones de hasta 30 días atrás automáticamente o guardar una revisión de forma definitiva. 1

2 Iniciar el programa Para poder utilizar Google Drive debemos tener una cuenta Google (cuenta de correo GMail). Puedes utilizar tu cuanta de la universidad o, si no tienes otra cuenta GMail, puedes obtener una totalmente gratuita en Al ser una aplicación Web, Google Drive necesita ser utilizado a través de un navegador. Así que el primer paso será abrir una nueva ventana en nuestro navegador. Tras abrir el explorador, en la dirección nos aparecerá la siguiente ventana: Ahora en el cuadro de texto Correo electrónico introducimos nuestra dirección de GMail, y en la casilla inferior nuestra contraseña y pulsamos el botón Acceder. Aunque la opción de recordar contraseña puede resultar cómoda, debemos tener en cuenta que si la marcamos, cualquier persona que use el mismo equipo podrá acceder en nuestra cuenta. Así que si te conectas desde un equipo compartido, te aconsejamos que la desmarques. Al iniciar Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestros archivos y documentos. 2

3 Además de la interfaz web, de forma similar a Dropbox (ver Práctica 2), Google Drive nos ofrece un programa que podemos instalar en nuestros dispositivos y permite que todos los documentos se sincronicen automáticamente con la carpeta Google Drive de tu equipo. La aplicación puede ser instalada desde el enlace Descargar Google Drive que se puede ver en el menú de la izquierda de la imagen anterior. Una vez instalada la aplicación se sincronizan automáticamente archivos, carpetas y documentos de Google Docs directamente en la carpeta de Google Drive. De forma que, cada vez que actualices un archivo o una carpeta de Google Docs, los cambios se reflejarán en las versiones locales de la carpeta de Google Drive. 3

4 Google Docs Google Docs es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo, programa de presentación básico, un creador de dibujos y un editor de formularios destinados a encuestas. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. Las principales ventajas de Google Docs son: Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición. La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de MS Office, Openoffice, StarOffice, PDF, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita. Como hemos comentado anteriormente Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con varios dispositivos. Nuevo documento de texto Comenzaremos por la creación de un nuevo documento de texto. Para ello, en la interfaz web de Google Drive, haremos clic en Crear, y elegimos Documento. Se abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece una pantalla como ésta. A lo largo del curso veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas. 4

5 Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior nos aparece el título del documento (el nombre con el que se guardará), quien tiene acceso y la fecha de su última modificación. Al crear un documento nuevo, en el título aparece Documento sin título. Para cambiarlo, haz clic sobre el título. Nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre. Teclea "Primero, que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. El procesador de textos de Google Docs funciona de forma similar a cualquier procesador de textos, por lo que resulta muy intuitivo de utilizar. Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento. Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante. Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción. Cuando cometas un error y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última letra tecleada. Cuando te des cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla de desplazamiento hacia la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el error. Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del 5

6 ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y entonces ya puedes pulsar Retroceso. La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción. Guardar un documento Google Docs va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente. Google Docs almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento. Esto lo explicaremos mas adelante detalladamente. Edición de documentos Como habrás podido observar, la edición de documentos con Google Docs es bastante intuitiva. Si tienes interés puedes ver detalles de cómo realizar funciones de edición básicas y avanzadas en la sección Docs, Sheets, Slides, and other apps del centro de Ayuda de Google Drive ( Compartir y Publicar un documento Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios mediante Google Docs, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase. Lo primero, y como nos referiremos a ellos con frecuencia, vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir: Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento. Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores (si se lo permitimos como propietarios). Según haya sido configurado por el propietario, pueden tener derecho a leer, comentar, modificar, guardar e imprimir el documento. 6

7 Compartir un documento Los pasos a seguir para compartir un documento son los siguientes: Accedemos a la ventana Configuración para compartir pulsando el botón Compartir, desde la pantalla de edición, y desde la pantalla de inicio, seleccionando el documento y pulsando el botón Compartir. Empezando por la parte superior, nos encontramos con el enlace mediante el cual los colaboradores pueden acceder directamente al documento. A continuación, aparece información sobre el propietario y los colaboradores de este documento, pudiendo modificarlos y eliminarlos. Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la caja de texto Añadir a personas escribiendo las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas por comas si hay más de una. Pulsando el enlace Elegir de los contactos, accedemos a una lista con nuestros contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic. Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos. Estando activo, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a Solo el propietario puede cambiar los 7

8 permisos, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación. Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo. Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos Notificar a las personas por correo electrónico. Podemos personalizar el aviso a través del enlace Añadir Mensaje, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un documento que se llama..." Si elegimos Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje. Enviarme una copia envía una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podrán editarlo de forma simultánea. Publicar un documento Desde la misma ventana Configuración para compartir pulsando el enlace Cambiar que aparece junto al texto Privado: accesible solo para las personas que se indican a continuación accedemos a las opciones de visibilidad: 8

9 Las opciones de visibilidad son las siguientes: Público en la web: Cualquier usuario de Internet puede encontrar el elemento y acceder a él. Cualquier usuario que reciba el enlace puede acceder al elemento. Organización: Los usuarios de la organización (en nuestro caso la UJI) pueden encontrar el elemento y acceder a él. Cualquier usuario de la organización que reciba el enlace puede acceder al elemento. Privado (por defecto): Solo pueden acceder al elemento las personas a quienes se les haya otorgado permisos de forma explícita. Además, para cada opción podemos otorgar permisos para visualizar, comentar y editar. De este modo, por ejemplo, podemos publicar un documento como Público en la web con permisos de visualización para cualquier usuario de Internet y actuará de forma similar a una página web. Revisiones Cuando creamos un documento en Google Docs, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un vistazo. Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las Revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas. En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido. Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso recuperarlas. Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el menú Archivo Ver historial de revisión. El Historial de revisiones, que aparece en la parte derecha, nos muestra todas las revisiones acumuladas para un documento. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas. Seleccionando una revisión se muestra el estado del documento en el momento en que se guardó. 9

10 Descargar y enviar por correo Otra opción de la que disponemos, es descargar el documento a nuestro disco duro, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo. Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos: Microsoft Word (.docx) - Necesitarás una versión moderna de Word para abrirlo. Microsoft Word (.doc) - Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo. Formato OpenDocument (.odt) - Necesitarás tener instalado, por ejemplo, el OpenOffice para abrirlo. RTF (.rtf) - Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores. PDF (.pdf) - Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique. Texto sin formato (.txt) - Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con forrmato. HTML (.html) - Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador. Zip (HTML comprimido) - Es un formato comprimido para ocupar menos espacio. Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú Archivo Descargar como y posteriormente añadirlo como adjunto a cualquier correo de forma habitual. Otros tipos de documento de Google Docs Además de los documentos de texto, en Google Docs podemos encontrar: Hojas de Calculo: Google Docs permite editar hojas de cálculo similares a Excel. 10

11 Presentaciones: presentaciones similares a la que podemos hacer con PowerPoint. Formularios: formularios destinados a encuestas. Dibujos: un editor de imágenes sencillo estilo MSPaint. 11

12 Puedes encontrar más información sobre Google Drive y Google Docs en: Ejercicios prácticos 1. Revisa la información que hay en acerca de Google Drive y su funcionalidad. 2. Sube algunos archivos desde la interfaz web de Google Drive e intenta recuperarlos desde otro dispositivo donde puedas instalar Google Drive (Smartphone, portátil, PC de casa ). Comprueba que tus archivos se sincronizan correctamente. 3. Crea una hoja de cálculo que contenga tus asignaturas del primer semestre, la nota que esperas y la nota media de todas las asignaturas. 4. Crea una presentación con dos diapositivas: una para tus datos personales (con una imagen) y otra para las asignaturas de este semestre. 5. Comparte los documentos creados en el punto 3 y el punto 4 con tu profesor de prácticas. 12

13 Google Maps Con Google Maps podemos ver los mapas de casi todo el mundo... Combinándolos con imágenes de satélite 13

14 También podemos buscar negocios y ver su ubicación: Y también averiguar rutas y distancias 14

15 Ejercicios prácticos 6. Averigua si es posible calcular distancias en línea recta con Google Maps 7. Qué distancia hay desde el Ágora de la UJI al puerto Azahar en coche, andando y en línea recta (si es posible conocerla)? 8. Averigua la distancia y el tiempo que se tarda, según Google Maps, para ir de Castellón a Valencia: a) Por la autopista de peaje b) Sin utilizar autopista de peaje 15

16 Blogger Vamos a ver como crear un blog con Blogger. Para ello tenemos que acceder a Al poner nuestro nombre de usuario y contraseña de Google accedemos a la página de registro de Blogger. A continuación se muestran las opciones del perfil que los lectores verán cuando consulten tus entradas. El uso de un perfil de Google+ te ofrece una identidad sobre las propiedades de Google y te conecta con los lectores, permitiéndoles compartir y recomendar tu contenido en la Web y en Google+. Si quieres utilizar otra identidad como seudónimo, puedes elegir en su lugar un perfil de Blogger limitado. 16

17 Tras decidir y completar nuestro perfil accedemos al Escritorio de Blogger, donde podemos administrar nuestros blogs y configurar aquellos blogs que queramos leer. Para crear nuestro blog deberemos pulsar en el botón Nuevo blog. Después debemos asignar un nombre al blog que estamos creando, elegir la URL que queremos para el blog (comprobando que esté disponible) y elegir una plantilla predefinidas para el aspecto de nuestro blog. 17

18 Y ya hemos creado nuestro primer blog Ahora podemos comenzar a añadir entradas en nuestro blog. Y una vez creada una entrada podemos ver su aspecto. 18

19 Ejercicios prácticos 9. Crea tu propio blog y añade algunas entradas de prueba. 10. Revisa la información y las diferentes opciones de configuración que aparecen en el panel de control (Dashboard) de tu blog al que accedemos al pulsar sobre el nombre del blog en el Escritorio de Blogger. 19