Sistema Integrado de Negocio

Transcripción

1 Sistema Integrado de Negocio Estos sistemas han sido desarrollados para satisfacer los requerimientos de información y control en lo relativo a la administración de los recursos administrativos contables de una organización. Descripción de la Actualización mensual a los programas Los sistemas están en constante desarrollo. De todos nuestros clientes se reciben periódicamente adiciones, cambios, validaciones, comentarios, ideas, etc, canalizadas y priorizadas por nuestra empresa y sujetas a un plan de trabajo. Periódicamente se libera una nueva versión que contiene las modificaciones y/o adiciones contempladas en dicho plan de trabajo. En el plan de Actualización se establece envíos mensuales incluida visita (dentro de Santiago) para instalar la nueva versión, supervisar el sistema, verificar integridad de la información, el buen uso de los respaldos, etc. Descripción del Soporte El soporte consiste en capacitar al menos a una persona dentro de la empresa para actuar en caso de problemas relacionados con el sistema y las personas que lo utilizan. Evaluará, recomendará y solucionará crisis en el corto plazo. Será capaz de recuperar respaldo, preparar e instalar otro computador, capacitar a un nuevo integrante, etc. Será la persona que coordinará con nuestra empresa para solucionar la contingencia. El apoyo a la solución es vía mail o telefónica. Si la solución del problema requiera visita técnica está tendrá un valor de 1 UF/hora. Módulo de transferencia de datos Módulo para transmitir información ya sea unidireccional o bi-direccional desde las diferentes instalaciones que dispone el usuario. La transmisión es utilizando protocolo de empaquetamiento, envío y recepción que utiliza INTERNET, principalmente en los correos electrónicos y transmisiones FTP (Protocolo de transmisión de archivos). Se definen previamente los archivos a transmitir.

2 Características del Sistema Integrado de Negocio Multiempresa : No tiene límites en la cantidad de razones sociales Multiusuario : Identifica perfil de usuarios y sus funciones Plataforma : WINDOWS 98 o superior. Red. Fácil operación Sistema de archivos : Paradox Programación basada en : Delphi Bitácora de actividades por usuarios. Descripción del evento: Sistema, fecha y hora Exportación de la totalidad de la información a planilla de cálculo Administra múltiples Centros de Costos Registra Ítem de Gastos Opera con Saldos siempre actualizados Manual en línea Usuario puede agregar sus propios procedimientos. Importación de Información desde otras empresas (Clientes, Proveedores, Plan de Cuentas etc) Herramientas para respaldo, reconstrucción y verificación de la información Características de Diseño Cada uno de los módulos que componen el sistema actúa como un auxiliar (o satélite) del sistema de contabilidad (módulo central). Cada módulo centraliza la información a contabilidad. La administración tanto de la información cómo de los usuarios es relativa al módulo que se está utilizando. Este diseño asegura que los totales que se mantienen en cada uno de los módulos satélites sean coincidentes con los grandes totales que se refleja en la contabilidad. Esta arquitectura asegura que la información se ingrese por una sola vía. Las funciones de compras, ventas, existencias, honorarios, tesorería, cobranza, etc, son independiente en cuanto a la administración de su propia información, pero con un único registro o concepto para realizar sobre ella el análisis correspondiente. Es imposible ingresar, por ejemplo, una factura de compra utilizando el módulo de Compras e ingresarla directamente vía comprobante contable, pues será detectada su duplicidad en el registro de análisis. Lo mismo si por error se pretende cancelar una factura dos veces: el registro de análisis ya la contabilizó cómo pagada y sólo se desplegarán las facturas con saldo pendiente. Además de los módulos que ya están construidos, están los criterios y las herramientas para continuar creando nuevos módulos sin que ello signifique rediseñar la base de datos.

3 Sistema de Contabilidad Módulos del Sistema

4 Módulo Contabilidad Informes Contables Centro de Costos Honorarios Auxiliares Activo Fijo Vendedores Compras Función Plan de Cuentas Comprobantes Contables Saldo Cuentas Mayor Informe Plan de Cuentas Conciliación Bancaria Análisis Cuenta Auxiliar Análisis Auxiliar Cuenta Mantención Centros de Costos Informe de Centro de Costos Movimiento por Centros de Costos Item de Gastos Ingreso de Boleta de Honorarios Cálculo de Honorarios Informes de Honorarios Libro de Honorarios Personal Control y Otros Auxiliares Informe de Personal Informe de Control Informe Otros Auxiliares Mantención Item de Activo Fijo Informes de Activo Fijo Mantención de Vendedores Informe de Vendedores Ingreso de Proveedores Ingreso Facturas de Compra (Gastos) Centralización de Facturas de Compra Libro de Compras

5 Ventas Boletas de Venta Opciones de Trabajo Parámetros Informe Proveedores Ingreso de Clientes Ingreso de Facturas de Venta (Gastos) Centralización Facturas de Venta Libro de Ventas Informe de Clientes Boletas de Venta Diaria Libro de Ventas Diarias Mantención de Usuarios Bitácora de Procesos Cambio de mes Cierre anual Datos de la empresa Define dimensiones en impresora Define facturas en impresora Contabilidad, Bancos, Cuentas Facturas, Plan Ctas

6 Módulo de Contabilidad Plan de Cuentas múltiples niveles. Identifica: Centros de Costos Ítem de Gastos Auxiliares: Clientes, Proveedores, Existencias, Banco, Activo Fijo, Personal, otros. La estructura de los códigos de cuentas los define el Usuario Las cuentas aceptan hasta 5 niveles Las cuentas pueden estas asociadas a centros de costos, concepto de gastos, auxiliares

7 Ingreso y Mantención de Comprobantes Contables Informes del Módulo de Contabilidad Libro Diario Libro Mayor Analítico (Ver página siguiente) Libro de Inventarios y Balances Rendimientos por Centros de Costos / Item de Gastos Balance General Balance de Comprobación y Saldos Balance Clasificado Estado de Resultados Conciliación Bancaria Saldos Cuentas Mayor Imprime Hojas Foliadas Control Número Correlativo Faltantes

8 Generación de Informe de Saldos de Mayor

9 Módulo de Cuentas Corrientes (Contabilidad) Detalles / Saldos de RUT por Cuenta Detalles / Saldos de Cuenta por RUT Documentos por cobrar por cuentas Documentos por cobrar por clientes Obligaciones Pendientes Obligaciones pendientes por Cuenta Situación Histórica

10 Módulo Honorarios Registro de Personal a Honorarios Ingreso Boletas de Honorarios Libro de Honorarios

11 Sistema de Remuneraciones Módulo de Remuneraciones Datos Personales, Contrato, liquidación, previsional y salud Datos de Impuesto, Centros de Costos y Contabilidad Bitácora personal Definición de múltiples Haberes y Descuentos imponibles / tributables Ingreso de Haberes y Descuentos individuales y masivos Anticipos masivos e individuales Proceso de Remuneración mensual Liquidación individual Impresión de Recibo Detalle de Efectivo Planillas de Cotizaciones Previsional y de Salud Declaraciones Mutual de Seguridad, Caja de Compensación, I.N.P. Libro de Remuneraciones, Cotizaciones Planilla de Remuneraciones Liquidación por Centro de Costos Liquidación Histórica Contratos y Finiquitos Parámetros Globales y mensuales

12 Sistema de Gestión Módulo de Ventas Registro y nómina de Clientes Registro direcciones alternativas de despacho de clientes. Registro de Departamentos. (Mismo RUT, distinto almacenamiento y estadísticas) Ingreso de Cotizaciones Ingreso de Nota de Pedidos, Notas de Ventas. Ingreso y emisión de Guías de Despacho (Formato adaptable para la impresión) Ingreso y emisión de Boletas, Facturas, Notas de Crédito y/o Débito (Formato adaptable) Genera Guías de Despachos parciales/totales desde la Nota de Pedido Genera Facturas a partir de Guías de Despachos (Una o varias) Información de Productos sin despachar o despachados Distintas estadísticas: Cotizaciones pendientes, notas de pedido con mercadería sin despachar, Guías sin facturar, Facturas canceladas, crédito utilizado por cliente, etc. Libro de Ventas Centralización de Facturas a Contabilidad Facturación por Cliente Registro y nómina de Vendedores Facturación por vendedor Comisión por Vendedor Las estadísticas son mensuales o históricas (Rango de Fechas). Venta contempla descuentos a la línea y total Impuesto específico al producto Módulo de Compras Registro y Nómina de Proveedores Ingreso Guías de Despachos Ingreso de Facturas de Compras, Notas de Crédito y / o Débito Centralización de facturas a Contabilidad Libro de Compras Distintas estadísticas: Cotizaciones pendientes, notas de pedido con mercadería sin despachar, Guías sin facturar, Facturas canceladas. Cuenta Corriente de Proveedores Información de Pago a Proveedores

13 NOTA: Toda la documentación de compras/ventas aumentan/rebajan stock cuando corresponda. Módulo de Existencia Definición de Artículos Aplicación de Familias y Subfamilias Administración de múltiples Bodegas Administración de bodegas en consignación asociada a clientes. Lista de Precios (según perfil del cliente y/o a partir del precio de compra) Stock en Bodega Fija saldo inicial Ingresa saldos mínimos/críticos/máximos Tarjeta de Entradas y Salidas por Artículos Stock críticos Traspasos Módulo de Cuentas Corrientes / cobranza Mantiene Información de Cuenta Corriente. Nota de crédito rebaja deuda factura Cancela Facturas con documentación al día o con vencimiento Cancelación múltiples facturas con un documento Nómina de facturas impagas (con el detalle) Nómina de clientes impagos (con el detalle de la factura impaga) Asignación de crédito autorizado a clientes Nómina clientes y su crédito utilizado Gestión de Ventas (Pantalla, informes, Excel) Documentación de Ventas x Artículos Ventas a un Cliente Ventas de un producto Totales de ventas x productos, familias, vendedor Totales por clientes (Ranking)

14 Gestión de Compras (Pantalla, informes, Excel) Documentación de Compras x Artículos Compras de un Artículos Totales de ventas x productos, familias Totales por proveedores (Ranking) Opciones Definición de usuarios y sus perfiles (Cual opción tiene acceso) Bitácora de actividades Parámetros Define facturas, boletas, guías, notas de pedido, nota de crédito Herramientas Verifica la información (Facturas cuadradas y su cuenta corriente, rut existente, etc) Mantención de tablas. Herramientas para reparar archivos, índice, navegar, a Excel. Respaldo de información