BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL

Transcripción

1 BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL LICITACION ABREVIADA POR PONDERACIÓN Nº AV MANUAL DE CHEQUES OFICIALES

2 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN II. PARAMETRIZACIÓN A. Cheques Oficiales III. MODULO CHEQUES OFICIALES A. Introducción B. Emisión C. Mantenimiento D. Aprobación E. Consulta F. Impresión G. Reimpresión H. Orden No Pago I. Cancelación J. Reversión DATAPRO BUILDING

3 CHEQUES OFICIALES e-ibs Este manual cubre paso a paso las pantallas y campos que el usuario encontrara en el modulo Cheques Oficiales del e-ibs, al igual que la opción de menú para la parametrización del mismo. La funcionalidad Cheques Oficiales del sistema le permite al usuario procesar las solicitudes de cheques oficiales que hace el cliente al banco, ingresar la información necesaria para emitir un cheque, y actualizar información previamente ingresada. Adicionalmente, a través del modulo, el usuario autorizado puede aprobar o rechazar los Cheques Oficiales que se han creado en el sistema, al igual que aprobar o rechazar los cambios hechos a cheques oficiales previamente creados. Para el óptimo manejo de Cheques Oficiales en su institución, el modulo esta compuesto de nueve opciones de menú: Emisión, Mantenimiento, Aprobación, Consulta, Impresión, Re-Impresión, Orden No Pago, Cancelación y Reversión. DATAPRO BUILDING 2

4 PARAMETRIZACIÓN DEL MODULO CHEQUES OFICIALES Previo a la utilización del modulo de Cheques Oficiales, la institución debe establecer los parámetros dentro de los cual quiere que el sistema funcione. La siguiente es la descripción de la opción de menú Cheques Oficiales dentro del modulo Parámetros Generales. CHEQUES OFICIALES La opción de menú Cheques Oficiales del modulo Parámetros Generales le permite al usuario definir los parametros que aplicaran a los cheques oficiales emitidos por la institucion bancaria. Para obtener acceso a la opción Cheques Oficiales: - En el menú principal e-ibs, seleccione Parámetros Generales. - En Parámetros Generales, seleccione Cheques Oficiales. Se abrirá la pantalla de búsqueda Parámetros de Cheques Oficiales: - Ingrese el código de dos caracteres que identifica al Banco en el sistema. - Ingrese el código de la Moneda u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Las Monedas y sus codigos son definidos por el banco en Parametros de Tesoreria > Referencia de Monedas. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Parámetros de Cheques Oficiales. DATAPRO BUILDING 3

5 En la pantalla Parámetros de Cheques Oficiales: Para crear nuevos parámetros de Cheque Oficiales: - Oprima Nueva. Se abrirá la pantalla Parámetros de Control de Cheques de Gerencia: Vista parcial de la pantalla. DATAPRO BUILDING 4

6 Continuación de la pantalla Parámetros de Control de Cheques de Gerencia: Sección INFORMACION BASICA: - Ingrese el nuevo Formato. - Ingrese una breve Descripción. El campo tiene 35 posiciones - En el campo Cuenta Contable Cheque X Imprimir, ingrese el número de cuenta contable, u oprima el icono para hacer una búsqueda. - Ingrese el numero inicial y oprima el icono. - Seleccione la cuenta en la lista de resultados. - En el campo Cuenta Contable Cheques Impresos, ingrese el número de cuenta contable asociada a cheque impresos, u oprima el icono para hacer una búsqueda. - En el campo Cuenta Contable Retenciones, ingrese el número de cuenta contable en donde se registran las retenciones, u oprima el icono para hacer una búsqueda. - Ingrese el Porcentaje por Retenciones a ser aplicado. - Ingrese el Numero de Días Adelanto para Generar Pagos. DATAPRO BUILDING 5

7 - En el campo Tipo de Numeración, oprima el icono para seleccionar el código que define la numeración de los cheques oficiales. - En Líneas al Final Varios Pagos en un Cheque, ingrese el número de pagos que están siendo cubiertos con un solo cheque. - En el campo Tipo, oprima la casilla y seleccione si es un Cheque Oficial o un Giro. - En Cuenta Contable Días Inactivo 1, ingrese el numero de cuenta contable la que se utilizara para reclasificar los cheques sin canjear o inactivos, u oprima el icono para hacer una búsqueda. - En Días Inactivo 1, ingrese el número de días en que un cheque deberá estar sin canjear para que este se considere inactivo. - En Cuenta Contable Días Inactivo 2, ingrese el siguiente número de cuenta contable la que se utilizara para reclasificar los cheques que continúan sin canjear a inactivos 2. - En Días Inactivo 2, ingrese el número de días en que un cheque deberá estar sin canjear para que este se reclasifique a inactivo 2. - En el campo Forma e-ibs, ingrese el nombre del formulario creado para cheques oficiales. El campo tiene 80 posiciones. DATAPRO BUILDING 6

8 En la sección CUENTAS de la pantalla, el usuario define las cuentas de ingreso de cheques oficiales, al igual que la secuencia de las mismas: - Ingrese la Secuencia de la cuenta. - En el campo Cargos, ingrese el monto o porcentaje a aplicar como cargos por la emisión de este cheque oficial. - En el campo Factor, ingrese el código que define si el cargo es un monto fijo o un porcentaje, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y oprima Help, para seleccionar el factor en la pantalla de ayuda: - En IVA, ingrese una Y para establecer que aplicará el IVA o impuesto, o ingrese una N si no aplican impuestos. - En el campo Cuenta de Ingresos, ingrese el número de cuenta contable que se acreditará por ingresos de cheque oficiales, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Descripción, ingrese una breve narrativa para describir el cargo. El campo tiene 35 posiciones. - Ingrese un Monto Límite, si aplica. - Oprima Enviar. DATAPRO BUILDING 7

9 MODULO CHEQUES OFICIALES e-ibs El modulo Cheques Oficiales del e-ibs esta compuesto por nueve opciones de menú: Emisión, Mantenimiento, Aprobación, Consulta, Impresión, Reimpresión, Orden No Pago, Cancelación y Reversión. EMISION La opción de menú Emisión del modulo Cheques Oficiales del e-ibs le permite al usuario ingresar la información necesaria para emitir un cheque oficial. Cuando el usuario selecciona esta opción, el sistema genera un listado de los formatos de cheques existentes en el sistema, y la pantalla de cada formato contiene los datos que complementan la información de los cheques oficiales. Para obtener acceso a la opción de menú Emisión: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En Cheques Oficiales, seleccione Emisión. Se abrirá la pantalla Emisión de Cheques: - Oprima el formato del cheque con su cursor. Se abrirá la pantalla Emisión de Cheques de Gerencia correspondiente al formato seleccionado. DATAPRO BUILDING 8

10 En la pantalla Emisión de Cheques de Gerencia: - En el campo Clase de Cheque, ingrese el código que identifica la clasificación del cheque u oprima el icono con cursor para seleccionarlo en la pantalla de ayuda: - Algunos bancos aplican un impuesto por debito de cuenta. Si esto aplica a su institución bancaria, seleccione Si en Cobrar IDB. DATAPRO BUILDING 9

11 - En el campo Pagar a la orden de, ingrese a orden de quien se emite el cheque oficial. El campo tiene 90 posiciones. - Ingrese el número de Identificación del comprador del cheque. El campo tiene 15 posiciones. - En el campo La Suma de, ingrese el monto por el que se emite el cheque oficial. Sección DATOS DE LA TRANSACCIÓN: - Ingrese la Identificación del Aplicante. El campo acepta 15 caracteres. - Si el aplicante es un cliente del banco, ingrese el numero de Cliente u oprima el icono para hacer una búsqueda: - Ingrese un criterio de búsqueda y oprima el icono. Seleccione al cliente en la lista de resultados. - Ingrese el Nombre del Aplicante. El campo tiene 30 posiciones. - Ingrese breve Descripción. El campo tiene 60 posiciones. - Ingrese la Dirección del Aplicante. Tres campos de 60 posiciones cada uno. - Ingrese el número de la Cuenta de Pago, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo Concepto y seleccione Help para buscar la cuenta en la pantalla de ayuda. - Ingrese el código de 2 dígitos que identifica al Banco en el sistema. - Ingrese el código que identifica a la Sucursal en el sistema, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la sucursal en la pantalla de ayuda. Las sucursales y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. DATAPRO BUILDING 10

12 - Ingrese el código de la Moneda de la cuenta, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias de Monedas. - Ingrese un número de Referencia u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para buscar un número de cuenta: - Oprima Enviar. - Ingrese un criterio de búsqueda y oprima el icono. Seleccione al cliente en la lista de resultados. DATAPRO BUILDING 11

13 MANTENIMIENTO La opción Mantenimiento del modulo Cheques Oficiales del e-ibs le permite al usuario actualizar la información ingresada en el sistema para Cheques Oficiales. Cuando el usuario selecciona esta opción aparece una pantalla de acceso en la cual debe ingresar el Código de Moneda y el Número de Cheque perteneci Cheque Oficial que a ser emitido o modificado. Para obtener acceso a la de menú Mantenimiento: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En Cheques Oficiales, seleccione Mantenimiento. Se abrirá la pantalla Mantenimiento de Cheques de Gerencia: ente al opción - Ingrese el Código de Moneda del cheque oficial, u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias de Monedas. - Ingrese el Numero de Cheque oficial, u oprima el icono para seleccionar el cheque en la pantalla de ayuda. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Emisión de Cheque de Gerencia correspondiente a su selección. DATAPRO BUILDING 12

14 En la pantalla Emisión de Cheques de Gerencia: Coloque su cursor sobre >> Opciones (esquina superior derecha en la pantalla) para ver las áreas de información del cheque disponibles al usuario: Información Básica, Entradas Contables, Cambio de Numero y Salir. La pantalla Información Básica lleva al usuario de regreso a la pantalla Emisión de Cheques de Gerencia. DATAPRO BUILDING 13

15 Coloque su cursor sobre >> Opciones y seleccione ENTRADAS CONTABLES para abrir la pantalla Entrada de Múltiples Transacciones. Esta pantalla le permite al usuario ingresar transacciones al cheque oficial, adicionales a las automáticamente generadas por el sistema. Para ingresar una nueva transacción: - En el campo Descripción, oprima el icono para introducir una descripción la cual aplique a todas las transacciones siendo registradas. - En el campo BNC, ingrese el código de dos dígitos que se utiliza para identificar al banco en el sistema. - En el campo SUC, ingrese el código que identifica a la sucursal o agencia donde reside la cuenta concepto, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la sucursal en la pantalla de ayuda. Las sucursales y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. DATAPRO BUILDING 14

16 - En el campo MDA, ingrese el código de la moneda a utilizarse u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias de Monedas. - En el campo Cuenta Contable, ingrese el número de cuenta u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo Centro Costo, ingrese el código del departamento del banco que estará asociado a la transacción, para que el sistema pueda agrupar la contabilidad e información financiera con el fin de lograr un cuadro de ingresos y egresos; u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. Los centros de costos y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia. - En el campo Numero de Cuenta, ingrese el numero de la cuenta en donde se esta realizando la transferencia, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para hacer una búsqueda. - En el campo TR/CD, ingrese el código que identifica la transacción a ser realizada, u oprima el lado derecho de su cursor dentro del campo y seleccione Help para seleccionar la transacción en la pantalla de ayuda. Los tipos de transacciones y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia > Tabla 20. Ejemplo de pantalla de ayuda. - Ingrese el monto de la transacción. DATAPRO BUILDING 15

17 - En el campo D/C, ingrese una D si la transacción es un débito, o una C si la transacción es un crédito. - Oprima el icono al final de la línea para introducir una descripción, la fecha valor y tasa de cambio que apliquen individualmente a la transacción: - Después de ingresar la información pertinente, oprima Enviar. - Ingrese Cantidad de Registros a Añadir. - Oprima Aplicar. Para eliminar una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Borrar Selección. El sistema le pedirá al usuario que confirme la petición de borrar. Para repetir una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Duplicar Selección. Para eliminar un lote de transacciones: - Seleccione las transacciones y oprima Borrar Lote. El sistema le pedirá al usuario que confirme la petición de borrar. Para imprimir una transacción: - Seleccione la transacción y oprima Imprimir. El sistema mostrará un listado de la información a ser impresa. - Seleccione Imprimir en la parte inferior de la pantalla. Para Aceptar cambios realizados a una transacción: DATAPRO BUILDING 16

18 - Seleccione la transacción y oprima Aceptar. El sistema regresará a la pantalla anterior. Para forzar al sistema a aceptar una transacción con error: - Seleccione la transacción y oprima Aceptar. Coloque su cursor sobre >> Opciones y seleccione CAMBIO DE NUMERO para abrir la pantalla Cambio de Numeración de Cheques de Gerencia: - Ingrese el Nuevo Número de Cheque y oprima Enviar. DATAPRO BUILDING 17

19 APROBACION La opción de menú Aprobación del modulo Cheques Oficiales le permite al usuario autorizado aprobar o eliminar Cheques Oficiales creados en el sistema y en espera de aprobación. Para obtener acceso a la opción de menú Aprobación: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En el menú Cheques Oficiales, seleccione Aprobación. Se abrirá la pantalla de seguridad Verificación de Autoridad: - Ingrese su Clave y oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Aprobación de Cheques de Gerencia: DATAPRO BUILDING 18

20 Para aprobar un cheque oficial emitido y en cola aprobación: - Seleccione el cheque y oprima Aprobar. Para eliminar un cheque oficial emitido y en cola aprobación: - Seleccione el cheque y oprima Eliminar. CONSULTA El cheque será eliminado y todo sus registros borrados del sistema. La opción de menú Consulta del modulo Cheques Oficiales del e-ibs le permite al usuario consultar los datos principales de los cheques oficiales emitidos en el sistema. Esta opción de menú no le permite al usuario cambiar la información mostrada ni ingresar ninguna información. Para obtener acceso a la opción de menú Consulta: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En el menú Cheques Oficiales, seleccione Consulta. Se abrirá la pantalla Consulta de Cheques de Gerencia: El usuario puede utilizar uno o más criterio(s) de búsqueda: DATAPRO BUILDING 19

21 - Ingrese el código que identifica el Estado del Cheque, u oprima el icono para seleccionar el status en la pantalla de ayuda. Para obtener un listado amplio de resultados seleccione la opción T Todos los Status. - Ingrese el Numero del Cheque u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda: - Ingrese el número de Referencia del cheque. - Ingrese el nombre del Beneficiario del cheque. - Ingrese el nombre del Remitente del Cheque. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Consulta de Documentos Varios: DATAPRO BUILDING 20

22 Vista parcial de la pantalla. - Seleccione el cheque con su cursor. Se abrirá la pantalla Consulta de Cheques de Gerencia correspondiente a su selección. La siguiente es un ejemplo de la pantalla Consulta de Cheques de Gerencia: DATAPRO BUILDING 21

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24 IMPRESION La opción de menú Impresión del modulo Cheques Oficiales del e-ibs le permite al usuario imprimir cheques oficiales en espera de ser impresos. Adicionalmente, el usuario puede consultar las pantallas de Información Básica y de Contabilidad del cheque a imprimir. Para obtener acceso a la opción de menú Impresión: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En Cheques Oficiales, seleccione Impresión. Se abrirá la pantalla Impresión de Cheques de Gerencia: - Seleccione el cheque que desea imprimir en la lista para abrir la pantalla Impresión de Cheques de Gerencia correspondiente: DATAPRO BUILDING 23

25 Coloque su cursor sobre >> Opciones en la pantalla Impresión de Cheques de Gerencia para ver las áreas de información adicionales disponibles a través de esta pantalla: Información Básica, Emisión Contabilidad, Entradas Contables, e Imprimir. Coloque su cursor sobre >> Opciones y seleccione Imprimir. El sistema presentará un sumario o talón de cheque, el cual puede imprimir oprimiendo el icono de impresora disponible en la barra de herramientas: DATAPRO BUILDING 24

26 REIMPRESION L a opción de menú Reimpresión del modulo Cheques Oficiales e-ibs le permite al usuario re-imprimir un Cheque Oficial en caso de ser necesario. La pantalla principal de esta opción despliega un listado de los cheques disponibles para ser impresos, así como la información contable de la transacción. Para obtener acceso a la opción de menú Reimpresión: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En el menú Cheques Oficiales, seleccione Reimpresión. Se abrirá la pantalla Impresión de Cheques de Gerencia: - Ingrese el código de la Moneda del cheque oficial u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros de Tesorería > Referencias de Monedas. - Ingrese el Numero de Cheque oficial u oprima el icono para seleccionarlo en la pantalla de ayuda. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Impresión de Cheque de Gerencia correspondiente a su selección. DATAPRO BUILDING 25

27 En la pantalla Impresión de Cheque de Gerencia: - Coloque su cursor sobre >> Opciones y seleccione Imprimir. DATAPRO BUILDING 26

28 ORDEN NO PAGO L a opción de menú Orden No Pago del modulo Cheques Oficiales del e-ibs le permite al usuario emitir las instrucciones para suspender el pago de un cheque oficial que ha sido emitido. La pantalla principal de esta opción le ofrece al usuario un listado de los pagos pendientes. Al seleccionar el pago que se desea suspender, la opción provee la información principal del cheque seleccionado. Para obtener acceso a la opción de menú Orden No Pago: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En el menú Cheques Oficiales, seleccione Orden No Pago. Se abrirá la pantalla Emisión de Ordenes de No Pago: - Seleccione el formato de cheque con su cursor para abrir la pantalla Suspensiones de Pagos correspondiente al formato seleccionado: DATAPRO BUILDING 27

29 La pantalla Suspensiones de Pagos ofrece al usuario las siguientes opciones: Crear un nueva orden de no pago, modificar una orden de pago ya existente, y eliminar una orden de pago. Para crear una orden de no pago: - Oprima Nueva. Se abrirá la pantalla Emisión de Ordenes de No Pago: - Ingrese el Número del Cheque oficial. - Ingrese la Fecha del Cheque. DATAPRO BUILDING 28

30 - Ingrese el Importe del Cheque. - Ingrese Comentarios. El campo tiene 35 posiciones. - Seleccione Si o No para determinar si la orden de no pago será eliminada en 180 días. - En el campo Motivo, oprima el icono y seleccione la razón para la orden de no pago. Los motivos para ordenes de no pago y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Códigos de Referencia > Tabla 51 Ordenes No Pago. Ejemplo de pantalla: - Oprima Enviar. Para modificar una orden de no pago: - Seleccione la orden en la lista y oprima Modificar. Se abrirá la pantalla Emisión de Ordenes de No Pago correspondiente: - Realice sus cambios y oprima Enviar. DATAPRO BUILDING 29

31 Para eliminar una orden de no pago: - Seleccione la orden en la lista y oprima Eliminar. El sistema solicitará confirmación del comando: - Oprima Ok. DATAPRO BUILDING 30

32 CANCELACION La opción de menú Cancelación del modulo Cheques Oficiales del e-ibs le permite al usuario cancelar un cheque oficial emitido en el sistema, y colocado en cola de cancelación. Para obtener acceso a la opción de menú Cancelación: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En el menú Cheques Oficiales, seleccione Orden No Pago. Se abrirá la pantalla de búsqueda Cancelación de Cheques Oficiales: - Ingrese el Código de Moneda u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Las monedas y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Tesorería > Referencia de Monedas. - Ingrese el Número de Cheque, u oprima el icono para seleccionar el cheque en la pantalla de ayuda: - Seleccione el cheque con su cursor. Se abrirá la pantalla Cheques Oficiales Cancelación correspondiente. En la pantalla Cheques Oficiales Cancelación: DATAPRO BUILDING 31

33 - Oprima Enviar. Se abrirá la siguiente pantalla Cheques de Gerencia Cancelación solicitando información adicional: - En Cuenta Crédito, ingrese la cuenta que deberá ser acreditada. - Ingrese sus Observaciones. - Oprima Enviar. El sistema cancelará el cheque y ejecutará la contabilidad necesaria. DATAPRO BUILDING 32

34 REVERSION La opción de menú Reversión del modulo Cheques Oficiales del e-ibs le permite al usuario reversar un cheque oficial emitido en el sistema y todas sus transacciones. Al reversar un cheque oficial, el sistema automáticamente efectuará la contabilidad correspondiente: Debitará la cuenta contable de Cheque Oficiales, y acreditará la cuenta contrapartida original de la emisión. Para obtener acceso a la opción de menú Reversión: - En el menú principal del e-ibs, seleccione Cheques Oficiales. - En el menú Cheques Oficiales, seleccione Reversión. Se abrirá la pantalla Reverso de Cheques Oficiales: - Ingrese el Código de Moneda u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. - Ingrese el Número de Cheque u oprima el icono para seleccionar el cheque en la pantalla de ayuda. Ejemplo de pantalla de ayuda. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Reverso de Cheque de Gerencia correspondiente a su selección. DATAPRO BUILDING 33

35 En la pantalla Reverso de Cheques de Gerencia: - Oprima Enviar. El sistema automáticamente realizará la contabilidad correspondiente y le dejará saber si el reverso fue ejecutado exitosamente: DATAPRO BUILDING 34