SIIGO Pyme. Elaboración Factura de Venta de Productos y Servicios. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO Pyme Elaboración Factura de Venta de Productos y Servicios Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué es una Factura de Venta? 3. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Venta? 4. Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Venta? 5. Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta? 6. Qué es un Anticipo de Clientes? 7. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar un Anticipo en la Factura de Venta? 8. Cómo Contabilizar un Anticipo de Clientes en la Factura de Venta de Productos y Servicios?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de elaboración de la Factura de Venta, el cual es un documento contable; en el quedan registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás.

4 ELABORACIÓN FACTURA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS Qué es una Factura de Venta? Una Factura de Venta es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá entregar o remitir al comprador o beneficiario del bien y/o servicio; este documento debe reflejar toda la información de la operación comercial. La Factura sirve para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria; adicional a esto el documento debe cumplir con algunos requisitos legales los cuales se encuentran contemplados por normatividad en el Código de Comercio y el Estatuto Tributario. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Elaborar una Factura de Venta? Para elaborar una Factura de Venta ya sea de Producto o Servicio, en SIIGO se debe siempre conocer en forma clara la siguiente información: El Tipo de Factura a utilizar de las definidas en el programa Ejemplo. F 001 / F 002. Conocer la fecha correspondiente a la elaboración de la factura. Saber o conocer el Nit o C.C del tercero al cual se le va a facturar. Saber qué centro y subcentro de costo afectara la transacción. Determinar el vendedor que realiza la transacción. Identificar el producto, servicio o cuenta a afectar. Confirmar con el tercero la forma de pago. Si la forma de pago es crédito, determinar la fecha o fechas de vencimiento de la Factura y el valor a pagar en cada vencimiento. En SIIGO se utiliza el Documento Tipo F como Factura de Venta, este documento se debe parametrizar por el Modulo de Contabilidad Parámetros de Documentos Definición de Documentos Cuál es la Ruta para Elaborar Facturas de Venta? La ruta para elaborar Facturas de Venta es: Documentos Factura de Venta

5 Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Elaborar una Factura de Venta? Al momento de elaborar una Factura de Venta el sistema habilita la siguiente pantalla en la cual se debe seleccionar el Tipo de Factura a elaborar:

6 1. FACTURA DE VENTA CRUZA CON COTIZACIÓN Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Venta se seleccionó el campo cruza con cotización. En esta pantalla se debe indicar cuál es la cotización que cruzara con la Factura de Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo V (Cotizaciones) que no han sido cruzadas. Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro para realizar la búsqueda a nivel de terceros (clientes).

7 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Factura de Venta todos los datos digitados en la cotización, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la cotización. 2. FACTURA DE VENTA CRUZA CON ORDEN DE PEDIDO Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Venta se seleccionó el campo cruza con pedido.

8 En esta pantalla se debe indicar cuál es la orden de pedido que cruzara con la Factura de Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo Z (Ordenes de Pedido) que no han sido cruzados. Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro para realizar la búsqueda a nivel de terceros (clientes). Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Factura de Venta todos los datos digitados en la orden de pedido, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la orden de pedido.

9 3. FACTURA DE VENTA CRUZA CON NOTA DE REMISIÓN Comprobante: Esta ventana se habilita si en la definición del documento Factura de Venta se seleccionó el campo cruza con remisión. En esta pantalla se debe indicar cuál es la nota de remisión que cruzara con la Factura de Venta; en caso no se conocer el Tipo y Numero del documento pendiente por cruzar, con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro todos los documentos Tipo S (nota de remisión) que no han sido cruzados. Con el icono el sistema traerá en un nuevo recuadro para realizar la búsqueda a nivel de terceros (clientes).

10 Al seleccionar el documento cruce y continuar con enter el sistema trae en la Factura de Venta todos los datos digitados en la nota de remisión, tanto de encabezado como de transacciones. Estos datos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades del usuario. Se puede realizar un cruce TOTAL o PARCIAL de los datos consignados en la nota de remisión. 4. FACTURA DE VENTA SIN CRUCE DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO: Fecha: Se debe digitar la fecha correspondiente a la elaboración del documento. El sistema toma la fecha con la que se ingresó al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.

11 Nit: Si el tercero ya está creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica). El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono creación del tercero el cual permite realizar la Sucursal: Este campo se habilita solo si el tercero en la creación se definió que maneja sucursales. Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, de igual forma estos datos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono centro y subcentro de costos el cual permite realizar la creación del

12 Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Vendedor: En este documento el sistema solicita el vendedor de manera informativo, para ello es posible realizar la búsqueda o crear el código del nuevo vendedor al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el vendedor directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación

13 Datos Adicionales del Cliente: (Dirección Ciudad - Teléfono), el sistema trae automáticamente estos datos de la información digitada en la creación del tercero. Cupo: Este corresponde al cupo de crédito asignado en la creación del catálogo de terceros. Disponible: Es la diferencia entre el cupo de crédito asignado menos el Saldo pendiente en cartera. Mora: Solo muestra valores si se encuentran facturas vencidas y pendientes de pago. Saldo: Es el valor que el cliente debe a la fecha en cartera (toma las facturas vencidas y por vencer). Los campos Cupo, Disponible, Mora y Saldo el sistema trae la información de manera automática y dependiendo de la parametrización realizada en el catálogo de terceros. DATOS DE TRANSACCIONES a. Facturación por Producto o Servicio: El proceso de facturación para productos o servicios cuando se tiene el módulo de Inventarios es el mismo; el sistema lee esta marcación de la creación de Líneas y Grupos (Tablas de Inventarios).

14 Se deben asignar cuentas contables diferentes para las líneas de Producto, Servicio y Consumo. Cuando se marca una Línea como Servicio esta no controla saldos de inventario. Cuando se marca una Línea como Consumo este producto como su nombre lo indica es para consumo propio de la compañía y no permite venderlo. Facturación por Servicio: Teniendo el Modulo de Inventarios, pero el servicio NO está creado en una Línea de Inventarios (Tabla de Inventarios), por esta razón la facturación se debe hacer por cuenta contable. Se debe tener en cuenta que en este caso la cuenta contable no debe estar marcada como Ventas.

15 Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Producto: Se debe digitar el producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica), y al activar estas opciones se encuentran diferentes formas de realizar la búsqueda. Con la tecla de función F7 o la opción de Conmutar el sistema permite cambiar la búsqueda por Producto, Referencia de Fabrica, Cuenta Contable o Código de Barras.

16 Centro de costo: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el encabezado del documento, de igual forma estos pueden ser modificados digitando, realizando la búsqueda o creando el código del centro y subcentro de costos (este último si el centro de costos lo maneja) al cual se desea asociar la contabilización del documento. El sistema permite crear el centro de costos directamente en la elaboración del documento solamente digitando el código o al momento de realizar la búsqueda se habilita el icono el cual permite realizar la creación del centro y subcentro de costos Bodega - Ubicación: El sistema inicialmente trae estos datos de los digitados en el registro de control como principales, pero pueden ser modificados o crear una nueva bodega, para ello al momento de realizar la búsqueda con la tecla de Función F2 o con los binoculares se habilita el icono de creación

17 Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso y permite modificarlo para la impresión. Saldo: Corresponde al saldo en cantidades que el producto tienen en la bodega seleccionada, el sistema trae automáticamente esta cifra. Este saldo se actualiza teniendo en cuenta las entradas y salidas de productos del inventario por cada una de las bodegas. Cantidad: Se debe digitar el número de unidades a facturar.

18 En caso de en el registro de control haber seleccionado el campo Maneja segunda cantidad (Para Empresas Avícolas) Después de haber incluido la cantidad1, Se habilitaran la ventana en la elaboración de la factura para incluir la cantidad 2. Cantidad 2: Se debe digitar él número de unidades a facturar. Saldo: El sistema por defecto mostrará el saldo de la cantidad 2. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente; en caso de manejar varias listas de precios y el tercero tener asociada la lista de precios 13 se habilita la siguiente ventana para seleccionar el valor correspondiente.

19 Los valores de las listas de precios también se habilitan con el icono que se habilita en la parte superior de la ventana de transacciones. % Descuento: Se debe incluir el porcentaje de descuento para el producto seleccionado, esto depende si en la Definición del documento se marcó la casilla Desc. por producto. Valor total: El sistema realiza automáticamente el cálculo del valor total del producto. Cantidad * Valor Unitario = Valor Total Q * $ = $ 10 * =

20 DATOS DE DESCUENTOS Y CARGOS a. Descuentos: La tercera casilla de DESCUENTOS se utiliza para el cálculo de retención en la fuente, si la cuenta contable asignada en la definición del documento está marcada como retención el sistema trae en forma automática el porcentaje de retención. Porc. Descuento: Permite asignar porcentajes de descuento en las tres primeras filas. Valor del descuento: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del descuento o cambiar el asignado por sistema Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en los recuadros de Descuentos.

21 b. Cargos: La tercera casilla de CARGOS se utiliza para el cálculo del IVA, si el producto es gravado y en su creación se asignó porcentaje de IVA, el sistema trae en forma automática el porcentaje. Porc. Cargos: Permite asignar porcentajes para los cargos en las tres últimas filas. Valor del Cargo: Al momento de digitar un porcentaje el sistema realiza el cálculo y trae en forma automática el valor correspondiente; de igual forma se puede digitar solo el valor del cargo o cambiar el asignado por sistema. Los campos anteriores solo se habilitaran si en la definición del documento se asignaron cuentas contables en el recuadro de Cargos. CUANDO SE TERMINEN DE INGRESAR TODOS LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS QUE SE VAN A FACTURAR SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA siguiente ventana:. El programa presentara la Cargos y/o Descuentos totales: El sistema mostrará los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con Enter.

22 En los cargos totales el porcentaje de IVA siempre estará en cero y la razón es que si se incluyeron productos y/o servicios a varias tarifas de IVA, el sistema no hace promedios de porcentajes de IVA, pero el valor del IVA si es la sumatorio de los valores de cada ítem del documento. FORMAS DE PAGO O VENCIMIENTOS Secuencia: El sistema lo actualiza automáticamente y corresponde a cada ítem o producto registrado. Forma de Pago: El sistema trae por defecto el digito asociado en al catálogo del tercero en el campo forma de pago pero esta información puede ser modificada. Con el ícono o con las teclas de función F2 y F3 permite realizar la consulta o la creación de una nueva forma de pago con el icono

23 Tipo: Corresponde al Tipo de Documento que se está elaborando (Ejemplo. F 001 / F 002). Numero: Consecutivo interno que lleva el sistema y no debe ser modificado. Los campos Tipo y Numero el sistema trae la información de manera automática y son editables, pero NO debe ser modificada su información porque esto altera la información en los Informes del Módulo de Cartera y cruces de información. Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento(s) o cuota(s) en caso de ser cancelada a crédito. Fecha de Vencimiento: El sistema calcula en forma automática esta fecha de acuerdo al número de días asignado en el catálogo de terceros en el campo periodo de pago, de igual forma el sistema permite cambiar esta fecha. Valor: El sistema trae por defecto el valor total a pagar de la factura. En caso que la factura sea pagada en cuotas, en este campo se debe colocar el valor a pagar en el primer vencimiento.

24 Por último el sistema pregunta sí el documento está correcto. El sistema traerá automáticamente el número de la Factura de Venta si en la parametrización del documento se definió el campo, en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de consecutivo del documento. En caso de haber enviado el documento a impresión el sistema habilita un recuadro para ingresar un mensaje fijo de este documento. Cada vez que se reimprima el documento será necesario volver a digitar esta información.

25 De igual forma también se habilitan campos para ingresar comentarios adicionales, los cuales son opcionales y se reflejan en la impresión del documento. Cada vez que se reimprima el documento el sistema mantiene las observaciones digitadas en estos campos. C Por último el programa permite imprimir el documento Original y las copias que se parametrizaron en la Definición del Documento. El documento puede ser enviado a vista preliminar, impresora o Excel, este último siempre y cuando se elabore el template de documentos.

26 Cuando al elaborar una Factura de Venta de Producto o Servicio (F) el programa cruza con algún otro documento como Cotización ( V ) u Orden de Pedido (Z), se debe tener en cuenta que en su definición todos deben tener creados los mismos números de CARGOS Y DESCUENTOS. Qué es un Anticipo de Clientes? Un anticipo de Clientes es un valor que se recibe antes de haber hecho entrega de un producto o prestación de un servicio, se entiende que este valor se debe registrar inicialmente en un documento Recibo de Caja (R) y luego el programa permite que se pueda descargar en la elaboración de la Factura de Venta. Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta al Momento de Cruzar un Anticipo en la Factura de Venta? Para causar un anticipo en la factura de venta se debe tener en cuenta: Crear la cuenta contable y detallarla por Cobrar. Amarrar esta cuenta contable a una forma de pago llamada Anticipo Clientes. Al momento de recibir el anticipo causar este ingreso en un Documento Tipo R Recibo de Caja con una contabilización Tipo O.

27 Cómo Contabilizar un Anticipo de Clientes en la Factura de Venta de Productos y Servicios? Para cruzar el anticipo de cliente en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la factura como se explicó anteriormente. a. Se deben ingresar los Datos Generales o de Encabezado, Campos Transaccionales, Descuentos, Cargos, Cargos y/o Descuentos, se ubica en la opción de Vencimientos o Formas de Pago: b. Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes, la cual debe estar amarrada a la cuenta c. Después de escoger la forma de pago con la tecla de función F9 o el icono el sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo.

28 d. Se debe seleccionar el recibo de caja con el cual se contabilizo el anticipo recibido de ese cliente. e. En fecha de vencimiento el sistema trae la fecha en la cual se grabó el anticipo en el recibo de caja y en valor el sistema inicialmente trae el monto total por el cual se está causando la factura

29 f. Al pasar con enter el sistema actualiza el valor reflejando el registrado en el anticipo g. Se debe continuar con enter para que el sistema habilite nuevamente la ventana de vencimientos y poder indicar al programa la forma de pago para cancelar el total de la factura. h. En la impresión de la factura se discriminan las formas de pago utilizadas al contabilizar la factura.