Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado

Transcripción

1 1 Girar instrucciones a la 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 Unidad PCCI, para que realice un diagnóstico del estado en que se encuentra la implementación del modelo SCI; gestión que incluye emitir informe y el grado de madurez de modelo. 2 Emitir directriz a los titulares 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 subordinados sobre la obligatoriedad de cumplir con el Control Interno, posicionando dicho tema como un aspecto estratégico y prioritario para los intereses del SFE. 3 Girar instrucción a la Unidad 20 días jue 01/03/12 mié 28/03/12 de PCCI para que elabore una estrategia de divulgación del modelo de Control Interno institucional. Cronograma de Implementación del externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 1 MAG

2 4 Girar instrucciones al Centro 20 días jue 01/03/12 mié 28/03/12 de Información y Notificación (CIN) para que presente una metodología de verificación de la información sobre el SCI alojada en el sitio web del SFE. Cronograma de Implementación del 5 Instruir a la Unidad de PCCI para que elabore un mecanismo de seguimiento a los avances del SCI. 6 Autorizar la metodología para la aprobación de los procedimientos del sistema de gestión de calidad del SFE. 7 Por acuerdo de Comisión de Control Interno, cada titular subordinado reafirmo su compromiso de cumplir con las disposiciones de la Ley No días jue 01/03/12 mié 28/03/12 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 2 MAG

3 8 Emitir oficio dirigido a los 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 titulares subordinados sobre la obligatoriedad que existe de implementar las recomendaciones y disposiciones emitidas por la auditoría interna, CGR y otros entes fiscalizadores. 9 Aprobar la herramienta 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 relativa a la autoevaluación del SGC basado en el modelo EFQM1. 10 Oficializar el código de ética 20 días vie 01/06/12 jue 28/06/12 establecido por el MAG. 11 Revisar los valores 43 días mié 01/02/12 vie 30/03/12 institucionales establecidos en el Plan Estratégico del SFE. 12 Aplicar los indicadores 20 días mié 01/08/12 mar 28/08/12 definidos por la Comisión de Valores del MAG, que permitan medir la cultura ética institucional del SFE. Cronograma de Implementación del Dirección PCCI externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 3 MAG

4 13 Girar instrucciones a la 20 días jue 01/03/12 mié 28/03/12 Unidad de PCCI, para que prepare un estrategia de revisión periódica de la normativa interna que regula el tema de la ética. 14 Girar instrucciones a la 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 Contraloría de Servicios para que elabore los procedimientos para la atención de eventuales conductas fraudulentas y atención de quejas y denuncias. Cronograma de Implementación del 15 Girar instrucciones a la Unidad de Recursos Humanos para que prepare un cronograma de actividades relativo al traslado de funciones en materia de Recurso Humano del MAG al SFE2. 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 4 MAG

5 16 La Unidad de Recursos 20 días mié 01/08/12 mar 28/08/12 Humanos, deberá elaborar y remitir a la Dirección para la aprobación, de un Plan de capacitación institucional (que incluye lo correspondiente al SCI y el SGC). Cronograma de Implementación del Unidad de Recursos Humanos 17 Oficializar las áreas funcionales así como la asignación de responsabilidades; considerando la estructura organizativa contenida en el Decreto Ejecutivo N MAG. 18 Solicitar un informe de avance en materia de bienes y servicios relativo al traslado de funciones del MAG al SFE. 19 Emitir directriz para la delegación de funciones no establecidas en el decreto, segregación de funciones incompatibles y traslados de las mismas. 20 días jue 01/03/12 mié 28/03/12 20 días jue 01/03/12 mié 28/03/12 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 5 MAG

6 20 Definir por cada 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 departamento el enlace con la Unidad de PCCI para la coordinación del diseño de procedimientos. 21 Impartir un taller sobre 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 identificación de procesos y elaboración de procedimientos dirigido a los responsables por departamento. Cronograma de Implementación del 22 Girar instrucciones a los jefes de Departamento, para que elaboren un cronograma para que desarrollen, documenten e implementen los procesos y procedimientos de las instancias técnicas, así como del área administrativa del SFE. 20 días jue 01/03/12 mié 28/03/12 externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 6 MAG

7 23 Ajustar la documentación de 20 días lun 02/04/12 vie 27/04/12 los procesos y procedimientos que se encuentran aprobados o en proceso de aprobación a la nueva estructura organizativa. Cronograma de Implementación del 24 Revisión y ajuste de la valoración de riesgo para los procesos sustantivos. 25 Elaboración de términos de referencia para contratación de consultor especialista en riesgos. 26 Contratación de consultor en valoración de riesgos. 27 Acompañamiento y evaluación de resultados a la contratación en valoración de riesgos. 28 Coordinación con la unidad de CI del MAG, para poder ajustar y utilizar la herramienta informática de Valoración de Riesgos, desarrollada por el Ministerio. 20 días lun 02/04/12 Dirección,Jefes vie 27/04/12 de Dept 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 20 días lun 02/04/12 vie 27/04/12 65 días mié 02/05/12 mar 31/07/12 20 días lun 02/04/12 vie 27/04/12 PCCI externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 7 MAG

8 Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin 29 Documentar, aprobar y 20 días mié 01/08/12 mar 28/08/12 divulgar, la valoración de riesgos de los procesos de apoyo. 30 Elaboración del informe de 20 días lun 01/10/12 vie 26/10/12 resultados de la Valoración del Riesgo, para los procesos del SFE. 31 Elaborar y divulgar el plan de 20 días mié 01/02/12 mar 28/02/12 trabajo 2012, de la Unidad de Planificación Gestión de la Calidad y Control Interno. 32 Incorporación de los planes 20 días lun 03/09/12 vie 28/09/12 de mejora a la planificación del SFE. 33 Ajuste del Plan estratégico 60 días lun 02/01/12 vie 23/03/ Realizar el inventario de las 20 días sáb 01/12/12 jue 27/12/12 actividades de control establecidas por el SFE; las cuales forman parte integral de los diferentes procesos sustantivos y de apoyo (contemplar las actividades que no están documentadas en forma oficial). Cronograma de Implementación del PCCI PCCI PC externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 8 MAG

9 35 Giras instrucciones a los jefes 20 días mar 01/05/12 lun 28/05/12PCCI de Departamento para que en la elaboración de los PAO s, POI, contemplen la planeación estratégica institucional, las acciones de los planes de mejora, así como las acciones de control interno. Cronograma de Implementación del 36 Realizar auditorías del Sistema de Calidad para verificar la aplicabilidad de los procedimientos aprobados. 37 Realizar auditorías del Sistema de Calidad para verificar la aplicabilidad de los procedimientos aprobados Realizar auditorías del Sistema de Calidad para verificar la aplicabilidad de los procedimientos aprobados días jue 15/03/12 mié 12/12/12 20 días jue 15/03/12 mié 11/04/12 20 días jue 19/07/12 mié 15/08/12 externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 9 MAG

10 39 Realizar auditorías del 20 días jue 15/11/12 mié 12/12/12 Sistema de Calidad para verificar la aplicabilidad de los procedimientos aprobados Elaborar un plan de 20 días lun 02/04/12 vie 27/04/12 divulgación para control interno, calidad y planificación. Cronograma de Implementación del 41 Realizar el inventario de los sistemas de información implementados y en desarrollo; gestión que debe vincular los mismos en el respectivo proceso e indicar si corresponde a un proceso manual, automatizado o una mezcla de ambas. 42 Realizar un diagnostico sobre los sistemas automatizados implementados, de forma tal que se determine si los mismos son suficientemente flexibles para ajustarlos a las necesidades de la organización. 20 días mar 01/05/12 lun 28/05/12Unidad de TI 20 días vie 01/06/12 jue 28/06/12 Unidad de TI externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 10 MAG

11 43 Diagnosticar si los sistemas 20 días lun 02/07/12 vie 27/07/12 automatizados implementados están integrados; caso contrario determinar cuáles de ellos deberían operar en forma integrada. Cronograma de Implementación del Unidad de TI 44 Implementar las necesidades de sistemas de información (considerando los resultados de los diagnósticos realizados por la unidad). 20 días lun 01/10/12 vie 26/10/12 Sub 45 Dar seguimiento a la implementación de la normativa TI (dicha gestión debe considerar la emisión de los informes respectivos). 46 Implementar el sistema de información que permita controlar el cumplimiento de las recomendaciones y disposiciones de la auditoría interna, CGR y otros entes fiscalizadores (dos etapas: plan piloto y resto de la organización). 20 días lun 03/12/12 vie 28/12/12 20 días lun 02/07/12 vie 27/07/12 PCCI externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 11 MAG

12 Cronograma de Implementación del Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin 47 Diseño de la metodología de 20 días lun 01/10/12 vie 26/10/12 seguimiento del SCI. (Incluye la autoevaluación al SCI). 48 Aprobación de la 20 días jue 01/11/12 mié 28/11/12 metodología de seguimiento del SCI. 49 Emitir lineamiento para la 20 días lun 03/12/12 vie 28/12/12 implementación de metodología de seguimiento del SCI. 50 Realizar la autoevaluación del 20 días mié 02/05/12 mar 29/05/12Jefes de Dept y Unidades SGC basado en el modelo EFQM (incluye la emisión del plan de mejora). 51 Realizar la autoevaluación del 20 días lun 03/12/12 vie 28/12/12 SCI (incluye la emisión del plan de mejora). 52 Seguimiento a los PAO s y POI 195 días jue 15/03/12 mié 12/12/12 (incluye el análisis de los resultados obtenidos y la emisión de los informes respectivos). 53 Seguimiento a los PAO s y POI 20 días (incluye jue el análisis 15/03/12 de mié los resultados 11/04/12 obtenidos y la emisión de los informes respectivos) Seguimiento a los PAO s y POI 20 días (incluye jue el análisis 19/07/12 de mié los resultados 15/08/12 obtenidos y la emisión de los informes respectivos) Seguimiento a los PAO s y POI 20 días (incluye jue el análisis 15/11/12 de mié los resultados 12/12/12 obtenidos y la emisión de los informes respectivos). 3 Dir externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 12 MAG

13 Id Nombre de tarea Duración Comienzo Fin 56 Seguimiento a los hallazgos 20 días lun 01/10/12 vie 26/10/12 de las Auditorías al SGC. 57 Seguimiento a las 195 días jue 15/03/12 mié 12/12/12 recomendaciones de los informes de la AI del SFE. 58 Seguimiento a las recomendaciones 20 días de jue los 15/03/12 informes mié de la 11/04/12 AI del SFE Seguimiento a las recomendaciones 20 días de jue los 17/05/12 informes mié de la 13/06/12 AI del SFE Seguimiento a las recomendaciones 20 días de jue los 19/07/12 informes mié de la 15/08/12 AI del SFE Seguimiento a las recomendaciones 20 días de jue los 20/09/12 informes mié de la 17/10/12 AI del SFE Seguimiento a las recomendaciones 20 días de jue los 15/11/12 informes mié de la 12/12/12 AI del SFE Seguimiento a la 20 días lun 03/12/12 vie 28/12/12 implementación de las sugerencias contenidas en el informe relativo al diagnóstico efectuado sobre el estado actual en que se encuentra la implementación del modelo del SCI. 64 Seguimiento al cumplimiento 20 días vie 01/06/12 jue 28/06/12 de los acuerdos adoptados por la Comisión de CI del SFE aprobados por la Dirección. Cronograma de Implementación del PCCI PCC externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 13 MAG

14 65 Seguimiento a los planes de 20 días lun 03/12/12 vie 28/12/12 mejora que se aprobaron como resultado de la valoración del riesgo y las respectivas autoevaluaciones. Cronograma de Implementación del 66 Seguimiento al plan de divulgación en materia de Control Interno, SGC y Planificación. 67 Dar seguimiento a la implementación de la conformación del Archivo Institucional (dicha gestión debe considerar la emisión de los informes respectivos). 68 Emitir una directriz respecto a la contratación de auditorías externas; gestión que deberá llevar implícita la identificación de los procesos que en forma periódica serán sujetos a este tipo auditorías. 20 días lun 01/10/12 vie 26/10/12 15 días lun 03/12/12 vie 21/12/12 20 días lun 02/07/12 vie 27/07/12 Dirección Sub externo inactivo inactivo del proyecto manual s externas SFE Página 14 MAG