Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Director Financiero. Dirección Financiera

Transcripción

1 Nombre del Puesto Jefe Departamento de Presupuesto IDENTIFICACIÓN Nombre / Título del Puesto: Puesto Superior Inmediato: Dirección / Gerencia Departamento: Jefe Departamento de Presupuesto Director Financiero Dirección Financiera Departamento de Presupuesto Puestos que supervisa: Coordinador Área Técnica de Presupuesto, Técnico Administrativo Financiero, Asistente Administrativo Fecha: 28 de febrero de 2012 MISIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar la gestión del Departamento de Presupuesto, relacionada con el proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del presupuesto institucional, cumplimiento de las metas del Plan de Trabajo, implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad, así como otros aspectos vinculados en la gestión, de acuerdo a la normativa legal y técnica vigente, con el fin de lograr una eficiente gestión presupuestaria, proveer información que sirva para la toma de decisiones y coadyuvar al logro de los objetivos estratégicos institucionales. FUNCIONES / ACTIVIDADES BÁSICAS 1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar el proceso de elaboración del proyecto de presupuesto institucional, de cada ejercicio financiero fiscal, debiendo ejercer una coordinación directa con todas las unidades e instituciones involucradas y verificar que los registros de carácter presupuestario se efectúen en forma oportuna, con la finalidad de enviarlo a la Dirección General del Presupuesto en los plazos establecidos. 2. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar, verificar y validar el proceso de elaboración de la programación de la ejecución presupuestaria (PEP), debiendo ejercer una coordinación directa con todas las unidades e instituciones involucradas, distribuyendo los créditos presupuestarios autorizados en la Ley de Presupuesto, en el mes en que se estima adquirir el compromiso, con la finalidad de remitir dicha programación a la Dirección General del Presupuesto en los plazos establecidos, debiendo efectuar seguimiento a la aprobación de la misma. 3. Revisar, analizar, verificar y dar visto bueno a respuesta a las solicitudes de certificación de disponibilidad presupuestaria, con el propósito de atender los requerimientos del Departamento de Adquisiciones y Contrataciones Institucional. 4. Ejercer el control financiero y administrativo, previo y concurrente de la documentación e información recibida relacionada con la ejecución del presupuesto institucional, con el propósito de que los registros de carácter presupuestario sean aplicados en las partidas de gastos y objetos específicos respectivos. 5. Revisar, analizar y verificar que la documentación de respaldo correspondiente a descompromisos presupuestarios esté de conformidad a la normativa técnica y legal vigente, con la finalidad que se realicen los registros aplicables en los compromisos presupuestarios, partidas de gastos y objetos específicos respectivos. Elaborado por: Dirección Financiera 1

2 6. Coordinar y supervisar el seguimiento de la ejecución de los compromisos presupuestarios del ejercicio financiero fiscal vigente y realizar las gestiones pertinentes con el propósito que los mismos se liquiden oportunamente. 7. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y verificar el proceso de análisis de la disponibilidad de la programación de la ejecución presupuestaria y las necesidades presupuestarias de la institución, así como proponer, revisar, validar y efectuar seguimiento a las modificaciones presupuestarias y autorizar las que son de aprobación interna, con el fin de armonizar las disponibilidades presupuestarias con las necesidades determinadas en el análisis realizado y efectuar las gestiones pertinentes de manera oportuna. 8. Elaborar, proponer, verificar y validar los proforma de Decretos Legislativos o Acuerdos Ejecutivos, cuando las modificaciones presupuestarias a realizar así lo requieran con la finalidad de efectuar las gestiones pertinentes de manera oportuna. 9. Coordinar la elaboración, revisar y analizar los informes sobre el seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria de las partidas de gasto e inversión del presupuesto institucional, con el fin de velar porque los datos reflejados sean reales, exactos e íntegros y presentar los informes respectivos en forma correcta, definitiva y oportuna. 10. Planificar, organizar, coordinar y efectuar, en forma oportuna, con el personal del Departamento y con las unidades internas e instituciones con las que existe un vínculo de trabajo, según sea pertinente, la realización de reuniones periódicas, con el fin de tratar asuntos relacionados con el presupuesto institucional y demás actividades que se desarrollan en el Departamento de Presupuesto. 11. Elaborar informes y opiniones técnicas y gerenciales, relacionadas con las etapas del ciclo presupuestario, como orientar y supervisar al personal bajo su cargo en la elaboración de dichos documentos, para efectos de contribuir al análisis y toma de decisiones de las instancias competentes. 12. Coordinar y supervisar las actividades que se llevan a cabo en las diferentes áreas que conforman el Departamento, con la finalidad de definir estrategias de trabajo para contribuir a la mejora continua y obtener resultados esperados de la gestión que se realiza. 13. Participar en la elaboración del plan anual de trabajo de la Dirección Financiera, cumplir con las metas establecidas en dicho plan, verificar el cumplimiento de las mismas por parte del personal del Departamento de Presupuesto y emprender en forma oportuna las acciones correctivas pertinentes, con la finalidad de contribuir al logro de los objetivos estratégicos institucionales. 14. Impulsar la actualización y desarrollo del recurso humano, mediante la identificación de las necesidades de capacitación del personal bajo su responsabilidad, elaborar plan de capacitación que proporcione las competencias y conocimientos técnicos necesarios y remitir el mismo a la instancia correspondiente de manera oportuna, con el propósito de elevar el nivel de eficiencia y eficacia en el desempeño de las labores. 15. Ejecutar mecanismos de rotación interna de personal de manera sistemática, de conformidad a las necesidades existentes en cada uno de los puestos o por estrategia de trabajo, con la finalidad de constituir un mecanismo de capacitación para cubrir necesidades de cada recurso humano y coadyuvar al logro de los objetivos. 16. Atender, documentar y justificar en forma plena, oportuna y con base a criterios legales y técnicos los requerimientos de información y/o explicaciones, las no conformidades, observaciones y comentarios generales del período vigente examinado y las de períodos anteriores que se reflejan en los informes de entes contralores internos o externos y presentar en forma correcta, oportuna y definitiva los informes y documentación de respaldo requerida, y velar para que en lo sucesivo no se susciten nuevamente los hallazgos determinados, con el propósitos de promover la mejora continua y evitar observaciones futuras. 17. Fomentar, propiciar y velar por el desarrollo de una comunicación y coordinación permanente y efectiva con los Departamentos o áreas de trabajo con las cuales existe un vínculo laboral y con el personal subalterno; fomentar la mística de trabajo en equipo para mejorar el proceso administrativo financiero. 18. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en los documentos de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Seguridad de la Información; así como lo establecido en las normas éticas para la función pública, con el fin de fomentar una cultura de calidad en los servicios prestados, preservar las características de seguridad de la información y transparencia en el actuar de los empleados. Elaborado por: Dirección Financiera 2

3 19. Proponer y desarrollar mejoras en los perfiles y procesos de trabajo y fomentar la participación de los empleados en las propuestas de mejoras, con el objetivo de promover una filosofía dinámica, transparente, responsable, abierta a las innovaciones y a la mejora continua en la gestión técnica administrativa financiera que se realiza. 20. Efectuar análisis razonado y sustentado, elaborar y remitir a la Dirección Financiera, en su oportunidad, informe técnico sobre aspectos o variables relacionadas con la gestión del personal bajo su responsabilidad, con la finalidad de realizar las acciones administrativas o disciplinarias en materia de recurso humano pertinentes. 21. Marcar y custodiar la información confidencial o sensible que le ha sido confiada en cuanto al manejo y divulgación de la misma, así como reportar inmediatamente los incidentes de seguridad a su jefe inmediato 22. Cumplir y hacer cumplir el sistema de control interno establecido para las operaciones financieras, efectuar la autoevaluación respectiva, analizar los resultados, ejecutar las acciones correctivas pertinentes y elaborar el informe técnico correspondiente, con el propósito de contribuir al fortalecimiento del sistema de control interno institucional. 23. Velar porque se archive en orden cronológico la información y documentación relacionada con los registros de carácter presupuestario efectuados, y demás información vinculada con las demás actividades técnico administrativas financieras, a fin de garantizar el resguardo y disponibilidad de la misma. 24. Desarrollar y cumplir con otras funciones que sean asignadas por la Jefatura inmediata. ESTRUCTURA DEL PUESTO Título del Puesto Coordinador Área Técnica de Presupuesto Técnico Administrativo Financiero Asistente Administrativo Función Básica Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y verificar las actividades relacionadas con el proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del presupuesto institucional, con el fin de lograr una eficiente gestión presupuestaria. Coordinar actividades orientadas al cumplimiento de las metas y objetivos, a la implementación y mantenimiento de los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Seguridad de la Información y participar en la elaboración del plan de trabajo, atender y dar seguimiento a observaciones de los entes contralores, así como otras actividades que se requieran en apoyo al proceso técnico administrativo- financiero, con la finalidad de contribuir al cumplimiento de los objetivos y metas. Desarrollar tareas secretariales y de apoyo logístico, así como otras actividades que se requieran por parte del Jefe inmediato y demás personal del Departamento de Presupuesto, con el fin de apoyar el proceso técnico administrativo financiero. CONTEXTO DEL PUESTO DE TRABAJO Resultados Principales 1. Proyecto de Presupuesto Institucional 2. Programación de la Ejecución Presupuestaria 3. Modificaciones Presupuestarias 4. Informe de seguimiento y evaluación de la ejecución presupuestaria 5. Informes técnicos, ejecutivos y gerenciales 6. Plan de Trabajo 7. Cumplimiento de objetivos y metas Elaborado por: Dirección Financiera 3

4 8. Atender los aspectos reflejados en los informes de entes contralores 9. Perfiles y procedimientos de trabajo actualizados 10. Gestiones administrativas y disciplinarias referentes al personal 11. Planes de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Seguridad de la Información 12. Continuidad a la implementación y mantenimiento de los Sistemas de Gestión de la Calidad y Seguridad de la Información 13. Informe de autoevaluación del Sistema de Control Interno 14. Lineamientos de trabajo al personal 15. Asesoría a las Unidades ejecutoras 16. Reuniones de Trabajo con personal y unidades e instituciones con las que existe un vínculo de trabajo Marco de Referencia para la Actuación Marco Normativo Constitución de la República Ley de la Corte de Cuentas de la República y su Reglamento Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado y su Reglamento Código Tributario y su Reglamento de Aplicación Ley de Impuesto sobre la Renta y su Reglamento Ley de Impuesto de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios y su Reglamento Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento Ley de Servicio Civil Ley de Ética Gubernamental Código de Comercio Código de Trabajo Reglamento de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República Disposiciones Generales del Presupuesto Acuerdo Nº 793 Funcionamiento de la Dirección General de Administración y Dirección Financiera Disposiciones normativas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información del Ministerio de Hacienda Disposiciones normativas del Sistema de Gestión de la Calidad del Manual Técnico del SAFI Manual de Procesos para la Ejecución Presupuestaria Manual de Clasificación para las Transacciones Financieras del Sector Público Manual de Organización para las Unidades Financieras Manual de Políticas de Control Interno del Instructivos, Reglamentos y circulares emitidos por la DINAFI Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad) Otras disposiciones normativas relacionadas con la Gestión Financiera del Sector Público Personal que controla los resultados del puesto: Director Financiero PERFIL DE CONTRATACIÓN Formación Básica Grado Universitario Especialidad: Egresado o graduado de Ciencias Económicas o carreras afines. Por el nivel de conocimiento técnico y responsabilidad que requiere el puesto. Elaborado por: Dirección Financiera 4

5 Conocimientos Específicos 1. Conocimientos amplios sobre presupuestos de instituciones públicas (etapas que comprende el ciclo presupuestario). 2. Conocimiento de la normativa relacionada con la gestión financiera del sector público 3. Conocimiento sobre el marco lógico del Sistema de Administración Financiera Integrado (Presupuesto, Tesorería y Contabilidad) 4. Manejo de la aplicación informática SAFI y paquetes utilitarios 5. Habilidades sobre manejo de personal y técnicas gerenciales 6. Conocimientos básicos de leyes laborales, financieras, mercantiles y tributarias Experiencia Previa Coordinador Presupuestario en el Sector Público o puesto similar en el Sector Privado. Coordinador Financiero o Contable en el Sector Público o puesto similar en el Sector Privado. De 1 a 2 años De 2 a 4 años OTROS ASPECTOS Capacidad de planificación y organización Capacidad para la toma de decisiones Capacidad y disposición de trabajar bajo objetivos y metas Capacidad para manejar conflictos Capacidad para motivar al personal Creatividad, iniciativa y capacidad de investigación Habilidad numérica Capacidad de análisis y síntesis Facilidad de expresión verbal y escrita Habilidad para seguir instrucciones Capacidad para trabajar en equipo Buenas relaciones interpersonales Espíritu de servicio Principios y valores éticos Elaborado por: Dirección Financiera 5