PROCESO: GESTION INFORMÁTICA PROCEDIMIENTO: GESTION DE CONFIGURACIONES

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1 PROCESO: GESTION INFORMÁTICA PROCEDIMIENTO: GESTION DE CONFIGURACIONES Objetivo del Procedimiento: Identificar y definir los componentes de configuración de los sistemas del SENA, registrando e informando del estado de dichos componentes y de las solicitudes de cambio, verificando si están completos y son correctos, descompone la infraestructura TIC del SENA en unidades lógicas llamadas ITEMS DE CONFIGURACION (CI) e implementa una base de datos (CMDB) que contiene detalles de los elementos del SENA que son usados en la provisión y manejo de sus servicios. Responsables: Jefe de la Oficina de sistemas y su equipo Líder de mesa de ayuda y su equipo Responsable de soporte Proceso/Procedimiento Proveedor: Proceso de Inteligencia Organizacional Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Gestión Administrativa Proceso de Gestión de Recursos Financieros Entradas: Datos: Inventarios previos, Planes de proyecto y cronogramas, reportes. Solicitudes de cambios (CRs) Datos técnicos: especificaciones, requerimientos, diseños, códigos fuente, documentación, etc. Alcance: La Gestión de configuraciones es la base en la que se fundamenta la Administración de la gestión de la infraestructura de IT y provee la fundamentación a la Gestión de Cambios y Gestión de liberación. Su alcance en cuanto a la infraestructura incluye: Hardware Software Documentación. Proceso/Procedimiento Cliente: Proceso de Inteligencia Organizacional Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Gestión Administrativa Proceso de Gestión de Recursos Financieros. Salidas: Recolección, análisis y archivo de las Revisiones y reportes de auditoria. Registros de entrenamiento de personal. CMDB actualizada y depurada Medidas de desempeño recolectadas, analizadas y archivadas de CM. Indicadores: Alcance y nivel de detalle de la CMDB. Desviaciones entre la información almacenada en la CMDB y la obtenida de las auditorias de configuración. Información sobre CIs. que han estado involucrados en incidentes. Riesgos: Inoportunidad en la identificación y definición de los componentes de configuración de los sistemas del SENA. Versión 2 P Pág. 1

2 Costos asociados al proceso. Sistemas de clasificación y nomenclatura utilizados. Informes sobre configuraciones no autorizadas y/o sin licencias. Calidad del proceso de registro y clasificación. Información estadística y composición de la estructura TI. REQUISITOS BASICOS MINIMOS Disponer en la base de datos de la administración de configuración (CMBD) la información actualizada, precisa y extensa sobre todos los componentes de la infraestructura de TI del SENA: Hardware Software, Procedimientos, Documentos, Recursos Humanos. Que la CMBD esté en capacidad de establecer una relación directa entre cada componente de la infraestructura y cada uno de los incidentes, problemas, cambios, o servicios que sean solicitados. Que los clientes o usuarios dueños de los componentes de la infraestructura a través de las relaciones que identifica la CMBD se involucren en el análisis del impacto sobre los procesos derivados de los cambios cualquier elemento de la configuración. Versión 2 P Pág. 2

3 Que la CMBD esté disponible para todo el Equipo de Soporte de Servicios, para que los problemas e incidentes sean resueltos fácilmente mediante la comprensión inmediata de las causas posibles de falla del componente. Que los procedimientos de entrega de servicios: Gestión de Niveles de Servicio, Gestión de Continuidad, Gestión de Disponibilidad estén relacionados con los datos de la CMBD. Versión 2 P Pág. 3

4 DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONFIGURACIONES Líder Mesa de Ayuda / Agente de Mesa de Ayuda / Responsable Soporte Jefe de la Oficina de Sistemas y su equipo Inicio Hacer la planeación Identificar CIs Hacer control de los CIs Adelantar Monitoreo Realizar verificación y auditoría Hacer ajustes y administración de la información Fin Versión 2 P Pág. 4

5 Fase Descripción 1 Esta actividad incluye la planeación y el diseño del alcance, los objetivos, políticas y procedimientos y el contexto técnico y organizacional de la Gestión de la Configuración en el SENA. La principal tarea de la Gestión de Configuraciones es mantener la CMDB. Esta actividad direcciona la selección e identificación de la estructura de configuración para todos los CIs en la infraestructura TIC. Cubre además la selección e identificación de las personas asignadas a estos elementos, la relación entre los mismos y la documentación de la configuración asociada con los ítems. Como parte de la actividad de Identificación, los identificadores para los CIs son asignados. 2 El control sobre la CMDB es crucial para la eficiencia y efectividad del trabajo sobre la Gestión de la Configuración y todos los demás procesos. Solo CIs autorizados e identificables pueden ser aceptados y registrados desde su recibo hasta la baja. El Control asegura que ningún CI es adicionado, modificado o eliminado sin los permisos necesarios y el control de documentación (por ejemplo, solicitudes de cambio aprobadas, especificaciones actualizadas.) 3 Debido a que la tendencia natural de los datos registrados es a degradarse sobre el tiempo, la realización de la Verificación y Auditoria permite en gran medida mitigar los efectos de la degradación, chequeando y verificando los registros de la base de datos contra la realidad y viceversa. La existencia física de los elementos registrados y el registro de una entidad física son verificados. 4 Los reportes de gestión apropiados son producidos para soportar adecuadamente los procedimientos de soporte al servicio. El nivel de reporte debe incluir por lo menos: Asignación de los CIs Crecimiento y capacidad de datos Ubicación de CIs por sede Seguimiento a incidentes relacionados con cambios y los procesos de autorización para esos cambios. Solicitudes incompletas de cambio debido a datos inexactos o incompletos Datos erróneos en la CMDB Control deficiente de versionamiento o licencias. Versión 2 P Pág. 5