Manual de Usuario Proveedor. Módulo Monitor de Obras

Transcripción

1 Manual de Usuario Proveedor Módulo Monitor de Obras

2 ÍNDICE... 2 DESCRIPCIÓN GENERAL... 3 CONFIGURACIÓN... 3 FUNCIONALIDADES NUEVO ESCRITORIO MONITOR DE OBRAS BUSCADOR DE OBRAS RESULTADO DE BÚSQUEDA POR LISTA RESULTADO DE BÚSQUEDA POR MAPA ENVÍO DE INFORMACIÓN...12 PREGUNTAS FRECUENTES...14 GLOSARIO

3 El módulo de Monitor de Obras es un apoyo a la gestión de venta para los ejecutivos de venta en oficina y para los que se encuentran en terreno, puesto que permite saber dónde se ubican cada una de las obras de las constructoras que compran a través de iconstruye, quiénes trabajan en ellas, sus cargos y teléfonos. Permite adelantarse a las necesidades de sus clientes, gracias a que informa el estado actual en que se encuentra cada obra de modo de ofrecer su producto o servicio en el momento preciso por medio del envío de correos electrónicos, con un registro histórico de sus acciones comerciales con la obra. La actualización de estos antecedentes se realiza en línea y es dinámica a medida que las empresas constructoras van incorporando nuevas obras a iconstruye. Para que un usuario pueda trabajar en el módulo de Monitor de Obras debe tener asignado a su configuración de usuario el rol: Administración -Monitor de Obra, que permite consultar las obras activas en el sistema, visualizar la información asociada y enviar correos electrónicos al contacto. 3

4 1. NUEVO ESCRITORIO DEL MONITOR DE OBRAS Al ingresar al menú de Nuevos Negocios y seleccionar la opción Monitor de Obras, se encontrará con el Nuevo Escritorio de la funcionalidad. En el tendrá la opción de buscar directamente por los diferentes criterios o de utilizar la información destacada, que le permitirá acelerar la obtención de los resultados, entregándole todas las obras por el estado en el cual se encuentran. 4

5 2. BUSCADOR DE OBRAS Al realizar una búsqueda por criterios, el resultado se entregará en forma de lista, como nueva aplicación ponemos a su disposición la posibilidad de visualizar además las obras a través de un Mapa, que le indicará su ubicación exacta. Los filtros de búsqueda, que puede utilizar son: Empresa: Listado de todas las constructoras que están comprando y trabajando en iconstruye, puede seleccionar una o todas. Región: Lista todas las regiones, debe seleccionar al menos una. Comuna: Lista todas las comunas del país, se desplegarán dependiendo de la región que haya seleccionado. Tipo de Obra: Listado de los tipos de construcciones en que se han clasificado las obras disponibles. Etapas de la Obra: Listado con todas las etapas por las que puede pasar una construcción. Se desplegará de acuerdo al tipo de obra que haya elegido. Tipo de Búsqueda: Indica si el resultado lo entrega por listado o por mapas. Una vez definidos los parámetros de búsqueda presione el botón Buscar. 5

6 2.1 Resultado de Búsqueda por Listado: Al listar las obras, aparecerá Nombre de la empresa, nombre del proyecto u obra, tipo de la obra, estado en el cual se encuentra, dirección, comuna y región. Toda la información de la búsqueda realizada, podrá ser exportada a Excel a través de un botón al final de la página. La pantalla listará la información general de la obra, con la razón social de la empresa, nombre y tipo de la obra, estado, dirección, comuna y región. Además cada obra ofrece las siguientes opciones en la columna de Información Adicional: 6

7 Detalle de la Obra: Contiene los contactos de la obra, con sus respectivos cargos y teléfonos (comercial, compra, despacho, facturación). Con la posibilidad de contactarse por medio del envío de un correo electrónico. 7

8 La opción de Ver Empresa dentro de la ficha de la obra, muestra Rut y Razones Sociales que pueda tener la empresa consultada. También podrá ver todas las obras activas que operan con iconstruye. 8

9 Envío Directo de Contacto: A través de esta opción se podrá poner en contacto con los encargados de la obra, a través del envío de un correo electrónico. Registro de Correos Enviados: Esta opción permitirá tener acceso a la información de los correos electrónicos enviados a través de la aplicación. 9

10 Ver Ubicación: podrá visualizar el mapa del detalle de la obra. 10

11 2.2 Resultado de Búsqueda por Mapa: Esta opción generará a partir de la búsqueda realizada, un mapa de acuerdo a la región de búsqueda. Se podrán visualizar las distintas obras presentes con sus estados definidos por color. 11

12 Para ver el detalle de cada obra desde el mapa, debe situar el cursor sobre la imagen deseada. 12

13 3. ENVÍO DE INFORMACIÓN El módulo de Monitor de Obras ofrece dos opciones para comunicarse con los contactos de la obra: A través de la opción Envío Directo de Contacto, que se encuentra dentro de las opciones al realizar una búsqueda por listado, el cual generará una aplicación para enviar su correo, directamente al contacto de compra que posee la obra. 13

14 A través del ingreso a la ficha de la obra, en la cual encontrará a los cuatro contactos principales a quiénes puede mandar un correo electrónico. Es importante destacar que cada correo que usted envíe a cualquier contacto, generará una copia al correo del usuario con el cual esta ingresando a iconstruye. Usted puede adjuntar documentos a su correo, a través del botón examinar seleccione el documento en su PC y luego presione el link adjuntar para que el correo grabe la información. Quedará además un registro de la información enviada, en la opción registro de correos enviados, que aparece al listar las obras. Al momento de enviar cualquier información, a través de la aplicación el sistema le enviará un mensaje de éxito, que confirmará su envío. 14

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16 1.- La información proporcionada en el Monitor está en línea? Sí, la información se encuentra en línea y los estados de la obras son actualizados cada quince días. 2.- Puedo dar claves a mis vendedores para ocupar sólo éste módulo? Sí, una empresa puede tener todas las claves que quieran para que sus vendedores accedan a este módulo. 3.- Desde cuándo está vigente la obra en el Monitor? Una obra está visible desde que comienzan a generar compras a través del sistema de Iconstruye, independiente del estado de avance en que esté. 4.- Cuándo desaparecen las obras del Monitor? Una obra desaparece cuando se quita el acceso a comprar 5.- Puedo promocionar productos por medio del Monitor? Sí, ingresando a los iconos para el envío de los correos electrónicos a través de la aplicación, usted puede enviar directamente información de su empresa que desea que las empresas compradoras conozcan. 6.- Puedo obtener información de las empresas asociadas a la constructora? Sí, este tipo de información la podrá encontrar ingresando a la opción (ficha de la empresa). 7- Por qué algunas obras no tienen mapa? Esto se debe a que la dirección de la obra no posee numeración exacta para poder definir las coordenadas que requiere la aplicación de mapas. 16

17 Contacto de Compra: Persona encargada de compra en el departamento de adquisiciones. Contacto de Despacho: Generalmente son los bodegueros y los encargados de recibir las mercaderías. Contacto Comercial: Encargado dentro de la administración de la empresa de definir las formas de pago de la empresa y el envío de las facturas, entre otros temas. Contacto de Facturación: Persona que recibe las facturas. Generalmente pertenece al departamento de contabilidad. Organización: Nombre de fantasía de la empresa constructora. 17