Sistema de Información de Compras y Contrataciones del Estado (SICE) Órdenes de compras

Transcripción

1 Sistema de Información de Compras y Contrataciones del Estado (SICE) Órdenes de compras INFORMACIÓN DE INTERÉS Última actualización: Nombre actual del archivo: Órdenes de compras.odt

2 Tabla de Contenidos Realizar una orden de compra...3 Generar órdenes de compras en forma masiva...8 Historial de la orden de compra...11 Imprimir la orden de compra...12 Enviar la notificación al Proveedor vía correo electrónico...13 Buscar una orden de compra sin conocer el procedimiento...14 Buscar una orden de compra dentro de un procedimiento

3 Realizar una orden de compra Para realizar las órdenes de compra: 1. Ingrese a SICE, aparecerá la siguiente pantalla: 2. Busque e ingrese al procedimiento en el cual quiere hacer la orden de compra, aparecerá la siguiente pantalla: 3

4 3. Elija la opción Alta orden de compra, si tiene más de un proveedor adjudicatario aparecerá una pantalla con el listado de los mismos. 4

5 Nota: Solo aparecen los proveedores con cantidades pendientes de ordenar. 4. Seleccione al proveedor para el cual hará la orden de compra dando clic en el ícono amarillo que aparece delante de él. Aparecerá en la pantalla el listado de ítems adjudicados al proveedor elegido. 5

6 5. Seleccione las casillas que corresponden a los ítems que quiere hacer la orden de compra y haga clic en el botón Siguiente>>, aparecerá la siguiente pantalla: 6. Indique la Fecha de aprobación que deberá ser menor o igual a la fecha actual. El sistema permitirá dejar este campo en blanco hasta que el ordenador correspondiente haya firmado la orden. Únicamente se controlará que haya fecha ingresada al momento de aprobar la OC, la fecha que se debe ingresar al sistema es la fecha en que fue aprobada por el ordenador del gasto correspondiente. 7. Ingrese el Lugar y Plazo de entrega. 8. Si es necesario, cambie la Cantidad a ordenar y/o su Precio Unitario, se actualizará el Precio Total con Impuestos. Repita este procedimiento por cada ítem. 9. Si quiere incorporar más ítems a la orden de compra, haga clic en el botón Agregar líneas, y si lo que quiere es borrar ítems de la orden de compra, selecciónelos y haga clic en el botón Eliminar Líneas. Nota: la columna Impuestos identifica el impuesto cargado en la oferta, no se puede cambiar a nivel de la orden de compra, se habilita el cambio solamente si el impuesto deja de existir o cambia el impuesto asociado al ítem. 6

7 10. Si necesita ingresar un texto aclaratorio a la orden de compra, haga clic en la etiqueta Observación, e ingrese el texto, cuando finalice haga clic en el botón Guardar. 11. Una vez guardada la orden de compra podrá aprobarla directamente (botón Aprobar en la etiqueta Orden de Compra), dejarla en proceso para luego aprobarla desde el buscador de órdenes de compra (Lista ordenes de compra) o eliminarla (botón Eliminar). 12. Finalmente haga clic en el botón Salir. Nota: Aprobar la orden de compra es necesario para ingresar las facturas y genera la posibilidad de enviarle la notificación al Proveedor e imprimir la orden, estos últimos dos puntos están explicados más adelante en próximos capítulos de este manual. 7

8 Generar órdenes de compras en forma masiva Para realizar varias órdenes de compra a la vez en forma automática hay dos posibilidades, una es después de aprobar la adjudicación aceptando el mensaje que aparece, y otra accediendo a la herramienta en los pasos que se detallan a continuación. Importante: Esta herramienta esta disponible para todas las compras comunes (no centralizadas ni Acuerdo Marco). 1. Ingrese a SICE, aparecerá la siguiente pantalla: 2. Busque e ingrese al procedimiento en el cual quiere generar las órdenes de compra, aparecerá la siguiente pantalla: 8

9 3. Elija la opción Generar órdenes de compra, aparecerá la siguiente pantalla: 9

10 4. Indique el Lugar, Plazo de entrega y Observaciones que corresponda a todas las órdenes de compra a generar. 5. Seleccione el o los proveedores para los cuales hará las órdenes de compra. 6. Haga clic en Generar y confirme la operación. Importante: Luego aparecerá la pantalla con las órdenes de compra generadas en estado Armando Orden de compra, luego puede seleccionarlas todas y aprobarlas o si lo necesita puede editarlas. 10

11 Historial de la orden de compra El historial de la orden de compra proporciona información acerca de los cambios de estado de una orden de compra en particular y sobre quién los hizo. Para obtenerlo: 1. Ingrese a la orden de compra. 2. Haga clic en la etiqueta Historial, aparecerá un detalle como el siguiente: Fecha y hora en que se hizo el cambio Estado al que se cambió Usuario que realizó el cambio 3. Para salir del historial, haga clic en el botón Salir. 11

12 Imprimir la orden de compra Se puede imprimir la orden de compra; una vez guardada se habilita la opción de imprimirla, generando un archivo extensión.pdf que luego podrá guardarlo en disco, enviarlo por correo, imprimirlo o simplemente visualizarlo en pantalla. El sistema permitirá dejar este campo Fecha aprobación en blanco hasta que el ordenador correspondiente haya firmado la orden. Únicamente se controlará que haya fecha ingresada al momento de aprobar la OC, la fecha que se debe ingresar al sistema es la fecha en que fue aprobada por el ordenador del gasto correspondiente. 1. En la solapa Orden de Compra, haga clic en el botón Imprimir 1. 1 Recuerde que este botón estará disponible solamente cuando la Orden de compra esté guardada. No es necesario que esté Aprobada. 12

13 Enviar la notificación al Proveedor vía correo electrónico Una vez Aprobada la orden de compra inmediatamente se habilita la opción para hacer la notificación al proveedor. 1. Haga clic en el link Notificar al proveedor. 2. Aparecerá una ventana con la dirección registrada del proveedor en su cliente de correo. Finalmente haga clic en le botón Enviar para hacerlo llegar al proveedor. Nota: El link que figura en el correo dirige al Proveedor a la pantalla de ingreso del sistema, para luego poder visualizar su orden de compra. El proveedor podrá ingresar al sistema a ver la orden de compra solamente si es proveedor estatal registrado en RUPE y tiene una casilla de correo asociada. 13

14 Buscar una orden de compra sin conocer el procedimiento Si necesita buscar órdenes de compra puede hacerlo sin necesidad de entrar por el procedimiento al que corresponda, siga los pasos : 1. Ingrese a SICE, aparecerá una pantalla como la siguiente: 2. Elija del menú Operación la opción Buscar Órdenes de Compra 14

15 Obtendrá la siguiente pantalla: 3. Indique los parámetros de búsqueda según la siguiente explicación: Si su usuario tiene asignada más de una Unidad de Compra, aquí la puede seleccionar o dejar 'Todas' para ver las órdenes de todas las unidades de compra asignadas. Puede indicar Tipo de Proveedor y Nro. del mismo, esto permitirá buscar solamente las órdenes de compra que se hicieron para ese proveedor. Sólo disponible para las órdenes de compras Preparadas (aprobadas). Puede establecer el rango de fechas en que quiere buscar la orden de compra. Puede elegir el estado de las órdenes de compra, entre: Esta opción le permite filtrar el listado de OC dependiendo si tiene facturas pendientes o no. Armando Orden de Compra (son las órdenes de compra sin aprobar), Orden de Compra Preparada (aprobadas) y Todos que corresponde a todos los estados. 4. Haga clic en el botón Buscar para obtener el listado de las órdenes de compras que 15

16 corresponden a lo indicado, aparecerá un listado con el siguiente aspecto: Detalle de la orden de compra Si hace clic en el ícono amarillo que se encuentra delante de una orden de compra podrá editarla, completarla, cambiar el estado, aprobarla, etc. Nota: Puede descargar el listado en formato excel haciendo clic en: 16

17 Buscar una orden de compra dentro de un procedimiento Si Ud. conoce el Procedimiento al cual pertenece la orden de compra que está buscando, siga los pasos: 1. Ingrese a SICE, aparecerá una página como la siguiente: 2. Indique los parámetros de búsqueda y haga clic en el botón Buscar, aparecerá un listado en la parte inferior con los procedimientos que cumplen con la condición indicada, ingrese al procedimiento que corresponda con el ícono amarillo que se encuentra a la izquierda. 17

18 Aparecerá una pantalla como la siguiente: 3. Elija la opción Lista ordenes de compra, aparecerá la siguiente pantalla: 18

19 Este listado restringe la búsqueda al procedimiento seleccionado 4. Indique los parámetros de búsqueda según se explicó en pág. 15 del presente manual y luego haga clic en el botón Buscar, aparecerá un listado como se muestra a continuación: Si hace clic en el ícono amarillo que se encuentra delante de una orden de compra podrá editarla, completarla, cambiar el estado, aprobarla, etc. Puede seleccionar una o varias órdenes de compra utilizando la casilla que está delante de ellas, esto le permitirá gestionar (Eliminar, Aprobar o Cambiar el estado) desde esta pantalla. Nota: Puede descargar el listado en formato excel haciendo clic en: 19