Manual Secretaria Virtual

Transcripción

1 Manual Secretaria Virtual

2 Índice Qué es? Acceso a la Aplicación Configuración Perfil de Cliente Lista de Contactos Calendario Envío de SMS Formulario Consumo Pg.03 Pg.05 Pg.06 Pg.09 Pg.10 Pg.11 Pg.11 Pg.12 2

3 Qué es? es una aplicación desarrollada por YORESPONDO TELESECRETARIADO S.L. que proporciona una solución de atención telefónica y de oficina virtual a los emprendedores, pequeñas empresas y profesionales liberales de cualquier lugar de España. Si desea una atención profesional de sus llamadas telefónicas, que su teléfono esté siempre correctamente atendido o que le filtremos sus llamadas, es la solución ideal. Por fin podrá centrarse en el crecimiento de su negocio con la tranquilidad de saber que su teléfono siempre será atendido por los mejores profesionales. Además también si lo desea le gestionamos su agenda y sus pedidos. Basta con que los usuarios dispongan de un PC y de una conexión a Internet para utilizar el servicio, sin precisar de instalación previa de ningún programa o aplicación. Contratando tendrá acceso a: El primer contacto con un cliente la mayoría de las veces se produce de forma telefónica. Si esta llamada no ha sido bien atendida ese cliente posiblemente se perderá para siempre. le ofrece atención telefónica profesional en el horario seleccionado por su empresa, con número de teléfono propio, y personalizando la recogida de datos que necesite, a un precio 10 veces inferior que una secretaria contratado Gestión de Agenda Es el servicio ideal para profesionales independientes-médicos, abogados, arquitectos, ingenieros...- ya que podrán dedicarse plenamente a sus actividades profesionales siendo gestionada su agenda y sus llamadas telefónicas por nosotros. En cada momento tendrá acceso a su agenda vía Internet, y nosotros podremos confirmarle las citas o comunicarle las cancelaciones de última hora sin que usted tenga que preocuparse de la actualización ni creación de la misma 3

4 Número Geográfico Nuestra empresa pone a su disposición un número de teléfono con el prefijo de la provincia española que desee. De esta forma usted podrá tener tantas oficinas virtuales como necesite a lo largo de la geografía española. Dispondrá de un buzón personal donde escuchar todos los mensajes que su secretaría le haya grabado. Desde cualquier lugar del mundo y solo le hace falta un teléfono. 4

5 Acceso a la aplicación Después de logarse en y hacer clic en la aplicación de lo primero que encontrará es el registro de sus llamadas. En el momento que haga clic sobre una llamada aparecerá un mayor detalle de la misma y se puede ver la fecha, el destinatario, el solicitante, teléfono, , el mensaje y la operadora que ha atendido la llamada. 5

6 También las llamadas pueden ser buscadas y segmentadas por fechas, contacto por el que han preguntado, solicitante, teléfono y palabras clave del mensaje. Configuración Perfil de Cliente Es muy importante completar cuantos más datos mejor del perfil de cliente ya que de esa forma la Telesecretaria tendrá muchos más datos para responder las llamadas de una forma más adecuada. Se accede al perfil desde la pestaña Mi Perfil. La primera parte se refiere exclusivamente a datos de la empresa como la razón social, CIF, Ciudad, Dirección, Código Postal, Teléfono, Fax, Web, general, Horario de Atención al Público y Actividad de la empresa. 6

7 La segunda parte está más dirigida a cómo tiene que responder las llamadas la telesecretaria solicitando: Respuesta ante una llamada: Lo primero que respondo la telesecretaria cuando atiende una llamada. Observaciones: Puntos que el cliente quiera recalcar (trato al cliente, cortesía ). Acciones Especiales: Si el cliente está realizando campañas puntuales, excepciones en el servicio. Instrucciones: Si el cliente desea indicar un proceso detallado de cómo responder la llamada. 7

8 Después de rellenar el formulario el cliente tiene que guardar la información haciendo clic en Guardar los Datos del Formulario. 8

9 Lista de Contactos En la parte derecha de la pestaña Mi Perfil el usuario tendrá acceso a la Lista de Contactos. Aquí es importante rellenar por cada una de las personas que trabaja en la empresa cliente los siguientes datos: Nombre Cargo Teléfono Teléfono Móvil Datos Públicos: Si la telesecretaria puede facilitar estos datos a los llamantes o son privado. Si: Los datos se pueden facilitar a los llamantes. No: Los datos son exclusivos para el desempeño de las funciones de la telesecretaria y no son públicos. Recibir SMS por llamada: El contacto recibirá un sms al Teléfono Móvil indicado. Recibir por llamada: El contacto recibirá un a la dirección de correo indicada. Desvío llamada siempre: El contacto recibirá la llamada de su telesecretaria indicándole si está disponible para atender la llamada. Si está disponible se pasará la llamada directamente. Si no está disponible retomaremos la comunicación con el llamante. Posteriormente por cada contacto hay que pulsar el botón Agregar Contacto. También existe la posibilidad de editar datos de cada contacto o eliminarlos siempre que usuario lo desee. Exclusivamente tiene que hacer clic en Editar o en Eliminar. 9

10 Calendario Desde el menú privado nuestros clientes tienen acceso a un calendario gestionado por su telesecretaria. Es ideal para llevar la agenda de cualquier consulta médica o despacho de abogados sin secretaria. El cliente configurará los huecos libres que tiene, así como los días que desea que citemos a las personas que llaman a su consulta. Es una forma muy sencilla de llevar profesionalmente una agenda a la que se tiene acceso desde cualquier navegador web para consultarla o realizar las modificaciones que se consideren pertinentes. 10

11 Envío de SMS Desde el menú privado de cliente se pondrán enviar de una forma fácil SMS. En todo momento quedará un historial de los sms enviados para posibles consultas. Formulario Cada cliente tendrá la posibilidad de generar un cuestionario de recepción de llamadas personalizado. Para clientes que necesiten esta modalidad de servicio hemos desarrollado el apartado Formularios El formulario es ideal para cualquier empresa que necesite una recogida de datos más exhaustiva. 11

12 El usuario que haya configurado la opción de formulario podrá descargarse en formato Excel las llamadas para poderlas tratar de una forma más cómoda Consumo En todo momento el usuario podrá consultar el consumo que ha generado. De esta forma estará en todo momento bajo control el consumo y podrá decidir utilizar más intensivamente el servicio o dosificarlo según su presupuesto 12

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