Google Calendar. Google Calendar

Transcripción

1 Google Calendar

2 Tabla de contenido Tabla de contenido... 2 Introducción... 3 Qué es Google Calendar?... 3 Acceder y crear una cuenta de Google Calendar... 4 Creación de eventos Envío de invitaciones Administración de varios calendarios Compartir calendarios Otros tipos de calendarios online Página 2 de 54

3 Introducción Qué te parece poder anotar en una agenda tus acontecimientos más relevantes y poder compartirlos con quien te interese? Te gustaría poder crear varios calendarios para tus diferentes actividades: Trabajo, deportes...? Y si pudieras compartir tus calendarios con tus amigos o con el resto del mundo mostrando solo la información que deseas que vean? Imaginas hacer todo esto en tu ordenador? Ahora, con la agenda y calendario electrónico Google Calendar puedes hacerlo de una manera muy fácil. La forma de hacerlo es a través de Google Calendar. Qué es Google Calendar? Google Calendar es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail para poder invitarlos y compartir eventos. Aunque los usuarios no están obligados a tener una cuenta de Gmail, sí deben disponer de una cuenta Google para poder usar el softw are. Entre sus funcionalidades más importantes destacan las siguientes: - Agregar eventos al calendario - Visualización del calendario por día, semana, mes o agenda - Envío de invitaciones a cualquier persona de tus eventos del calendario - Recordatorios de eventos importantes - Creación de múltiples calendarios - Mostrar y ocultar calendarios - Cambiar el color de los calendarios y sus eventos - Compartir calendarios con otros usuarios de Google - Acceso a los calendarios sin estar conectado a Google Calendar Página 3 de 54

4 Acceder y crear una cuenta de Google Calendar Para poder utilizar Google Calendar necesitas ser usuario registrado de Google, tener una cuenta Google (por ejemplo una cuenta de correo Gmail). Si no tienes una cuenta Google, puedes obtener una totalmente gratuita siguiendo los pasos que se explican en el vídeo. Una vez obtenida tu cuenta Google, es muy sencillo empezar a utilizar Google Calendar: debes entrar en la página w w.google.com/calendar o en cualquiera de los enlaces a Calendar que puedes encontrar en los servicios de Google. Para entrar en Google Calendar se debe acceder a la página principal de Google con el navegador que se utilice Se pulsa en el vínculo " Más" Página 4 de 54

5 Y a continuación en " Calendar" Para entrar en Google Calendar, se debe tener una cuenta de Google Si no dispones de una, debes crearla pulsando en " Crear una cuenta" Página 5 de 54

6 Se completan todos los datos solicitados Google te indicará el nivel de seguridad de la contraseña elegida Se vuelve a introducir la contraseña para confirmar que no hay errores tipográficos La acción Habilitar Historial w eb está activada por defecto y la hemos desactivado porque no es el objetivo de este curso Y se completan todos los datos solicitados para empezar a utilizar Google Calendar Página 6 de 54

7 Como la ubicación es correcta, se selecciona la zona horaria del país Se introduce la palabra de verificación y se pulsa en " Acepto. Crear mi cuenta." Página 7 de 54

8 Ahora vas a verificar la dirección de correo electrónico que ha sido enviada a tu para finalizar el proceso de alta. Para ello entra en w w w.kzgunea.net Se pulsa en la opción apropiada para acceder al correo electrónico Página 8 de 54

9 Se completan el nombre de usuario y la contraseña y se pulsa en el botón " Inicio de sesión" Se abre el mensaje de Google Página 9 de 54

10 Se pulsa en el enlace para activar la cuenta y verificar la dirección de correo electrónico Y para acceder a Google Calendar se pulsa en " Haga clic aquí para continuar." Página 10 de 54

11 Sabrás que estás identificado en Google Calendar porque la dirección de correo electrónico aparecerá en la zona superior de la página Enhorabuena! ya sabes cómo acceder a Google Calendar Creación de eventos Un evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible que puedes crear en Google Calendar. Los eventos se almacenan online, lo que significa que el calendario puede ser visto desde diferentes lugares. Ofrece una gran variedad de vistas, como por ejemplo, semanal, mensual y agenda. Los usuarios pueden agregar rápidamente eventos al calendario escribiendo frases en lenguaje natural, tal como " Cena con José a las 9 p.m.". Los usuarios pueden añadir también recordatorios de los eventos mediante el correo electrónico o una ventana emergente en Google Calendar. Y si no es posible encontrar un evento tienes la posibilidad de buscarlo con el buscador. Página 11 de 54

12 Una vez dentro de Google Calendar podemos distinguir: - El área de trabajo - El bloque " Mis calendarios", que muestra los diferentes calendarios que tenemos - Y el bloque " Otros calendarios" donde se pueden añadir calendarios de otros usuarios de Google Calendar Dentro del área de trabajo del calendario se pueden distinguir diferentes vistas Vista del calendario por Día Página 12 de 54

13 Por Semana Por Mes Página 13 de 54

14 De cuatro días O por Agenda, donde se muestran solo los días de los eventos Página 14 de 54

15 El más común es por Semana Existen tres lugares desde donde crear un evento nuevo en el calendario. Sólo veremos el último de ellos puesto que los otros son iguales Desde el hipervínculo " Crear evento" Desde el bloque " Mis calendarios" desplegando la lista de opciones y pulsando en " Crear evento en este calendario" Página 15 de 54

16 O pulsando en el lugar del calendario correspondiente al día y la hora del evento que se desea crear Una vez pulsado, aparecerá un bocadillo donde se debe escribir el nombre que se le quiere dar al evento Y si se desea configurar el evento, se pulsa en " Editar detalles del evento" Página 16 de 54

17 A continuación se deben completar los datos del evento Si se desea repetir el evento, se pulsa en la lista desplegable correspondiente al apartado " Se repite" Y se elige la opción adecuada que te interese Página 17 de 54

18 Se indica el lugar donde se va a producir el evento Y se añade una descripción para tener más información del evento Página 18 de 54

19 Una vez completados los datos, podemos recibir un recordatorio del evento Podemos recibir el recordatorio mediante un aviso al correo electrónico antes del tiempo que se marque a su derecha Y mediante un aviso mostrando una ventana emergente en Google Calendar antes del tiempo que se marque a su derecha Página 19 de 54

20 Además se puede marcar la opción de " Disponible" u " Ocupado" para realizar el evento Y la privacidad del evento que por defecto es la predeterminada del calendario Si se selecciona la opción " Predeterminado", la configuración de privacidad del evento se regirá por la misma configuración de privacidad que tiene el calendario Si se selecciona la opción " Privado", te asegurarás de que sólo tú podrás ver el evento y la información detallada sobre el mismo Si se selecciona la opción " Público", hará que los detalles del evento estén disponibles para aquellos que tengan acceso a tu calendario Página 20 de 54

21 Para finalizar la creación del evento, se pulsa en el botón " Guardar (S)" Se puede comprobar que el evento ha sido creado con éxito Página 21 de 54

22 En el caso de no encontrar un evento en el calendario, Google Calendar proporciona un buscador de eventos Se escribe el nombre del evento en el cuadro de texto y se pulsa en el botón " Buscar en Mis calendarios" Se puede comprobar que Google Calendar ha encontrado el evento y muestra su fecha y lugar correspondiente Para regresar al calendario se pulsa en " Volver a Calendario" Página 22 de 54

23 Google Calendar también ofrece la posibilidad de imprimir o guardar el calendario o la agenda Para ello se selecciona la vista que se desea imprimir o guardar y se pulsa en " Imprimir" En el caso de querer imprimir el calendario, se pulsa en el botón " Imprimir" Y si se desea guardar el calendario en formato.pdf se pulsa en el botón " Guardar como..." Página 23 de 54

24 Enhorabuena! ya sabes crear eventos nuevos en el calendario Envío de invitaciones Google Calendar ofrece la posibilidad de enviar invitaciones a otra gente añadiendo sus direcciones de correo electrónico en la sección " Invitados del evento". Los invitados podrán responder a tus invitaciones por correo electrónico tanto si utilizan o no Google Calendar. Además puedes realizar un seguimiento de las respuestas o comentarios que añaden las personas invitadas. Página 24 de 54

25 Para invitar a cualquier persona a un evento de tu calendario se debe estar identificado en Google Calendar Posteriormente se identifica el evento al que se desea invitar y se pulsa en su nombre Antes de crear la invitación, se pueden configurar las acciones que pueden realizar los invitados sobre el evento Y a continuación se pulsa en el vínculo " Añadir invitados" Página 25 de 54

26 Se añaden las direcciones de correo electrónico de las personas a las que se desea invitar Se pulsa en el botón " Guardar (S)" Y se pulsa en el botón " Enviar" para remitir la invitación a la dirección de correo electrónico del invitado Automáticamente el invitado recibe este correo electrónico donde puede confirmar si asistirá al evento Página 26 de 54

27 Además el mensaje contiene: el título, la descripción, la fecha y el lugar donde será el evento El nombre del calendario y quienes están invitados al evento distinguiendo al organizador Al pulsar en " Sí" se abre esta página en una ventana emergente El invitado al evento, puede añadir un comentario desde el cuadro de texto " Añadir una nota" Y se pulsa en el botón " Enviar respuesta" para, en este caso, confirmar la invitación Página 27 de 54

28 Como se puede comprobar los invitados pueden visualizar a todos los participantes invitados, sus nombres o direcciones de correo electrónico y los comentarios Una vez enviada la respuesta del invitado, recibirás en tu correo electrónico la confirmación de asistencia. Se comprueba entrando en w w w.kzgunea.net Se abre el mensaje nuevo del invitado Página 28 de 54

29 Y se puede comprobar que el invitado ha aceptado la invitación al evento y que ha dejado una nota Para ver la aceptación y la nota del invitado al evento desde Google Calendar, se pulsa en el nombre del evento Página 29 de 54

30 Efectivamente el invitado figura como que asistirá al evento, al recibir su aceptación y su nota de confirmación Para regresar al calendario se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario" Felicidades! ya sabes cómo enviar invitaciones de tus eventos desde Google Calendar Página 30 de 54

31 Administración de varios calendarios Con Google Calendar puedes configurar varios calendarios para tus diferentes actividades. Por ejemplo, podrías crear uno específico para los partidos y entrenamientos de tu equipo de fútbol, otro para los cumpleaños de todos tus amigos y familiares y otro para apuntar todas las reuniones y tareas de trabajo. Puedes mostrar u ocultar eventos de distintos calendarios. También podrás personalizar la vista y cambiar el color de los eventos de distintos calendarios para obtener el aspecto deseado. Y además, podrás acceder a cualquiera de los calendarios sin estar conectado a Google Calendar de forma pública y privada. Para crear nuevos calendarios es necesario estar identificado en Google Calendar Se pulsa en el vínculo " Crear" del bloque " Mis calendarios" Página 31 de 54

32 Y a continuación se completan los datos solicitados En el apartado " Ubicación" es recomendable especificar una ubicación general donde se van a producir los eventos de este calendario Página 32 de 54

33 Para la zona horaria del calendario se elige la del país Y en concreto " (GMT+ 01:00) Madrid" Página 33 de 54

34 Finalmente se pulsa en el botón " Crear calendario" Una vez creados varios calendarios con sus correspondientes eventos, se pueden mostrar u ocultar los eventos de los calendarios que se deseen Para ello, dentro del bloque " Mis calendarios", se pulsa en el nombre del calendario que se desee ocultar Página 34 de 54

35 Se puede comprobar que han desaparecido los eventos correspondientes al calendario " Cumpleaños" Para volver a mostrar los eventos del calendario Cumpleaños se pulsa de nuevo en el calendario " Cumpleaños" del bloque " Mis calendarios" Otra de las opciones que se puede realizar en los calendarios es la de cambiar su color para distinguir los eventos de cada uno de ellos Para ello, se pulsa en el icono de la lista desplegable del calendario cuyo color se desea cambiar Página 35 de 54

36 Y se pulsa en el color deseado para cambiarlo Se puede comprobar que el calendario " Futbol" y su evento correspondiente han cambiado de color Además de cambiar los colores, se pueden mostrar o ocultar los propios calendarios de la lista del bloque " Mis calendarios" Para ello, se pulsa en " Configuración" del bloque " Mis calendarios" Página 36 de 54

37 Y se pulsa en la casilla de verificación del calendario que se desea ocultar totalmente Al desactivar la casilla de verificación del calendario Cumpleaños, se puede detectar en el bloque " Mis calendarios" que ha desaparecido Para que vuelva a aparecer se activa de nuevo la casilla de verificación correspondiente Página 37 de 54

38 También se pueden borrar los calendarios de forma definitiva junto con todos los eventos de los mismos, pulsando en la " S" de suprimir correspondiente al calendario que se desee borrar Aparece un cuadro de diálogo informativo preguntando si se está seguro de borrar el calendario seleccionado Para borrarlo se pulsa en el botón " Suprimir" Página 38 de 54

39 Se puede comprobar que el calendario " Trabajo" ha desaparecido por completo de Google Calendar Y para regresar al calendario, se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario" Enhorabuena! ya sabes cómo configurar varios calendarios en Google Calendar Página 39 de 54

40 Compartir calendarios Además de administrar varios calendarios, Google Calendar te da la posibilidad de compartir un calendario completo que te resultará útil si formas parte de un grupo que comparte eventos, como un equipo de fútbol. También puedes publicar tus calendarios para que otros usuarios puedan buscarlos o decidir con quién compartirlos y qué información deseas que vean. Los calendarios pueden compartirse con las personas que tú determines. Por otro lado, puedes acceder a cualquiera de tus calendarios sin tener que acceder a Google Calendar e identificarte, con una simple dirección Web que se te asigna de forma pública o privada. Para compartir un calendario de Google Calendar, se puede realizar desde dos lugares diferentes Desde el vínculo " Configuración" del bloque " Mis calendarios" Página 40 de 54

41 Se pulsa en " Compartir este calendario" del calendario que se desea compartir O desde el icono de la lista desplegable del propio calendario Se pulsa en la opción " Compartir este calendario" Página 41 de 54

42 Si se desea que cualquier persona tenga acceso a la información del calendario incluido los detalles de los eventos, se debe activar la casilla de verif icación " Hacer público este calendario" Y si además se selecciona " Compartir únicamente mi información de libre/ocupado (ocultar detalles)", los detalles de los eventos no aparecerán en los resultados de la búsqueda en la Web de Google, ni de la búsqueda de Google Calendar. Los demás sólo podrán ver la información de libre/ocupado También se puede compartir el calendario únicamente con determinadas personas configurando sus respectivos permisos Página 42 de 54

43 Para ello, se escribe la dirección de correo electrónico de la persona con la que se quiere compartir el calendario Se abre la lista desplegable con todos los permisos que se le puede dar a la persona sobre el calendario Y se selecciona el que más interese, en este caso " Realizar cambios en eventos" A continuación se pulsa en el botón " Añadir persona" y se pulsa en el botón " Guardar" Página 43 de 54

44 Como se ha activado la casilla de verificación " Hacer público este calendario" aparece un mensaje de advertencia indicando si se desea continuar Se pulsa en " Sí" para continuar Para acceder al calendario a modo de consulta sin estar conectado a Google Calendar de una manera pública o privada, es necesaria una dirección Web que se te proporciona para poder entrar Con la dirección pública los demás pueden suscribirse a tu calendario, ver tus eventos y visualizar el calendario desde el navegador Página 44 de 54

45 Y la dirección privada está diseñada para tu uso exclusivo. Toda la información del calendario está disponible a través de tus enlaces privados, así que no podrás compartir esta dirección con nadie Para obtener la dirección Web, se pulsa en el icono de la lista desplegable del calendario correspondiente Y se hace clic en " Configuración del calendario" Se debe acceder a la parte final de los detalles del calendario Página 45 de 54

46 Y se pulsa en el botón " HTML" del apartado " Dirección del calendario" para obtener la dirección Web pública del calendario A continuación aparece la dirección Web pública que se puede utilizar para ver el calendario sin estar conectado a Google Calendar Se pulsa en la dirección para ver el calendario Página 46 de 54

47 Este es el calendario que se ha elegido para visualizarlo desde una dirección Web pública Para salir de él, se pulsa en el menú " Archivo" y se elige la opción " Cerrar" Página 47 de 54

48 Para salir de la dirección pública del calendario se pulsa en el botón " Aceptar" Y en el caso de querer obtener una dirección privada, se pulsa en " HTML" del apartado " Dirección privada" Página 48 de 54

49 Para regresar al calendario se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario" De la misma forma que se pueden compartir tus calendarios con otras personas, también se pueden agregar al bloque " Otros calendarios" calendarios de amigos o predefinidos por Google Calendar Para ello, se pulsa en el vínculo " Añadir" Página 49 de 54

50 Y se hace clic en la primera opción de la lista Desde el apartado " Explorar calendarios" se pueden añadir calendarios predefinidos por Google Calendar Página 50 de 54

51 Desde el apartado " Calendarios de amigos" se pueden obtener los calendarios que hayan compartido tus amigos contigo Para ello, se añade la dirección de correo electrónico del amigo y se pulsa en el botón " Añadir" Página 51 de 54

52 Automáticamente aparece el calendario del amigo en el bloque " Otros calendarios" Desde el apartado " Añadir por URL" se pueden añadir direcciones públicas de calendarios de otros usuarios Página 52 de 54

53 Y desde el apartado " Importar calendario" se puede importar información de eventos de MS Outlook Para regresar al calendario, se pulsa en el vínculo " Volver a Calendario" Como se puede comprobar se ha obtenido el calendario que ha compartido un amigo junto con sus eventos Felicidades! ya sabes cómo compartir calendarios con otras personas y con el resto del mundo configurando los permisos de las mismas Página 53 de 54

54 Otros tipos de calendarios online Otros tipos de calendarios online son: w w.tungle.com/home/ w w.hipcal.com/ w w.jifflenow.com/ w w.scheduly.com/ Página 54 de 54